吳曉丹

（周寧縣婦幼保健院，福建 寧德 355400）

周寧縣婦幼保健院是一所為社會(huì)婦女和兒童提供基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務(wù)的一級(jí)甲等公益性機(jī)構(gòu)，現(xiàn)有一棟高36.45米的十層綜合業(yè)務(wù)樓，設(shè)置有婦女保健科、兒童保健科、孕產(chǎn)婦保健科、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)和生殖保健科、信息與健康教育科五個(gè)科室，功能分區(qū)明確，規(guī)劃布局合理，給婦女兒童帶來(lái)了溫馨舒適之感，大大提高了其依從性。本院承擔(dān)全縣婦幼健康信息管理、地中海貧血篩查、產(chǎn)前篩查、免費(fèi)開(kāi)展全縣農(nóng)村婦女“兩癌”篩查等公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目，主要負(fù)責(zé)兒童和孕產(chǎn)婦的健康管理，在保障周寧縣孕產(chǎn)婦和兒童健康、防治出生缺陷、提高人口素質(zhì)方面提供了有力的技術(shù)服務(wù)保障。

為了保證醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的系統(tǒng)性和專業(yè)性，應(yīng)該著重做好檔案管理工作。本院檔案涵蓋有職工檔案、公共衛(wèi)生報(bào)表、出生證存根、住院分娩、收發(fā)文件、出入庫(kù)登記、兩癌登記表、放置取出宮內(nèi)節(jié)育、藥流人流、婚優(yōu)檢、婦兒保、文明單位檔案等。透過(guò)這些檔案可以清晰了解到本縣婦女和兒童的身體狀況以及婦幼保健院的運(yùn)營(yíng)情況，有針對(duì)性地開(kāi)展婦幼保健工作，滿足婦女和兒童的身心需求，持續(xù)改進(jìn)婦幼保健院的服務(wù)能力，拉近與群眾的距離，減少雙方糾紛，博得群眾信賴和支持，之于自身的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著十分積極的意義。

1 加強(qiáng)婦幼保健院檔案管理工作的重要性分析

縱觀婦幼保健院檔案諸多類(lèi)型，歸根究底可概括為醫(yī)療檔案和后勤檔案，前者主要反映了婦幼保健院為婦女兒童的服務(wù)情況，后者則記錄了婦幼保健院的運(yùn)營(yíng)信息。由于婦幼保健院是面向婦女和兒童的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，對(duì)于其管理服務(wù)能力提出了更高要求，因此加強(qiáng)婦幼保健院檔案管理工作的研究，實(shí)施規(guī)范化、精細(xì)化管理極為必要。此舉有利于保障婦幼保健院工作計(jì)劃的順利執(zhí)行，為日后相關(guān)工作的開(kāi)展提供有效指導(dǎo)，大大推動(dòng)了婦幼保健院的改革發(fā)展步伐，使之能夠充分適應(yīng)全新時(shí)代，保有強(qiáng)勁的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，成為廣大群眾信賴的對(duì)象，那么婦幼保健院的管理服務(wù)工作就能得以高效化、高質(zhì)量的開(kāi)展，以全新姿態(tài)迎接新時(shí)代的各類(lèi)挑戰(zhàn)。

2 婦幼保健院檔案管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

目前，周寧縣婦幼保健院在檔案管理及信息化建設(shè)方面投入了較大力度，購(gòu)置了較為先進(jìn)的硬件設(shè)施，如配置了除濕機(jī)、電腦、滅火器等，完善了檔案室內(nèi)部配置，實(shí)施了檔案資料的信息化管理，且環(huán)境管理滿足防火、防潮、防塵等十防要求，在一定程度上保障了設(shè)備設(shè)施的安全性。信息化管理的應(yīng)用更是將檔案管理人員從繁瑣的業(yè)務(wù)流程中解放了出來(lái)，按照新型管理模式管理婦幼保健院各類(lèi)檔案，檔案管理人員工作積極性有所提升，實(shí)際工作效果顯著增強(qiáng)。然而在檔案管理工作中仍然存在一些問(wèn)題亟待得到解決，具體包括以下幾點(diǎn)：

2.1 檔案管理制度不完善

盡管婦幼保健院制定了相應(yīng)規(guī)章制度用于規(guī)范檔案管理工作，可是制度體系并未清晰體現(xiàn)出信息時(shí)代下檔案管理工作特點(diǎn)，沒(méi)有明確指出各崗位人員的具體責(zé)任，更加忽視了培訓(xùn)和考核工作，導(dǎo)致檔案管理人員的工作熱情難以被喚醒，個(gè)人素質(zhì)無(wú)法有效提高，不僅檔案管理工作效率低下，而且檔案信息的真實(shí)性和完整性有待商榷，給婦幼保健院的運(yùn)營(yíng)發(fā)展造成了巨大阻礙。

2.2 檔案利用意識(shí)薄弱

迄今為止，仍然有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理與婦幼保健院運(yùn)營(yíng)發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員行為的監(jiān)督，對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用嚴(yán)重不足，導(dǎo)致重要文件資料缺失，檔案價(jià)值無(wú)法呈現(xiàn)，長(zhǎng)此以往，必然會(huì)對(duì)婦幼保健院管理服務(wù)能力優(yōu)化產(chǎn)生不良影響，婦幼保健院為婦女兒童提供的服務(wù)難以滿足其實(shí)際需求，容易滋生矛盾，破壞社會(huì)和諧穩(wěn)定。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

眾所周知，周寧縣婦幼保健院屬于非營(yíng)利性質(zhì)的基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，給員工發(fā)放的薪酬福利難以與大城市的醫(yī)院相媲美，對(duì)人才的吸引力不強(qiáng)，優(yōu)秀人才大多不愿意到本院從事檔案管理工作，在職的檔案管理人員工作能力有限，檔案信息的收集和歸檔效率不高，信息化管理優(yōu)勢(shì)沒(méi)有彰顯出來(lái)，極大的制約了婦幼保健院中心工作的穩(wěn)步開(kāi)展。

3 婦幼保健院檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

科學(xué)完善檔案管理制度可以為婦幼保健院檔案管理工作的開(kāi)展提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，減少違規(guī)操作發(fā)生，提高檔案信息利用率，必須結(jié)合周寧縣婦幼保健院中心工作及戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)目前檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行制度體系建設(shè)，確保檔案管理制度與信息化檔案管理需求相適應(yīng)，切實(shí)滿足相關(guān)工作需求，為婦幼保健院發(fā)展創(chuàng)造有利環(huán)境。首先，建立崗位責(zé)任制度，將檔案管理職責(zé)予以詳細(xì)劃分，做到每個(gè)檔案管理人員都有專屬責(zé)任，其對(duì)自身職責(zé)較為明確，能夠嚴(yán)格約束自己，將崗位職責(zé)落實(shí)到位。其次，建立健全培訓(xùn)及考核機(jī)制，通過(guò)完善的機(jī)制來(lái)進(jìn)一步規(guī)范檔案管理的相關(guān)工作，并強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)。通過(guò)績(jī)效考核，可以提高相關(guān)人員的工作積極性，營(yíng)造健康的氛圍。最后，建立檔案保密制度，婦幼保健院涉密檔案的查閱要經(jīng)過(guò)檔案管理員的批準(zhǔn)，未經(jīng)允許堅(jiān)決不允許復(fù)制和傳播檔案內(nèi)容，倘若有人員違反此項(xiàng)制度，將予以嚴(yán)肅處理。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

信息時(shí)代下，利用先進(jìn)技術(shù)手段建立檔案信息管理系統(tǒng)，為婦幼保健院各個(gè)科室之間的信息傳遞創(chuàng)建平臺(tái)，提高檔案信息收集整理速率，促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)變，將會(huì)給婦幼保健院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展注入新的活力?，F(xiàn)如今周寧縣婦幼保健院在信息化建設(shè)方面做得比較出色，接下來(lái)的工作重點(diǎn)要放在檔案室環(huán)境的管理上，通過(guò)運(yùn)用智能化技術(shù)實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)檔案室溫濕度，嚴(yán)格監(jiān)控內(nèi)部環(huán)境，管理各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施，保證現(xiàn)代化設(shè)備的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，降低其故障概率，這樣檔案信息管理系統(tǒng)就能夠穩(wěn)定可靠的運(yùn)行，婦幼保健院檔案管理工作也能取得良好成效。與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)和管理容易誘發(fā)安全問(wèn)題，婦女兒童隱私信息的外泄會(huì)給其生命財(cái)產(chǎn)安全帶來(lái)巨大威脅，為了防范此類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生，強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)的安全建設(shè)不容忽視。構(gòu)建防火墻來(lái)過(guò)濾互聯(lián)網(wǎng)信息，定期查殺系統(tǒng)中的木馬病毒，做好檔案信息的備份工作，切實(shí)維護(hù)檔案信息安全，婦幼保健院檔案管理工作將朝著規(guī)范化、精準(zhǔn)化全面推進(jìn)。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理人才是比較稀缺的一類(lèi)資源，亦是決定檔案管理工作成效的關(guān)鍵要素，對(duì)于周寧縣婦幼保健院來(lái)說(shuō)，要積極落實(shí)好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，完善人才隊(duì)伍建設(shè)，為相關(guān)工作的貫徹落實(shí)給予人才保障。檔案管理信息化的應(yīng)用要求檔案管理人員既要具備檔案管理理論知識(shí)，又要能夠靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施檔案信息的收集、整理和分析，深入挖掘檔案信息價(jià)值，為婦幼保健院改進(jìn)和優(yōu)化管理服務(wù)能力提供參考。這就需要在設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案和內(nèi)容時(shí)能夠基于這一目標(biāo)出發(fā)，運(yùn)用多種多樣的培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)實(shí)效。例如，組織檔案管理人員參觀其他醫(yī)院的檔案室，學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理論和技術(shù)，或者與地方高校合作，借助高校的教學(xué)優(yōu)勢(shì)系統(tǒng)性的開(kāi)展培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力，增加他們與婦幼保健院檔案信息化管理工作的匹配度。檔案管理人員思索如何充分利用檔案信息，有利于新時(shí)期婦幼保健院檔案管理工作的革新。

3.4 利用電子技術(shù)管理

充分利用電子技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，可在計(jì)算機(jī)上方便快捷的查找檔案信息，信息儲(chǔ)存在特定載體上，存儲(chǔ)容量極大，不需要頻繁更換，給婦幼保健院檔案管理工作帶來(lái)了巨大便利，這種新型管理模式值得加以推廣。結(jié)合電子技術(shù)提高檔案信息資源利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作終極目標(biāo)，應(yīng)從以下兩方面入手：一方面，婦幼保健院檔案部門(mén)要認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用具有一定的必要性和迫切性，可以促使各部門(mén)形成一個(gè)有機(jī)整體，準(zhǔn)確了解婦幼保健院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展情況，適時(shí)地調(diào)整工作方案，提高自身管理和服務(wù)水平，領(lǐng)導(dǎo)和員工都要踴躍參與檔案管理活動(dòng)，積極配合檔案管理人員的工作，這樣檔案信息會(huì)被及時(shí)的收集起來(lái)，保存在對(duì)應(yīng)類(lèi)目之下，借助先進(jìn)檢索工具可輕松獲取檔案信息，婦幼保健院檔案信息資源的利用也會(huì)更為便利。另一方面，婦幼保健院檔案管理工作的重中之重就是對(duì)病歷檔案的管理，相關(guān)檔案中詳細(xì)記錄了患者的病情變化及診療過(guò)程，給評(píng)價(jià)和衡量婦幼保健院管理服務(wù)能力提供了數(shù)據(jù)支撐，要從原來(lái)單純服務(wù)型向經(jīng)營(yíng)服務(wù)型轉(zhuǎn)變，充分利用病歷檔案信息來(lái)了解婦幼保健院管理服務(wù)漏洞，不斷地改進(jìn)管理服務(wù)質(zhì)量，在新時(shí)期檔案信息資源利用率進(jìn)一步提高，給婦幼保健院發(fā)展指明了正確方向。

4 結(jié)語(yǔ)

要進(jìn)一步提高婦幼保健院檔案管理水平，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化技術(shù)，保證檔案信息資源的高效利用，是當(dāng)前工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在，必須予以重視，加大改革力度，投入充足的資金資源，為檔案管理工作革新提供強(qiáng)有力的支持和保障，深入挖掘檔案信息價(jià)值，婦幼保健院才能夠給當(dāng)?shù)貗D女兒童提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)基層醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。