鹿群群

（國(guó)家管網(wǎng)集團(tuán)榆濟(jì)管道有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250101）

在如今國(guó)企檔案管理過(guò)程中，要求管理者提高對(duì)于國(guó)企檔案的認(rèn)識(shí)，并注重加強(qiáng)國(guó)企檔案管理。然而，國(guó)企檔案管理階段，由于意識(shí)欠缺、能力不足等因素的影響，導(dǎo)致國(guó)企檔案管理水平未能得到有效提升，對(duì)于各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)展開(kāi)產(chǎn)生阻礙。因此，國(guó)企檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者需要予以重視，并切實(shí)采取有效措施。在實(shí)際檔案管理時(shí)，從檔案管理意識(shí)、檔案管理體系、檔案管理能力、檔案管理利用角度出發(fā)，結(jié)合實(shí)際工作情況實(shí)施具體的措施，進(jìn)而提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，促使國(guó)企檔案管理質(zhì)量有所提高。

1 國(guó)企檔案管理的重要性

1.1 作為決策依據(jù)

眾所周知，檔案主要是各類(lèi)歷史資料的集合，其中記錄很多資料信息。國(guó)企檔案中的資料內(nèi)容較多，涉及行政資料較多，為各部門(mén)都能提供檔案資料服務(wù)，方便作為決策依據(jù)，提高企業(yè)行政策劃水準(zhǔn)，加強(qiáng)整體企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，進(jìn)而更好地完成各類(lèi)工作。所以，國(guó)企檔案管理極為重要，該類(lèi)檔案可以作為管理者決策的基本依據(jù)，這是一種常見(jiàn)的管理手段，具有科學(xué)性以及可行性，值得被加以重視，加強(qiáng)國(guó)企檔案資料的利用，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)企向著多元化的方向健康發(fā)展。

1.2 促使財(cái)務(wù)穩(wěn)定

國(guó)企檔案管理工作的開(kāi)展有助于企業(yè)財(cái)務(wù)穩(wěn)定。實(shí)際上，財(cái)務(wù)工作過(guò)程中，涉及的數(shù)據(jù)信息較多，要求會(huì)計(jì)人員以及財(cái)務(wù)人員做好各方面的數(shù)據(jù)整理和計(jì)算，如果資料錄入錯(cuò)誤或者會(huì)計(jì)失真，其財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)將面臨一定的影響，甚至發(fā)生巨額損失，不利于財(cái)務(wù)穩(wěn)定以及企業(yè)穩(wěn)定。因此，國(guó)企檔案管理工作開(kāi)展具有重要意義，促使企業(yè)財(cái)務(wù)更為穩(wěn)定。通過(guò)加強(qiáng)該類(lèi)檔案的管理，更有利于防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，幫助國(guó)企獲得較好的發(fā)展。

1.3 輔助文化建設(shè)

強(qiáng)化國(guó)企檔案管理有利于輔助國(guó)企進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化建設(shè)是國(guó)企經(jīng)營(yíng)發(fā)展中不可忽略的一環(huán)，旨在凝聚國(guó)企內(nèi)部力量，提高員工認(rèn)同感以及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，本質(zhì)上還是致力于國(guó)企的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。故而，文化建設(shè)則是其內(nèi)部動(dòng)力，為加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，這就要求領(lǐng)導(dǎo)者注重國(guó)企檔案資料管理，方便為國(guó)企文化建設(shè)提供詳細(xì)資料，進(jìn)而提煉出更為純粹、準(zhǔn)確的企業(yè)精神，使得內(nèi)部企業(yè)思想統(tǒng)一，取得較好的企業(yè)文化建設(shè)成效，促使企業(yè)獲得較多的競(jìng)爭(zhēng)力。

1.4 規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)

在國(guó)企經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的法律問(wèn)題，為抵御一些法律風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理工作。因?yàn)橥ㄟ^(guò)存儲(chǔ)相關(guān)檔案資料，可以盡可能規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。所以部分檔案資料是法庭中的重要證據(jù)，具有較高的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。故此，做好國(guó)企檔案管理工作意義重大，尤其在法律風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避上較為明顯，要求管理者不僅要精準(zhǔn)搜集各類(lèi)資料，還需要分門(mén)別類(lèi)的做好檔案資料的存儲(chǔ)工作，將關(guān)鍵性證據(jù)保留，確保證據(jù)資料的全面性以及真實(shí)性，以便將來(lái)作為法庭證據(jù)，起到規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的作用。

2 國(guó)企檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

1）領(lǐng)導(dǎo)者重視程度欠缺。檔案管理是國(guó)企管理工作中的一項(xiàng)內(nèi)容，很多領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)此比較忽視，不具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，這就難以起到帶頭作用，導(dǎo)致國(guó)企檔案管理工作質(zhì)量下降，未能明確檔案管理工作的重要作用，致使其檔案工作水平長(zhǎng)時(shí)間得不到提升。2）檔案管理工作人員意識(shí)欠缺。部分檔案管理人員對(duì)于自身工作缺乏認(rèn)識(shí)，甚至還停留在原有的檔案管理模式中，比較忽視和懶散，缺乏相應(yīng)責(zé)任心，使得檔案管理工作紕漏頻出，對(duì)于國(guó)企檔案管理工作開(kāi)展起到一定阻礙作用。

2.2 現(xiàn)代化管理體系缺乏

為加強(qiáng)國(guó)企檔案管理，有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立高效的現(xiàn)代化檔案管理體系，但是經(jīng)常出現(xiàn)該類(lèi)體系欠缺的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，管理機(jī)構(gòu)不健全。一些檔案管理機(jī)構(gòu)欠缺，輔助設(shè)施缺乏，難以發(fā)揮先進(jìn)檔案管理手段作用，檔案部門(mén)組織力量等也有所欠缺，這都對(duì)于檔案管理工作造成不利影響。其次，缺乏相對(duì)應(yīng)的管理體系。部分檔案部門(mén)未能將檔案收集、分類(lèi)、歸檔等體制加以細(xì)化，使得檔案管理工作缺乏制度化以及規(guī)范化，嚴(yán)重影響檔案管理以及業(yè)務(wù)工作效率。

2.3 隊(duì)伍素質(zhì)能力待提升

目前，國(guó)企檔案工作中已經(jīng)引入信息化設(shè)備，著重加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，但是在專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)方面還是略有欠缺。首先，人才選拔過(guò)程中，有些領(lǐng)導(dǎo)忽略檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)能力，比較愿意任人唯親，針對(duì)工作人員素質(zhì)崗位考核也不到位，導(dǎo)致檔案管理者能力素質(zhì)下降。其次，檔案崗位穩(wěn)定性較差，人員流動(dòng)比較常見(jiàn)，甚至很多崗位人員身兼數(shù)職，工作環(huán)境不穩(wěn)定。最后，部分國(guó)企檔案管理人員外部培訓(xùn)機(jī)制有所缺失，使得管理人員崗位責(zé)任感不強(qiáng)，難以擁有正確的檔案管理態(tài)度。另外，國(guó)企檔案管理者與上級(jí)專(zhuān)家交流溝通機(jī)會(huì)較少，不具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)等，所以檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍素質(zhì)能力還有待提升。

2.4 檔案開(kāi)發(fā)利用不足

國(guó)企檔案的資料價(jià)值極大，但是部分檔案開(kāi)發(fā)利用不足，這主要與以下因素有關(guān)。一是缺乏對(duì)于檔案資源的應(yīng)用開(kāi)發(fā)的重視程度，很多國(guó)企檔案都被束之高閣，形成“死檔”，也不定期清理，所以未能提供良好的檔案利用服務(wù)。二是與檔案資源共享機(jī)制落實(shí)程度有關(guān)。一些國(guó)企檔案管理過(guò)程中，雖然已經(jīng)建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，搭建數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)平臺(tái)，但是，共享機(jī)制利用不徹底，文檔內(nèi)部開(kāi)放權(quán)限加以限制。三是檔案資源重復(fù)建設(shè)問(wèn)題居多，浪費(fèi)人力物力，對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生影響，不利于國(guó)企檔案資源的有效利用。

3 做好國(guó)企檔案管理工作的有效措施

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

首先，檔案領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)于國(guó)企檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)國(guó)企檔案質(zhì)量管控。具體工作過(guò)程中，擺脫以往陳舊的管理理念，提高信息化檔案管理在國(guó)企生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及發(fā)展中的重視程度，在各個(gè)環(huán)節(jié)中都能加強(qiáng)檔案管理，方便后續(xù)檔案資料的利用。其次，幫助檔案工作人員樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，走出檔案只是管理工作內(nèi)容的誤區(qū)，這是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要工作內(nèi)容。與此同時(shí)，企業(yè)部門(mén)需要做好檔案管理的宣傳工作，促使檔案管理者深入了解自身工作以及崗位職責(zé)，提高責(zé)任心，更好地開(kāi)展國(guó)企檔案管理工作。

3.2 建立健全檔案管理制度

通過(guò)建立健全相關(guān)檔案管理制度，可以起到規(guī)范作用，促使國(guó)企檔案工作有效開(kāi)展，充分發(fā)揮檔案管理工作職能，在后續(xù)企業(yè)生產(chǎn)等環(huán)境提供充足依據(jù)。所以，檔案管理制度的建設(shè)極為關(guān)鍵。為此，有關(guān)國(guó)企檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：1）健全相關(guān)管理機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以及各個(gè)崗位職責(zé)，約束崗位工作人員行為，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高。2）建立相關(guān)檔案管理體系，這些體系中包含材料收集、登記、分類(lèi)以及查閱等制度，通過(guò)采取細(xì)化的方式構(gòu)建完善的管理制度，促使國(guó)企檔案工作更為科學(xué)化以及制度化，方便業(yè)務(wù)工作和檔案工作的順利進(jìn)行。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)檔案信息化隊(duì)伍

1）人才選拔中要突出專(zhuān)業(yè)性，積極吸納檔案專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀高校畢業(yè)生進(jìn)入管理崗位，同時(shí)也要對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)。2）為提高檔案崗位穩(wěn)定性，管理層要盡可能少的調(diào)動(dòng)檔案崗位人員，通過(guò)長(zhǎng)期穩(wěn)定的工作環(huán)境促進(jìn)檔案管理能效的提高。3）有條件的企業(yè)可以定期安排檔案管理人員進(jìn)行外部學(xué)習(xí)培訓(xùn)，尤其是參與省、國(guó)家級(jí)檔案培訓(xùn)工作，提高管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與崗位責(zé)任感，以更積極主動(dòng)的態(tài)度投入到檔案管理工作中。4）企業(yè)也可以邀請(qǐng)上級(jí)專(zhuān)家來(lái)到企業(yè)一線(xiàn)為檔案管理人員講解相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在人才、技術(shù)、知識(shí)的交流過(guò)程中，國(guó)企檔案管理將逐步走向高效化、專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化。

3.4 加強(qiáng)國(guó)企檔案的開(kāi)發(fā)利用

首先，國(guó)企應(yīng)當(dāng)提高檔案管理能效，注重檔案資源的應(yīng)用開(kāi)發(fā)，投入更多人力物力支持檔案管理工作，深度發(fā)掘檔案資源，為企業(yè)管理、改革、創(chuàng)新提供更多翔實(shí)的資料依據(jù)。其次，在檔案資料的開(kāi)發(fā)利用中，要盡快建立資源共享機(jī)制，企業(yè)內(nèi)部通過(guò)局域網(wǎng)能夠直接獲取檔案內(nèi)容，對(duì)于不涉密的檔案資料要盡早實(shí)現(xiàn)內(nèi)部開(kāi)放，建立起覆蓋全員的檔案信息溝通網(wǎng)絡(luò)。此外，在資源共享模式下，各部門(mén)均可從檔案室獲得相關(guān)資料，而無(wú)需部門(mén)進(jìn)行特別留檔，這樣的管理模式減少了國(guó)企檔案資源的重復(fù)建設(shè)，進(jìn)一步提高了檔案資源開(kāi)發(fā)利用效率。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)國(guó)企檔案管理中存在較多的問(wèn)題，這對(duì)于企業(yè)綜合管理能力造成影響，不利于國(guó)企長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此，在國(guó)企發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該著重強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，并積極轉(zhuǎn)變管理者檔案管理觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化建設(shè)理念，加強(qiáng)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案管理體系，不斷開(kāi)發(fā)國(guó)企檔案資源，加快檔案資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)國(guó)企檔案管理工作服務(wù)與管理能力的提升，從而發(fā)揮出國(guó)企檔案的價(jià)值，幫助國(guó)企走過(guò)一重重難關(guān)，更好的向著未來(lái)發(fā)展。