王琦萌 牛 璐

（聯(lián)勤保障中心，河南 鄭州 450000）

近年來我國現(xiàn)代化建設進程持續(xù)推進帶來了各行業(yè)整體管理水平的革新，作為管理工作中的重要組成部分，檔案管理水平在一定程度上影響著企業(yè)的運營發(fā)展水平。當前階段現(xiàn)代化思維理念和信息技術為檔案管理工作提供了更多可能性和更大的發(fā)展空間，檔案管理工作借助時代發(fā)展帶來的機遇不斷探索轉型升級路徑，并從檔案管理工作內容和模式兩方面優(yōu)化自身綜合管理能力，為企業(yè)運行提供更加穩(wěn)定可靠的檔案數(shù)據(jù)支持，有利于企業(yè)形成系統(tǒng)性、綜合性的管理體系。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀

傳統(tǒng)檔案管理工作主要是應用紙質信息載體并由人工進行歸納、分析和儲存，近年來隨著國家不斷提倡應用電子信息技術完善檔案管理工作，各企業(yè)開始積極應用數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案，并將電子商務與電子檔案工作有機融合、建立密切聯(lián)系，利用信息化現(xiàn)代技術不斷探索檔案管理工作內容和模式的轉變路徑。不同于傳統(tǒng)紙質實體檔案的管理方式，現(xiàn)階段電子信息化檔案管理具有質量高、效率快、精準度高的特點，且其更新頻率與技術更新速率具有同步性，發(fā)展優(yōu)化速度極快。除此之外，目前隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，檔案信息管理的準確性和共享性優(yōu)勢不斷凸顯，可以在合理范圍內通過信息共享實現(xiàn)資源的合理配置?？傮w分析我國檔案管理工作現(xiàn)狀可知，目前我國的檔案管理工作正不斷朝向數(shù)字化和信息化方向轉變和發(fā)展。

2 檔案管理工作內容的轉變

1）檔案收集整理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理應用紙質檔案為主的特點，檔案管理工作人員的具體工作內容就是實體檔案的收集、歸納整理和存檔。但在實際工作過程中，可能會因工作人員專業(yè)能力較差、檔案收集整理經(jīng)驗不足、對檔案管理工作流程熟練度不高等原因導致工作效率較低且工作質量得不到保障。當前階段，利用飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術和信息技術，可以實現(xiàn)檔案收集整理的數(shù)字化，從硬件設備和軟件應用兩方面入手提升檔案收集整理工作的質量。在硬件設備升級上，要及時引進更新企業(yè)的計算機系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)設備和打印機設備等檔案辦公設備，在軟件應用建設上可以進行檔案信息的數(shù)字化建設，合理運用數(shù)據(jù)壓縮處理技術、大數(shù)據(jù)技術、高速掃描錄入技術，將傳統(tǒng)的紙質、聲像檔案文件和已經(jīng)歸檔的現(xiàn)有電子檔案按照一定的順序進行組織分類從而建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案信息庫，將檔案目錄信息和具體全文進行數(shù)字化處理。

2）檔案保存管理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理工作中實體紙質檔案數(shù)量多且種類繁雜的特點，在進行檔案保存管理工作時需要投入大量的人力和物力，不僅要投入較多的資金進行檔案儲存環(huán)境的建設和擴展，還需保證檔案儲存狀態(tài)有專門的工作人員進行實時的監(jiān)管，不僅造成檔案保存管理工作的效率低下，而且無法有效保證檔案保存管理工作的穩(wěn)定性。隨著信息技術的持續(xù)發(fā)展和檔案信息使用頻率的提升，企業(yè)開始逐漸重視檔案保存管理工作的質量和穩(wěn)定性，傳統(tǒng)的低效高耗人工檔案保存管理方式已經(jīng)嚴重限制了檔案資料的正常使用，從而降低了企業(yè)整體工作效率。因此企業(yè)推動實現(xiàn)檔案保存管理工作的轉變與升級，利用新興檔案處理技術進行信息資料的自動分類歸檔，并重視檔案數(shù)據(jù)資料的儲存形式，積極利用數(shù)字化信息技術將檔案資料進行虛擬轉化儲存，并進行備份另存。

3）檔案安全管理。傳統(tǒng)的檔案安全管理工作同樣依賴于人工監(jiān)管，但人工管理無法實現(xiàn)大規(guī)模、全面性的安全監(jiān)管。且紙質檔案的本身載體就具有一定的不穩(wěn)定性，極易受到外界環(huán)境因素的影響發(fā)生變質或缺失，從而降低了企業(yè)檔案資料的完整性和真實性。當前階段企業(yè)利用信息化數(shù)字技術將紙質檔案信息轉化為虛擬數(shù)據(jù)儲存在計算機系統(tǒng)內的數(shù)據(jù)庫中進行統(tǒng)一安全管理，弱化了傳統(tǒng)紙質檔案管理在安全工作上的缺陷。但需要注意的是當前信息化檔案安全管理仍存在一定的風險性，一方面信息化檔案管理對系統(tǒng)及載體的溫度、濕度、放置環(huán)境等各方面因素有著極高要求，要應外部環(huán)境造成信息系統(tǒng)運行故障可能會對檔案信息儲存的安全性造成不利影響。另一方面因企業(yè)內部檔案信息通常涉及相關重要資料，可能會遭受惡意網(wǎng)絡病毒及軟件的攻擊，或被別有用心的組織或個人利用違規(guī)技術進行侵入竊以此達到某些非法目的。因此在實現(xiàn)檔案安全管理工作轉變升級的同時，企業(yè)要保持對檔案安全監(jiān)管工作的重視程度。

3 檔案管理工作模式的轉變

1）檔案管理制度的優(yōu)化。檔案管理模式的轉變中最重要的是管理制度的優(yōu)化，根據(jù)時代發(fā)展特征制定科學合理的檔案管理制度可以進一步提升企業(yè)的經(jīng)營與決策能力。傳統(tǒng)的檔案管理制度圍繞紙質實體檔案開展，涉及的具有部門和工作人員數(shù)量較多且流程繁瑣，現(xiàn)階段檔案管理已逐步普及信息化技術的應用，數(shù)量繁多的紙質檔案被壓縮為虛擬空間中的數(shù)字代碼，極大程度減少了檔案管理的工作量，使得具體操作流程如采集、分類、歸納、分析等得到簡化，從而確定了更加系統(tǒng)化、高效化的檔案管理制度，為企業(yè)的不斷發(fā)展提供有價值的檔案資料支持。

2）檔案工作人員管理的優(yōu)化。為進一步提升現(xiàn)代化檔案管理優(yōu)化效果，企業(yè)檔案管理部門開始重視招聘專業(yè)的信息化檔案管理人才，保證其具有一定的檔案管理觀念和理論支持，并具備一定的信息化檔案應用能力，以保證其在實際工作中可以熟練運用信息化設備進行檔案采集、整理和歸納，確保企業(yè)檔案管理工作順利有序開展。針對在職的非專業(yè)檔案管理工作人員，企業(yè)安排定期開展信息化檔案建設培訓工作，使工作人員在培訓中不斷學習和掌握檔案信息化系統(tǒng)及設備的工作原理和操作方法，為檔案管理的信息化建設提供可靠的人工支持以提升建設發(fā)展的穩(wěn)定性。

3）檔案管理趨于信息化。當前階段企業(yè)檔案管理在信息化建設中充分利用計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)技術，在應用中逐步構建了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的良好態(tài)勢，利用信息技術在一定程度上實現(xiàn)了成本、人力和資源的合理控制，并從整體提升了檔案管理的準確性和高效性。檔案管理的信息化建設還進一步推動了企業(yè)檔案工作的智能化、網(wǎng)絡化轉型升級，在自動化管理的趨勢下優(yōu)化了檔案整理、歸納和查閱等具體流程細節(jié)，為檔案管理人員提供了便利從而滿足了企業(yè)的長遠發(fā)展需求。企業(yè)積極探索檔案管理模式的轉變，打破了傳統(tǒng)的管理模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和信息技術建立新的管理模式，在一定程度上簡化了檔案管理人員的工作，使該職能部門的效率得到大幅度提升，其高效性和精準性為企業(yè)發(fā)揮公共管理與服務的職能提供助力，使企業(yè)在開展實際工作時有堅實可靠的檔案支持。

4 結束語

隨著時代發(fā)展水平和信息技術的不斷升級，檔案管理工作在內容和模式的轉變上獲得了更多的創(chuàng)新思路，利用信息化建設手段一改傳統(tǒng)流程復雜的檔案管理方式，使企業(yè)的檔案管理工作變得更加優(yōu)質有效，從而提高了企業(yè)有價值檔案信息的利用率，使企業(yè)在獲得科學可靠信息支持的前提下不斷提升運營和決策能力。