趙國(guó)臣

（海倫市檔案館 黑龍江 海倫 152300）

為了提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，還要大力推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，以專(zhuān)業(yè)的檔案管理設(shè)施設(shè)備開(kāi)展檔案管理實(shí)踐，創(chuàng)新檔案管理工作方式，細(xì)化檔案管理的流程，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，積極探索檔案管理工作改革的措施，從而全面提高檔案管理工作的質(zhì)量水平。只有深刻把握事業(yè)單位檔案管理工作改革的趨勢(shì)，才能全面發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值。

1 提升檔案資源利用率的意義

事業(yè)單位檔案資源具有較強(qiáng)的公共服務(wù)價(jià)值。提高檔案資源的利用率可以促進(jìn)檔案管理技術(shù)手段的升級(jí)，發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值。挖掘檔案資源的潛在數(shù)據(jù)信息，為深化事業(yè)單位改革，合理進(jìn)行公共服務(wù)，滿足公眾的公益檔案使用需要有重要的價(jià)值。特別是在事業(yè)單位深化改革的背景下，大力促進(jìn)檔案資源的合理應(yīng)用，可以明確檔案管理工作的重點(diǎn)，注重依托信息技術(shù)手段促進(jìn)檔案管理工作深化改革，形成上下全員重視檔案管理的氛圍，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)升級(jí)，滿足服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化檔案使用需要，加快檔案事業(yè)的發(fā)展，為進(jìn)一步提高公共服務(wù)效能提供有益的幫助。新時(shí)代事業(yè)單位還要拓展檔案管理的路徑，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

2 事業(yè)單位檔案管理低效原因

1）管理制度不健全。當(dāng)前，事業(yè)單位還缺乏健全、科學(xué)、規(guī)范、細(xì)化的檔案管理工作制度，現(xiàn)有的檔案管理工作制度未能指向滿足服務(wù)對(duì)象的檔案資源使用需要，長(zhǎng)期存在著重管理與輕應(yīng)用問(wèn)題，不能基于檔案使用的現(xiàn)實(shí)需要完善檔案管理工作體系，檔案管理工作缺乏必要的法規(guī)與制度規(guī)范保障。事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度主要約束檔案管理人員的檔案保管工作，未能創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)效能，檔案管理的規(guī)范性較低，相關(guān)工作不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息資源管理發(fā)展建設(shè)不足。有些事業(yè)單位檔案管理秩序不健全，相關(guān)工作要求不具體，檔案管理工作的科學(xué)性不強(qiáng)，致使檔案管理人員工作的隨意性較大。事業(yè)單位還缺乏有效的檔案管理制度的修訂機(jī)制，現(xiàn)有檔案管理制度未能指向檔案管理信息化改革，不注重基于信息化運(yùn)行環(huán)境提高檔案管理工作的整體質(zhì)量水平，由于檔案管理制度更新較慢，因此嚴(yán)重的影響了檔案資源的服務(wù)效能。

2）管理體系不完善。還有的事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理體系，檔案管理工作的不規(guī)范，檔案管理的整體效率下降的較多，因此影響了檔案管理工作的有效性。一些事業(yè)單位雖然給予檔案管理工作足夠重視，但是沒(méi)能細(xì)化檔案管理工作的流程，不能明確檔案管理的責(zé)任分工，未能確定各部門(mén)與各崗位的檔案管理工作職責(zé)，致使檔案管理的有效性較低。一些事業(yè)單位還缺乏科學(xué)化的檔案管理工作體系，檔案管理制度不健全，檔案管理未能形成科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，相關(guān)部門(mén)的配合不充分，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。一些事業(yè)單位缺乏檔案管理計(jì)劃，缺乏內(nèi)部管理機(jī)制的優(yōu)化，不注重檔案管理流程的簡(jiǎn)化升級(jí)，致使當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量相對(duì)較低。

3）技術(shù)手段較落后。有些事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)手段較為落后，不少事業(yè)單位仍以人工檔案管理工作的方式為主，這使得檔案管理的精準(zhǔn)性低，檔案管理工作的速度較慢，檔案管理工作中存在較大數(shù)據(jù)失真風(fēng)險(xiǎn)。目前，一些事業(yè)單位未能大力進(jìn)行檔案管理技術(shù)改革，未能引進(jìn)符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的檔案管理技術(shù)裝備，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)施較為陳舊，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行效率與水平較低，現(xiàn)有設(shè)備不符合海量檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)與共享需要，不能更好的發(fā)揮檔案資源的供給服務(wù)價(jià)值。由于缺乏必要的資金支持，缺少技術(shù)設(shè)備更新投入，因此嚴(yán)重的影響了檔案管理工作質(zhì)量。而且，事業(yè)單位當(dāng)前缺乏轉(zhuǎn)業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)，檔案管理工作的靈活性相對(duì)較低，這在很大程度上制約了檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，不利于推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)深化改革。

3 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化措施

1）完善相關(guān)制度體系。為了提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，更好地發(fā)揮檔案資源的服務(wù)價(jià)值，還要高度重視做好檔案管理工作，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)劃，明確檔案管理工作現(xiàn)狀，基于檔案管理高效率運(yùn)行的需要樹(shù)立正確的檔案工作理念。明確檔案管理改革計(jì)劃，大力配齊必要的技術(shù)設(shè)備，重視經(jīng)?；?、階段化、持續(xù)化進(jìn)行檔案管理設(shè)備維護(hù)與更新，提高檔案管理設(shè)備的專(zhuān)業(yè)水平。不斷修訂檔案管理工作制度，把握檔案管理工作的要點(diǎn)，修訂檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作的責(zé)任分工，推動(dòng)檔案管理技術(shù)手段與制度方法改革，提高檔案管理的整體效能。還要大力強(qiáng)化檔案管理工作的氛圍，形成全員參與的檔案管理共識(shí)，積極在基層普及檔案管理法規(guī)，推動(dòng)檔案管理工作的高效率運(yùn)行。進(jìn)一步梳理以往檔案管理的漏洞，針對(duì)性修訂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理改革的針對(duì)性，從而發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，推動(dòng)檔案管理深化改革。

2）強(qiáng)化設(shè)施設(shè)備建設(shè)。為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，解決傳統(tǒng)檔案管理方式的問(wèn)題，還要不斷完善相關(guān)的工作模式，配置必要的技術(shù)設(shè)備，依托強(qiáng)有力的軟硬件條件推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的深化改革。首先，創(chuàng)新檔案管理的模式，采用信息化的方式開(kāi)展檔案管理，依托信息技術(shù)構(gòu)建檔案智能服務(wù)平臺(tái)，依托專(zhuān)業(yè)軟件提高檔案管理的效率。例如，開(kāi)發(fā)基于自媒體或APP的檔案管理軟件系統(tǒng)，提高檔案數(shù)據(jù)信息自動(dòng)化服務(wù)供給水平。還要在檔案管理實(shí)踐中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，發(fā)揮智能化數(shù)據(jù)信息技術(shù)的重要作用，依托大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)技術(shù)提高檔案管理服務(wù)的整體水平。不斷更新檔案管理技術(shù)設(shè)備，大力普及檔案設(shè)施，強(qiáng)調(diào)開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)的事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化連接。引進(jìn)第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)咨詢(xún)，依托技術(shù)創(chuàng)新提高檔案服務(wù)的水平，增強(qiáng)檔案服務(wù)的效能，解決檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3）提高相關(guān)人員素質(zhì)。事業(yè)單位最重要的問(wèn)題是缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，缺少專(zhuān)兼職檔案員廣泛配置的檔案管理工作隊(duì)伍。事業(yè)單位從事檔案管理技術(shù)人員較少，現(xiàn)有檔案管理人員的能力不突出，不具備高效開(kāi)展檔案服務(wù)的工作能力。例如，一些事業(yè)單位缺乏信息技術(shù)人才，現(xiàn)有檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，檔案管理工作人員的能力水平較低，不熟悉、不掌握、不具備開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的工作能力。新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作還要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，強(qiáng)調(diào)根據(jù)信息技術(shù)設(shè)備水平和綜合檔案管理需要配置專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，要求檔案管理人員熟悉并可以使用千里的檔案管理手段。還要加強(qiáng)技術(shù)人員的配置，組織開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的理論培訓(xùn)，并且分門(mén)別類(lèi)的開(kāi)展專(zhuān)兼職檔案員的培訓(xùn)工作，促進(jìn)專(zhuān)兼職檔案員熟悉新型檔案管理方法，掌握有效的檔案管理工作方式，能夠不斷提高檔案管理工作整體水平。加強(qiáng)檔案員的績(jī)效考評(píng)，指出檔案管理人員的主要問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，激發(fā)檔案員的工作創(chuàng)新意識(shí)，給予優(yōu)質(zhì)高效檔案員必要的獎(jiǎng)勵(lì)，從而檔案員開(kāi)展檔案管理實(shí)踐的積極性，推動(dòng)檔案管理改革深化升級(jí)。

4 結(jié)論

提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，還要完善檔案管理工作體系，明確檔案管理工作的科學(xué)化機(jī)制，推動(dòng)檔案管理改革的深化實(shí)踐，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，修訂檔案管理工作的方式方法，合理配置各類(lèi)檔案管理設(shè)施，達(dá)到創(chuàng)新檔案管理工作方式，提高檔案管理效率目標(biāo)。