王 雪 祁芝珍

（青海省地方病預(yù)防控制所，青海 西寧 810021）

事業(yè)單位的檔案都具有較高的秘密性與權(quán)威性，記錄了整個(gè)單位基本信息和發(fā)展過(guò)程，事業(yè)單位的優(yōu)先發(fā)展關(guān)乎國(guó)家各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。在事業(yè)單位當(dāng)中，人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，主要涉及對(duì)整個(gè)單位的職工檔案進(jìn)行收集和保存，可以及時(shí)了解單位內(nèi)部工作人員的實(shí)際情況，達(dá)到優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的目的。但是現(xiàn)階段很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在著落后的問(wèn)題，工作不規(guī)范、不科學(xué)、低效率，因此有必要積極思考相關(guān)的改進(jìn)和提升策略，從而更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能。

1 事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要意義

在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案管理工作是不可或缺的部分，新時(shí)期，為了更好地發(fā)揮這項(xiàng)工作的功能，必須確保實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理具有以下幾個(gè)方面的重要意義：第一，有利于提高事業(yè)單位的行政效率。現(xiàn)在行政事業(yè)單位主要采取合同制的方法來(lái)招聘人才，會(huì)出現(xiàn)大量的人員調(diào)動(dòng)，這時(shí)人事檔案發(fā)揮了其強(qiáng)大作用，人事檔案會(huì)記錄人員的各方面資料，有利于我們更了解單位人員，在人員調(diào)動(dòng)時(shí)能及時(shí)找出資料，提供更有效的人事檔案管理服務(wù)。事業(yè)單位的人事檔案具有權(quán)威性，能準(zhǔn)確找出每個(gè)人的資料，并能真實(shí)反映出來(lái)，減少查閱的時(shí)間，從而提高整體行政效率。第二，反映整個(gè)單位的實(shí)際發(fā)展情況。人事檔案對(duì)整個(gè)單位的人員流動(dòng)情況進(jìn)行了具體的記錄，可以分析事業(yè)單位在各個(gè)時(shí)期的人員配置和整個(gè)單位發(fā)展的情況。在事業(yè)單位的不斷變化發(fā)展背景下，人員流動(dòng)的規(guī)模和頻率在增加，內(nèi)部職工人員是整個(gè)單位的潛在資源，通過(guò)對(duì)廣大職工組織培訓(xùn)以評(píng)價(jià)考核，提高單位人員的綜合素質(zhì)，這樣可以為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供人才支持。第三，有助于優(yōu)化人才管理結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位在人員招聘上有著嚴(yán)格的程序，需要通過(guò)人事檔案工作記錄每位單位人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作時(shí)間、崗位調(diào)動(dòng)和職務(wù)升遷等方面的情況，這樣就可以反映出每位人員的人生履歷，分析每個(gè)人的優(yōu)缺點(diǎn)，然后進(jìn)行針對(duì)性地培訓(xùn)指導(dǎo)，從而提高整個(gè)單位人員的綜合素質(zhì)水平，并且通過(guò)考核制度優(yōu)勝劣汰，吸納人才，促使整個(gè)單位的人才結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化和完善。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)人事檔案管理缺乏重視。當(dāng)前很多事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，認(rèn)為這項(xiàng)工作不會(huì)起到重要作用，更是缺乏檔案高效管理的意識(shí)，在資金投入、人才培訓(xùn)等方面沒(méi)有提供必要的支持，崗位人員任用不合理，檔案管理部門(mén)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展更新相關(guān)設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺少一個(gè)良好的環(huán)境，工作效率低，不能充分發(fā)揮出應(yīng)用的作用，這主要是由于檔案管理意識(shí)薄弱造成的。

2）檔案管理模式落后、不規(guī)范。人事檔案管理工作的開(kāi)展需要一個(gè)長(zhǎng)期性和持續(xù)性的過(guò)程，但是一直以來(lái)，受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，管理方式單一陳舊，基本還是靠人工完成，不注重現(xiàn)代化信息設(shè)備的運(yùn)用，工作效率很低。并且，還存在著管理不規(guī)范的問(wèn)題，對(duì)于人事檔案資料沒(méi)有做好收集和整理，資料信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性難以保證，并且檔案信息的安全保密以及原始備份等方面都存在著隱患，缺乏統(tǒng)一完善的工作制度進(jìn)行規(guī)范。

3 事業(yè)單位人事檔案管理完善對(duì)策

1）提高思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性。在社會(huì)不斷變化發(fā)展的新形勢(shì)下，人才建設(shè)對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)顯得更加重要，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該及時(shí)改變落后的思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要意義，將其放到工作體系更高的位置上，重視做好人事檔案管理規(guī)范化的宣傳工作，將精細(xì)化管理理念融入其中，從而更好地發(fā)揮出人事檔案管理的重要功能。要通過(guò)宣傳教育，提高整個(gè)單位內(nèi)部人員對(duì)人事檔案的重視程度，積極配合檔案管理部門(mén)的工作，確保人事檔案信息的收集和利用工作順利開(kāi)展。要在資金、人才等方面提供必要支持，配備更為先進(jìn)的檔案管理辦公設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案柜等等，同時(shí)要重視組織開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，努力提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而為相關(guān)工作的開(kāi)展提供良好的條件和環(huán)境。

2）健全人事檔案管理機(jī)制，明確崗位責(zé)任。對(duì)于人事檔案管理工作的開(kāi)展，為了確保其規(guī)范性和高效性，建立健全人事檔案管理機(jī)制是一個(gè)必要的保障，因此事業(yè)單位要在這方面進(jìn)行不斷探索和研究。在人事檔案管理制度制定的過(guò)程中，要求明確劃分崗位責(zé)任，在工作內(nèi)容、工作方式方法等方面都應(yīng)該規(guī)定，還要注重單位部門(mén)協(xié)作以及組織保障等方面。在制度建立之后，可以組織召開(kāi)人事檔案規(guī)范化制度管理會(huì)議，將其在整個(gè)單位內(nèi)部進(jìn)行公布，指派專(zhuān)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施，確保該制度能夠真正落實(shí)到位，不能流于書(shū)面化和形式化。要做好對(duì)人事檔案管理工作的考核評(píng)價(jià)工作，明確反映該工作是否真正發(fā)揮出在人事管理方面的重要作用，對(duì)存在的問(wèn)題要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且進(jìn)行針對(duì)性的改正和完善。

3）創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化。檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過(guò)采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確?；パa(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，人事檔案管理工作是影響事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的重要因素，在社會(huì)變化發(fā)展的新形勢(shì)下，各個(gè)事業(yè)單位都要對(duì)這項(xiàng)工作的重要性提高認(rèn)識(shí)，在資金、人才、制度、技術(shù)等方面提供支持，要確保人事檔案信息的質(zhì)量，重點(diǎn)做好對(duì)材料信息的收集、整理、存放和利用工作，不斷提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，提升工作效率和質(zhì)量，從而為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。