李 瑩

（桂林市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，廣西 桂林 541004）

1 引言

醫(yī)院作為提供基本公共醫(yī)療服務(wù)的單位，是城市建設(shè)和發(fā)展最重要的基礎(chǔ)設(shè)施之一，對(duì)于城市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展有重要意義。而新時(shí)期隨著生活水平的提升，人們對(duì)于醫(yī)療服務(wù)的要求提高，需求也擴(kuò)大，給醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)新的壓力。醫(yī)院在不斷地運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，產(chǎn)生大量的檔案資料，如果不能有效管理，將影響到醫(yī)院的順利運(yùn)行。所以本次研究提出對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的問(wèn)題。

2 醫(yī)院檔案管理的范疇及特征

對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，進(jìn)行檔案管理，主要是對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中收集到的具有價(jià)值的信息資料進(jìn)行分類、儲(chǔ)存和管理、利用等的工作，這是醫(yī)院所擁有的信息資源最原始的部分。具體來(lái)講，醫(yī)院的檔案內(nèi)容包括在醫(yī)療、科研、服務(wù)等方面的資料信息，有紙質(zhì)和電子兩種形式，并且由音頻、視頻、圖畫等多種表現(xiàn)形式，載體也較多。分析醫(yī)院檔案管理的特征，有如下方面：檔案資料來(lái)源十分多樣，不僅來(lái)自醫(yī)院本身，也來(lái)自社會(huì)各方資料，這增加了管理難度；檔案的載體比較豐富，可以是文字圖像，也可以是錄音、視頻、錄像等；檔案的保存要求有針對(duì)性，尤其是對(duì)于一旦受損無(wú)法恢復(fù)的檔案內(nèi)容，并重點(diǎn)關(guān)注患者的病歷檔案；檔案資料持續(xù)更新，每天都有新的病歷資料，再加上有時(shí)檔案人員會(huì)變更，增加了檔案管理的流動(dòng)性；還有保密性要求，需要保證檔案資料的不泄露，尤其是患者就診方面的檔案。

3 新形勢(shì)下對(duì)于醫(yī)院檔案管理規(guī)范化要求的必然性

醫(yī)院進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理，可以發(fā)揮檔案資料的憑證和查考功能。醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，對(duì)于日常管理工作有很大的依據(jù)和借鑒作用。管理人員通過(guò)對(duì)檔案資料的匯總分析，可以為管理工作提供準(zhǔn)確依據(jù)，尤其是不同類型行政事務(wù)的開展必須要以檔案內(nèi)容作為基礎(chǔ)；檔案是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的重要部分，其管理水平和質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的真實(shí)和有效性，也影響到其使用效果。而醫(yī)院各部門和科室的領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行決策時(shí)，為了保證決策的真實(shí)性，需要利用檔案開展工作，檔案資料可以作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)；檔案還可以用作宣傳教育的素材，因?yàn)獒t(yī)院檔案涵蓋的內(nèi)容很多，覆蓋醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，所以可用于進(jìn)行宣傳教育活動(dòng)。

4 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)問(wèn)題

1）管理制度不健全。醫(yī)院在檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對(duì)于檔案收集范圍責(zé)任主體的界定不明確，這可能導(dǎo)致追責(zé)時(shí)無(wú)法確定責(zé)任人；檔案方法標(biāo)準(zhǔn)不全面，使得獲得的檔案內(nèi)容存在一些差異性，難以統(tǒng)一儲(chǔ)存；檔案形式不統(tǒng)一，同一介質(zhì)的文件有多種形式，導(dǎo)致重復(fù)檔案處理，造成資源的浪費(fèi)；制度不能及時(shí)更新，無(wú)法適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求。

2）對(duì)管理人員的要求高。這項(xiàng)工作的專業(yè)性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，還要有較高的信息化水平，能夠有效處理電子檔案工作，同時(shí)要求工作人員對(duì)于醫(yī)院的工作有所了解，知曉所有的檔案類型和特點(diǎn)。但實(shí)際上，企業(yè)中的檔案人員大部分都擁有高水平的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，但對(duì)于醫(yī)院檔案的信息化處理方面的技術(shù)水平較差，無(wú)法保證順利進(jìn)行醫(yī)院檔案的檔案管理。

3）與時(shí)代發(fā)展步伐不匹配。在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，首要發(fā)展的是科室的科研，醫(yī)療設(shè)備的更新以及醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步，還有醫(yī)療人員水平提升等方面的工作，但是對(duì)于相當(dāng)于后勤工作的檔案管理的資金投入較少，注入的精力也較少，這就導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)度無(wú)法與醫(yī)療工作進(jìn)度相匹配，存在一定的滯后性，而這就影響到醫(yī)院醫(yī)療水平的提升。特別是在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，醫(yī)院也積極使用信息技術(shù)進(jìn)行管理，但打造的信息化檔案管理機(jī)制存在不足，與時(shí)代發(fā)展步伐不匹配。

5 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)路徑

1）完善檔案管理制度體系。醫(yī)院需要借助完善的制度對(duì)檔案管理操作進(jìn)行規(guī)范和約束，以此提高規(guī)范化建設(shè)水平。一是培養(yǎng)管理人員的檔案管理意識(shí)，了解檔案管理方法的合理選擇標(biāo)準(zhǔn)。在信息化技術(shù)的支持下，要求檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，掌握先進(jìn)的檔案處理技術(shù)，知曉如何對(duì)電子信息和文件進(jìn)行檔案處理，以提升工作效率和積極性。二是建立一套切實(shí)可行的管理制度，為相關(guān)工作的開展奠定理論基礎(chǔ)。這也能提升檔案管理效率，降低人為失誤的概率。三是強(qiáng)化制度落實(shí)，要密切關(guān)注監(jiān)管機(jī)制的建設(shè)，借助檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案操作的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，促使檔案管理制度落到實(shí)處，這也是提高工作效率的前提。

2）建立檔案管理人才梯隊(duì)。一是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)提升，進(jìn)行檔案理論體系和基本管理能力的培養(yǎng)，建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，制定科學(xué)的培訓(xùn)規(guī)劃、內(nèi)容和目標(biāo)，實(shí)時(shí)更新檔案管理的最新內(nèi)容，提高檔案管理人員的正提速時(shí)。同時(shí)要保證人員全面掌握所有的檔案信息類型，推動(dòng)信息化建設(shè)，指導(dǎo)開展檔案資料的整合，二是建立科學(xué)的考核機(jī)制，針對(duì)檔案管理的特點(diǎn)，借鑒醫(yī)療工作考核經(jīng)驗(yàn)，建立科學(xué)的考核機(jī)制，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，豐富考核內(nèi)容，具體包括收集的信息是否正確和完整、規(guī)范、時(shí)效性，整理歸類是否合理、檔案信息是否安全等。

3）推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。醫(yī)院進(jìn)行檔案管理也要推進(jìn)信息化建設(shè)，借此推動(dòng)其規(guī)范化開展。醫(yī)院要針對(duì)檔案管理構(gòu)建公共、獨(dú)立的信息化平臺(tái)，用以支撐各類檔案業(yè)務(wù)需要的信息化管理服務(wù)。要求可以利用平臺(tái)進(jìn)行檔案的收集、整理、分析、鑒定和使用等各項(xiàng)操作，并能借助先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化檔案的儲(chǔ)存、查詢和檢索服務(wù)，統(tǒng)一各類檔案的格式和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資料的可追溯性、流程化處理。另外還要關(guān)注檔案資料的信息安全管理，建立信息安全保障體系，合理劃分檔案信息系統(tǒng)的開放范圍，建立科學(xué)的檔案保密制度，保障信息安全；要定期對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，補(bǔ)上各類系統(tǒng)漏洞；及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，妥善管理。

4）提升檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院還要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其要提升他們的信息化水平。要注意打造專業(yè)化水平高、學(xué)科能力強(qiáng)的人才隊(duì)伍，強(qiáng)化信息化水平，積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化檔案管理方法，熟練掌握檔案系統(tǒng)的操作方式，培養(yǎng)集檔案管理基本知識(shí)和信息化技術(shù)于一體的高層次人才。另外還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想素養(yǎng)的培養(yǎng)，建立責(zé)任意識(shí)，塑造法律意識(shí)，保證對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不會(huì)私自修改檔案資料信息，能保證檔案的完整性。

6 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，醫(yī)院面對(duì)更大的競(jìng)爭(zhēng)壓力較大，所以紛紛擴(kuò)大運(yùn)營(yíng)規(guī)模，而這也帶來(lái)更多的檔案資料，需要思考更加積極的檔案管理模式?？紤]檔案資料的復(fù)雜性，醫(yī)院需要推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，貫徹落實(shí)各種先進(jìn)方法的應(yīng)用，借此推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步落實(shí)和提高。