許偲倫

（天津市北辰醫(yī)院 院辦公室，天津 300400）

醫(yī)院的文書檔案基本上都記錄著醫(yī)院發(fā)生的重要事件，如今隨著社會的進步發(fā)展，各大醫(yī)院紛紛利用先進的技術(shù)手段進行信息化管理。因此，醫(yī)院如果沒有利用現(xiàn)代信息技術(shù)規(guī)劃好檔案信息管理，那醫(yī)院的檔案管理將會被淘汰。

1 醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理意識薄弱

醫(yī)院對文書檔案管理意識不強，沒有投入相關(guān)預(yù)算到文書檔案管理中，也沒有認識到文書檔案管理的價值和重要性，有的醫(yī)院甚至認為檔案管理工作操作簡單，無需技術(shù)含量，也沒有多大的利用和存在價值，自然也不會投入資金去購置檔案管理工作需要的相關(guān)設(shè)備，也不會對檔案管理者進行專業(yè)培訓(xùn)。從而造成醫(yī)院文書檔案資料缺失、信息不完整、數(shù)據(jù)不準確等問題，給檔案管理工作帶來不便；此外，醫(yī)院相關(guān)工作人員查看檔案后沒有及時歸還，造成檔案遺失，或者是隨意在檔案上做標記，造成檔案信息不清晰、檔案丟失等現(xiàn)象。

1.2 各部門對檔案管理工作配合度不高

醫(yī)院檔案管理工作往往都是通過收集不同部門的檔案這種方式來做檔案管理，但是現(xiàn)實工作中存在部門工作繁雜，缺乏對檔案收集工作的重視，工作人員并不會很好的支持檔案收集工作，也不會花費精力去歸納文書檔案的相關(guān)資料，甚至對檔案管理工作不予配合，造成檔案收集不完整，內(nèi)容缺失，以至于檔案歸檔時無從著手；與此同時，存在“上級文件下發(fā)后多部門辦理，但多部門推諉歸檔工作”或是多部門重復(fù)歸檔等問題，從而加重檔案管理者的工作量，導(dǎo)致檔案管理工作存在不完善之處。

1.3 文書檔案管理制度不健全

醫(yī)院在長期的發(fā)展中，都會有一套完整的規(guī)章制度。然而，一些醫(yī)院因為對檔案管理不夠重視，也就沒有規(guī)定明確的相關(guān)制度及崗位職責，對檔案管理工作也缺乏績效考核，管理機制存在缺陷，經(jīng)驗管理仍占有很大的比重。

1.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

部分檔案管理人員并不是專業(yè)出身，各大醫(yī)院也幾乎沒有專職的檔案干部，都是各科室的工作人員兼任，并不了解檔案管理的相關(guān)知識，甚至沒有從事檔案管理人員的素養(yǎng)，嚴重影響醫(yī)院文書檔案管理的工作。醫(yī)院對檔案管理人員也缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致部分檔案管理人員還是使用老舊的方式管理檔案，而且法律意識也不強，不能跟上現(xiàn)代化檔案管理的節(jié)奏。

1.5 檔案沒有充分利用

檔案收集、管理的最終目的是利用，檔案真實、完整、安全保管與有效利用可以對醫(yī)院發(fā)展提供借鑒指導(dǎo)意義，醫(yī)院的檔案往往在各項工作中起著重要的參考作用，但是由于醫(yī)院對檔案管理不夠重視，讓檔案管理處于各項工作的邊緣地帶，檔案室虛同身設(shè)，沒有積極使用各種檢索工具，做好檔案的利用工作，不能為醫(yī)院提供更加全面的服務(wù)。

2 醫(yī)院文書檔案管理的改進策略

2.1 完善制度

醫(yī)院高效有序地進行各項工作，前提是有一個完善的管理規(guī)章制度。因此，醫(yī)院應(yīng)建立一個完整的文書檔案管理制度，確保檔案完整收集，合理歸納，隨時備查等；此外，醫(yī)院還應(yīng)制定清晰的檔案管理工作標準，來確保檔案的收集和整理的標準性和規(guī)范性。為了檔案可以有效的管理，可以將檔案管理制度納入考核范圍，從而讓檔案管理工作更好地進行。

2.2 加強認識

醫(yī)院工作人員應(yīng)重視文書檔案管理工作，醫(yī)院可通過培訓(xùn)、講座等方式向工作人員宣傳檔案管理在工作中起到的作用，各部門協(xié)同配合完成檔案管理工作。檔案管理人員還需做好相關(guān)管理工作，完成各個部門檔案的收集和整理工作，及時為各個部門提供檔案信息，讓各個部門人員認識到檔案管理的重要性。

2.3 加強培訓(xùn)

檔案管理人員需要較強的責任心，要認真做好檔案管理工作。要做到收集并整理好相關(guān)檔案資料，醫(yī)院應(yīng)鼓勵管理人員多學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，統(tǒng)一組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)。醫(yī)院也應(yīng)讓檔案管理人員在學(xué)習(xí)專業(yè)技能的同時也要學(xué)習(xí)法律法規(guī)、計算機應(yīng)用等方面的知識。

2.4 增加投入

為了更好地進行檔案管理，醫(yī)院應(yīng)增加一些預(yù)算用于購置檔案管理相關(guān)的設(shè)備，如購置加密檔案柜、檔案裝訂機、掃描儀、打印機、計算機等儀器設(shè)備；檔案管理最終就是讓檔案價值被充分利用起來，因此檔案管理人員應(yīng)對有價值的檔案做好有效管理，通過收集、分析、歸納，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效參考；同時檔案管理員還可將各種專題進行整理、編輯，為查閱者提供更加全面的信息。此外，醫(yī)院也應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)，要建立信息網(wǎng)絡(luò)，使用計算機收集、記錄、搜索、查閱檔案等，提升檔案管理工作的效率[1-2]。

2.5 充分利用

檔案管理的最終目的就是讓檔案得到充分地利用，所以檔案管理人員應(yīng)該通過不同的渠道和途徑去開發(fā)檔案管理資源，讓醫(yī)院的檔案為醫(yī)學(xué)工作和研究做最大的貢獻，檔案管理人員要提高管理意識，讓檔案信息在醫(yī)學(xué)方面發(fā)揮重要作用，促進醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展[3-4]。

3 總結(jié)

醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院的歷史建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院文書檔案一般都記錄著醫(yī)院的重大變遷和某些重要活動。所以，做好檔案管理工作非常重要；隨著醫(yī)療技術(shù)不斷進步和改善，檔案管理在醫(yī)院管理中的作用也愈加重要，醫(yī)院檔案管理的好壞往往決定了醫(yī)院的發(fā)展水平，因此，醫(yī)院應(yīng)該重視文書檔案的管理。