李 岑

（山東省濱州市博興縣發(fā)展和改革局，山東 濱州 256500）

事業(yè)單位的檔案既關(guān)乎著員工個(gè)人的成長(zhǎng)、待遇，又是機(jī)構(gòu)本身發(fā)展演變的最好證明，因此，做好檔案管理對(duì)單位本身和員工個(gè)人發(fā)展都是非常重要的事情。另外，檔案管理不只是檔案的存放、整理，更有信息的收集、分類、登錄等，事業(yè)單位本身涉及的檔案管理就比較復(fù)雜，在新形勢(shì)下對(duì)檔案完善度和真實(shí)性要求更高，檔案管理人員也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展，把更科學(xué)和先進(jìn)的方法引入到檔案管理的工作中來(lái)。

1 檔案管理的要求

檔案管理，指的是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對(duì)本單位的檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行有效管理，并據(jù)此提供有關(guān)服務(wù)的工作總稱。檔案管理的重要性不僅體現(xiàn)在管理方面，更表現(xiàn)在服務(wù)方面，要求能為職工們提供更加多元化的服務(wù)。

事業(yè)單位的檔案在進(jìn)行管理的工作過(guò)程中一般要遵循以下幾條工作原則：

1.1 安全保密原則

安全保密原則是事業(yè)單位檔案管理中最重要的實(shí)施原則，無(wú)論是信息收集、檔案登記和存放，還是檔案信息的應(yīng)用，都需要秉持安全保密的原則。這個(gè)安全不只是信息保密不外漏的安全，還有檔案存放的物理性安全。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)存放環(huán)境的要求較高，需要做好防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)等各方面潛在破壞因素，讓檔案在一個(gè)安全干凈的環(huán)境下長(zhǎng)久保管。另一個(gè)是檔案的保密原則，這是對(duì)檔案管理人員提出的最基本的道德要求。檔案管理工作人員在整理和保管他人檔案的過(guò)程中要堅(jiān)守職業(yè)素養(yǎng)，不能隨意違規(guī)翻看他人檔案信息，更要堅(jiān)決杜絕對(duì)外泄露他人的檔案機(jī)密。

1.2 集中管理原則

集中管理原則是各事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理所必須要遵循的基本原則之一。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要收集所有職員的檔案集中存放，由專門的檔案員進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案電子信息可以存放在檔案室的計(jì)算機(jī)中也由檔案員進(jìn)行集中管理，這樣可以提高部門內(nèi)檔案管理的效率，方便為各方服務(wù)。

1.3 方便利用原則

事業(yè)單位不斷創(chuàng)新改革檔案管理方法，歸根結(jié)底是為了方便利用。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，做好檔案的實(shí)體和信息管理可以讓單位管理人員更好地了解職工信息，為今后的人員培養(yǎng)和選拔提供借鑒，尤其是今后單位內(nèi)部進(jìn)行職稱評(píng)比和人員選拔時(shí)，檔案就是最好的參考記錄。

2 新形勢(shì)下檔案管理面臨的問(wèn)題

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理優(yōu)化的過(guò)程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)仍然存在著很多問(wèn)題，比如檔案信息不完善、應(yīng)用范圍狹隘、造價(jià)問(wèn)題突出等等，這些都需要在今后的改革中不斷完善解決。

2.1 檔案信息內(nèi)容不全面，應(yīng)用價(jià)值低

當(dāng)前，檔案管理的很多制度層面的建設(shè)還不夠完善沒(méi)有真正落到實(shí)處，無(wú)法滿足工作中出現(xiàn)的真實(shí)需求。很多部門的信息征集對(duì)人員信息的要求越來(lái)越高也越來(lái)越細(xì)，但很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)收集的內(nèi)容偏少，制定的管理標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有統(tǒng)一，只涵蓋了職工工作履歷、鑒定材料、身份信息等常見(jiàn)基礎(chǔ)內(nèi)容，而職工個(gè)人誠(chéng)信資質(zhì)和工作能力等沒(méi)有在檔案中體現(xiàn)，無(wú)法全面反映職工的個(gè)人情況。

2.2 工作人員服務(wù)意識(shí)弱

很多檔案管理的工作人員服務(wù)意識(shí)淡薄，工作中過(guò)度強(qiáng)調(diào)檔案管理的保密性，只知道按部就班地進(jìn)行常規(guī)檔案整理，不能及時(shí)跟進(jìn)時(shí)代變化做出自己檔案信息管理方式的更新，有意識(shí)的在員工使用檔案時(shí)設(shè)置障礙。很多員工在辦理保險(xiǎn)、工作升調(diào)時(shí)往往會(huì)因?yàn)闄n案資料提供不合格而影響業(yè)務(wù)辦理，檔案管理沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能。

2.3 造假問(wèn)題突出

檔案信息造假一直是檔案管理中的一個(gè)重大問(wèn)題，一些職工為了提高檔案履歷信息的質(zhì)量，會(huì)偽造虛設(shè)一些檔案證明材料。而檔案管理人員在進(jìn)行信息收錄時(shí)，沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行細(xì)致鑒定，就會(huì)出現(xiàn)檔案造假的問(wèn)題，在單位內(nèi)部形成不正之風(fēng)，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的人員管理，甚至?xí)艿椒傻闹撇谩?/p>

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

很多單位現(xiàn)在仍然把檔案管理視為一項(xiàng)可有可無(wú)的形象工程，不注重日常檔案的系統(tǒng)管理，只在應(yīng)付上級(jí)檢查和有實(shí)際需求時(shí)才集中力量打攻堅(jiān)戰(zhàn)。單位分配的檔案管理人員或是孕婦或是年老體弱等待退休的職員，缺乏專業(yè)的高層次檔案管理相關(guān)人才，大家都把檔案管理作為一種“混日子”的閑職，完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)和挖掘出檔案資料背后的真正價(jià)值和重要意義。

3 新形勢(shì)下檔案管理的創(chuàng)新舉措

3.1 集中征集信息，完善檔案內(nèi)容

檔案管理人員需要收集當(dāng)前各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理中需要提供的材料需求，以此為標(biāo)準(zhǔn)再次集中進(jìn)行職工的個(gè)人信息收集，將職工的工作能力評(píng)價(jià)、誠(chéng)信履歷、道德素養(yǎng)等內(nèi)容都納入檔案管理當(dāng)中，完善檔案內(nèi)容。在新形勢(shì)下，檔案信息也應(yīng)該不僅限于文字資料，圖片、視頻等所需內(nèi)容也應(yīng)該收集到檔案管理當(dāng)中。

3.2 組織檔案管理培訓(xùn)，提高服務(wù)意識(shí)

很多事業(yè)單位的檔案管理人員的工作意識(shí)還停留在單純的管理工作當(dāng)中，沒(méi)有形成以人為本位的服務(wù)意識(shí)，服務(wù)觀念淡薄。因此，單位應(yīng)該積極組織本單位相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，提升檔案員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。

3.3 進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，打擊造假行為

在面臨日益繁雜和龐大的檔案管理工作形勢(shì)，事業(yè)單位需要增加財(cái)政撥款積極進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)升級(jí)，提高信息電子化錄入效率和保密級(jí)別，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息的整理工作。在形勢(shì)下，檔案信息造假行為也越來(lái)越隱秘和逼真，檔案管理人員也需要付出更多的耐心和細(xì)心多方核對(duì)信息的真實(shí)性，堅(jiān)決打擊檔案造假的違法行為。

3.4 加強(qiáng)專業(yè)人員的引入，提升檔案管理層次

事業(yè)單位在進(jìn)行招聘的過(guò)程中，要有意識(shí)地去選聘一些從事檔案管理專業(yè)的高層次人才，引入現(xiàn)代檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，避免檔案管理淪為一個(gè)兼職或者閑職。要用專業(yè)人才的專業(yè)素養(yǎng)去激發(fā)和帶動(dòng)檔案管理部門煥發(fā)新面貌，實(shí)現(xiàn)檔案人員工作的最大價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是國(guó)家事業(yè)單位基礎(chǔ)工作中的重要組成部分，實(shí)時(shí)記錄了單位內(nèi)部的發(fā)展成果和人員變動(dòng)，是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的一筆無(wú)形財(cái)富。而做好檔案管理工作，能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和企業(yè)內(nèi)部管理的科學(xué)升級(jí)，必須引起相關(guān)人員的重視。檔案管理千頭萬(wàn)緒，在新的時(shí)代也迎來(lái)了更高的要求和挑戰(zhàn)，所以事業(yè)單位的檔案管理人員也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自己的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，更好地完成自己的工作。