烏蘭格日勒

（紅山區(qū)民族少兒圖書館，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著當(dāng)前事業(yè)單位管理體系的不斷改革和優(yōu)化，人力資源部越來(lái)越重視人事檔案的管理。通過(guò)在實(shí)際工作過(guò)程中，也著重于記錄個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷和特定的業(yè)務(wù)績(jī)效。由于個(gè)人是構(gòu)成整個(gè)檔案的記錄單位，因此事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理非常重要，應(yīng)當(dāng)不斷提高人事檔案管理的水平。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義分析

1）標(biāo)準(zhǔn)化管理有助于提高檔案管理效率。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，部分事業(yè)單位一級(jí)用人制度的改革也在發(fā)生變化，事業(yè)單位用工也在采用合同制來(lái)吸引優(yōu)秀人才。在事業(yè)單位的長(zhǎng)期運(yùn)作中，建立規(guī)范高效的人才檔案管理機(jī)制對(duì)單位發(fā)展起到了十分重要，因?yàn)楫?dāng)前社會(huì)存在大量的人力流動(dòng)現(xiàn)象，人事檔案數(shù)據(jù)是事業(yè)單位掌握人才狀況、人才轉(zhuǎn)移、促進(jìn)人才晉升的主要依據(jù)。人事檔案規(guī)范化管理可以有效提高人事檔案利用率，并且及時(shí)識(shí)別必要的人事資料，事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理可以確保人事檔案的可靠性和準(zhǔn)確性。根據(jù)咨詢過(guò)程，能夠迅速找到相關(guān)信息，縮短審查時(shí)間，提高審查效率，節(jié)省大量人力物力財(cái)力，并使事業(yè)單位的工作順利進(jìn)行。2）人事檔案的規(guī)范管理可以反映事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。人事檔案記錄了組織的整體人員的具體數(shù)據(jù)，能夠按時(shí)期檢查組織的人事?tīng)顩r，并反映當(dāng)時(shí)組織的發(fā)展?fàn)顩r。事業(yè)單位的發(fā)展由小到大、由弱到強(qiáng)，人力資源的流動(dòng)和規(guī)模將隨著事業(yè)單位的發(fā)展和壯大而不斷擴(kuò)大，可以反映出整體事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。由此可見(jiàn)，人事檔案的規(guī)范管理在培養(yǎng)事業(yè)單位的人力資源和選擇與事業(yè)單位發(fā)展相匹配的人才方面具有重要的意義，這可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供全方面的人才基礎(chǔ)。3）人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化有助于優(yōu)化人才選拔機(jī)制并吸引人才。首先，人事檔案中包含有關(guān)每個(gè)員工的就業(yè)發(fā)展、晉升和退休的基本信息，這對(duì)于機(jī)構(gòu)人員的選拔具有重要意義。人事檔案記錄使事業(yè)單位可以找到所需的人才類型，因此在招聘新人才的過(guò)程中，事業(yè)單位將根據(jù)這些要求進(jìn)行招聘以幫助吸納人才。其次，通過(guò)人事檔案，事業(yè)單位可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人才的不足和問(wèn)題，根據(jù)這些問(wèn)題進(jìn)行集中教育，提高事業(yè)單位內(nèi)部人員的整體素質(zhì)，最后，事業(yè)單位也可以根據(jù)人事檔案記錄進(jìn)行人事和績(jī)效監(jiān)控，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提升優(yōu)秀和鼓勵(lì)人才，對(duì)績(jī)效低下和綜合技能不足的人進(jìn)行再培訓(xùn)，對(duì)不思進(jìn)取并且對(duì)事業(yè)單位員工的整體工作效率和綜合素質(zhì)產(chǎn)生不利影響的人予以開(kāi)除。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)人事檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)。當(dāng)前部分人事檔案管理員對(duì)于自身的工作任務(wù)認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致在某種程度上削弱了管理事業(yè)人事檔案的重要性，這就使得人事檔案管理變得相對(duì)被動(dòng)，無(wú)法有效地發(fā)揮人事檔案管理的作用和價(jià)值。2）后臺(tái)管理方式不夠創(chuàng)新，管理水平低。當(dāng)前，由于管理方法相對(duì)落后，管理水平低，事業(yè)單位的人事檔案管理素養(yǎng)不足。同時(shí)，在人事檔案管理方面，一些員工沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，再加上員工的流動(dòng)性比較高，在一定程度上降低了人事檔案管理的效率和效率，使得人事檔案管理未得到有效改進(jìn)。3）缺乏信息化的科學(xué)管理。在信息化快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理也逐漸應(yīng)用了管理信息系統(tǒng)，并且計(jì)算機(jī)水平得到了全面提高，進(jìn)入到了各行各業(yè)當(dāng)中。然而，在當(dāng)前的事業(yè)單位的人事檔案管理中，大多數(shù)事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，大大降低了人事檔案管理的效率，阻礙了其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。4）檔案的內(nèi)容不夠具體。傳統(tǒng)的基于紙張的檔案管理格式極大地降低了檔案管理任務(wù)的效率，并且使用傳統(tǒng)的基于紙張的檔案管理的某些內(nèi)容顯示無(wú)法改變，只能反映相對(duì)較少的實(shí)際信息，無(wú)法為以后的工作提供更準(zhǔn)確和豐富的信息，同時(shí)在某種程度上降低了檔案信息的真實(shí)性。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的有效策略

1）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。與事業(yè)單位有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要更加重視人事檔案的管理，將其納入日常工作，組建專門的管理部門和管理團(tuán)隊(duì)，組建人事檔案管理小組，進(jìn)行人事檔案的日常管理。它為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者充分發(fā)揮其作用和價(jià)值并適當(dāng)管理人事檔案管理提供了有效的指導(dǎo)。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須要及時(shí)進(jìn)行解決。除此之外在人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化上有待進(jìn)一步提高，并且不斷提升人事檔案管理的效率，改善當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理工作的質(zhì)量。2）改進(jìn)檔案管理設(shè)備基本配置和后期維護(hù)。加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)新的人事檔案管理設(shè)備和設(shè)施，進(jìn)一步創(chuàng)新人事檔案管理方法，才能夠不斷提高管理水平。同時(shí)，有必要改善檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施，按照有關(guān)建筑標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)更好的閱覽室，確保良好的采光、通風(fēng)等性能，并做好防潮工作，提高管理任務(wù)的防盜安全性，另外，為了使員工檔案管理順利進(jìn)行，有必要定期進(jìn)行良好的后期維護(hù)，并為后期維護(hù)提供足夠的財(cái)務(wù)支持。3）基于信息的人員檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，Internet已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，事業(yè)單位中的人事檔案管理也朝著信息方向發(fā)展。由于管理的重要需要，事業(yè)單位必須不斷改進(jìn)基于信息的人事檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)收集，可以將相關(guān)人事檔案信息進(jìn)行歸納和智能化整理。在存儲(chǔ)上應(yīng)該徹底改變傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體的管理形式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的集中管理。同時(shí)，通過(guò)信息系統(tǒng)的建立和管理，可以使檔案的傳輸和查詢操作更加方便快捷，并且可以提高檔案的更新速度。另外，通過(guò)基于信息的人事檔案管理系統(tǒng)，有必要徹底防止人為篡改和交換現(xiàn)象，進(jìn)一步提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，以建立完整的基于信息的人事檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了人事檔案管理水平。4）加強(qiáng)人才培訓(xùn)，組建優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。高層次的檔案管理人才可以組成一支優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)，進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，因此，人事單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視專業(yè)能力和對(duì)專業(yè)人員的培訓(xùn)。制定員工檔案管理的制度要求，并為員工提供有針對(duì)性地培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高他們的工作技能和工作水平，同時(shí)幫助員工創(chuàng)新和維護(hù)工作理念。這樣，人員檔案管理可以更加標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)地完成。5）提高人事檔案信息管理的安全性。檔案管理的重要核心是確保事件檔案的機(jī)密性和安全性。因此，需要提高人事檔案管理的安全性，建立人事檔案信息管理的制度，進(jìn)一步健全法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，并不斷完善信息安全保障體系，建立個(gè)人檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，規(guī)范借用機(jī)制，確保檔案信息存儲(chǔ)和使用的安全性。其次，確保員工的安全操作，加強(qiáng)對(duì)人員檔案信息管理人員的安全培訓(xùn)和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)信息安全意識(shí)和安全使用技能。最后，還需要保障在存儲(chǔ)方面是安全的，數(shù)字檔案的存儲(chǔ)和檔案使用必須在物理上盡可能分開(kāi)。6）加強(qiáng)電子人員檔案管理和檔案管理內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常存在一系列問(wèn)題，增加了人事檔案管理的難度，因此有必要加強(qiáng)電子人事檔案的管理，豐富人事檔案管理的內(nèi)容，以通過(guò)對(duì)個(gè)人檔案的全面了解。通過(guò)加強(qiáng)電子人員檔案管理，不僅提高了檔案數(shù)據(jù)的查詢效率，而且還保證了檔案信息的全面性，可靠性和豐富性，實(shí)現(xiàn)了真正的現(xiàn)代化檔案管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理水平直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展，所以事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理，重視人事檔案的管理和發(fā)展，不斷提高人事檔案管理水平。