趙雪菲

（長(zhǎng)春市人民醫(yī)院，吉林 長(zhǎng)春 130051）

1 前言

時(shí)代的發(fā)展，使得各行各業(yè)都呈現(xiàn)出改革趨勢(shì)。在這些行業(yè)當(dāng)中，尤以綜合性公立醫(yī)院這種服務(wù)型機(jī)構(gòu)的改革最讓人關(guān)注。醫(yī)院人事文件中包含更多內(nèi)容，在其進(jìn)行使用的過(guò)程中價(jià)值逐漸增加。顯著地、進(jìn)一步完善公立醫(yī)院人事檔案管理工作是必不可少的。只有這樣才能更好地響應(yīng)公立醫(yī)院全面改革，做好檔案管理工作，加快綜合性公立醫(yī)院的發(fā)展。

2 綜合性公立醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

綜合公立醫(yī)院人事管理檔案中的缺陷應(yīng)該從以下四個(gè)方面進(jìn)行分析：

第一是缺乏安全性的組織和管理系統(tǒng)。綜合性醫(yī)院人事檔案類(lèi)型很多，涉及的內(nèi)容范圍很廣。如果沒(méi)有完善的組織結(jié)構(gòu)和專(zhuān)門(mén)的管理人員，想要確保文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理是不可能的。但是就實(shí)際情況而言，醫(yī)院內(nèi)部的一些科室對(duì)已形成的需要?dú)w檔的材料，由于針對(duì)此工作不夠重視導(dǎo)致交接不夠及時(shí)，對(duì)于檔案收集歸檔造成一定阻礙。

第二個(gè)是文件管理人員能力參差不齊。綜合性公立醫(yī)院的一部分檔案管理人員能力相對(duì)欠缺，大多數(shù)文件管理者不具備專(zhuān)業(yè)水平，一般也沒(méi)有系統(tǒng)化的培訓(xùn)。專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)缺陷直接導(dǎo)致文件管理不足的問(wèn)題。

第三是文件使用率相對(duì)較低。公立醫(yī)院的科室具有復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，文件的收集、分類(lèi)和歸檔也更加復(fù)雜。從實(shí)際情況來(lái)看，在一些綜合性公立醫(yī)院中的文件管理中，通常有程序文件、高級(jí)文件、員工文件和財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件、醫(yī)學(xué)倫理等不同的檔案，而這些檔案的管理都是集中在各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人的手中。這些行政部門(mén)顯然沒(méi)有文件管理?xiàng)l件。

第四是缺乏管理體系。綜合性公立醫(yī)院檔案十分復(fù)雜，如果沒(méi)有完整的系統(tǒng)保證，則其文件管理效率將受到極大影響。當(dāng)前存在較大的問(wèn)題就是系統(tǒng)不完整影響方案的管理，無(wú)法及時(shí)有效地歸檔、收集、分類(lèi)、保存和查看文件。

3 綜合性公立醫(yī)院人事檔案管理的措施

3.1 組織改進(jìn)

實(shí)現(xiàn)全面的公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化，必須完善檔案的管理。院內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須高度重視行政工作，不斷改善組織結(jié)構(gòu)，開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的管理人員，從而改進(jìn)管理機(jī)制，進(jìn)一步改善文件管理效力。其主要可以從以下幾個(gè)方面做起：首先，加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。工作管理進(jìn)行的程度與管理者有著十分重要的影響。畢竟，只有高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案管理的重要性，才可以使得醫(yī)院檔案位置更加合理化，確保文件管理的工作的順利進(jìn)行。另一方面，必須配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，進(jìn)而提高文件管理質(zhì)量。例如，招聘專(zhuān)業(yè)經(jīng)理來(lái)對(duì)建立文件管理部門(mén)，以及聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。簡(jiǎn)而言之，綜合性公立醫(yī)院文件管理應(yīng)集成到醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，將文件管理工作進(jìn)行單獨(dú)管理，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)小組和業(yè)務(wù)班子來(lái)提高綜合公立醫(yī)院檔案管理的效率，為人事檔案的管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

3.2 搞好設(shè)施現(xiàn)代化，招募工作人員

鑒于當(dāng)前公立醫(yī)院的綜合基礎(chǔ)設(shè)施缺陷可能來(lái)自建筑、管理人員等。必須針對(duì)兩者存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，其主要可以分為以下幾個(gè)部分。首先，必須保證有足夠的資金，進(jìn)而改進(jìn)了硬件結(jié)構(gòu)。現(xiàn)場(chǎng)文件管理工作中對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)要求比較高。因此，公立醫(yī)院應(yīng)增加檔案管理專(zhuān)業(yè)設(shè)備投資費(fèi)用以確保文件管理工作正常開(kāi)展。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新硬件設(shè)施，購(gòu)買(mǎi)耐熱、防蟲(chóng)和防潮等硬件設(shè)施，對(duì)檔案信息進(jìn)行更好的管理。尤其注意在信息時(shí)代，需要緊跟時(shí)代的腳步，采購(gòu)信息管理系統(tǒng)和設(shè)施都需要緊隨時(shí)代發(fā)展的需要，從而得到進(jìn)一步的改善，促進(jìn)綜合性公立醫(yī)院的醫(yī)療改革。其次，綜合性公立醫(yī)院也應(yīng)增加人才數(shù)量培養(yǎng)和加強(qiáng)醫(yī)療事務(wù)和優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，確保檔案的質(zhì)量得到管理。在這方面，可以成立綜合性公立醫(yī)院檔案保管員培訓(xùn)，并將其已包括在醫(yī)院的人才培訓(xùn)計(jì)劃中，不斷提高文件管理人員素質(zhì)。同時(shí)處理文件的時(shí)候，需要進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理，檔案的信息學(xué)構(gòu)建政策制定等作為培訓(xùn)和再教育的內(nèi)容，是有效提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的重要手段。一般來(lái)說(shuō)，完善硬件建設(shè)設(shè)施，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理人才是完善公立醫(yī)院綜合檔案，提高管理效率的關(guān)鍵。

3.3 改善檔案的使用率

文件管理的目的是改善檔案利用率，這也充分說(shuō)明了檔案的價(jià)值，檔案的使用有助于發(fā)展醫(yī)院管理。為此，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面做起：首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)?，F(xiàn)在正在開(kāi)發(fā)多通道和多通道文件信息資源，使文件可用于臨床，教學(xué)，科學(xué)研究等；同時(shí)，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行更多的編輯，使得用戶(hù)可以提供多層次，高效的信息使用方式。第二，應(yīng)擴(kuò)大檔案館的使用服務(wù)，例如通過(guò)創(chuàng)建網(wǎng)站，披露文件信息，進(jìn)行講座等方式，使得檔案的潛在價(jià)值被激活。最后，在信息時(shí)代，需要提高管理檔案信息化水平，并簡(jiǎn)化檔案審查過(guò)程，創(chuàng)建數(shù)字建筑管理系統(tǒng)，建立詳細(xì)的數(shù)據(jù)庫(kù)以提高文件使用效率。簡(jiǎn)而言之，醫(yī)院存檔的使用應(yīng)該從醫(yī)院的實(shí)際情況出發(fā)，不斷促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)，使得綜合性綜合醫(yī)院檔案管理的效果不斷提高。

3.4 完善文件管理系統(tǒng)

只有掌握了文件管理系統(tǒng)，才能保證人事檔案的更好管理。管理者可以按規(guī)則行事并真正實(shí)現(xiàn)包容性。公立醫(yī)院文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和程序可以實(shí)現(xiàn)文件管理的全面調(diào)查。因此，長(zhǎng)春人民醫(yī)院人事科應(yīng)該匯總實(shí)際工作中的要求，按照法律法規(guī)和醫(yī)院需求進(jìn)行全面改善，進(jìn)而建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。其主要可以從以下幾個(gè)方面做起：

第一是完善綜合公立醫(yī)院檔案。在管理系統(tǒng)中，必須闡明全面的綜合性公立醫(yī)院檔案管理的目標(biāo)是提高醫(yī)院檔案部門(mén)的效率以及使用價(jià)值。同時(shí)，還應(yīng)該清楚意識(shí)到文件管理的原則：醫(yī)院的檔案管理應(yīng)該參與到黨組織和行政管理部門(mén)的活動(dòng)中，直接形成的文字、圖像表格和視聽(tīng)載體材料是行政檔案。各部門(mén)都要配合檔案管理部門(mén)做好相應(yīng)資料的收集、整理和保存管理文件。第二，完善公立醫(yī)院檔案綜合管理系統(tǒng)，收集，修改，組織和存檔，并開(kāi)展各個(gè)方面的工作，以確保全面的綜合醫(yī)院檔案管理。

4 結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，綜合性公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀還不夠令人滿意，當(dāng)前存在缺點(diǎn)比較明顯。對(duì)此，全面了解綜合性公立醫(yī)院文件管理的流程，進(jìn)而對(duì)其存在問(wèn)題進(jìn)行了解。從而針對(duì)醫(yī)院實(shí)際情況提出相應(yīng)的策略，不斷提高檔案管理過(guò)程中的效率，更好地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。