劉殿強(qiáng) 龐志華

（1.山東省沂水縣縣委機(jī)關(guān)政務(wù)保障中心，山東 臨沂 276400；2.山東省沂水縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 臨沂 276400）

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展背景下，信息化技術(shù)的發(fā)展使得各行各業(yè)中都迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，機(jī)遇伴隨挑戰(zhàn)，這就需要單位中應(yīng)對人才進(jìn)行合理的分配，才能夠保證單位的正常運(yùn)行。這就需要對單位中人事檔案管理工作進(jìn)行重視，其人事檔案管理工作的開展，能夠有效地提升單位中的工作效率，發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值。文中針對人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，同時(shí)提出相關(guān)的解決對策以供參考。

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理方式陳舊落后

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展下，帶動(dòng)了信息技術(shù)的進(jìn)步，使得單位中的人事檔案管理工作也需要引進(jìn)先進(jìn)的管理方式。但是目前單位中的人事檔案管理的管理理念還較為落后，這也導(dǎo)致單位中的管理方式較為落后。其檔案的管理模式還是采用的傳統(tǒng)的管理模式，對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行管理，人事檔案管理的管理人員還是采用人工錄入的方式對資料進(jìn)行管理，其管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)水平較差，這就使得人事檔案的管理效率較差，同時(shí)人工錄入的方式其失誤率也是較高的。

1.2 人事檔案信息管理機(jī)制不完善

事業(yè)單位中人事檔案管理水平的落后，也是由于單位中的檔案信息管理機(jī)制不夠完善導(dǎo)致的[1]。部分單位所在地區(qū)的經(jīng)濟(jì)不夠發(fā)達(dá)，導(dǎo)致其檔案管理工作開展的預(yù)算不足，使得其管理工作在開展中無法引入先進(jìn)信息化管理的軟硬件設(shè)備，計(jì)算機(jī)硬件都無法得到普及，這就導(dǎo)致其檔案信息化管理工作無法正常的開展。由于單位中的預(yù)算不足，其信息化檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)的過程中也受到了相應(yīng)的阻礙，使得其單位局域網(wǎng)建設(shè)也成為一大難題。這就導(dǎo)致單位中的檔案管理工作無法高效開展，使得信息化管理無法實(shí)現(xiàn)全面普及。

1.3 人事檔案信息搜集渠道單一

事業(yè)單位中人事檔案管理工作的開展，最為重要的工作內(nèi)容是對人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集。但是目前我國人事檔案管理工作開展中，對數(shù)據(jù)信息收集的渠道較為單一，導(dǎo)致無法對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集，無法全面地掌握單位中工作人員的狀態(tài)，使其對工作人員的綜合素質(zhì)無法進(jìn)行有效的分析。傳統(tǒng)的檔案管理工作在開展中無法對人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的收集，管理以及整理的效率也是較為低下的，這就導(dǎo)致單位中人事檔案管理水平受限，無法實(shí)現(xiàn)水平的提升。

1.4 原始數(shù)據(jù)填報(bào)準(zhǔn)確性不足

單位中人事檔案管理工作中傳統(tǒng)的管理方式，還是通過人工記錄的方式，對數(shù)據(jù)進(jìn)行填表，但是這種傳統(tǒng)的管理方式一般都缺少相關(guān)數(shù)據(jù)支持，這就導(dǎo)致管理人員在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行填報(bào)時(shí)，具有一定的隨意性[2]。還有部分重要的人事檔案資料，但是由于紙質(zhì)保管，這就導(dǎo)致其資料容易出現(xiàn)丟失等情況，這就導(dǎo)致其重要的資料信息出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象，使得單位中人事檔案管理中部分規(guī)定形同虛設(shè)。

2 提高人事檔案管理水平的對策

2.1 加強(qiáng)信息化人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

若要提升事業(yè)單位中人事檔案管理水平，需要對單位中人事檔案管理理念進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)讓管理人員意識(shí)到人事檔案管理的重要性，使其在管理工作開展中，將人事檔案管理的重要性有效地發(fā)揮出來。這就需要單位應(yīng)現(xiàn)制定完善的管理制度以及管理方案，對檔案的采集、歸納、整理、保管到資料信息更新的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格的進(jìn)行制定，同時(shí)能夠保證檔案管理工作能夠高效的運(yùn)行。同時(shí)其單位還應(yīng)加大資金的支持，應(yīng)在人事檔案管理工作開展中引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，應(yīng)對人事檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)與建設(shè)，提升單位中人事檔案管理的水平。

2.2 完善人事檔案管理模式

在現(xiàn)代社會(huì)的背景下，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作在開展中需要不斷的對其進(jìn)行創(chuàng)新，但是需要單位結(jié)合實(shí)際的發(fā)展情況，對人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，使其改變傳統(tǒng)的檔案管理模式[3]。這就需要單位中人事檔案管理工作應(yīng)設(shè)置單獨(dú)的部門，其管理人員也已需要對人事檔案管理工作進(jìn)行重視，其管理人員在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要在其管理機(jī)制中進(jìn)行開展，保證管理工作的有效落實(shí)。同時(shí)還應(yīng)對人事檔案信息系統(tǒng)中的漏洞進(jìn)行優(yōu)化，保證單位中的人事檔案管理工作正常的開展。

2.3 加快檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與創(chuàng)新

事業(yè)單位中人事檔案管理工作在開展中，需要重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其信息化管理系統(tǒng)能夠有效地提升檔案資料的管理效率，數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)使得管理人員對檔案信息分類整理更為便捷，同時(shí)還能夠?qū)χ匾臋n案資料進(jìn)行加密處理，其數(shù)據(jù)信息庫還能夠有效地對信息進(jìn)行補(bǔ)充，使其單位能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理模式，以此來提升檔案管理的真實(shí)性以及檔案的完整性。同時(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還能夠幫助工作人員更好的查閱資料，使其在提取資料信息時(shí)能夠更加便捷，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)線上閱覽。

2.4 提高人事檔案管理人員工作水平

在人事檔案管理工作開展的過程中，這就需要單位中應(yīng)加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提升管理人員的綜合水平。事業(yè)單位在對檔案管理人員進(jìn)行選擇時(shí)，應(yīng)選擇具有高素質(zhì)的人才，以此來打造高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，更好地推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。同時(shí)內(nèi)部管理人員還應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠高效地開展檔案管理工作，保證檔案管理的水平能夠得到有效地提升[4]。同時(shí)檔案管理工作在開展中，還應(yīng)對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與控制，檔案管理人員還應(yīng)對自身的認(rèn)知進(jìn)行提升，檔案管理人員還應(yīng)重視檔案管理工作開展的重要性。

2.5 優(yōu)化人事檔案管理的工作環(huán)境

事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，其管理工作在開展中需要對高新技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，有效地提升人事檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，大部分事業(yè)單位中檔案管理工作的工作量較大，還有大量的紙質(zhì)版的檔案資料，需要對其檔案資料進(jìn)行有效的提取與保存。針對這種現(xiàn)象，這就需要事業(yè)單位中加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，將紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，這種方式能夠有效地降低檔案管理工作中的工作量，以此來方便檔案管理人員工作的開展。

3 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展下，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作需要進(jìn)行創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式較為復(fù)雜，隨著單位的長久發(fā)展，其檔案資料的數(shù)量也在不斷增加，這就需要采用信息化的管理模式對檔案信息進(jìn)行管理。其信息管理系統(tǒng)的建設(shè)能夠有效地提升檔案管理的工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。