曹 青

（句容市融媒體中心，江蘇 鎮(zhèn)江 212400）

我國(guó)政府對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出了詳細(xì)的要求，需要管理人員做到按照相關(guān)流程管理檔案，提高檔案的安全性、完整性、真實(shí)性和可用性，并且在信息化時(shí)代背景下應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立起相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，為其他部門人員工作過程中進(jìn)行檔案查閱提供基礎(chǔ)。提高檔案的可用性，為其他部門工作提供便利，是檔案管理工作的目的之一，需要檔案管理人員提高重視。

1 機(jī)關(guān)檔案管理策略

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理中已經(jīng)逐漸普及了信息技術(shù)，因此提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的根本問題就是提高檔案管理的信息化水平，完善相關(guān)信息技術(shù)。

1.1 完善檔案管理制度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)政策要求逐漸進(jìn)行了創(chuàng)新與完善，對(duì)此地方機(jī)關(guān)應(yīng)該相應(yīng)作出制度調(diào)整。首先要求檔案管理人員在工作過程中能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)管理制度，各級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，管理人員需要通過工作總結(jié)的形式對(duì)各階段工作情況進(jìn)行匯報(bào)。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理制度中存在的問題并進(jìn)行完善。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該積極提高檔案管理的信息化水平，完善信息化管理制度，確保檔案信息的安全性，提高檔案管理工作的規(guī)范性。

對(duì)于歸檔文件機(jī)關(guān)單位應(yīng)該建立起相應(yīng)的管理制度，通過掃描錄入的形式對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行電子版存檔能夠有效防止檔案的丟失。此外機(jī)關(guān)單位應(yīng)該重視起檔案的保密制度，通過設(shè)置權(quán)限的方式對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行分級(jí)，并且設(shè)置防火墻防止檔案管理系統(tǒng)遭受外部攻擊，保證檔案的保密性和安全性[1]。

1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

當(dāng)前機(jī)關(guān)單位使用的信息化檔案系統(tǒng)通常與實(shí)際檔案管理需求不匹配，功能較為冗雜，一些功能在實(shí)際使用的過程中并不能發(fā)揮作用，檔案的安全性也得不到有效保證。因此在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中需要機(jī)關(guān)單位能夠根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行選擇，采用優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理的效率。

通過數(shù)字化檔案平臺(tái)，要能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的批量處理，并且要能夠?qū)n案進(jìn)行自動(dòng)備份，避免檔案因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)發(fā)生丟失。

1.3 提高檔案查閱服務(wù)水平

數(shù)字化檔案管理平臺(tái)要能做到以檔案的查閱需求為導(dǎo)向，為其他單位部門提供優(yōu)良的服務(wù)，減少檔案查閱流程，提高檔案的利用效率。利用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)需要提高檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)效率，通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱，避免流程的繁瑣。通過建立信息共享平臺(tái)，還能加強(qiáng)檔案管理人員與其他部門人員之間的溝通和交流，檔案管理人員需要在交流的過程中充分掌握其他部門人員檔案查閱的需求，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善。此外可以通過完善信息檢索系統(tǒng)，通過條件組合檢索等功能為檔案借閱人員提供便利。

2 機(jī)關(guān)檔案的利用策略

2.1 檔案利用的主要方式

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案借閱主要提供以下幾種服務(wù)：

1）檔案閱覽。檔案閱覽主要是借閱人員在閱覽室內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行閱讀，這種方式不提供外借服務(wù)，閱后即還，能夠避免紙質(zhì)檔案的丟失，并且提高檔案的利用率。通過這種方式檔案管理人員能夠?qū)n案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)的了解。

2）檔案外借。檔案外借是指一些部門在需要長(zhǎng)期使用檔案時(shí)，通過一些審批流程借閱檔案，在借閱的過程中需要經(jīng)過詳細(xì)的登記，并且具有一定的時(shí)間規(guī)定，需要確保檔案的按時(shí)歸還。

3）檔案復(fù)制。在一些必要的情況下需要用到檔案的復(fù)印本時(shí)，會(huì)采取復(fù)印、手抄等形式制作檔案副本，當(dāng)前采取數(shù)字復(fù)印技術(shù)創(chuàng)建副本較為普遍，具有快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，能夠保證副本與檔案本身內(nèi)容基本一致。

4）檔案咨詢。在檔案管理工作中，檔案管理人員需要對(duì)其他部門人員的一些問題進(jìn)行解答，為借閱人員提供一些專業(yè)性的回答，使借閱人員對(duì)檔案情況進(jìn)行基本的掌握。

5）印發(fā)檔案目錄。為了提供檔案利用的效率，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理通常工檔案目錄分享的服務(wù)，主要是檔案管理人員將現(xiàn)有檔案類別和信息打印出來，主動(dòng)提供給各部門負(fù)責(zé)人員，對(duì)檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行宣傳，讓其他部門能夠?qū)n案情況與基本了解，能夠?qū)n案運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高檔案的利用率[2]。

在信息化時(shí)代背景下，當(dāng)前檔案利用的方式已經(jīng)與之前有所不同，通過數(shù)字化檔案存儲(chǔ)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程自動(dòng)借閱，不過傳統(tǒng)的檔案利用方式依舊占據(jù)著較大的比重，需要檔案管理人員在原本檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新。

2.2 檔案利用憑證原則

我國(guó)政府對(duì)檔案的利用進(jìn)行了明確的規(guī)定，在檔案借閱的程序和審批上都有著相關(guān)的管理要求，需要檔案管理人員在利用檔案的過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)范。首先在檔案利用中需要根據(jù)檔案的類型和人員的職位制定具體的分級(jí)制度，對(duì)檔案進(jìn)行劃分，明確檔案借閱的對(duì)象，對(duì)檔案利用方式進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。其次在檔案利用的過程中需要根據(jù)憑證來進(jìn)行，檔案借閱應(yīng)該嚴(yán)格遵循流程規(guī)范。在檔案歸還的過程中應(yīng)該做好信息的記錄，確保歸還檔案的完整性，按照要求執(zhí)行相應(yīng)的注銷手續(xù)。最后在檔案進(jìn)行借閱的過程中，需要對(duì)歸還時(shí)間進(jìn)行要求，確保檔案在固定時(shí)間內(nèi)歸還，并且需要明確檔案利用的方式和目的。

2.3 檔案利用審批原則

在進(jìn)行檔案利用前需要對(duì)權(quán)限進(jìn)行審批，權(quán)限審批的判斷方式主要以檔案的內(nèi)容為根據(jù)，通過對(duì)檔案機(jī)密程度的判斷，確定權(quán)限審批是否能通過。在檔案對(duì)內(nèi)借閱的過程中，需要盡量減少審批流程，提高部門人員的權(quán)限等級(jí)，為部門工作提供便利。在對(duì)外借閱時(shí)需要嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)范，進(jìn)行資格審批時(shí)首先要經(jīng)過負(fù)責(zé)人的同意，并且進(jìn)行上報(bào)請(qǐng)示，確保流程全部符合規(guī)范后可以進(jìn)行審批。

在檔案審批的過程中需要明確檔案利用的目的，對(duì)檔案利用的方式進(jìn)行記錄，在檔案歸還后需要借閱人員進(jìn)行反饋，使檔案管理人員能夠了解到檔案利用的成效。在對(duì)檔案利用進(jìn)行詳細(xì)信息記錄時(shí)，需要將記錄的信息制作成表格并進(jìn)行存檔，為之后的查閱提供便利[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作需要在原本制度基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，保留原本制度中具有優(yōu)勢(shì)的部分，提高檔案管理的信息化水平，通過建立數(shù)字化檔案資源庫(kù)，減少檔案查閱的流程，為其他部門查閱利用檔案提供便利的服務(wù)，此外檔案利用必須遵守國(guó)家管理規(guī)范，提高檔案管理的安全性。