陳光偉

（福建省寧德市醫(yī)療保障基金中心，福建 寧德 352100）

就目前情況而言，很多事業(yè)單位都在檔案管理工作中出現(xiàn)混亂化、保密差、不及時(shí)等問題。做好檔案管理工作不僅能夠促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展，還能夠提高我國(guó)社會(huì)居民對(duì)國(guó)家及社會(huì)滿意度，進(jìn)而提升現(xiàn)代社會(huì)居民的幸福感，因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作尤為重要。

1 事業(yè)單位檔案管理工作基本情況

就目前情況而言，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還是以收發(fā)文件、撰寫稿件、存儲(chǔ)文件、業(yè)務(wù)檔案管理為主，工作內(nèi)容主要包括接受上級(jí)下發(fā)的紅頭文件與普通文件，并根據(jù)要求送達(dá)至各部門，同時(shí)需要對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類，包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案及人事檔案等。總體而言，事業(yè)單位檔案管理工作過程主要是業(yè)務(wù)檔案分類、整理、存檔，現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的存檔還是以紙質(zhì)版為主，電子版為輔。隨著我國(guó)信息化社會(huì)的建設(shè)進(jìn)程不斷加快，信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，然而，就目前情況而言，國(guó)內(nèi)只有較少部分的事業(yè)單位建立了電子存檔，但由于技術(shù)水平較為落后，對(duì)其操作流程也不是很了解，導(dǎo)致電子存檔的文件不存在掃描分類，致使后期的檔案管理工作難以開展。同時(shí)，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員還肩負(fù)著總務(wù)后勤工作，劃分了檔案管理工作人員的勞動(dòng)力，致使檔案管理混亂，同時(shí)保密工作做的不到位，這導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理水平無(wú)法得到提升。

2 提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的策略

1）升級(jí)流程。改革現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理工作流程，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的流程性，從基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作流程做好規(guī)劃，從而提升檔案管理工作的時(shí)效性。首先，在收發(fā)文件方面。在接收文件時(shí)，首先需要將文件上報(bào)給辦公室主任，待主任審閱簽字后才可進(jìn)行文件的接收，接收文件后，需要將文件進(jìn)行分類，確定好文件類別后，將文件上報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)，待分管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后才可將文件上報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終的審閱與簽字，待主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字之后，需要將文件存檔，并需要在文件上標(biāo)注出接收人及接受時(shí)間，并做好收文拆封登記工作，從而確保文件存檔不會(huì)出錯(cuò)。其次，在發(fā)送文件時(shí)，需要做好標(biāo)注，包括發(fā)放的部門、人員時(shí)間等，并定期收回，同時(shí)需要對(duì)收回的文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，保證文件字跡規(guī)范。其次，在撰寫稿件方面。在撰寫初稿時(shí)，需要檢查語(yǔ)句是否通順，是否存在錯(cuò)別字，同時(shí)檢查撰寫的稿件是否符合規(guī)定的內(nèi)容要求，待自己檢查過后，將完成的初稿交予辦公室主任，讓辦公室主任完成初稿的審核與修改工作，待辦公室主任審查合格之后，將稿件上報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后，將合格的稿件進(jìn)行打印、裝訂（重要文件加蓋公章），并將稿件復(fù)印一份做好存檔工作，在存檔前做好分類，并在稿件上標(biāo)注使用用途（計(jì)劃書、領(lǐng)導(dǎo)講話、通知等）、完成時(shí)間、完成地點(diǎn)、參與人員等，若后續(xù)原稿件丟失也可及時(shí)找到復(fù)印稿件，避免耽誤事業(yè)單位的正常工作。最后，在業(yè)務(wù)檔案方面。就目前情況而言，由于事業(yè)單位往往需要面臨員工的晉升、離職和入職，而這就要求在業(yè)務(wù)檔案的管理中，需要不斷的更新人事檔案，同時(shí)，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，人事檔案流轉(zhuǎn)速度較快，利用率較高，這就導(dǎo)致人事檔案的管理工作難度較大，而人事檔案由于人民群眾在辦理就業(yè)退休等相關(guān)業(yè)務(wù)中都需要用到的，其利用率高，常存在丟失的現(xiàn)象，致使事業(yè)單位人事檔案的管理工作較為困難?；诖?，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)針對(duì)人事檔案建立專門的檔案查詢系統(tǒng)，將人事檔案錄入系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)為了避免人事檔案的信息泄露，需要聘請(qǐng)專門的計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才負(fù)責(zé)信息化人事檔案的管理工作。同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)版的人事檔案，事業(yè)單位需要建立單獨(dú)的人事檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的移交工作，從而才能夠避免在人事檔案管理工作中出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

2）提高安全性。事業(yè)單位檔案管理工作中對(duì)文件的安全性管理是一項(xiàng)非常重要的工作，因此，提高檔案管理工作的安全性也是事業(yè)單位首先要考慮的問題。就目前情況而言，事業(yè)單位需要在兩個(gè)方面提高安全性，一是在人員保密方面，二是在存儲(chǔ)媒介方面。首先，在人員保密方面來(lái)看。人員保密主要是指檔案管理工作人員對(duì)文件的保密工作，不可向第三方透露文件內(nèi)容，因此，在檔案管理工作人員入職前，都需要簽訂保密協(xié)議，要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照保密協(xié)議內(nèi)的規(guī)定進(jìn)行保密工作。同時(shí)，建立保密離職后脫密制度，確保檔案管理工作人員在離職之后不會(huì)像第三方泄露文件內(nèi)容。同時(shí)，事業(yè)單位聘請(qǐng)的檔案管理工作人員需要是中文專業(yè)、檔案學(xué)專業(yè)或計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，學(xué)歷要求為中專及以上學(xué)歷，從而確保檔案管理員工隊(duì)伍的整體文化素質(zhì)水平。其次，從存儲(chǔ)媒介方面來(lái)看。通常情況下，事業(yè)單位的檔案室一般設(shè)置在二樓或以上的樓層，且需要做好防火、防潮、通風(fēng)處理，避免檔案室中文件出現(xiàn)損壞，同時(shí)設(shè)置好防盜門，將檔案室門窗加固，避免檔案室內(nèi)文件泄露。

3）加強(qiáng)便捷性。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的便捷性能夠在一定程度上提高檔案管理工作效率，提高檔案管理工作的時(shí)效性。因此，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)事業(yè)單位需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的新需求。一方面，事業(yè)單位需要引進(jìn)先進(jìn)的辦公軟件，軟件需要覆蓋全面的文件分類信息，只有如此，檔案管理工作人員才能夠?qū)⑽募珠T別類的錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并且在今后檔案調(diào)取工作中，可以通過目錄信息直接找尋到文件，從而使得檔案管理工作更加便捷。另一方面，事業(yè)單位需要實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，這樣一來(lái)，外地出差辦公的檔案管理員可以利用互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保證管理員即使是在異地也可以第一時(shí)間查詢到檔案信息。然而，由于網(wǎng)絡(luò)存在較大的危險(xiǎn)性，檔案網(wǎng)絡(luò)很有可能被入侵，因此，若想做好檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，就必須擁有計(jì)算機(jī)能力較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)管理員來(lái)保護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)的安全，確保系統(tǒng)不會(huì)被入侵。由此可見，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是一把雙刃劍，而只有擁有完善的計(jì)算機(jī)節(jié)能才能保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全。

4）定期舉行培訓(xùn)。定期為檔案管理工作人員舉辦基礎(chǔ)理論知識(shí)培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)及服務(wù)模式培訓(xùn)是提高事業(yè)單位檔案管理工作水平的重要手段。首先，加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，促使檔案管理工作人員適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高檔案管理工作的效率。其次，需要針對(duì)培訓(xùn)制定相應(yīng)的考核制度，在每次培訓(xùn)后，都需要對(duì)參加培訓(xùn)的工作人員進(jìn)行考核，考核內(nèi)容主要包括檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力考核、工作效率考核及培訓(xùn)內(nèi)容考核，從而促使檔案管理工作人員能夠不斷的進(jìn)行自我提升，進(jìn)而促使事業(yè)單位的檔案管理工作水平得以提升，只有如此，才能夠保證我國(guó)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作中，需要融合信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等高新技術(shù)，升級(jí)檔案管理工作流程，增強(qiáng)檔案管理工作的安全性，并定期為檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。