黃海金

（海南省?？谑屑膊☆A防控制中心，海南 ?？?571100）

疾控檔案是疾控中心在社會活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，也是疾控中心在實踐活動中的真實記錄，具有不可替代的重要地位和歷史作用。檔案中有各種疾病的病因和特征等重要信息，可以為我國的疾病防控提供相關的詳細數(shù)據(jù)，使得疾病防控工作順利進行。在檔案管理中運用信息化技術，有助于對疾病信息進行查詢和更新等操作，極大地提高了檔案管理效率。本文就做好疾控中心檔案管理工作淺談一些對策。

1 重要意義

1）疾控中心工作的重要基石。疾控中心檔案信息是疾控中心整體工作的重要基石，因此，強化檔案信息管理工作質(zhì)量，能夠很大程度上保證疾控中心整體工作的正常運轉(zhuǎn)，高效、科學的檔案管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質(zhì)量。

2）疾控中心工作的重要組成部分。疾控中心檔案管理工作作為其整體管理工作的重要組成部分，是推動工作水平不斷提升的重要力量。如今，我國各疾控中心都相繼成立較大型的檔案管理信息部門，足可見加強疾控中心檔案管理工作對于提升其整體管理水平的重要性。

3）發(fā)揮檔案信息的現(xiàn)實價值。各類疾病的檔案信息對疾控中心來說是非常重要的，所以必須提升其信息管理質(zhì)量，才能確保各類檔案信息的完整性和安全性，發(fā)揮這些檔案信息的現(xiàn)實價值。因此，進一步加強疾控中心檔案管理工作是非常重要的。

2 現(xiàn)狀及不足

1）觀念落后。由于醫(yī)療水平在不斷提高，人們對各種疾病的了解程度逐漸加深，以往的疾控檔案也就會出現(xiàn)一些信息有誤和信息不全面的情況，需要不斷對其更新改正，以保證存放的檔案信息準確全面。在聘請檔案管理人員時，不太重視疾控專業(yè)以及數(shù)據(jù)管理的知覺得從事檔案管理工作，認為檔案管理不需要其他專業(yè)知識，而且在相關工作人員入職后也沒有專業(yè)的培訓。

2）查找效率低。目前大部分疾控中心存檔的信息只是簡單的記錄下來，由于存放的是紙質(zhì)檔案，在查找某些信息時，無法高效進行查找，只能通過檔案所分類別來查找，查找效率較低，紙質(zhì)檔案不方便修改，這就導致檔案的后期完善更改工作難度較大。大部分疾控中心并不會對已有檔案繼續(xù)完善，而已有的檔案信息可能還存在著一些不足甚至錯誤，直接導致存放的檔案信息質(zhì)量較低。

3 疾控中心檔案管理的主要策略

1）領導重視。領導要從思想和做法上重視檔案管理工作，要采取多種形式加強檔案管理的重要性與必要性的宣傳與講座，不斷提高工作人員的認識，形成共識。信息化是每個行業(yè)的必然趨勢，檔案的數(shù)字化、信息化才能適應新形勢下疾控工作發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)時代，一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物都將被視為檔案。加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理和維護，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效，使用硬盤備份、異地備份、容災備份等多種安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。疾控中心要使用統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)來管理各門類疾控檔案，各層面的檔案資料形成的數(shù)據(jù)建立專門的數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)傳輸正常、穩(wěn)定。通過建立疾控檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，提供網(wǎng)上目錄檢索、全文檢索服務，實現(xiàn)一般檔案全文網(wǎng)上查詢，密級檔案目錄上網(wǎng)授權查詢。要繼續(xù)圍繞重點時期、重大事件、重要活動、重要人物，盡可能多的收集與疾控工作有關的、憑證性和保存利用價值資料，利用信息技術，豐富庫藏內(nèi)容，逐步形成檔案載體形態(tài)多樣、各種類別門類齊全的多元化庫藏結(jié)構(gòu)，使疾控檔案更具特色、更為完整、更加豐富。

2）與時俱進。陳舊的檔案管理觀念對檔案的重要性還不夠明確，認為檔案只需要記錄疾病的相關信息，而忽視了檔案的作用。在新時代下，必須改變檔案管理觀念，與時俱進，需要充分認識到檔案管理在疾病預防中的重要作用并對檔案管理予以充分的重視，對信息存檔時需要確保信息準確完整。在聘請檔案管理人員時更應該嚴格把關，聘請一些專業(yè)能力較高的工作人員，保證檔案管理工作能夠高效、高質(zhì)量完成。在檔案管理工作中運用信息化技術，可以加強檔案的管理力度，便于信息的補充、修改和查詢，發(fā)揮檔案信息在疾病防控方面的價值。

3）為疾控信息查詢提供便利。要提高檔案管理質(zhì)量，建立現(xiàn)代化的檔案庫，離不開各種基礎設備的輔助。目前大部分疾控中心的設備建設不足，很多重要設備都沒有配置，例如防火設備及圖片掃描設備等，計算機數(shù)量也較少，已有的設備不能滿足檔案管理的工作需要，使得檔案管理難度較大，工作更為繁瑣。所以，疾控中心應該完善檔案管理相關設備，為檔案管理的順利進行提供客觀條件。紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)字跡模糊或者被損壞的情況，為了更好地記錄疾病信息，還需要運用信息化技術，將紙質(zhì)信息掃描存檔為電子信息，并對其進行自動分類整理，以便于長期保存疾病信息，以及為以后疾病防控工作的信息查詢提供便利。

4）做好收集、整理、歸檔。一是收集工作是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，是起點工作。在此工作中，工作人員要十分注重檔案的完整性、科學性和準確性，確保收集到的資料具有較大的參考價值。凡涉及歸檔文件材料都要按時收集，及時歸檔。檔案人員按照不同門類檔案的收集范圍，做到應收盡收。整理工作是發(fā)揮檔案作用的前提條件之一，是必不可少的條件。按照年度→保管期限分類法進行整理歸檔。二是整理是指疾控中心將零散的和需要進一步條理化的文件材料，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。整理檔案的基本原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的檔案整理基礎，分門別類，便于保管和利用。三是歸檔工作即按照一定的歸檔順序，將檔案入庫進行保存，在此工作中，工作人員之間要做到分工明確，責任到人，防止檔案損壞甚至遺失。

5）為疾控工作提供參考、服務。檔案利用已經(jīng)從冷門逐漸成為現(xiàn)代化建設不可或缺的力量。根據(jù)工作的特點立足本職，積極探索，研究更加切實可行的檔案管理工作新經(jīng)驗和新方法，主動提供有用的信息和資料，實現(xiàn)檔案資源的最大限度開發(fā)利用。疾控檔案信息的開發(fā)和利用，是檔案管理工作的目標和理想愿景，將原始的檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化管理，便于查詢檢索，實現(xiàn)檔案資源安全共享。加強對疾控檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，不斷挖掘檔案的價值，積極提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，努力把檔案庫變成思想庫，更好地為領導決策和疾控工作提供參考、服務。

4 結(jié)語

加強疾控檔案管理工作，意義深遠而重大，勢在必行。找準載體，規(guī)范整理，集中統(tǒng)一，扎實有效，深入推進，全面做好疾控檔案管理工作，才能充分發(fā)揮檔案部門的職能作用，為政府提供決策、管理依據(jù)，才能實現(xiàn)疾控檔案建設的目標，開啟疾控新征程。因此，檔案管理工作的重要性是不可忽視的，然而目前大部分疾控中心還沒有充分認識到檔案管理對后期疾病預防的重要性。通過建立電子檔案庫，可以對信息進行更準確地分類歸檔，而且通過關鍵詞檢索查詢信息，降低了信息查詢難度，從而促進其在疾病預防中的作用。