王藝波

（湖北省房縣公共資源交易中心，湖北 十堰 442100）

檔案作為事業(yè)單位珍貴的信息資源，也是事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄與基礎(chǔ)性工作，屬于無形資產(chǎn)，在保障事業(yè)單位正常運(yùn)行中發(fā)揮著重要作用。它能夠從歷史的線條中找到本單位發(fā)展壯大的歷程；能夠釋放單位內(nèi)部的蘊(yùn)藏的深層次的正能量。特別是伴隨著社會的不斷發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求。但是因?yàn)楦鞣N因素，事業(yè)單位檔案管理還存在一些問題，因此積極探討優(yōu)化措施具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案管理的特征

相比于機(jī)關(guān)和企業(yè)，事業(yè)單位檔案管理主要呈現(xiàn)出以下特征：一是，檔案種類繁多、數(shù)量大，檔案的數(shù)據(jù)與內(nèi)容從基層而來，乃國民生產(chǎn)與生活的重要資料，能夠從整體動態(tài)地反映出社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢；二是，事業(yè)單位的檔案以一手資料為主，內(nèi)容涵蓋了個人、行業(yè)的相關(guān)信息，針對性強(qiáng)、使用頻率高；三是，事業(yè)檔案由于涉及個人、社會乃至國家的重要信息，包含了個人隱私以及國家秘密，從而具備較強(qiáng)的保密性特征[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位檔案管理信息化程度偏低

從整體上看，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的信息化程度還有待提高，而這一問題產(chǎn)生的原因包含：第一，缺乏對檔案管理信息化的深刻認(rèn)知，缺乏對檔案信息化管理的重視程度，依然沿用的是傳統(tǒng)檔案管理的方法；二是，在檔案管理的硬件與軟件上均比較落后，影響了檔案管理的效率與水平；三是，雖然大部分事業(yè)單位為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，積極探尋信息化手段管理檔案，但是實(shí)踐中存在利用率偏低的問題，檔案工作者不能嚴(yán)格執(zhí)行信息化流程錄入和補(bǔ)充檔案信息，致使檔案信息缺失，降低了檔案的質(zhì)量。

2.2 檔案管理機(jī)制不健全

然當(dāng)前很多事業(yè)單位逐漸意識到檔案的重要性，但是關(guān)于單位檔案方面依然缺乏健全的管理制度與規(guī)則：例如：當(dāng)前很少有單位針對檔案管理部門及個人制定相應(yīng)的制度規(guī)定其具體的職責(zé)，也缺乏明確的制度規(guī)定其他部門及員工應(yīng)當(dāng)積極配合檔案管理工作，伴隨著事業(yè)單位檔案收集任務(wù)的不斷增加，因?yàn)闄n案管理制度不完善，引起檔案在收集與整理方面無序，常常發(fā)生重要信息丟失的現(xiàn)象，影響了檔案的完整性，影響了檔案利用價(jià)值的發(fā)揮。

2.3 檔案管理工作人員專業(yè)水平有待提升

從整體上看，事業(yè)單位中從事檔案管理工作的大部分人員并非來源于檔案管理專業(yè)，甚至一些從事檔案管理工作的人員由其他崗位的人員兼職，因?yàn)榫τ邢?，容易發(fā)生檔案歸檔不及時(shí)等問題，再加上事業(yè)單位在招聘檔案管理工作者時(shí)，過于關(guān)注應(yīng)聘者理論知識考核，忽略對其專業(yè)水平的測試，從而影響了檔案管理的質(zhì)量。另外，部分事業(yè)單位存在重視本單位專業(yè)素質(zhì)人才的培養(yǎng)，忽略其他崗位人員培養(yǎng)的問題，不利于檔案管理工作人員專業(yè)技能的提升。

3 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化措施

3.1 積極構(gòu)建檔案管理信息平臺，提升信息化水平

對事業(yè)單位而言，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，必然離不開資金作保障，特別是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，應(yīng)用信息化手段管理檔案已經(jīng)成為社會發(fā)展的一大趨勢，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極探尋互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式，構(gòu)建相應(yīng)的信息平臺。首先，打破傳統(tǒng)地域限制，統(tǒng)一檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)。國家相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該加快步伐實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，并將其在各個事業(yè)單位中進(jìn)行推廣，實(shí)現(xiàn)全國性互聯(lián)網(wǎng)檔案管理各項(xiàng)操作，從而打破傳統(tǒng)檔案管理地域的限制，提升獲取和調(diào)動檔案資料的效率。其次，要注意信息安全防護(hù)。于事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)明白在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理的效率，同時(shí)也增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，一旦系統(tǒng)或者網(wǎng)站遭受攻擊，便容易引起檔案信息數(shù)據(jù)丟失，因此事業(yè)單位必須高度重視檔案的信息安全防護(hù)，通過采取加密等技術(shù)確保檔案信息的安全。最后，提高檔案的利用率。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)借助檔案管理信息平臺強(qiáng)化自身的服務(wù)職能，即在互聯(lián)網(wǎng)的輔助下及時(shí)公開一些可以公開的檔案信息，同時(shí)在平臺上設(shè)置查詢端口，提高檔案的利用率。

3.2 完善檔案管理的機(jī)制

首先應(yīng)該遵循科學(xué)性與和合理性的原則。各個事業(yè)單位在建立檔案相關(guān)制度時(shí)，要結(jié)合各本單位的日常業(yè)務(wù)特征，結(jié)合單位檔案管理現(xiàn)狀，確保檔案管理制度的可行性與科學(xué)性；其次，構(gòu)建的檔案制度應(yīng)當(dāng)簡明且實(shí)用。保證制定出制度的可操作性，避免其淪為空文，將制度的指導(dǎo)作用與規(guī)范作用充分發(fā)揮出來。最后，確保制度的嚴(yán)肅性與約束力。要想將制度的作用充分發(fā)揮出來，那么就應(yīng)當(dāng)保障其具有約束力，無論都單位領(lǐng)導(dǎo)還是員工均能發(fā)揮出約束作用，積極獎勵作出重要貢獻(xiàn)和重大成績的人員，懲罰存在重大過錯的人員，確保制度的落實(shí)，提升制度的執(zhí)行力。

3.3 提升檔案管理人員的專業(yè)水平

首先，以培訓(xùn)為手段提升檔案管理專業(yè)水平。單位應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理部門及工作者進(jìn)行培訓(xùn)教育活動，選拔優(yōu)秀的檔案人員參與，豐富其管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)專業(yè)管理能力的提升。等待這部分人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)結(jié)束后還可以讓其到其他單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，亦或是積極與地方高校溝通聯(lián)系，采取定期授課的辦法來促進(jìn)辦檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)和提高。其次，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才。事業(yè)單位應(yīng)該招聘檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生或者擁有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任檔案管理工作，并通過提高薪資待遇等留住優(yōu)秀的檔案管理人。最后，檔案工作者要自身樹立學(xué)習(xí)意識。檔案管理人員必須要嚴(yán)格根據(jù)事業(yè)單位檔案形成的規(guī)律和實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，要靈活應(yīng)用自身知識技能組織好檔案編研工作，提升辦檔案的開發(fā)利用效率[2]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理與事業(yè)單位的各項(xiàng)管理、事務(wù)、服務(wù)等工作息息相關(guān)，但是由于事業(yè)單位檔案管理的數(shù)量大、內(nèi)容多、工程流程復(fù)雜，因此要想提高檔案管理的水平，還需要結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀，找準(zhǔn)檔案管理存在的不足采取相應(yīng)的措施，從而促使檔案管理朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展，為事業(yè)單位更好地服務(wù)人民群眾打牢基礎(chǔ)。