馮婉瑜

（商丘市蘭鑫檔案技術(shù)服務(wù)有限公司，河南 商丘 476000）

檔案中介服務(wù)機構(gòu)形成于經(jīng)濟社會和檔案事業(yè)發(fā)展過程，利用自身的技術(shù)和人力等資源為社會提供各種有關(guān)于檔案管理工作的服務(wù)的經(jīng)濟實體。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，科技研發(fā)持續(xù)推陳出新，國家出臺多項有關(guān)檔案的辦法、規(guī)定、政策，例如《審計機關(guān)審計檔案管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》以及《企業(yè)文件材料歸檔范圍》等，規(guī)范各類檔案標準，提出更嚴格的檔案管理要求，為檔案中介服務(wù)機構(gòu)的運作和發(fā)展提供支撐，優(yōu)化檔案中介服務(wù)具有重要意義。

1 檔案中介服務(wù)機構(gòu)的業(yè)務(wù)運作要點

檔案中介服務(wù)機構(gòu)的職能和作用體現(xiàn)在各個方面，既能為有檔案需求的企事業(yè)單位提供專業(yè)檔案管理服務(wù)，又能幫助各單位節(jié)省檔案管理成本，提供技術(shù)指導(dǎo)，從而提高檔案工作效率。為了發(fā)揮這些作用，務(wù)必要明確業(yè)務(wù)運作要點，在服務(wù)各單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的同時獲得更多利潤，互利共贏。

1）寄存檔案。在辦理業(yè)務(wù)的過程中，各單位的紙質(zhì)文檔逐漸增多，為了保管這些文檔選擇租賃檔案存儲場地，無論是成本還是效率都不劃算。中介機構(gòu)推出檔案寄存業(yè)務(wù)，利用現(xiàn)有庫房、專業(yè)檔案人員等優(yōu)勢解決各單位存放紙質(zhì)文檔、保管聲像檔案等問題，提高檔案管理效率。

2）整理檔案。整理檔案是中介機構(gòu)最基本的業(yè)務(wù)服務(wù)，因為一些企事業(yè)單位欠缺制度化標準和專業(yè)人力資源，檔案整理比較混亂，降低查詢及利用檔案的效率，中介機構(gòu)的專業(yè)整理業(yè)務(wù)可以為這些單位提供有效的、完整的檔案整理服務(wù)。整理業(yè)務(wù)流程一般是先按照單位管理檔案的現(xiàn)狀制定整理方案，接下來排列卷內(nèi)文件，擬寫案卷的標題和編目、復(fù)查等，之后匯編案卷目錄，嚴格保守檔案安全[1]。

3）提供技術(shù)指導(dǎo)。中介機構(gòu)往往擁有檔案管理軟件和系統(tǒng)開發(fā)能力，例如為各單位提供定制的實體安全管理系統(tǒng)，通過射頻識別定位、感應(yīng)門禁等技術(shù)實時動態(tài)管理單位實體檔案；借助移動設(shè)備和無線通訊技術(shù)，結(jié)合定位技術(shù)與實體檔案，改善檔案的整理、簽收、出入庫、移交、接收和盤點等工作；推出專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)業(yè)務(wù)，包括檢查檔案數(shù)據(jù)庫、遷移及優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)、評估風(fēng)險、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)以及安全應(yīng)急響應(yīng)等，設(shè)計容災(zāi)系統(tǒng)，指導(dǎo)各單位做好檔案數(shù)據(jù)信息備份及故障處理等工作。特別是為其他單位提供檔案數(shù)字化服務(wù)，利用掃描或者成像設(shè)備進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，形成數(shù)字影像資料，錄入檔案管理系統(tǒng)，同時完成著錄，方便后續(xù)的管理、開發(fā)和利用。在數(shù)字化業(yè)務(wù)運作中通常先分類整理檔案，進行檔案的交接和標引著錄、拆分，然后掃描檔案，處理所生成的圖像，檢驗數(shù)字化檔案的質(zhì)量，掛接索引，最后整理檔案，還原案卷，保證數(shù)字化檔案的完整性。

4）銷毀檔案。企事業(yè)單位的辦公文件數(shù)量龐大，銷毀工作不容忽視。因為很多單位銷毀檔案的意識較差，保密意識也相對薄弱，隨意將文件資料賣給廢品回收站，這存在巨大的風(fēng)險。所以銷毀文件需要專業(yè)設(shè)備與人員的支持，中介機構(gòu)推出安全銷毀檔案的業(yè)務(wù)，根據(jù)銷毀涉密文件的流程銷毀各單位的涉密紙質(zhì)文件和硬盤等，保證無法二次利用信息，保護信息安全。

2 檔案中介服務(wù)機構(gòu)的發(fā)展建議

檔案中介服務(wù)機構(gòu)的運作有效緩解檔案管理中普遍存在的技術(shù)缺乏、人力不足等問題，但中介機構(gòu)的發(fā)展暴露出一些問題，主要有內(nèi)部運作不規(guī)范、人員結(jié)構(gòu)不合理、服務(wù)相對落后等，降低檔案中介服務(wù)水平，亟待解決和強化，實現(xiàn)健康快速發(fā)展。

1）改善內(nèi)部運作，增強發(fā)展動力。檔案中介機構(gòu)要注意從內(nèi)部探尋發(fā)展動力，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+和信息化的潮流，促進自身轉(zhuǎn)型升級[2]。第一，打造行業(yè)品牌，向?qū)?、精、特、新的方向不斷發(fā)展，形成獨特的檔案中介服務(wù)品牌；向規(guī)模化、綜合化的方向努力，不斷擴大品牌影響力，實現(xiàn)健康發(fā)展。第二，完善業(yè)務(wù)運作與服務(wù)機制，不僅要積極引入檔案服務(wù)監(jiān)理機制，及時有效地協(xié)調(diào)、控制檔案中介服務(wù)的進度、質(zhì)量和合同支付等，促使雙方順利履約，還要引入檔案中介服務(wù)評價機制，進行第三方檢測與評估，提高合同履行成效。第三，更新產(chǎn)業(yè)發(fā)展模式，抓住電子商務(wù)發(fā)展機遇構(gòu)建檔案中介服務(wù)電子交易平臺，提供檔案產(chǎn)品以及檔案服務(wù)信息發(fā)布、在線的交易與支付、跟蹤評價等業(yè)務(wù)，完善檔案中介服務(wù)供需平臺。

2）完善人員結(jié)構(gòu)，提高服務(wù)質(zhì)量。人才是中介機構(gòu)有序運作、持續(xù)發(fā)展的基本支撐，要積極引進專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案人才，精通檔案業(yè)務(wù)，擁有計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識儲備，能夠操作現(xiàn)代化設(shè)備和信息技術(shù)，例如縮微、光盤刻錄、圖形處理等，充實機構(gòu)檔案人員隊伍。與此同時，建立檔案中介服務(wù)行業(yè)準入門檻，要求從業(yè)人員擁有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)背景，或者接受檔案局、檔案館的專業(yè)培訓(xùn)，合格之后才能上崗；注重組織在職人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，定期培訓(xùn)，了解最新行業(yè)消息，掌握新的技術(shù)與操作方法等，或者聘請檔案專家為內(nèi)部人員提供高層次培訓(xùn)、繼續(xù)教育等，并且為機構(gòu)的服務(wù)與發(fā)展出謀劃策，獲得專業(yè)指導(dǎo)；構(gòu)建專業(yè)檔案人才庫，因為中介機構(gòu)的檔案人員結(jié)構(gòu)相對單一，缺少系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案、法律和計算機等專業(yè)知識的復(fù)合型人才，需要通過專業(yè)人才庫的建立納入各類優(yōu)秀人才，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)遠程答疑，為各單位解決檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作困惑，提供高效率、高質(zhì)量的檔案中介服務(wù)。

3）強調(diào)知識服務(wù)，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。在當(dāng)今時代，檔案中介服務(wù)不應(yīng)局限于檔案內(nèi)容服務(wù)、信息服務(wù)，要積極創(chuàng)新服務(wù)方式，提供知識服務(wù)。所以中介機構(gòu)要建立人才數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、案例數(shù)據(jù)庫，通過專業(yè)指導(dǎo)、實施檔案業(yè)務(wù)項目、介紹以往解決的案例等實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。針對用戶，各單位登陸中介機構(gòu)的網(wǎng)站頁面，可以自助咨詢，選擇符合自身要求的專家團隊或者業(yè)務(wù)項目，難以選擇時可以請求人工幫助，由中介機構(gòu)推薦合適對象。專家團隊根據(jù)用戶需求，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)、決策樹方法等挖掘信息，形成知識產(chǎn)品，幫助用戶解決問題。因而專家團要有可靠的技術(shù)能力、專業(yè)的知識素養(yǎng)、豐富的服務(wù)經(jīng)驗，利用高科技手段解決用戶運營環(huán)節(jié)的檔案管理問題，提出指導(dǎo)意見[3]。另外，構(gòu)建“專家-知識庫”的服務(wù)模式，形成高級的自動化和智能化咨詢?nèi)?，讓用戶和專家可以雙向選擇，即用戶按照自身需要選擇專家團隊，而專家按照自身專業(yè)知識與經(jīng)驗、數(shù)據(jù)庫案例等指導(dǎo)用戶解決問題，合理開發(fā)利用檔案中的顯性知識、隱性知識，提供最優(yōu)解決辦法，提升檔案中介服務(wù)的專業(yè)性。

3 結(jié)語

檔案服務(wù)業(yè)已經(jīng)有多年的發(fā)展，為檔案事業(yè)注入生機與活力，在豐富檔案行業(yè)體系的同時推動檔案管理的改革和優(yōu)化。檔案中介服務(wù)機構(gòu)在實踐中保證業(yè)務(wù)的有效運作，為各單位提供了優(yōu)質(zhì)的檔案基礎(chǔ)工作服務(wù)，同時結(jié)合實際情況增強內(nèi)部發(fā)展動力，大大提高了服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)發(fā)展的創(chuàng)新，今后要繼續(xù)擴大服務(wù)領(lǐng)域、更新服務(wù)手段，更好地滿足檔案服務(wù)需求。