曹榮梅

（常州市中心血站金壇分站，江蘇 常州 213200）

檔案管理在事業(yè)單位中主要是指事業(yè)單位中的檔案管理部門直接對實體檔案和檔案信息實施的管理手段和提供的一系列服務(wù)對策，是整個部門管理中基礎(chǔ)和主要的環(huán)節(jié)之一。檔案管理的過程中包含著統(tǒng)計、收集、整體、鑒定、保管和使用檔案等等工作內(nèi)容，是一項政治性、服務(wù)性和管理性較強(qiáng)的工作內(nèi)容。在檔案管理的過程中應(yīng)緊緊圍繞著事業(yè)單位的實際情況和管理需求規(guī)范和優(yōu)化檔案管理的各項措施，最大程度上提高檔案管理的有效性和管理質(zhì)量水平。

1 當(dāng)前檔案管理中存在的問題分析

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的過程中受到各種因素的影響導(dǎo)致各類問題的出現(xiàn)，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響檔案管理效率和質(zhì)量水平的提高。首先，很多事業(yè)單位未能很好的重視檔案管理工作，缺乏明確的管理意識，多數(shù)人在實際的管理檔案工作中僅將其劃分為保存人事檔案等工作過程，不重視檔案整體的分析處理工作，管理者的管理意識較差，使得檔案管理過程中出現(xiàn)零散、雜亂、孤本或混淆等現(xiàn)象的出現(xiàn)，無法很好的達(dá)到相應(yīng)的管理檔案要求，阻礙著檔案管理的順利進(jìn)步和發(fā)展。第二是專業(yè)人員專業(yè)水平低下，管理檔案者的專業(yè)素養(yǎng)和技能對檔案管理工作的質(zhì)量和有效性有著直接的影響，加上檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對于其專業(yè)技能提出了較高的要求，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員并不是專業(yè)對口的人員，使得檔案管理工作低，影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。第三，是未能結(jié)合時代的發(fā)展步伐更新檔案管理的理念和設(shè)施，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理形式從紙質(zhì)版向著電子版轉(zhuǎn)變，但部分事業(yè)單位管理的過程中依舊沿襲著紙質(zhì)檔案的管理，檔案室狹小潮濕，檔案管理設(shè)施落后，極易導(dǎo)致各類檔案遺失、殘缺、發(fā)霉或被篡改等現(xiàn)象的出現(xiàn)。最后多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理過程中缺乏完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中未能形成系統(tǒng)的管理制度，部分事業(yè)單位雖然具有一定的管理制度，但這些制度的可操作性較弱，無法很好的達(dá)到科學(xué)管理和規(guī)范化管理的目的。因此，在事業(yè)單位檔案管理的過程中有效的規(guī)范化管理措施顯得尤為重要。

2 規(guī)范檔案管理，提高管理水平的具體對策

2.1 完善和健全事業(yè)單位的方案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

在信息化技術(shù)發(fā)展的社會背景下，事業(yè)單位應(yīng)主動與網(wǎng)絡(luò)信息之間構(gòu)建聯(lián)系，檔案管理的過程中首先應(yīng)在信息技術(shù)的社會背景下不斷地對檔案管理的建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行完善與健全，通過情況下，事業(yè)單位應(yīng)通過規(guī)范化及科學(xué)合理的管理方式最大程度上保證事業(yè)單位中各個部門和工作人員都能全身心地投入到檔案資源管理的過程中去，提高規(guī)范化檔案管理的有效性。制度的建設(shè)能更好地讓檔案管理工作有章可循、有法可依，在事業(yè)單位檔案管理的過程中應(yīng)始終堅持制度為準(zhǔn)、責(zé)任落實到個人的規(guī)范化管理理念，強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理意識和積極性，讓他們充分的認(rèn)識到科學(xué)檔案管理開展的重要意義。通過歸檔通報最大程度上增強(qiáng)各個部門的責(zé)任意識，有效地促進(jìn)各部門分管責(zé)任人對于本部門檔案工作的檢查和監(jiān)督管理，通過各項檔案管理工作檢查評比活動最大程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理各項制度和政策的落實和開展，最大程度上強(qiáng)化事業(yè)單位各個部門的工作積極性。

2.2 形成現(xiàn)代化和規(guī)范化的管理思想，加速檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展

檔案管理的過程中應(yīng)始終跟隨現(xiàn)代化的管理目標(biāo)和管理思想對其開展創(chuàng)新和優(yōu)化的規(guī)范化管理措施。在管理檔案時管理思想屬于基礎(chǔ)和重點，應(yīng)不斷的創(chuàng)新現(xiàn)代化的管理思想和理念。在實際工作中管理人員應(yīng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的步伐、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的創(chuàng)新樹立科學(xué)、創(chuàng)新、高效的管理思想，通過先進(jìn)、創(chuàng)新的管理措施最大程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展、高效實施。這就要求事業(yè)單位的檔案管理過程在大數(shù)據(jù)時代背景下，堅持以人為本、創(chuàng)新發(fā)展的理念，通過創(chuàng)新、個性化及人性化的管理方式創(chuàng)新檔案管理人員的信息化技術(shù)操作水平與技能，利用計算機(jī)檔案管理的智能化特點在互聯(lián)網(wǎng)模式下開展開放性的檔案管理，摒棄傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)理念，結(jié)合事業(yè)單位的管理需求、客戶的服務(wù)需求等對管理措施進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，對檔案管理的質(zhì)量和效率進(jìn)行優(yōu)化提升。

2.3 對事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)管理

事業(yè)單位在制定創(chuàng)新和明確的管理制度和管理措施之后應(yīng)通過具體的任務(wù)來落實，只有檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)得到了有效提升，規(guī)范檔案管理工作流程。因此，在檔案管理過程中應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，這就要求事業(yè)單位定期組織檔案管理人員參與單位內(nèi)外組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，促使每一位檔案管理員都能充分的認(rèn)識到自己的工作職責(zé)，并全面整體的把握本部門檔案管理工作的具體情況。此外，還應(yīng)在平時的人員管理中強(qiáng)化其信息技術(shù)素養(yǎng)和技能，要求其能最大程度上掌握電子檔案的管理要素、操作技能和電子檔案管理的注意事項等等。最后，還應(yīng)通過構(gòu)建激勵機(jī)制的手段促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。檢查評比制度應(yīng)始終堅持從事業(yè)單位組織領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)能力和案卷質(zhì)量等層面進(jìn)行量化的考核管理，最大程度上激發(fā)各個立檔部門的工作積極性，且量化指標(biāo)應(yīng)隨著檔案管理工作的要求和發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化調(diào)整，不斷的獎勵、表彰對檔案管理發(fā)展作出貢獻(xiàn)的部門和責(zé)任人，最大程度上激發(fā)單位員工的檔案管理意識和積極性，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作的順利開展。

2.4 對檔案事業(yè)發(fā)展的服務(wù)保障進(jìn)行規(guī)范化管理

檔案部門屬于檔案信息存儲、開發(fā)和利用的服務(wù)中心，在各項管理活動中的作用較為明顯，檔案人應(yīng)始終立足于樹立提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念基礎(chǔ)上不斷對服務(wù)手段和服務(wù)方式進(jìn)行健全和優(yōu)化，開展多種類型的咨詢查詢服務(wù)工作，以此更好的拓展檔案管理工作的全新管理局面。這就要求事業(yè)單位通過強(qiáng)化資金保障、優(yōu)化整理環(huán)節(jié)和規(guī)范歸檔環(huán)節(jié)等優(yōu)化管理措施最大程度上保障檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位各項工作的順利開展與實施。

3 結(jié)語

事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中，應(yīng)不斷對檔案管理中的各項制度、規(guī)范、要求、措施、人員等等方面實施規(guī)范化的管理，通過實施完善和健全事業(yè)單位的方案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)、形成現(xiàn)代化和規(guī)范化的管理理念、對事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)管理及對檔案事業(yè)發(fā)展的服務(wù)保障進(jìn)行規(guī)范化管理等規(guī)范化管理措施強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理效率和質(zhì)量。