趙新倩

（火箭軍士官學(xué)校，山東 青州 262500）

高校檔案作為國(guó)家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，是該校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄，反映著學(xué)校教書(shū)、育人、建設(shè)、發(fā)展等各項(xiàng)事務(wù)，在學(xué)校內(nèi)部管理、對(duì)外宣傳、科學(xué)研究、辦學(xué)水平評(píng)估等工作中發(fā)揮著重要作用。高校檔案門(mén)類(lèi)多、數(shù)量大，要想做好檔案工作，單靠檔案室?guī)酌麑?zhuān)職檔案員的力量是無(wú)法完成的，必須自上而下，建制度、成體系、抓推進(jìn)、促執(zhí)行，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)負(fù)責(zé)，形成檔案管理梯隊(duì)。那么，如何加強(qiáng)高校檔案管理員梯隊(duì)建設(shè)，發(fā)揮檔案管理梯隊(duì)的作用，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、利用便捷、保護(hù)得當(dāng)，是需要思考和解決的問(wèn)題。

1 領(lǐng)導(dǎo)層面重視檔案和檔案工作，形成制度

檔案作為高校發(fā)展的DNA，雖不能帶來(lái)直接效益和成果，不能為個(gè)人發(fā)展添磚加瓦，但它是維護(hù)師生合法權(quán)益、組織科研、編研等工作的必要條件。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案和檔案工作，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)，使檔案工作在全校范圍內(nèi)形成制度、得到認(rèn)可、變成習(xí)慣，群策群力，才能做好檔案工作。

2 建立檔案管理梯次隊(duì)伍，形成工作網(wǎng)

高校就像一個(gè)小社會(huì)，部門(mén)多、機(jī)構(gòu)多、人員多，必須建立檔案管理梯次隊(duì)伍，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，在分管校長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，學(xué)校檔案室為一級(jí)檔案管理部門(mén)，在做好本級(jí)檔案基本工作的同時(shí)，進(jìn)行全校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，各院（系）、教研室分別為二級(jí)和三級(jí)檔案管理部門(mén)，均須設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集本級(jí)產(chǎn)生的檔案和管理工作。三級(jí)檔案管理隊(duì)伍形成工作網(wǎng)絡(luò)，共同發(fā)揮檔案管理員作用。

3 加強(qiáng)檔案宣傳工作，群策群力

檔案的形成與管理不僅僅是檔案管理者的一己之責(zé)，更是全校所有教職員工共同的責(zé)任與義務(wù)。加強(qiáng)檔案工作的宣傳，幫助高校師生掌握必備的檔案法規(guī)和知識(shí)，群策群力開(kāi)展工作，才能將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，才能為檔案的提供利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者注重宣傳檔案的價(jià)值，對(duì)檔案形成者注重宣傳檔案規(guī)章制度、細(xì)則辦法和歸檔范圍，對(duì)檔案利用者注重宣傳他們?cè)跈n案工作方面的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)檔案兼職管理者注重提高責(zé)任意識(shí)，將檔案宣傳融入到日常管理工作中，全員重視、全員皆懂，才能取得事半功倍的效果。

4 加強(qiáng)檔案教育工作，共管共建

在高?；A(chǔ)課程設(shè)置中，增加《檔案法》等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，由學(xué)校檔案室專(zhuān)職檔案員對(duì)廣大師生進(jìn)行授課，以明晰個(gè)人在檔案方面享受的權(quán)利、承擔(dān)的義務(wù)和應(yīng)盡的責(zé)任，人人都做檔案主人翁，學(xué)會(huì)利用檔案、保護(hù)檔案；其次，定期開(kāi)展檔案主題教育：高校檔案館或各檔案部門(mén)加強(qiáng)協(xié)作，按照不同檔案屬類(lèi)，如文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、科技檔案等各種檔案的區(qū)別，為廣大師生講解各類(lèi)檔案存在的地位和意義、發(fā)揮的不同價(jià)值、對(duì)個(gè)人帶來(lái)的直接影響等，從思想上和行動(dòng)上形成共管共建的局面。既提高了檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平，同時(shí)也為其他形成檔案者、或檔案利用者、或未來(lái)可能從事檔案管理者的人員進(jìn)行了知識(shí)普及。

5 定期組織檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)，提高能力

檔案工作看似是一項(xiàng)不起眼的工作，其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)個(gè)人專(zhuān)業(yè)性要求極高，這就要求高校檔案管理者們注重檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高管理能力。首先，學(xué)校檔案室的專(zhuān)職檔案管理員，按照計(jì)劃安排，定期參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、管理方法、創(chuàng)新建設(shè)等方面的培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力；其次，專(zhuān)職檔案管理員要把組織校內(nèi)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)作為年度工作之一，定期開(kāi)展線下授課、或制作微課、或?qū)嵉乜疾熘笇?dǎo)等多樣的培訓(xùn)形式，幫助各級(jí)兼職檔案管理員學(xué)習(xí)檔案前沿理論、豐富檔案基本知識(shí)、理順檔案工作思路，做好基層高校檔案管理工作。

6 強(qiáng)化檔案管理競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣

充分調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案管理員的積極性，形成良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，是做好檔案管理工作不可缺少的方法之一。高校檔案室設(shè)立《檔案管理工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》（下簡(jiǎn)稱(chēng)《評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》），各級(jí)兼職檔案管理員對(duì)照《評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》得分、扣分具體項(xiàng)目進(jìn)行自查自糾，在此基礎(chǔ)上，組織檔案檢查小組進(jìn)行總結(jié)評(píng)比，在全校教學(xué)管理工作會(huì)上進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，并計(jì)入各院（系）、各教研室年度綜合評(píng)比項(xiàng)目之一，以此提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，增強(qiáng)各部門(mén)兼職檔案管理員競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，自覺(jué)做好檔案收集、整理、歸檔、立卷等工作，促進(jìn)全校檔案工作系統(tǒng)高效運(yùn)行。

7 結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)重視與否，是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，只有加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，自上而下群策群力，才能發(fā)揮事半功倍的效果。在此基礎(chǔ)上，注重教學(xué)檔案管理員梯隊(duì)建設(shè)，加大法律法規(guī)宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，大力發(fā)揮檔案管理梯隊(duì)作用，是提高高校檔案工作水平的行之有效的方法。