郭瑞雯

（石家莊住房公積金管理中心，河北 石家莊 050000）

我國在近幾年才開始實施住房公積金制度，但是社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展使住房公積金制度在不斷的完善，因此增加了檔案的數(shù)量。住房公積金檔案是人們在對住房公積金業(yè)務(wù)進行辦理時形成的有較高參考價值的資料，為了能夠順利地開展住房公積金業(yè)務(wù)，并且提高資金的安全性，就應(yīng)該對住房公積金檔案進行嚴(yán)格的管理，更好地為人們提供住房公積金服務(wù)。

1 住房公積金檔案的特點

1）檔案數(shù)量多。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的當(dāng)今社會，住房公積金管理制度開始廣泛的應(yīng)用并實施，并且不斷擴大管理范圍，增加了住房公積金檔案的數(shù)量。到目前為止，不僅需要管理住房公積金的繳存記錄，同時也需要存檔和管理公積金提取業(yè)務(wù)形成的檔案，因此，加大了管理工作的難度。人們需要對住房公積金檔案管理制度進行不斷的創(chuàng)新和完善，才能與新的社會發(fā)展形勢相符合，與時代的發(fā)展腳步相適應(yīng)。

2）檔案材料具有特殊性。住房公積金檔案內(nèi)容多，而且相對比較復(fù)雜，因此在對住房公積金檔案進行處理時，需要溝通多個部門，這也就導(dǎo)致了檔案材料具有差異化的特點。而且目前我國對于住房公積金檔案進行了層次的劃分，不同的業(yè)務(wù)類型，檔案管理內(nèi)容也是有所不同的，體現(xiàn)了住房公積金檔案的特殊性。

3）檔案立卷具有時效性。人們在辦理住房公積金業(yè)務(wù)時所簽訂的資料進行存檔，形成了住房公積金檔案，人們在辦理業(yè)務(wù)時，雖然業(yè)務(wù)辦理的環(huán)節(jié)較少，但是業(yè)務(wù)開展的各個環(huán)節(jié)關(guān)系密切，因此在管理業(yè)務(wù)開展中所形成的所有材料，并且進行復(fù)核，避免在任何一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)積壓材料，使下一個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作的開展受到影響。所以，這也就產(chǎn)生了住房公積金檔案的立卷時效性。

4）查閱和使用具有針對性。住房公積金檔案是一種特殊性的檔案資料，因此只有特定的人才可以查閱和使用住房公積金檔案，對住房公積金檔案進行查閱和使用的一般是監(jiān)管部門、以及住房公積金的繳存人員，所以檔案管理部門應(yīng)該對檔案進行保密處理，避免除了使用者之外的其他人對住房公積金檔案進行查閱。

2 住房公積金檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

1）檔案信息化管理水平較低。在我國當(dāng)前對住房公積金檔案進行管理時沒有提高數(shù)字化水平，因此沒有辦法使用和共享信息。大量紙質(zhì)檔案的存檔會占用大量的空間，而且還會使服務(wù)效率受到影響，另一方面，紙質(zhì)檔案的不斷增加也會在管理過程中出現(xiàn)檔案的損壞，使工作的開展受到影響。

2）沒有建立完善的檔案管理體系，在管理方面存在風(fēng)險。我國以法律法規(guī)為準(zhǔn)則對住房公積金檔案的建立過程進行規(guī)范，并且進行嚴(yán)格的管理，提高了人們對檔案管理體系建立的重視。要想使住房公積金業(yè)務(wù)能夠順利地開展，就應(yīng)該對住房公積金檔案管理工作進行規(guī)范，否則就會對相關(guān)工作的開展帶來風(fēng)險。如果不能對住房公積金的檔案規(guī)范管理，會使我國住房公積金業(yè)務(wù)的實施受到嚴(yán)重的影響，使職工的基本權(quán)利難以保障。

3）不完整的檔案收集歸檔。到目前為止，我國在住房公積金檔案的使用和傳輸方面已經(jīng)不能使用傳統(tǒng)的住房公積金管理模式。難以統(tǒng)一全面的管理住房公積金檔案，沒有建立完善的住房公積金檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致住房公積金相關(guān)事務(wù)的實施受到嚴(yán)重的影響，因此，應(yīng)該做好住房公積金檔案管理工作。

3 加強住房公積金檔案管理的策略

與其他發(fā)達國家相比，我國實行住房公積金制度的時間比新加坡等發(fā)達國家短，但是社會經(jīng)濟的發(fā)展完善了我國的住房公積金制度，并且我國的住房公積金業(yè)務(wù)量也在飛快的增加，導(dǎo)致形成的檔案數(shù)量也在不斷地增加，因此，我國當(dāng)前在住房公積金業(yè)務(wù)開展過程中需要重點關(guān)注的話題，就是應(yīng)該使住房公積金檔案管理體系更加安全規(guī)范，可以系統(tǒng)化的管理檔案資料。

1）提高對住房公積金檔案管理的認(rèn)識。轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗ψ》抗e金觀念的認(rèn)識，對開展住房公積金檔案管理工作的重要程度有明確的認(rèn)知，準(zhǔn)確地把握住房公積金檔案管理體系的建立在開展住房公積金業(yè)務(wù)的過程中發(fā)揮的重要性，使工作人員的主觀能動性能夠被充分地發(fā)揮出來，使檔案管理水平能夠得到顯著的提高。在對住房公積金檔案進行管理的過程中，建立完善的住房公積金檔案管理體系是不可避免的，并且將相關(guān)責(zé)任落實到個人，協(xié)調(diào)檔案管理部門之間的職能，規(guī)范檔案管理工作的開展。而且，要想充分地調(diào)動起管理人員的工作熱情，建立考核制度和獎懲制度是必不可少的，可以使管理人員在工作過程中對住房公積金檔案管理系統(tǒng)進行不斷的完善和創(chuàng)新。

2）建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范。要想有效地開展住房公積金業(yè)務(wù)，對住房公積金檔案管理工作進行規(guī)范，所以相關(guān)部門應(yīng)該建立完善的住房公積金檔案管理制度，并且下達指導(dǎo)性文件作為工作開展的指標(biāo)，并且結(jié)合各區(qū)住房公積金管理機構(gòu)的自身情況，按照上級部門制定的管理制度，在滿足上級部門要求的同時，也能夠符合自身發(fā)展的情況，使檔案管理工作更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

3）加強檔案的信息化建設(shè)。在對住房公積金檔案進行管理時需要投入大量資金，并且完善配套設(shè)施，改善房公積金檔案管理工作環(huán)境，并且使管理體系能夠更加地完善。除了應(yīng)該配備各種硬件設(shè)施，也應(yīng)該對配套的軟件系統(tǒng)進行研究和開發(fā)，利用先進的管理系統(tǒng)來開展檔案管理工作，能夠使管理水平得到顯著的提高。同時，使檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化，所以在對住房公積金檔案進行管理的過程中，將檔案存檔的方式由原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，對公積金檔案進行信息化、無紙化的管理，結(jié)合紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的管理方式，將生成的檔案信息存檔處理，顯著地提高檔案信息管理工作的安全性和有效性，能夠順利地開展住房公積金業(yè)務(wù)，使相關(guān)部門管理住房公積金檔案的水平能夠得到顯著的提高。從2018年開始，我市更新了住房公積金檔案管理系統(tǒng)，增加電子檔案掃描功能，能夠高效率的完成業(yè)務(wù)的辦理，使紙質(zhì)檔案的數(shù)量大大降低，同時也使工作人員的工作量有所降低，提高了住房公積金檔案管理效率。除此之外，也能夠用電子檔案的掃描功能來進行檔案提取業(yè)務(wù)，方便人們快捷的對檔案信息進行提取和查閱。因此應(yīng)該加快普及電子檔案填掃功能的使用，在貸款及其他業(yè)務(wù)方面逐漸實現(xiàn)電子檔案的填掃功能的使用，方便工作人員對住房公積金檔案進行管理的同時，也能夠降低紙質(zhì)檔案的數(shù)量，實現(xiàn)信息化檔案管理。

4 結(jié)束語

住房公積金業(yè)務(wù)的開展與廣大人民群眾的切身利益有著密切的聯(lián)系，因此要對住房公積金和形成的檔案進行規(guī)范、嚴(yán)格的管理，并且結(jié)合檔案自身具備的特點，能夠使管理方式得到不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化，確保能夠高效率、高質(zhì)量地完成住房公積金業(yè)務(wù)。