張秀良

（黑龍江省雞西市恒山區(qū)人民醫(yī)院，黑龍江 雞西 158130）

檔案管理工作的有效開展，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)，同時(shí)也能夠保障事業(yè)單位在發(fā)展過程中，所產(chǎn)生的各項(xiàng)資料的完整性，為后續(xù)工作的開展提供借鑒。不過，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需求，甚至還會(huì)影響其工作質(zhì)量，這就需要相關(guān)事業(yè)單位加以重視，并且要結(jié)合實(shí)際情況，采用合適的方法，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)手段，改善以往的檔案管理模式，進(jìn)一步提高檔案管理的有效性。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，我國不少事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，導(dǎo)致檔案管理工作得不到科學(xué)的指導(dǎo)，難以規(guī)范有序地開展，進(jìn)而影響到檔案管理工作的質(zhì)量與效率。部分事業(yè)單位對于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏對檔案管理工作的重視度，也因此，傳統(tǒng)的檔案管理制度也沒有得到完善。雖然有些事業(yè)單位對原有的檔案管理制度進(jìn)行了完善，但是與實(shí)際檔案管理工作不相符，以至于無法發(fā)揮出應(yīng)有的效用，最終降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。另外，一些事業(yè)單位也沒有針對檔案管理的具體需求，建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，缺少相應(yīng)的管理?xiàng)l例，部分檔案管理者也會(huì)因此而做出不規(guī)范的管理行為，比如，歸檔不規(guī)范、檔案格式不統(tǒng)一等，這些問題都會(huì)對檔案的查閱與管理產(chǎn)生負(fù)面影響，以至于影響到整個(gè)檔案管理工作的有效性[1]。

1.2 硬件設(shè)施相對較為落后

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得各行業(yè)的技術(shù)設(shè)備得到了一定的更新與完善，而相關(guān)事業(yè)單位若想開展有效的檔案管理工作，就需要結(jié)合當(dāng)下先進(jìn)的技術(shù)手段，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)還要對以往的檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，借此提高整個(gè)工作的效率。但是，就實(shí)際情況來看，不少事業(yè)單位對于檔案管理工作的投入力度較小，致使檔案管理部門缺少充足的資金，這樣將難以購置一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，而且事業(yè)單位中的很多檔案管理設(shè)備都存在陳舊、老化等問題，對檔案管理的工作效率產(chǎn)生了較大的影響。另外，部分事業(yè)單位還在使用人工式的檔案管理模式，對于信息化的管理模式并不重視，這樣很容易對檔案管理的信息化建設(shè)造成阻礙，影響到檔案管理工作的開展，同時(shí)也會(huì)增加檔案管理人員的工作量[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理工作問題解決的有效對策

2.1 完善原有的檔案管理制度

相關(guān)事業(yè)單位若想解決檔案管理工作中存在的問題，提高該工作的有效性，就需要對原本的檔案管理制度進(jìn)行合理完善，使其能夠符合現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)際需求，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用?；诖?，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該對自身的實(shí)際運(yùn)行情況，以及檔案管理的具體需求等多個(gè)方面進(jìn)行全面地了解，制定出更加科學(xué)合理的檔案管理制度。事業(yè)單位應(yīng)該先建立責(zé)任管理制度，將檔案管理工作內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，落實(shí)到個(gè)人，然后再建設(shè)完善的監(jiān)管機(jī)制，并設(shè)立專門的監(jiān)管小組，由其對檔案管理工作的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)還要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)監(jiān)督檢查情況，對沒有將檔案管理工作落到實(shí)處的工作人員予以一定的懲罰，使其能夠提高工作積極性。

另外，事業(yè)單位還應(yīng)該針對檔案管理的具體情況，設(shè)置完善的管理?xiàng)l例，制定出合適的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，比如，針對信息化的檔案管理工作模式，相關(guān)事業(yè)單位要對數(shù)字化的檔案錄入提出要求，規(guī)定錄入時(shí)間、格式等，這樣也便于查找檔案資料，提高檔案錄入的工作效率，減少失誤。還應(yīng)要求檔案管理人員定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，若是在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)格式不統(tǒng)一的情況，則要及時(shí)處理，保障檔案資料的安全性與完整性[3]。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

在當(dāng)前的信息化時(shí)代之中，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，要做到與時(shí)俱進(jìn)，對傳統(tǒng)的檔案管理模式及方式進(jìn)行科學(xué)改進(jìn)，使其更適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。基于此，相關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理工作的信息化建設(shè)，并且要加大投入力度，為檔案管理的信息化建設(shè)提供充足的資源，以此推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)工作。事業(yè)單位需要購進(jìn)信息化的設(shè)備，為檔案管理提供可靠的硬件設(shè)備支持，比如，計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，還要購進(jìn)相應(yīng)的軟件設(shè)備，如，對檔案管理信息進(jìn)行處理的軟件系統(tǒng)等。另外，事業(yè)單位也可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，針對檔案管理的實(shí)際需求，建立安全的數(shù)據(jù)庫，而且要對其進(jìn)行定期維護(hù)更新，同時(shí)還要落實(shí)安全防護(hù)措施，比如，在計(jì)算機(jī)中建立防火墻、安裝殺毒軟件等，借此提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵?jǐn)_，保障檔案資料的安全性與完整性。此外，在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要注意模塊劃分，這樣有助于檔案資料的分類，提高查閱與管理效率。

2.3 重視對檔案管理人員的培訓(xùn)

工作人員的專業(yè)性也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素，因此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該提高對檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的重視程度，并且要加大對他們的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的專業(yè)能力及素質(zhì)，促使檔案管理工作能夠順利開展。基于此，事業(yè)單位應(yīng)該定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，并在培訓(xùn)內(nèi)容中加入專業(yè)的理論知識(shí)與技能，促使檔案管理人員在參與培訓(xùn)的過程中，能夠豐富自身的專業(yè)知識(shí)，掌握鞥更多的專業(yè)管理技能，同時(shí)也要在培訓(xùn)中教授管理人員相應(yīng)的信息技術(shù)，使其能夠熟練操作信息技術(shù)，這對于檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的推動(dòng)也有著重要作用，進(jìn)一步提升檔案管理的有效性[4]。

3 總結(jié)

通過上述分析，相關(guān)事業(yè)單位若想開展有效的檔案管理工作，就需要對其中存在的問題予以明確，而且要結(jié)合實(shí)際情況，對相關(guān)問題進(jìn)行科學(xué)分析，找出問題產(chǎn)生的原因，針對具體原因，采用合適的方法，制定出有效的解決方案，實(shí)現(xiàn)對相關(guān)問題的有效解決，進(jìn)而發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際效用。