陳 恩

（浙江工貿(mào)職業(yè)技術學院，浙江 溫州 325002）

1 人事檔案管理機制對高職院校人才隊伍建設的必要性

了解學校的人才結構和發(fā)展狀況，人才的質(zhì)量是建校、強校之根本，人才的發(fā)展是高校專業(yè)建設、學科建設的重要驅動，而做好人事檔案管理則是加速驅動的重要手段之一。雖然近些年人事檔案的管理越來越規(guī)范，但實際更注重結果而非過程，注重效率而非細節(jié)，認知意識上的偏差對人才發(fā)展培養(yǎng)會造成不必要的影響。人事檔案是個人經(jīng)歷的重要歸集，涉及家庭環(huán)境、教育背景、年度考核、職稱培訓、薪資結構、乃至退休等等，與個人成長相輔相成，但由于認識不到位，忽略其重要性，影響了人事檔案服務價值的發(fā)揮。因此，對人事檔案管理工作我們要從認識認知上予以引導，從制度體系中找出癥結予以完善，從管理創(chuàng)新上推進人事檔案管理機制，增進人事檔案服務與利用價值，為高職院校選人引才、綜合培養(yǎng)提供良好的信息支撐，促進人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

2 高職院校人事檔案管理工作存在的主要問題

1）高職院校人事檔案管理要義缺失。很多人理解人事檔案管理就是材料收集、分類、編碼、裝訂等。人事檔案管理實際是貫徹人才引進培養(yǎng)發(fā)展之始終的，進人要審核、資料要完善、離職要完整、退休要無誤，其管理更是長期、動態(tài)的，是一個流轉變動很強的工作，其次根據(jù)人力資源工作深入開發(fā)和人才隊伍建設的需要，不斷調(diào)整、優(yōu)化及信息供給，真正做到服務與利用。

2）人事檔案工作缺乏信息宣傳。由于干部人事檔案專項審核工作的推進，人事檔案越來被熟知，在一定程度上受到重視，但也有部分人面對檔案材料補缺時有過困惑甚至拒絕，這對檔案質(zhì)量與利用造成了很大影響。一部分是由人事檔案工作保密性造成的，而另一部分也是我們管理工作上的缺失，要加強對人事檔案管理工作的進行宣傳，重視過少也是宣傳過少，適當宣傳可以促進人事檔案管理工作健康有序的發(fā)展[1]。

3）人事檔案管理未落實專人專崗，影響效率。高職院校由于崗位配置問題不可能會有個專業(yè)的檔案管理團隊，也很少會配有專人專職的崗位，更多的崗位情況是兼職，一項工作兼著檔案管理這是高職院校普遍存在的，其實不利于檔案工作實效性的開展，當然更多的是領導干部對組織人事部門工作的統(tǒng)籌安排，理解有片面但是拘于現(xiàn)實，困難很多。同樣精力與時間有限影響了工作效率，檔案管理初期工作開展是特別艱難，如時不時的被其他工作給擠占的話談何效率，積極性也隨時可能被磨滅掉。

4）人事檔案服務利用不夠完善。我們一直在講人事檔案要服務于人才培養(yǎng)、服務于人才建設但實質(zhì)還只停留在檔案保管、整理、審核的過程中，不符合當下人事工作的需求?？v觀政府職能部門逐漸轉向公共服務，向服務型政府定位，市民中心、最多跑一次，都體現(xiàn)以人為本。因此在“雙高計劃”下如何做好人事檔案管理工作，發(fā)揮人事檔案管理服務價值，是我們必須思考研究的問題。

5）人事檔案管理信息化程度不夠深入。人事檔案數(shù)字化管理提及多次，但普及率低，大部分單位還是停留在紙面上，造成這個現(xiàn)象的原因兩方面：一是成本較高，數(shù)字化軟硬件成本投入預計15萬至30萬之間；二是觀望，對人事檔案數(shù)字化效果不明確以及統(tǒng)一性問題，目前完成數(shù)字化的也只是簡單做到錄入、查詢、掃描成檔，由于機密性的特性尚未形成與組織、單位內(nèi)部各個軟件的銜接，未達到服務利用的目標。

3 提高高職學院人事檔案管理機制，促進服務利用

1）明確高職院校人事檔案管理的目標。人事檔案最終是服務于個人、服務于學校人才隊伍建設的，主旨需要清晰。高校是人才的聚集地，不缺人才，但缺乏人才篩選信息捕捉點，缺乏對專業(yè)建設方向的判斷，即便不算德才兼?zhèn)?，通過人事檔案信息的評估也可以針對性地培養(yǎng)提升。在這樣的情況下就勢必要求我們?nèi)耸鹿芾頇C制運行要足夠成熟，調(diào)、轉、查各個環(huán)節(jié)有據(jù)可循，材料真實審定及時，從選人進人始就要完善政審查閱、反饋、調(diào)檔立檔，機制合理管理精進服務精準，據(jù)此形成的數(shù)據(jù)信息才能為人才隊伍建設提供詳盡參謀。

2）更新觀念推動人事檔案管理的宣傳。在人事檔案管理方面，傳統(tǒng)陳舊的思想觀念已經(jīng)跟不上時代發(fā)展了，不僅體現(xiàn)在其管理方法，還體現(xiàn)在信息內(nèi)容方面。人事檔案內(nèi)容還是具有保密性但其管理工作不再是秘密的工作，加大宣傳也是對我們自己工作的約束與提高，宣傳是一種促進，讓教師們了解檔案管理的意義，可能在一定程度上增加解釋工作量，但解釋必要的，增進信任，清楚明了缺失情況，主動配合信息補缺，既提高了意識也完善了材料，對于個人檔案質(zhì)量無疑是件好事。

3）以人為本促進人事檔案管理的穩(wěn)定。以人為本即是對檔案管理工作的初心，也是關心檔案管理人員職業(yè)發(fā)展，穩(wěn)定軍心、穩(wěn)定積極性，人事檔案管理工作依靠的是檔案管理員，手段是輔助，發(fā)揮檔案信息作用，將優(yōu)質(zhì)服務理念貫徹始終，確保檔案信息客觀和真實的是人所以促進檔案從業(yè)人員穩(wěn)定發(fā)展是極其重要的[2]。究與檔案管理員兼職狀態(tài)，首先檔案管理工作首要的是管理人員的政治素養(yǎng)、品德、耐心細致的心性，而非專業(yè)性，一件事情重復著做多了用心了自然也就專業(yè)了。其次兼職是崗位配備的問題，實際存在于各個學院，檔案管理工作不排斥兼職，關鍵是兼職要根據(jù)檔案管理員的特性去做結合，而不是本末倒置，合適事情交由合適的人去做，穩(wěn)定也是檔案信息工作健康發(fā)展的基礎。

4）把握信息化發(fā)展的機遇，加快數(shù)字化建設。2021年浙江省提出數(shù)字化改革方案建設數(shù)字浙江，其實也是整頓、重塑、避免資源浪費，但如何建設怎么建設（數(shù)字化建設內(nèi)涵很深，此處僅指通過掃描矩陣CCD、OCR技術、將紙質(zhì)檔案轉為數(shù)字檔案信息存儲利用的數(shù)字化）依據(jù)各單位實際需求進行，我們將檔案數(shù)字化建設分內(nèi)外說明：對外就是從上而下的建設，類似浙江省政府主導數(shù)字化改革的頂層設計，能做好不同軟件系統(tǒng)銜接，通過加密技術或單向數(shù)據(jù)傳輸傳遞，提高檔案信息利用效率減少不必要人員流動；對內(nèi)服務，服務于教職工也服務于學校人才隊伍建設，個人可通過校內(nèi)網(wǎng)上辦事大廳，查詢查閱各自檔案健康狀態(tài)、材料缺失情況，也能提出調(diào)檔、查檔、復制利用的申請，更深層次是結合人事資源管理為人才隊伍建設、選人用人提供簡潔有效的信息分析，針對性地培養(yǎng)。數(shù)字化本質(zhì)就是提升效率和服務與高職院校人才建設也算是不謀而合了。

4 結束語

人事檔案是個人的成長經(jīng)歷，人事檔案管理是將成長經(jīng)歷中點點滴滴整合在一起，而其所形成的管理機制即是檔案管理的工作守則也是促進人才隊伍建設的基礎，通過檔案信息挖掘整合與人力資源管理、教師發(fā)展、專業(yè)建設緊密地結合在一起，為人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、使用、調(diào)劑發(fā)揮了重要作用[3]，更好地抓住方向外引內(nèi)培、搭建平臺、組建團隊為高職院校人才隊伍建設提供價值分析，使人事檔案真正意義上成為高職院校人才隊伍建設的重要組成部分。