中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究

2021-04-14 19:03:30袁虹

卷宗 2021年18期

袁虹

（天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)第一中學(xué)，天津 300457）

檔案管理在學(xué)校中十分重要，在過去通常是采用文字、圖形等方式記錄學(xué)生的信息。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不再適用，現(xiàn)代工作中，因此需要對(duì)中學(xué)檔案管理及工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，要能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提高檔案管理的工作效率。

1 中學(xué)檔案管理中存在的問題

1.1 資金和人力投資不足

檔案管理是一份十分復(fù)雜的工作，需要對(duì)整個(gè)學(xué)校中師生的檔案進(jìn)行整理。但是在實(shí)際過程中，由于學(xué)校對(duì)檔案管理不夠重視，從而造成了資金和能力不足的情況，導(dǎo)致檔案收集存在一定的難度。尤其是在當(dāng)前很多學(xué)校，在制定相關(guān)的管理機(jī)制的時(shí)候，沒有將檔案管理納入其中，缺乏相關(guān)的制度約束，從而使得檔案管理工作無法落實(shí)。而往往在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)一些問題。由于學(xué)校檔案比較繁多，而且工作流程比較復(fù)雜。如果相關(guān)的管理人員不足的話，就會(huì)造成一些工作上的疏漏或者是差錯(cuò)，從而使得檔案管理工作無法有序進(jìn)行，影響了學(xué)校的管理。

1.2 規(guī)章制度不完善

很多學(xué)校沒有對(duì)檔案的管理加以重視，而且對(duì)檔案工作內(nèi)容及管理價(jià)值沒有足夠的認(rèn)識(shí)。常常以為，只要將檔案建立起來加以存放就可以。檔案作為學(xué)校的重要資源，其實(shí)也是寶貴的財(cái)富，它記錄了學(xué)校的教育經(jīng)驗(yàn)以及教育成果，能夠在多個(gè)方面體現(xiàn)出學(xué)校的真實(shí)教學(xué)水平。但是就當(dāng)前來看，很多學(xué)校對(duì)中學(xué)生檔案管理沒有建立完善的規(guī)章制度，使得檔案管理工作沒有落實(shí)，管理比較混亂。也沒有對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，對(duì)檔案的開發(fā)利用不夠重視，出現(xiàn)重藏輕用的現(xiàn)象，這就使得檔案沒有發(fā)揮出具體的價(jià)值。

1.3 管理人才技能不足

一些學(xué)校只是將檔案管理工作作為一個(gè)專業(yè)模塊，沒有聘請(qǐng)專業(yè)的管理人才進(jìn)行管理。在實(shí)際工作中，檔案管理人員常常是一些退休教師或者一些編制以外的人員擔(dān)任著管理工作。而這些工作人員往往不具備專業(yè)的管理能力。尤其是隨著信息化的發(fā)展，管理人員沒有掌握先進(jìn)的智能化技術(shù)，在管理上存在著固步自封、因循守舊的現(xiàn)象。使得檔案管理很難發(fā)揮出價(jià)值。因此需要對(duì)管理人才進(jìn)行相關(guān)的教育和培訓(xùn)，提高管理人才的技能，要能夠使得檔案管理更加有序、完整。

2 中學(xué)生檔案管理工作效率提升策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

中學(xué)檔案管理記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程以及學(xué)校的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校文化傳承有著巨大的價(jià)值。因此，學(xué)校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，要使檔案工作成為學(xué)校的重要基石，全面促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。此外，學(xué)校的學(xué)生和教師都需要對(duì)檔案工作檔案管理工作有著較建設(shè)性的認(rèn)識(shí)，要能夠提高檔案工作的重要地位，讓檔案管理工作得到優(yōu)化，這樣也能夠有效地提高學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 加強(qiáng)對(duì)管理人員技能的培訓(xùn)

為了能夠提高中學(xué)生檔案管理工作效率，學(xué)校需要聘請(qǐng)一些專業(yè)技能的人才，從而使得檔案管理工作能夠向著信息技術(shù)智能化方向轉(zhuǎn)變，這樣可以改變傳統(tǒng)的管理。同時(shí)學(xué)校應(yīng)該聘請(qǐng)一些年紀(jì)比較輕的教師擔(dān)任檔案管理工作，并且對(duì)專門的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要能夠保證檔案建立的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，管理人員還需要了解相關(guān)的法律法規(guī)。要能夠按照管理制度嚴(yán)格落實(shí)工作內(nèi)容，通過加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員檔案管理技能。從而提高工作效率，保證工作得以落實(shí)。

2.3 加強(qiáng)資金投入

為了能夠保證檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理資金的投入，以便能夠，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改革，通過購(gòu)進(jìn)一些先進(jìn)的設(shè)備，促進(jìn)管理工作模式的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)該對(duì)管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，并制定出相關(guān)的管理機(jī)制，以便能夠推動(dòng)中學(xué)檔案管理工作的開展，通過加強(qiáng)資金投入，落實(shí)對(duì)檔案管理的維護(hù)和建設(shè)，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。學(xué)校要根據(jù)實(shí)際情況并且分析相關(guān)的國(guó)家法律規(guī)定，保證檔案管理工作能夠向正規(guī)化方向發(fā)展。通過制定科學(xué)的管理制度，并嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理，使得檔案工作得到有序開展。

2.4 與時(shí)俱進(jìn)，讓檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代潮流

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代步伐，融入到時(shí)代潮流中。因此，相關(guān)部門需要重視檔案管理工作內(nèi)容，為障礙管理開創(chuàng)條件，使其能夠適應(yīng)時(shí)代，通過引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，購(gòu)進(jìn)智能化的管理設(shè)備，保證檔案工作的有序進(jìn)行使得檔案管理工作更加科學(xué)。

2.5 建立電子檔案庫(kù)

在現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展下，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活和工作的方方面面。因此，學(xué)校應(yīng)該利用信息技術(shù)建立電子檔案，尤其是面對(duì)海量的信息，人工操作比較復(fù)雜，而且需要投入大量的人力。此外，紙質(zhì)文件已經(jīng)不能夠以現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展協(xié)調(diào)了。因此，需要加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建立，通過建立電子檔案，可以方便人們查找信息，提高檔案的使用率。為了避免計(jì)算機(jī)病毒的影響，工作人員需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行留存，以便能夠保證檔案信息的完整。

2.6 建立學(xué)校檔案管理系統(tǒng)

為了能夠落實(shí)對(duì)學(xué)校檔案的管理，學(xué)校需要?jiǎng)澐謱ｉT的管理區(qū)域，要保證檔案文件的干燥。同時(shí)還需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，避免無關(guān)人員調(diào)用檔案，造成檔案信息的泄露。文件管理是學(xué)校中的一個(gè)重要工作內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)該健全相關(guān)的管理制度，落實(shí)對(duì)不同檔案的分類管理和保存，并且由不同的人員進(jìn)行管理。對(duì)調(diào)用檔案的人員或者訪問人員需要進(jìn)行登記，防止檔案丟失。同時(shí)通過加強(qiáng)管理，對(duì)一些在歸還期內(nèi)沒有歸還的檔案，需要進(jìn)行追尋。