佘燕平

（巴中市黃石盤水庫運行保護中心，四川 巴中 636064）

很多水庫管理單位在重視檔案管理工作開展的過程中，形成了一系列的有效探索。然而，他們在不斷落實優(yōu)化這一管理工作時仍然存在不同程度的現(xiàn)實問題，這就需要相關(guān)水庫管理單位管理層結(jié)合自身實際情況不斷剖析現(xiàn)實問題，優(yōu)化能夠解決問題的有效對策，從而為水庫管理單位檔案管理工作的成效展現(xiàn)形成應有的對策思考，也逐步凸顯水庫管理單位檔案管理社會價值?；诖?，本文在這樣的研究背景下，積極圍繞水庫管理單位檔案管理中存在的問題及對策提出自己的見解，并逐步優(yōu)化水庫管理單位檔案管理工作成效，達到剖析現(xiàn)實問題，推動水庫管理單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的研究效果。

1 水庫檔案管理的重要性

改革開放以來，我國的經(jīng)濟有了飛躍式的增長，水利項目的作用日趨明顯，也引起了國家的高度重視，對水利項目各方面的投資也在不斷地加大力度。在過去，由于科學技術(shù)和經(jīng)濟條件的限制，對水利項目的質(zhì)量很難有效的保證，存在各種安全隱患。但在現(xiàn)在，我國對水利項目的要求不斷地增加，不僅僅要保證水利項目的質(zhì)量，還要滿足生產(chǎn)的需要，充分發(fā)揮水庫的功能，提高其社會效益和服務(wù)能力。在我國的大部分水庫檔案都是以紙質(zhì)文檔存在的，目前也有利于信息技術(shù)在計算機上建立的電子檔案，可以詳細地記錄水庫的整體信息和反映水庫的整體情況。在水利項目建設(shè)之前，就要著手建立水庫檔案，將附近環(huán)境的信息，比如占地面積，地質(zhì)特點，地勢情況等等這些信息數(shù)據(jù)都要收集起來，并保存在水庫檔案中。在項目建設(shè)的過程中，對施工情況和建設(shè)中的信息全部記錄下來。項目建設(shè)完成后，開始實時記錄運行的信息。水庫檔案可以說是水庫運行工作經(jīng)驗的總結(jié)，里面所記錄的各種信息以及技術(shù)都是可以作為水庫順利發(fā)展和運行的重要依據(jù)。因此水庫檔案的重要性是不容忽視的。

2 水庫管理單位檔案管理存在的不足

2.1 制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

水庫管理單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致水庫管理單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機構(gòu)運行之間沒有形成應有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了水庫管理單位的整體發(fā)展。

2.2 使用方式弱化成效發(fā)揮，“路徑依賴”嚴重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發(fā)揮。與此同時，一部分水庫管理單位的“路徑依賴”現(xiàn)象也較為嚴重，正是因為受到上述問題的制約，部分企事業(yè)單位管理無法得到檔案信息的有效支持。首先，一些水庫管理單位在開展檔案管理工作的過程中，過度強調(diào)其中的管理屬性，對安全保密原則陷入了一種認知誤區(qū)，這些工作人員往往認為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當事人都無法利用檔案開展相關(guān)工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒有得到良好體現(xiàn)，也使得使用方式的不足讓企水庫管理單位檔案管理成效難以良好發(fā)揮。其次，“路徑依賴”較為嚴重。一些水庫管理單位中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創(chuàng)新探索，將檔案管理神秘化或者無用化錯誤理念貫穿于工作過程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒有重視檔案利用在檔案管理中的實際作用。受此影響，檔案使用方式也表現(xiàn)出不斷弱化的發(fā)展狀態(tài)，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

2.3 信息化程度不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應用，加強信息技術(shù)在事業(yè)單位工作中的應用是必然的發(fā)展趨勢。但是部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，缺乏對信息技術(shù)的應用，導致檔案管理的信息化程度不足，不利于提高檔案的管理效率和利用效率。在借助信息技術(shù)開展檔案管理工作時，部分單位只是進行部分文件的傳輸，在提取檔案信息時依舊采用紙質(zhì)版的資料，導致許多檔案資料未形成電子資料，不利于促進檔案的信息化發(fā)展，也不利于提高檔案利用效率。

3 水庫管理單位檔案管理存在的不足的策略

3.1 創(chuàng)新制度管理，加強法規(guī)落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進性，水庫管理單位應該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結(jié)合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是水庫管理單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴格執(zhí)行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

3.2 強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”

強化服務(wù)質(zhì)量，增強服務(wù)成效，使得檔案管理中的檔案利用得到更好體現(xiàn)。強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”帶來的不良影響，能夠更好地優(yōu)化水庫管理單位檔案管理工作。具體措施主要在于，首先，水庫管理單位檔案管理工作人員需要強化檔案的使用方式，規(guī)避原有的認知誤區(qū)，將安全保密原則與方便利用原則相契合，強化利用方式。檔案管理工作人員可以利用檔案復印副本、電子檔案等不同檔案形式，強化檔案利用效率。還可以采取嚴格審查、簽訂保密協(xié)議等一系列方式展現(xiàn)安全保密原則，使檔案使用與安全保密不會發(fā)生沖突。其次，需要積極遏制“路徑依賴”造成的不良影響。無論是水庫管理單位管理層，還是檔案管理工作人員都需要積極規(guī)避檔案管理神秘化、無用化的認知誤區(qū)，將檔案管理有用化與檔案利用多元化融入工作流程，破除“路徑依賴”現(xiàn)象帶來的不良效應。

3.3 加強電子檔案的建設(shè)

要提高檔案管理的工作質(zhì)量，促進其規(guī)范化發(fā)展，水庫管理單位要重視實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，加強電子檔案的建設(shè)。只有實現(xiàn)了電子化檔案，才能對檔案信息進行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，水庫管理單位要重視檔案管理的電子化管理，結(jié)合當前信息技術(shù)的應用水平制定新的管理目標，重新構(gòu)建內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，從而更好地提高檔案的標準化和信息化水平。在進行電子檔案管理過程中，水庫管理單位要重視對管理方法和理念的引入，加強對專業(yè)軟件的應用，完善內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的共享效果。此外，水庫管理單位要重視辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建，結(jié)合當前檔案管理工作的需求，加強對辦公軟件的調(diào)整，加強對系統(tǒng)功能的拓展，進而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅實的信息基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

水庫檔案能夠很大程度上反映水庫的整體情況，雖然水庫檔案管理還是有著些許的不足，但隨著社會的進步和國家日益加強的支持，以及信息時代的來臨，這些不足和問題都會得到很好的改善，對檔案管理工作不斷優(yōu)化，將水庫檔案的作用最大化的利用。