張啟帆

（河南省白龜山水庫管理局，河南 平頂山 467031）

檔案管理信息化建設(shè)是新時代背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必然，在信息時代背景下，人們的工作節(jié)奏加快，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要，在這樣的背景下，如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化管理成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。事業(yè)單位本身涉及的檔案資料比較復(fù)雜，所有信息的收集、分類、管理環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，將信息技術(shù)應(yīng)用其中能夠提升事業(yè)單位檔案管理效率，從而為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)設(shè)更加有利的條件。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

1.1 節(jié)省資源，強(qiáng)化內(nèi)部交流

隨著數(shù)字化、信息化社會進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費(fèi)用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間的溝通交流。

1.2 事業(yè)單位檔案管理順應(yīng)時代的體現(xiàn)

在物聯(lián)網(wǎng)、云計算數(shù)字信息技術(shù)的完善下，各個技術(shù)形式開始被人們應(yīng)用到檔案管理中，事業(yè)單位檔案信息化管理是其順應(yīng)信息社會發(fā)展的體現(xiàn)。

1.3 滿足事業(yè)單位改革發(fā)展的需要

事業(yè)單位制度改革離不開信息化平臺的支持，在這個平臺的支持下，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的條件支持。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位沒有深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性

受傳統(tǒng)思想理念的束縛，長期以來，事業(yè)單位將發(fā)展的重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)服務(wù)管理上，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，很多人員普遍認(rèn)為檔案管理工作無法為事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)造較多的價值和利益，由此也就沒有為檔案管理工作的開展提供足夠的人力、物力和財力支持，降低了檔案管理工作效率。

2.2 事業(yè)單位檔案管理人員水平不高

事業(yè)單位檔案管理是一項系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，具體要求檔案管理人員不僅要掌握過硬的檔案知識，而且還需要具備耐心、細(xì)心的品質(zhì)。但是從當(dāng)前發(fā)展實(shí)際情況來看，事業(yè)單位檔案管理人員都擁有各自的工作，無法為檔案管理付出足夠的精力，且在檔案管理工作薪資水平不達(dá)標(biāo)的情況下，還會出現(xiàn)倦怠的心理。

2.3 事業(yè)單位檔案管理方式不合理

伴隨信息技術(shù)和通信技術(shù)的深入發(fā)展，事業(yè)單位開始邁向信息化的方向，但是在檔案管理的過程中，管理人員沒有積極利用信息技術(shù)，事業(yè)單位沒有培養(yǎng)和檔案信息化管理相關(guān)的計算機(jī)維護(hù)人員。

3 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展對策

3.1 重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

第一，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進(jìn)行，在檔案管理的過程中，需要相關(guān)人員采取必要的措施優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使各個部門在工作的時候都能夠熟悉自己的崗位職責(zé)。其次，優(yōu)化檔案管理部門和其他部門的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時候要將檔案流程標(biāo)準(zhǔn)以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。第三，完善事業(yè)單位流動人員的檔案管理。對事業(yè)單位的流動人員進(jìn)行統(tǒng)計分析，根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果對人員管理進(jìn)行適應(yīng)性的創(chuàng)新，一方面要加大對流動人才的檔案保留管理，另一個方面要簡化單位流動人員管理模式，制定出和整個單位相適應(yīng)的流動人員檔案管理方案，不斷提升事業(yè)單位人員檔案管理質(zhì)量和管理效率。

3.2 拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位檔案信息化管理的過程中要注重提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，拓展服務(wù)能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務(wù)職能是檢索、查閱，在信息化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強(qiáng)大的信息技術(shù)功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，借助先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的自動化歸檔管理、自動化篩選、自動化比對、自動化分析。第二，拓展服務(wù)內(nèi)容。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容更多的是被動等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進(jìn)的技術(shù)形式來拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動等待拓展到主動提供，將檔案信息從單純的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒?dǎo)，從普通的服務(wù)拓展到專業(yè)化、個性化的服務(wù)。在技術(shù)的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務(wù)功能，在檔案應(yīng)用的時候和其他信息打造出一個清晰的對比模型，并在檔案服務(wù)過程中增加其他服務(wù)功能，比如根據(jù)所查找數(shù)據(jù)信息提供對應(yīng)的檔案信息、在檢索中設(shè)置高級檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的年份和使用方向找到同類檔案信息。

3.3 打造檔案管理信息化平臺

第一，強(qiáng)化檔案信息化平臺的軟件建設(shè)。軟件是檔案信息化建設(shè)的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關(guān)人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中可以根據(jù)實(shí)際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據(jù)單位發(fā)展需求自主設(shè)計適合開發(fā)和應(yīng)用的軟件管理平臺，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時，滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)。第二，強(qiáng)化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業(yè)單位管理平臺來整合各個資源信息，將檔案管理工作納入整個事業(yè)單位的管理平臺上，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理信息化的重要價值。第三，借助人事檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行管理。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，相關(guān)部門要和信息化管理部門協(xié)同合作，加快打造協(xié)同、完善、多元化的人事檔案信息網(wǎng)站。在網(wǎng)站平臺上以網(wǎng)頁的形式將資源信息提供給相關(guān)人員進(jìn)行查閱和咨詢。在網(wǎng)站平臺建設(shè)開發(fā)的過程中，還需要應(yīng)用權(quán)限分級管理制度來對檔案資源信息進(jìn)行分級整合，通過整合信息更好地滿足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門還需要積極和網(wǎng)站運(yùn)營公司協(xié)同聯(lián)系，在檔案信息網(wǎng)站設(shè)計、建設(shè)的過程中，要注重制定出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細(xì)匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員應(yīng)用更先進(jìn)的技術(shù)形式來進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。