王 娜

（山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013）

在醫(yī)院的實(shí)際工作的開展中，既要提升醫(yī)療服務(wù)水平，更好地服務(wù)大眾，也要加強(qiáng)一系列內(nèi)部管理工作的推進(jìn)，這是保障醫(yī)院有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。醫(yī)院后勤檔案，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，做好這一部分檔案的管理，也是醫(yī)院檔案工作水平的具體體現(xiàn)，值得花大力氣進(jìn)行研究，并確保有效實(shí)施。

1 目前醫(yī)院后勤檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院后勤檔案中，記錄著許多醫(yī)院運(yùn)行和發(fā)展過程中的詳細(xì)的資料，包括醫(yī)院的興建，維護(hù)，有效運(yùn)營的保障手段等等，這些資料都具有重要的價(jià)值。首先，在醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)作過程中，難免會(huì)出現(xiàn)房屋維修等具體問題，這時(shí)，后勤的檔案資料就可以有效地發(fā)揮作用了，它可以為維修工作提供第一手資料，保證后續(xù)工作有序地開展。不僅如此，后勤檔案還涉及方方面面的具體實(shí)際工作，所以這些資料的留存是至關(guān)重要的。

但是在實(shí)際的檔案管理過程中，還是存在著許多的實(shí)際問題的，必須有效地解決這些問題，才能促進(jìn)醫(yī)院后勤檔案工作的有序推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)工作的有效性。在這些問題中，首當(dāng)其沖的就是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。檔案的記錄，首先就是需要持續(xù)的、不間斷的做到檔案的記錄，事無巨細(xì)，只要有留存價(jià)值和意義的都要收錄進(jìn)來。但是在實(shí)際工作中，首先工作人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，或者都是臨時(shí)抽調(diào)的兼職的業(yè)務(wù)人員來從事相關(guān)工作，這就會(huì)造成檔案記錄內(nèi)容的遺漏，或者是缺失，這都會(huì)影響有用的檔案的記錄工作，在日后的工作需要中無據(jù)可依。

其次，規(guī)章制度不夠完善，在實(shí)際工作中，管理體制也不夠健全，這些也會(huì)制約著檔案記錄工作的實(shí)際效果。首先，由于缺少完備的管理體系，就會(huì)造成職責(zé)不清，義務(wù)不明確，所以相關(guān)的工作人員不知道應(yīng)該做什么，更不知道完成工作需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，或者是整個(gè)工作要達(dá)到的終極目標(biāo)。沒有明確的工作目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)，想要做到工作的有效性，那是不可能的。同時(shí)管理手段過于傳統(tǒng)老套，不具備現(xiàn)代化的電子記錄的技術(shù)，導(dǎo)致檔案的留存和查找變得異常困難，也降低了檔案在實(shí)際工作中的使用率。

2 醫(yī)院后勤檔案管理的實(shí)施策略

1）增強(qiáng)對于后勤檔案的管理意識(shí)。在提升醫(yī)院后勤檔案的實(shí)際工作效果的過程中，首先就是要加強(qiáng)對于后勤檔案的管理意識(shí)[1]。在進(jìn)行醫(yī)院的后勤檔案的管理工作過程中，首先就是要提高對于這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)程度，醫(yī)院后勤檔案的管理并不是細(xì)枝末節(jié)的工作，相反，它對于保障醫(yī)院一切工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)意義重大，必須做好了這些相應(yīng)的保障措施，才能夠促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的有效進(jìn)行。如果沒有了優(yōu)良的環(huán)境保護(hù)，以及后勤一系列的工作服務(wù)。醫(yī)院工作的開展也就無從談起。有了管理意識(shí)的提升還是不夠的，還要提高實(shí)際的管理水平。作為管理者，要制定出醫(yī)院檔案工作的開展戰(zhàn)略，這是一個(gè)管理者應(yīng)盡的職責(zé)，也直接決定著具體工作的走向。其次，后勤管理人員也應(yīng)起到監(jiān)督的職能，在檔案記錄工作的開展過程中，要做到有效的檢查，及時(shí)的跟進(jìn)，如果沒有檢查作為工作的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的話，工作的質(zhì)量就難以保障。同時(shí)，作為管理者，還要把提升相關(guān)人員工作素質(zhì)作為一項(xiàng)重要工作，長期來抓。進(jìn)行不間斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升工作人員的實(shí)際業(yè)務(wù)水平，這樣才能從根本上保障檔案記錄工作的有序進(jìn)行。

2）優(yōu)化實(shí)際管理中的工作流程。在檔案記錄工作的開展過程中，要形成固化下來的工作流程。對于工作的有效開展，一定要按照詳細(xì)的工作流程進(jìn)行實(shí)際操作。首先，要設(shè)置專人對于需要記錄的檔案內(nèi)容做到及時(shí)的收集，要把這些具體內(nèi)容記錄詳實(shí)，有效的記錄下來。在此過程中，不僅僅要有書面的記錄，更要大力提倡大數(shù)據(jù)技術(shù)下的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這樣可以保證信息記錄工內(nèi)容的有效留存。其次，在后勤檔案的記錄工作中，還要做到分門別類。想要實(shí)現(xiàn)后勤檔案工作的有效性，就要注意把不同的信息分成若干個(gè)記錄本，或者電腦中不同的文件夾進(jìn)行登記。在涉及相關(guān)問題的查閱的時(shí)候，可以直接找到相關(guān)的記錄本，最迅速的找到工作所需的第一手資料，這也是十分必要的[2]。最后，對于檔案的記錄要做到專人負(fù)責(zé)，對于錄入的信息也要做到專人核實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性，以及描述語言的客觀詳盡，必須做到嚴(yán)格、謹(jǐn)慎的管理，才能夠確保記錄的信息的準(zhǔn)確性，為后續(xù)工作的開展提供信息支持。

3）采用創(chuàng)新的管理方法。所謂創(chuàng)新的管理辦法，包含著兩個(gè)方面的內(nèi)容，首先就是引入績效考核的管理機(jī)制。對于后勤檔案記錄的過程中，要針對相關(guān)的從業(yè)人員，引入績效考評體制，建立起一套完備的管理體制和量化的考核指標(biāo)，對于檔案記錄人員的工作職責(zé)完成情況，完成標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際檔案的記錄情況，實(shí)際工作中的工作態(tài)度，業(yè)務(wù)水平測試等，進(jìn)行綜合的評價(jià)，實(shí)現(xiàn)績效排名，對于業(yè)績突出。工作有效的工作人員，要進(jìn)行職務(wù)的提升；對于業(yè)績不佳的員工要做到相應(yīng)的績效輔導(dǎo)，確保全員的業(yè)務(wù)能力水平的不斷提高[3]。其次就是要進(jìn)行科技技術(shù)的引入，這些高科技元素的注入，一定會(huì)促進(jìn)醫(yī)院的后勤檔案記錄工作的效果提升。信息化管理已經(jīng)走進(jìn)了醫(yī)院運(yùn)行過程中的每一個(gè)領(lǐng)域，檔案記錄工作也不例外。要做好相關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，會(huì)操作相應(yīng)的軟件，還要在實(shí)際工作中認(rèn)真思考，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，把檔案記錄工作做實(shí)做好。

4）提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。對于從事相關(guān)工作的業(yè)務(wù)人員，要做到崗位培訓(xùn)及時(shí)有效地進(jìn)行。檔案記錄工作屬于文職工作，不同于醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)學(xué)技術(shù)人才。所以對于這一部分人員，就要做到提高檔案管理能力，并專門設(shè)置相關(guān)崗位。以往需要對于相關(guān)的專業(yè)能力知識(shí)做到區(qū)別的要求，要熟悉檔案記錄的基本流程，也要具備相關(guān)的文字基礎(chǔ)，以及語言的邏輯性。同時(shí)，還要具備辦公自動(dòng)化的相關(guān)職業(yè)資格證書，確保能夠勝任檔案的記錄工作[4]。一定要改變以往醫(yī)院的檔案工作沒有專人負(fù)責(zé)的局面，只有做到專崗專人，才能切實(shí)地達(dá)到工作效果，在出現(xiàn)相關(guān)問題的時(shí)候，也能夠追溯到第一責(zé)任人。同時(shí)，對于上崗人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也要及時(shí)地開展，并且在培訓(xùn)形式上也要做到積極的創(chuàng)新。只有進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的不斷培訓(xùn)，才能保證專業(yè)技能水平的不斷提升。對于業(yè)務(wù)培訓(xùn)還要采用多種多樣的方式，常換常新，力求達(dá)到業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的有效性。從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升，需要從人才入口處嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，同時(shí)進(jìn)行好一系列的后續(xù)的提升計(jì)劃，這有做好這兩項(xiàng)工作，才能打造出專業(yè)的檔案記錄工作人員，有序地開展工作。

3 總結(jié)

醫(yī)院的后勤檔案工作是醫(yī)院運(yùn)行的有效保障，要做到這項(xiàng)工作的有效開展，就要建立起嚴(yán)格的工作流程，制定出嚴(yán)格的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)加強(qiáng)對于員工的培訓(xùn)，確保醫(yī)院后勤檔案工作的有效開展。