王 浩，宋 青

（山東省濟(jì)寧市微山縣檔案館 山東 濟(jì)寧 277600）

1 引言

檔案工作是一項(xiàng)管理檔案或者為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)提供檔案信息的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其與社會(huì)生產(chǎn)生活、人類社會(huì)共同發(fā)展。伴隨著人類社會(huì)文明程度逐漸提高，檔案工作所發(fā)揮的作用和價(jià)值愈發(fā)凸顯。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入到信息化穩(wěn)定時(shí)期，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的重要組成部分，有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的加快以及檔案管理質(zhì)量的提升。

2 現(xiàn)代檔案信息化管理模式中存在的問題

2.1 數(shù)字化管理的安全性有待提高

一方面利用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息與其載體的分離，從而將檔案信息錄入到信息系統(tǒng)內(nèi)，提升檔案信息的深度與使用范圍，充分發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。另一方面檔案數(shù)字化管理的安全性問題有待關(guān)注，快速便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)也為電子檔案的管理提供一定的難度。當(dāng)前對(duì)于電子檔案的保護(hù)僅僅是對(duì)用戶名與密碼的安全性能進(jìn)行一次防護(hù)，一旦出現(xiàn)密碼泄露等情況，極有可能會(huì)影響到電子檔案的安全性。此外，檔案的安全防護(hù)工作與檔案管理的制度化建設(shè)密不可分。盡管如此，部分單位仍然沒有建立起一套完善的檔案管理制度，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)非法運(yùn)行、檔案被非法竊取的問題得不到妥善解決，在部分檔案信息丟失后，檔案追蹤工作并沒有建立起來，致使檔案數(shù)字管理工作的安全問題仍然停在表面，無法得到有力解決[1]。

2.2 數(shù)字化管理人員的工作素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的有力實(shí)施者，也是檔案管理工作中最活躍的因素，其綜合素養(yǎng)對(duì)于檔案管理工作的整體質(zhì)量有著重要影響。在信息化環(huán)境中，格外要求檔案管理人員具備一定的信息化操作技術(shù)，能夠運(yùn)用自動(dòng)化軟件處理檔案資料。但就目前情況而言，部分工作人員仍然會(huì)依照自己原有的經(jīng)驗(yàn)而不是檔案管理制度進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案管理的隨意性比較大，管理比較混亂，并最終使得檔案信息的錄入并不完整。

3 強(qiáng)化信息化檔案管理模式

3.1 提高信息化檔案管理模式的安全性

強(qiáng)化檔案數(shù)字化安全管理，提高檔案管理人員的操作能力是重中之重。通過定期培訓(xùn)等方式，提高其信息化技術(shù)的運(yùn)用能力和信息化技術(shù)素養(yǎng)，強(qiáng)化工作人員應(yīng)用問題和處理問題的能力。如果工作人員沒有做好安全防范工作，極有可能給檔案管理工作帶來安全問題。此外在信息化管理過程中還會(huì)出現(xiàn)由于工作人員操作不當(dāng)因而造成信息泄露或者丟失。為了避免相應(yīng)損失，需要將確保信息安全納入到檔案管理制度當(dāng)中，確保工作人員的規(guī)范化操作，確保每個(gè)人都能夠認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，注意檔案信息使用過程中的操作安全，建立防范意識(shí)、構(gòu)建完善的管理體系。

強(qiáng)化檔案數(shù)字化安全管理，需要建立檔案安全保障體系。電子檔案無論是進(jìn)行歸檔還是使用，都需要在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行操作，因而數(shù)字化檔案對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的空間，具有公共性與分享性，在給用戶提供便利的同時(shí)，也增加了不法分子借助網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息的機(jī)會(huì)。因此需要健全并完善網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，例如對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理、設(shè)置訪問權(quán)限以及身份認(rèn)證，服務(wù)器還需要定期修補(bǔ)補(bǔ)丁以及更新系統(tǒng)配置，防止非法入侵者竊取機(jī)密信息[2]。

3.2 提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

強(qiáng)化宣傳培訓(xùn)，優(yōu)化管理人員專業(yè)結(jié)構(gòu)。檔案工作能夠健康穩(wěn)定發(fā)展與信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)密不可分，使得信息化檔案管理模式中問題層出不窮。這就需要檔案管理工作人員具備一定的工作素養(yǎng)，通過加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)處理方式和處理能力的進(jìn)步。為此，需要做好檔案管理人員的在職培訓(xùn)工作，以資格培訓(xùn)與繼續(xù)教育為重點(diǎn)，同時(shí)還需要激發(fā)工作人員的工作積極性，引導(dǎo)其充分發(fā)揮自身能動(dòng)性，主動(dòng)進(jìn)行知識(shí)更新與結(jié)構(gòu)優(yōu)化，強(qiáng)化工作人員隊(duì)伍的專業(yè)化水平，建立一支復(fù)合型多層次高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍[3]。

提高素養(yǎng)需要進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。經(jīng)驗(yàn)交流是各個(gè)行業(yè)都需要開展的學(xué)習(xí)活動(dòng)，在此過程中參與人員之間可以相互學(xué)習(xí)、取長補(bǔ)短。檔案管理人員可以開展部門與部門、區(qū)域與區(qū)域之間的交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，借鑒他人檔案管理的新技術(shù)與新方法以及檔案資源轉(zhuǎn)化的經(jīng)驗(yàn)，從而提高工作人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的能力。此外，通過交流學(xué)習(xí)，能夠幫助檔案管理工作人員將工作總結(jié)的感性經(jīng)驗(yàn)理論化，并且將交流過程中學(xué)習(xí)到的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到信息化檔案管理模式當(dāng)中，提高信息處理的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的重要組成部分，涉及內(nèi)容多、涉及時(shí)間長，要求檔案管理人員參與其中進(jìn)行詳細(xì)管理與處理。同時(shí)管理人員的管理意識(shí)、管理模式、管理設(shè)施以及檔案管理人員的工作水平都對(duì)檔案管理有一定影響。為此，檔案管理人員逐步完善檔案管理信息，實(shí)現(xiàn)信息的科學(xué)化、系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變，方便檔案的查找與利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。