楊家敏

（長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吉林 長(zhǎng)春 130033）

1 引言

科技改變生活，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已然改變了我們的生活，從書信到微信，從逛商場(chǎng)到網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物，很多我們習(xí)以為然的生活方式已經(jīng)被網(wǎng)絡(luò)科技所取代。在傳統(tǒng)的企事業(yè)辦公模式中，往往是通過(guò)面對(duì)面進(jìn)行紙質(zhì)化辦公，非常耗費(fèi)人力和時(shí)間成本，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，一種全新的自動(dòng)化辦公模式彌補(bǔ)了傳統(tǒng)辦公不足，兩者有機(jī)結(jié)合極大提升了企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量和效率。

2 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的概述

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化是當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，它是將現(xiàn)代化辦公融進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，形成的一種全新辦公形式，其本質(zhì)是希望通過(guò)辦公自動(dòng)化對(duì)管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，提高企業(yè)決策效能。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公節(jié)奏和效率都有待提高，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，正好契合了企事業(yè)單位的發(fā)展需求，它的超高速率和超大容量拉升了企事業(yè)單位整體管理水準(zhǔn)。特別是在文件數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理上，相比傳統(tǒng)人工處理方式的效率要高很多。計(jì)算機(jī)自動(dòng)辦公在20 世紀(jì)50 年代被應(yīng)用到西方國(guó)家諸多企業(yè)，直到1985 年才開始在我國(guó)全面推廣，隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和企業(yè)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)也經(jīng)歷了不斷升級(jí)完善，現(xiàn)已被各領(lǐng)域企業(yè)廣泛應(yīng)用[1]。

3 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)分析

3.1 對(duì)辦公數(shù)據(jù)文件的處理自動(dòng)化

對(duì)于企事業(yè)單位的日常辦公來(lái)說(shuō)，每天都會(huì)有大量數(shù)據(jù)及文件需要處理，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用之前，傳統(tǒng)的辦公程序非常煩瑣，比如一份日常文件從查看到簽收，就涉及到各級(jí)層層查閱，在查閱過(guò)程中有的層級(jí)還會(huì)將個(gè)人意見添加進(jìn)原文件中，這種傳統(tǒng)文件處理的辦公模式，一來(lái)花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，二來(lái)在查閱審查過(guò)程中容易對(duì)原文件表達(dá)的意思產(chǎn)生誤解。而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，有效解決了這兩個(gè)問(wèn)題，辦公文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一傳輸，在保留原文件的同時(shí)，可以清晰標(biāo)注修改意見，最重要的是可以節(jié)省大量時(shí)間和人力，極大提高了企事業(yè)單位的日常辦公效率。在部分企事業(yè)單位的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，每位員工都有屬于自己的系統(tǒng)賬號(hào)，便于企事業(yè)單位對(duì)員工工作進(jìn)行管理，也有利于責(zé)權(quán)的劃分[2]。

3.2 對(duì)企業(yè)相關(guān)事務(wù)的處理自動(dòng)化

企事業(yè)單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)伴隨著各種事務(wù)處理，其中包括行政人事事務(wù)、秘書事務(wù)、督辦事務(wù)等，這些事務(wù)的處理涉及到企事業(yè)單位各部門的對(duì)接，在傳統(tǒng)的辦公模式中，往往會(huì)因?yàn)椴糠植块T員工的外出導(dǎo)致事務(wù)處理不夠及時(shí)。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，能有效提高企事業(yè)單位在事務(wù)處理上的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，滿足了企事業(yè)單位高效辦公的需求。

3.3 對(duì)企業(yè)決策審核的處理自動(dòng)化

一個(gè)企事業(yè)單位有著層級(jí)分明的組織構(gòu)架，任何一個(gè)決策的執(zhí)行都需要部門主管或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批，這也是企事業(yè)單位日常工作中非常重要的部分。在傳統(tǒng)辦公模式中，決策執(zhí)行依據(jù)是紙質(zhì)文件，它需要部門主管和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后簽字蓋章，這種面對(duì)面的審批手續(xù)無(wú)疑拉長(zhǎng)了對(duì)接時(shí)間，拖慢了整個(gè)工作節(jié)奏。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的搭建，一方面可以讓決策者隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)文件進(jìn)行審核，不受時(shí)間地點(diǎn)的局限；另一方面辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將待審文件進(jìn)行初步分析匯總，將一些關(guān)鍵信息直觀呈現(xiàn)給決策者，能極大提高企事業(yè)單位決策者的決策效率。

4 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建面臨的困境

4.1 對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)知程度不足

在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用之前，企事業(yè)單位員工已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)辦公模式，對(duì)這種全新的辦公方式需要一個(gè)認(rèn)知和接受的過(guò)程，在最開始甚至有部分員工對(duì)此有些許抵觸情緒，企事業(yè)單位管理層要做好宣傳培訓(xùn)工作，讓大家明白計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)有利于減少工作量、提高工作效率。再就是部分員工認(rèn)為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，就是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的使用，其實(shí)不然，它的最終意義在于依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)和決策的效率，只有全員思想認(rèn)知達(dá)成高度統(tǒng)一，才能全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的最大價(jià)值。

4.2 對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全重視不夠

相比傳統(tǒng)辦公模式，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)有著諸多優(yōu)勢(shì)，但安全問(wèn)題已經(jīng)成為它最明顯的短板。黑客和病毒的入侵，已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)安全的最大隱患，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的文件安全受到了極大威脅，一些不法分子常常利用網(wǎng)絡(luò)漏洞將個(gè)人隱私和企事業(yè)單位內(nèi)部資料外泄，造成企事業(yè)單位及個(gè)人的損失。對(duì)此，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)需要不斷升級(jí)，以提高網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，除了網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的提高，還需要對(duì)使用自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)的工作人員安全意識(shí)進(jìn)行提高，充分發(fā)揮計(jì)算辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的加密技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，避免因?yàn)楣ぷ魅藛T安全意識(shí)淡薄，造成辦公網(wǎng)絡(luò)的信息安全問(wèn)題[3]。企事業(yè)單位在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)時(shí)，需要投入一定的人力和資金，提升網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。

4.3 對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的管理制度不全

各企事業(yè)單位在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，會(huì)涉及到較多的電子公文，這些電子公文不同于其他文件，它具有法律效力，所以計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行也要符合法律規(guī)范。因此，無(wú)論是從法律的角度，還是從企事業(yè)單位的信息安全的角度，都亟需構(gòu)建一套規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)管理制度，用來(lái)約束計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用者行為。任何一個(gè)使用者在任何一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)槿魏卧蛟斐砂踩┒矗瑢?duì)企事業(yè)單位內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)造成嚴(yán)重?fù)p失，所以，我國(guó)在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化全面普及的當(dāng)下，卻沒(méi)有與之相匹配的健全的管理制度，是計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建過(guò)程中面臨的難題之一。

5 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建及策略

構(gòu)建計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，也是各企事業(yè)單位當(dāng)前面對(duì)的緊迫任務(wù)，在此過(guò)程中，從企事業(yè)單位管理層到普通員工，都需要從根本上轉(zhuǎn)變辦公觀念，提高自身計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公操作水平，以適應(yīng)這一全新的辦公模式。針對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，以下提出了5 點(diǎn)參考策略。

5.1 構(gòu)建企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)逐漸被淘汰，為了適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步和企事業(yè)單位的發(fā)展，實(shí)施計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公勢(shì)在必行，為此必須根據(jù)各企事業(yè)單位自身需求，構(gòu)建專屬的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，確保企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)文件的處理自動(dòng)化、企事業(yè)單位相關(guān)事務(wù)的處理自動(dòng)化、企事業(yè)單位決策審核的處理自動(dòng)化。在對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建時(shí)，可以對(duì)自身特點(diǎn)及需求進(jìn)行梳理整合，有針對(duì)性構(gòu)建，讓內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)為己所用，真正提高辦公效率[4]。

5.2 充分利用分布式框架結(jié)構(gòu)

在對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建時(shí)，各企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身辦公實(shí)際需求，充分利用分布式框架結(jié)構(gòu)，確保系統(tǒng)用戶與用戶之間的良好協(xié)同，便于根據(jù)企事業(yè)單位的層級(jí)進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種分布式框架結(jié)構(gòu)還有利于系統(tǒng)內(nèi)外信息的接收，以及用戶對(duì)信息的下載、上傳、分類、歸納。總之，分布式框架結(jié)構(gòu)可以促進(jìn)計(jì)算機(jī)辦公信息的自動(dòng)化存儲(chǔ)，提高企事業(yè)單位相關(guān)信息的管理效率。

5.3 建立足夠多的應(yīng)用服務(wù)器

一般的企業(yè)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，都會(huì)為每一位員工設(shè)置單獨(dú)的用戶名和登錄賬號(hào)，這是為了提升辦公系統(tǒng)的安全性能，也是為了便于明確員工的職責(zé)范圍，有利于企事業(yè)單位進(jìn)行管理。但設(shè)置這么多的登錄賬號(hào)，就需要建立足夠多的應(yīng)用服務(wù)器來(lái)保障系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以在對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建過(guò)程中，要針對(duì)每個(gè)企業(yè)的實(shí)際需求建立足夠多的應(yīng)用服務(wù)器，保障大家在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)辦公時(shí)不出現(xiàn)故障。

5.4 加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)管理的力度

構(gòu)建計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)后，要加強(qiáng)整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)來(lái)保障辦公信息資料的安全，而所有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行都離不開防火墻的保護(hù)，所以在對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)過(guò)程中需要建立信息存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)文件和信息資源，在強(qiáng)有力的維護(hù)下得到了完整的保存，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立還能有效預(yù)防黑客和病毒對(duì)系統(tǒng)的入侵，對(duì)整個(gè)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全都是一種實(shí)時(shí)保護(hù)。

5.5 提高員工網(wǎng)絡(luò)辦公的水平

隨著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公效率有了大幅提升，但不論是多么前沿的計(jì)算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的自動(dòng)化，都不能實(shí)現(xiàn)完全的自動(dòng)化，整個(gè)辦公系統(tǒng)的運(yùn)行還是需要有專人監(jiān)管[5]。想要發(fā)揮計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的最大效能，必須提高系統(tǒng)管理人員和使用人員的技能水準(zhǔn)，伴隨系統(tǒng)越來(lái)越自動(dòng)化，對(duì)人員的技能和綜合素養(yǎng)要求越來(lái)越高，只有全方面提高企事業(yè)員工的自動(dòng)化操作技能和管理水平，才能最大程度降低網(wǎng)絡(luò)安全故障的發(fā)生，從而提高計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全性能，以及企事業(yè)單位的辦公效率。

6 結(jié)語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建也在不斷普及完善，被應(yīng)用的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，特別針對(duì)一些需要處理較多日常事務(wù)的企事業(yè)單位，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，有效解決了人力成本居高不下的問(wèn)題，以此同時(shí)還極大提升了辦公效率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)作、內(nèi)外部信息資源的歸類共享，為大家提供了一個(gè)良好的辦公環(huán)境，推動(dòng)企事業(yè)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定增長(zhǎng)。