孫玉芳，唐昊冶，范巧君，倪 俊

(中國科學(xué)院 南京土壤研究所 所級公共技術(shù)服務(wù)中心，江蘇 南京 210008)

科研實驗室是科學(xué)研究的基礎(chǔ)技術(shù)保障，也是實施科技創(chuàng)新的重要場所. 為了深入貫徹落實《國務(wù)院關(guān)于國家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器向社會開放的意見》(國發(fā)[2014]70號)[1]精神，促進科研設(shè)施和儀器開放共享，切實提高科技資源配置和使用效率，更好地為科技創(chuàng)新和社會服務(wù)，中科院在現(xiàn)行科技體制下，加強技術(shù)支撐條件建設(shè)，鼓勵研究所對儀器設(shè)備進行集中收編管理，并開放給課題組使用，以提高研究所從基礎(chǔ)研究到應(yīng)用研究再到生產(chǎn)力科研創(chuàng)新的綜合支撐能力.

隨著科研實驗室的儀器裝備日益完善，如何科學(xué)規(guī)范高效地管理實驗室將直接或間接影響整個科研領(lǐng)域和國家科技發(fā)展的情況[2-3]. 科研實驗室人員是高度個體化的高層次知識結(jié)構(gòu)人員，所從事的工作具有較強的自主性，因此規(guī)范管理實驗室對科研數(shù)據(jù)的可信度與準確性尤其重要[4]. 目前一種主流趨勢是借助實驗室資質(zhì)認定(CMA)或中國合格評定國家認可委員會(CNAS)框架管理科研實驗室[5]. CMA和CNAS準則詳細規(guī)定了實驗室的通用要求、結(jié)構(gòu)要求、資源要求、過程要求和管理體系要求. 但由于在落實過程中，科研實驗室存在管理人員較少、管理人員崗位職責和行政職務(wù)不對等、任務(wù)執(zhí)行缺少監(jiān)控等問題，導(dǎo)致實驗室管理效能低下，各項任務(wù)執(zhí)行不順暢，不利于高質(zhì)量的科研產(chǎn)出，影響大型科研儀器開放共享成果.

針對上述突出問題，本文提出運用項目化管理方式管理科研實驗室，在整合現(xiàn)有技術(shù)和資源優(yōu)勢基礎(chǔ)上，細化分解管理體系對人、機、料、法、環(huán)、測等6個方面的要求，理清管理過程中的重要節(jié)點，加強人員互動并逐步落實人員責任，有效運行實施、監(jiān)督、核查、評價等各個環(huán)節(jié)，高效完成階段性目標，形成“目標-管理-高效運行-成效”體系，最終為如何科學(xué)規(guī)范高效地管理科研實驗提供新思路.

1 項目化管理手段

項目化管理是運用系統(tǒng)論原理，將組織中臨時性的、具有明確目標、預(yù)算與進度有要求的負責任務(wù)從原有流程中分離出來，組織團隊，使用項目管理的技術(shù)和方法進行管理，是項目管理在實踐應(yīng)用方面的發(fā)展，具有一定靈活性. 項目化管理最根本的目的是在確保時間、技術(shù)、性能指標的條件下，以盡可能的效率完成預(yù)定目標. 該方式由于通過組織項目內(nèi)部的資源庫，落實有效的項目授權(quán)體系，形成監(jiān)控和溝通機制，激發(fā)和引導(dǎo)了人員的戰(zhàn)斗力，把本來不便于操作的、軟性的管理變成相對易于操作的方法，進而大大提升企業(yè)管理的執(zhí)行力，在整合資源、監(jiān)控風(fēng)險、提高效率方面具有很大的優(yōu)越性[6]，目前已經(jīng)逐步應(yīng)用于醫(yī)院、航空高校等領(lǐng)域的管理實踐當中[7-10].

2 項目化管理手段在管理實驗室中的應(yīng)用

本文結(jié)合中國科學(xué)院南京土壤研究所所級公共技術(shù)服務(wù)中心(以下簡稱“中心”)實驗室管理特點，以公共技術(shù)支撐體系為主線，實驗室認可管理準則為框架，探討運用項目化管理模式分解實驗室管理工作內(nèi)容，并以高效完成質(zhì)量控制活動為例，證明項目化管理在提高科研實驗室管理效率，助力科研實驗室發(fā)展等方面應(yīng)用價值.

2. 1 實驗室介紹

“中心”作為科研院所科研的支撐部門和下屬實驗室，于2004年率先對全所現(xiàn)有大型儀器設(shè)備和通用設(shè)備進行清查登記收編，并進行統(tǒng)一管理. 為了更加科學(xué)地管理儀器，保證科研數(shù)據(jù)質(zhì)量、提高儀器使用效率和開放共享率，“中心”于2005年9月加入CNAS和CMA體系，接受上級主管、社會團體及個人的監(jiān)督，在行業(yè)內(nèi)有良好的聲譽.

2. 2 實驗室管理現(xiàn)狀及存在問題

“中心”實驗室雖然已具備流程完整的管理程序，但隨著儀器設(shè)備的增多、開放共享需求的增大，在多年的管理運行過程中發(fā)現(xiàn)其存在一些明顯問題.

2. 2. 1 管理節(jié)點設(shè)置不明確

相對于基礎(chǔ)實驗室，科研實驗室的管理更加復(fù)雜[11]. 由于設(shè)備類型多樣且差異大，需要多層級多樣化管理模式. 縱觀實驗室運行過程，影響實驗室各項工作的節(jié)點不一定都是技術(shù)問題，但現(xiàn)有管理方式未能理清科研實驗室管理環(huán)節(jié)中的重要節(jié)點和復(fù)雜點. 對管理體系的改進也通常是著眼于打補丁，沒有一個全局改進的觀念. 如實驗室完成了關(guān)鍵設(shè)備的計量檢定、校準活動，并對計量活動的有效性進行了確認，但設(shè)備管理員未及時更換或加貼設(shè)備計量標識，從而影響了計量溯源的連續(xù)性. 采購實驗耗材通常需要3～4周，但遇到供應(yīng)商產(chǎn)品供應(yīng)不及時周期會延長，導(dǎo)致試驗被拖延. 那些看似不重要的事情，如果沒有做到位，沒有按照計劃實施完畢，或是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，都會影響到管理的成效性.

2. 2. 2 管理人員的崗位職責和行政職務(wù)不對等

由于科研實驗室多以技術(shù)人員為主，管理人員相對較少. 大家都看重技術(shù)工作的開展與實驗技術(shù)的開發(fā)，對于管理工作的推進，人員的工作態(tài)度基本上以講“理”為主. 雖然實驗室明確了質(zhì)量負責人與技術(shù)負責人的責任與權(quán)力，但對于參與到體系運行中的其他人員缺乏與工作要求相對等的明確的責任與權(quán)力分配，如此必然不利于管理工作的推行與改進，長此以往易將管理停留于制度建設(shè)上，也讓實驗室出現(xiàn)分工不清、責權(quán)不明確情況. 如果實驗室工作分工不清、責權(quán)不明，易造成工作相互推諉，給實驗室發(fā)展帶來阻力或是安全危險.

2. 2. 3 管理工作缺乏進度控制

科研實驗室承擔科研技術(shù)支撐、對外部檢測服務(wù)及培養(yǎng)研究生等多重工作任務(wù)，對于在體系文件中沒有強制規(guī)定完成時限的工作，完成情況會隨著實驗室人員個人工作習(xí)慣及態(tài)度的不同而有所不同，對體系管理工作很難形成從“要我做”到“我要做”的理念改變[12]，從而造成實驗室相關(guān)管理工作拖沓、效率不高甚至后期趕工的現(xiàn)象.

2. 3 利用項目化管理手段分解并高效完成實驗室相關(guān)工作

經(jīng)過分析實驗室存在的上述突出問題，我們利用項目化管理方法的優(yōu)勢，將實現(xiàn)年度質(zhì)量作為目標明確、有進度要求的項目，利用項目化管理手段分解實際工作的各項要求，編制項目實施方案，以切實推進實驗室體系有效運行并實現(xiàn)年度管理目標，使之符合實驗室長期發(fā)展規(guī)劃和CMA、CNAS標準規(guī)范要求.

實施方案確定完成該項目工作所需要的不同階段、階段性工作可交付結(jié)果以及階段任務(wù)的完成時間，編制項目實施方案，具體內(nèi)容如表1所列.

表1 項目實施方案Table 1 Project implementation plan

2. 3. 1 明確項目化管理目標

根據(jù)實驗室年度工作重點，細化分解管理體系對人、機、料、法、環(huán)、測等6個方面的要求，啟動項目化管理，確定年度工作的各項目標以及目標計劃實現(xiàn)的時限. 如年初明確推進認可管理的各項工作，迎接年底的CNAS外部評審工作.

2. 3. 2 制定項目計劃

實驗室質(zhì)量負責人在正式啟動項目10個工作日內(nèi)，根據(jù)項目的年度目標或者是分解后的若干小目標制定項目計劃. 不同的項目由于工作內(nèi)容的復(fù)雜程度不同，項目計劃也可能是根據(jù)子項目目的、復(fù)雜程度及對各個子計劃的側(cè)重不同而制定多個子計劃的有機整合. 制定項目的計劃時需要確定實施項目的范圍、項目進度節(jié)點及項目活動評價方式方法.

(1) 項目范圍：根據(jù)準則條款要求，將中心管理體系工作細化分解為人員管理、儀器設(shè)備管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、環(huán)境設(shè)施管理等多個子項目，同時對不同的子項目進行分解，詳細描述工作內(nèi)容，并給出具體的過程操作指導(dǎo)及實施時所需的記錄格式超鏈接.

(2) 項目進度節(jié)點：落實各子項目實施、監(jiān)督核查和評價等環(huán)節(jié)的責任人，并通過項目進度節(jié)點來控制執(zhí)行契機和完成期限.

(3) 項目活動評價：結(jié)合每一項目內(nèi)容的過程操作指導(dǎo)和準則條款，核查項目實施記錄，評價各項活動實施的符合性.

2. 3. 3 實施

項目計劃制定完畢后，各子項目責任人在項目計劃提供的時間節(jié)點要求及每一項工作的具體操作指導(dǎo)下實施項目工作內(nèi)容，同時通過計劃中超鏈接的記錄表及時記錄并保留實施證據(jù)，如試驗原始數(shù)據(jù)、過程控制的質(zhì)量記錄等.

2. 3. 4 監(jiān)控和核查

項目監(jiān)督人員嚴格依據(jù)項目進度計劃表規(guī)定的內(nèi)容對項目實施過程予以監(jiān)督，并利用項目計劃Excel表格自定義設(shè)置在項目實施前、中、后各時間節(jié)點啟動發(fā)郵件提醒功能.

監(jiān)督人在項目實施節(jié)點到達時間前10個工作日，對子項目的執(zhí)行情況進行全面檢查，核實階段性可交付結(jié)果，并對實施情況予以追蹤記錄，確保項目能夠有效推行下去. 當核查時發(fā)現(xiàn)與計劃執(zhí)行周期不符并不能按期完成可交付結(jié)果時，需要進行原因分析，提出應(yīng)對措施，督促實施人積極改進，并在限定期限內(nèi)完成項目內(nèi)容，最大限度地保證整個項目按計劃進行.

2. 3. 5 項目完成結(jié)果匯總

項目實施的監(jiān)督人員對項目工作內(nèi)容在規(guī)定的時間節(jié)點前進行核查，根據(jù)管理體系程序?qū)ο嚓P(guān)項目執(zhí)行要求，從項目完成度和項目可形成突破性結(jié)果匯總所有通過審核的質(zhì)量、技術(shù)記錄，整理形成相應(yīng)的實施報告，對完成良好的項目情況及時總結(jié)形成經(jīng)驗，對于完成過程中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題及時分析，必要時形成改進建議，以助于實驗室管理體系運行的穩(wěn)步提升.

為進一步闡述項目化管理思路在實驗室管理運行中的實施，現(xiàn)將相關(guān)項目實施流程使用流程圖描述如圖1所示.

圖1 實驗室項目化管理流程圖Fig. 1 Flow diagram of project implementation plan

2. 4 項目化管理的實施案例

質(zhì)量控制是為了持續(xù)對實驗室相關(guān)分析工作的有效性進行監(jiān)控，保證分析結(jié)果的準確性和可靠性，確保實驗室的各質(zhì)量目標得以實現(xiàn)而推行的基于過程控制的活動. 其通過控制與實驗有關(guān)的各個環(huán)節(jié)，把分析誤差控制在允許范圍內(nèi)，具體可以分為外部質(zhì)量控制活動和內(nèi)部質(zhì)量控制[13-15].

現(xiàn)選取“中心”2019年度質(zhì)量控制的工作內(nèi)容作為子項目進行示例，技術(shù)負責人負責組織執(zhí)行年度質(zhì)量控制活動，根據(jù)“中心”情況，并參照實驗室認可及資質(zhì)認定相關(guān)準則要求，編制2019年度質(zhì)量控制項目計劃表，確定項目范圍、項目進度節(jié)點、項目活動評價等內(nèi)容. 整個質(zhì)量控制項目計劃表如表2所列.

表2 質(zhì)量控制項目計劃表Table 2 Project schedule of quality control activities

項目實施人根據(jù)給定的計劃表在控制時間節(jié)點內(nèi)執(zhí)行相關(guān)活動，監(jiān)督人員對項目實施人的實施過程給予郵件提醒和必要幫助，并記錄追蹤執(zhí)行情況，通過信息追蹤的可視化，調(diào)動相關(guān)責任人的工作積極性. 項目實施追蹤記錄表示例如表3所列.

表3 項目實施追蹤記錄表Table 3 Tracking record of project implementation

通過以項目化管理方式，最終高效完成“中心”2019年度的質(zhì)量控制活動，同時結(jié)合該方式梳理“中心”整個業(yè)務(wù)流程、管理流程，分解并形成一系列可以切實推進的項目化實施方案，使得實驗室順利通過當年度中國合格評委委員會組織的實驗室復(fù)評審核活動.

3 結(jié)語

該管理方式在“中心”體系管理的正向成效表明項目化管理方式在形成“目標-管理-高效運行-成效”體系，提高科研背景下的實驗室的科技支撐能力和開放共享效果方面存在以下優(yōu)勢：(1)責權(quán)明確，細化分解. 通過項目化分解實驗室工作為若干子項目，由項目責任人承擔起各自責權(quán)范圍內(nèi)的工作，并結(jié)合考核和監(jiān)督，使得項目協(xié)作權(quán)責分明、分工清晰，有利于實現(xiàn)項目過程的控制. (2) 進度管理提高管理效率. 項目活動有明確的進度計劃，通過對每一階段的工作賦予合理的時間限制，幫助員工把握工作重點，減少拖沓，從而提高項目執(zhí)行效率. 在此基礎(chǔ)上，相應(yīng)的制度最大程度發(fā)揮作用，營造一個高效的實驗環(huán)境，也有利于個人能力的發(fā)揮. (3) 易于形成和凝練成果. 項目最終高效實施，確保了科研實驗室數(shù)據(jù)的質(zhì)量，不斷提升科研數(shù)據(jù)的客觀性、可靠性和可重復(fù)性，減少錯誤數(shù)據(jù)的誤導(dǎo)誤用風(fēng)險. 其形成的成果將助推大型儀器設(shè)備共享及科研成果轉(zhuǎn)化.