高 麗

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255000）

引言

醫(yī)院檔案不僅是歷史事件的記錄，同時還是所有文獻資料的集合，其檔案資源會涉及患者、醫(yī)護人員、醫(yī)學研究等，如果缺乏完善的管理體系，則會給醫(yī)院以及患者帶來較大的損失，對醫(yī)院的未來發(fā)展有著深刻的影響，因此，需要對醫(yī)院檔案管理工作進行強化，不斷提高檔案資料管理的效率，以此為基礎來開展各種工作，對醫(yī)院的發(fā)展有著積極作用[1]。

一、新形勢下改進醫(yī)院檔案管理方式的必要性

1．檔案管理工作的用處

檔案管理工作作為醫(yī)院的核心部分，既能為醫(yī)院的改革提供支撐的條件，還能精準地提供醫(yī)院工作的開展信息。醫(yī)生可以清楚地了解病人的情況，不僅可以有效節(jié)約病人的看病時間，還可以提高醫(yī)院的服務水平。醫(yī)生如果可以了解更多的特殊情況，也就能夠提高自己的業(yè)務能力[2]。

2．醫(yī)院檔案管理工作的形式

醫(yī)院檔案有書面資料、電子資料、影像資料等多種形式，可以記錄醫(yī)院發(fā)展建設的方方面面信息。按照檔案管理內(nèi)容的分類，有醫(yī)療檔案管理和后勤檔案管理兩種。醫(yī)療檔案管理主要用于記錄醫(yī)院的日常醫(yī)療工作，后勤檔案管理用于記錄醫(yī)院的綠化以及水電等其他后勤服務[3]。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1．檔案的利用率不夠高

有的檔案管理人員沒有意識到檔案管理的必要性，檔案錄入后，沒有得到有效利用，這就在醫(yī)院的工作上起不到真正的幫助作用，檔案管理的價值也就沒有被真正發(fā)揮出來，使得檔案的利用率不高，功能也就不斷地被弱化。

2．檔案管理缺乏完善制度

就目前而言，一些醫(yī)院在管理檔案時，只通過簡單的制度來進行，使得各個管理制度缺乏完整性，而且許多崗位職責并未明確，責任無法落實到位，從而會導致檔案管理工作的混亂。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院許多重要信息，如果沒有制定完善的制度進行科學管理，而是將檔案簡單地理解為對資料的歸檔、對信息的整理以及封存保管等，則會導致檔案管理水平低下[4]。

三、醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率強化措施

1．完善與檔案管理相關的制度

醫(yī)院在開展檔案管理工作的過程當中，經(jīng)常會表現(xiàn)出條理性與嚴謹性等特點。而對醫(yī)院當前的檔案管理制度進行完善，是保證其檔案管理人員能夠順利完成檔案管理工作的重要前提。為此，醫(yī)院要著眼于當前實際，結合我國相關的法律法規(guī)，制定并完善檔案管理制度和獎懲制度，合理構建監(jiān)管系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)檔案信息的標準化和規(guī)范化管理。與此同時，醫(yī)院也要對如下制度體系進行完善。第一，要完善檔案收集體系，明確各部門的具體職責，加大檢查監(jiān)督的力度，確保各科室及部門可以上交檔案信息的實效性。第二，要構建系統(tǒng)的檔案分類體系。具體來講就是依據(jù)檔案內(nèi)容所屬的性質(zhì)與類別，由檔案管理人員對其進行分類管理。第三，健全檔案保管體系，完善檔案管理室的工作制度，并聘請專業(yè)的檔案管理人才，對檔案室的檔案管理工作進行定期的抽查與指導，確保醫(yī)院的檔案管理工作有序進行[5]。

2．開發(fā)檔案管理應用

在新時代發(fā)展背景下，檔案管理工作需要重視對信息化的建設，在檔案管理工作中引入信息管理系統(tǒng)以及數(shù)字信息設備，充分發(fā)揮計算機作用，從而全方位地監(jiān)控檔案資料的收集與整理，這樣是能夠?qū)n案管理的質(zhì)量與效果有效提升，并且還能夠?qū)⑵洮F(xiàn)代化與規(guī)范化。通過信息技術來管理檔案資料，能夠幫助管理者更加快速地進行整理與編制。管理者在查找文件時，只需要在檢索中填入關鍵詞便能夠檢索到相應文件，使得查找的效率極大提升，不僅能夠節(jié)約時間，同時還能夠節(jié)省人力、物力和財力。

3．不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力

信息化的大潮給各類工作人員都提出了新的工作要求，檔案管理人員也不例外。檔案管理人員除了要加強檔案相關專業(yè)理論知識的學習和具備滿足檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)以外，還要進一步提升信息化工作水平，提高運用信息化、新媒介管理檔案、利用檔案的水平和能力。醫(yī)院可舉辦培訓班或者邀請專家授課等方式，將信息化工作水平作為培訓提升的重要內(nèi)容，將信息化手段（網(wǎng)站、微信、公眾號等）應用到醫(yī)院檔案管理工作中，發(fā)揮信息化技術在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢[6]。

4．不斷提升醫(yī)院檔案編研水平

對原本枯燥無味的檔案資料進行檔案編研，是提高檔案利用率的必要手段，也是檔案存儲有效開發(fā)和利用的重要方式，檔案編研的水平和質(zhì)量直接決定著檔案的利用效率。結合大多數(shù)醫(yī)院的實際情況，醫(yī)院的檔案編研工作水平在以下兩方面需加以提高。一方面，提高重視程度，增強編研力量。檔案部門在醫(yī)院內(nèi)部并非業(yè)務部門，容易被忽視，基礎設施建設和工作人員配備等都落后于醫(yī)院臨床科室。因此，醫(yī)院需要從機構設置著手，加強人員和職能配備，完善檔案專業(yè)人才隊伍，為編研工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。另一方面，提高編研質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值。編研人員在工作中需要遵循實用性原則，在原有基礎上提高成果質(zhì)量，根據(jù)檔案資料的不同特點，或編研成冊，集中利用；或復刻成影像資料，繪聲繪色；或建設檔案網(wǎng)站，廣而告之等。通過多種多樣的編研工作，面向醫(yī)護、面向病患、面向社會提供檔案服務，將檔案室的社會功能全面激發(fā)出來[7]。

5．完善軟硬件設施

首先，配備了先進的掃描儀、電腦、復印機，通過檔案管理購買了與載體需求相對應的一種設備，得到了高質(zhì)量的電子檔案管理。醫(yī)院聯(lián)合相關軟件開發(fā)公司，與辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)建立對接接口，促進檔案人員成長，確保工作成效。同時，強調(diào)設施管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，建立檔案數(shù)據(jù)庫，逐步豐富檔案資源。通過調(diào)整數(shù)據(jù)庫的局域網(wǎng)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術，增強了其他醫(yī)院和醫(yī)療機構的資源共享，有效提高了檔案管理資源的可用性，充分展示了檔案管理資源的使用價值。

6．提高信息防護意識，確保檔案信息安全

數(shù)字化的信息模式相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式安全系數(shù)已經(jīng)大大提升，但也不是全然沒有被破壞的可能，一些電腦高手還是會以黑客的手段盜取別人的信息，對別人產(chǎn)生威脅。因此，數(shù)字化信息還是要有一些保護措施為好，要定時對信息進行監(jiān)測，并確保網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫的安全，在實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理后，還需要在醫(yī)院建立數(shù)字檔案館，以及相應的信息安全綜合管理平臺，可以通過這些來對醫(yī)院的檔案進行保護。提供獨立的數(shù)據(jù)操作設施，將文件存儲設施放置在遠離磁場的環(huán)境中，保護設施的電源，并建立獨立的電源室，使數(shù)據(jù)庫能夠安全運行。同時，加強了電子文件的備份管理，方便了受損電子文件的恢復，保證了文件資源的完整性和安全性。醫(yī)院可以離線備份，也可以在線備份，因地制宜選擇本地備份或異地備份。為了強調(diào)電子文件的安全性，避免病毒和黑客的攻擊，可以采用軟件加密、硬件加密和混合加密的方式進行秘密保護管理。其中，最常見的是混合加密方法，它通過用戶身份驗證、狀態(tài)密碼和權限分配來保護檔案信息的安全[8]。

7．制定與更新醫(yī)院檔案數(shù)字化建設標準與規(guī)范

健全與完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理標準與規(guī)范，更有利于檔案數(shù)字化管理工作的開展，若無規(guī)則與標準的支持會導致檔案數(shù)字化的推進無章可循。醫(yī)院檔案管理部門需結合國內(nèi)、國際以及行業(yè)標準規(guī)范，根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展實際制定有可操作性的檔案數(shù)字化管理制度與業(yè)務標準，使檔案數(shù)字化管理全過程均在制度的保障下推進。檔案管理部門需從如下幾點著手進行標準與規(guī)范的制定，第一，對檔案收集與整理制度進行完善，要求醫(yī)院內(nèi)各科室或部門對所形成的文件材料第一時間傳入到相應的共享系統(tǒng)中，供檔案管理人員進行信息整理，使得檔案收集歸檔工作能在制度的引領下落實到位，將原來的被動等模式轉變?yōu)橐揽啃畔⒓夹g主動進行信息收集的管理模式。第二，在現(xiàn)有的《文檔形式一體化制度》《網(wǎng)絡驗證識別制度》等一系列規(guī)章制度的基礎上，制定有針對性的激勵約束機制。第三，制定臨床、科研、教學等不同部門聯(lián)動機制，便于管理人員能夠全方位跟蹤收集各部門所形成的文件材料，使收集渠道暢通。

結語

簡而言之，檔案管理屬于一個醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中不可缺少的組成部分，記錄著醫(yī)院成長壯大的每個歷程，還展現(xiàn)了醫(yī)院各階段的經(jīng)營情況。檔案信息資料不僅能夠總結和歸納以期工作，同時還能夠為醫(yī)院后續(xù)工作內(nèi)容提高數(shù)據(jù)參考，因此，對醫(yī)院的良好發(fā)展有著積極作用。為了提升檔案資源利用率，醫(yī)院需要對管理機制進行完善與健全，同時對檔案工作的管理意識進行培養(yǎng)，并不斷促進信息化管理，這樣是能夠充分發(fā)揮檔案資源的作用與價值，進而提高醫(yī)院檔案的管理水平。