鐘群興

（江門(mén)市第二人民醫(yī)院，廣東 江門(mén) 529000）

一、醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的作用意義

醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案主要指的是醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抵抗、處置和解決各類(lèi)突發(fā)事件過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的資料信息和歷史記錄，是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，加強(qiáng)這方面檔案的管理對(duì)于醫(yī)院的健康發(fā)展有著重要的影響[1]。主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，可以作為醫(yī)院未來(lái)解決和處理突發(fā)事件的重要參考和依據(jù)，從這些檔案資料文件當(dāng)中可以全面地了解以往醫(yī)院在解決和處理突發(fā)事件過(guò)程中采取了一些措施和取得的成效，從中把握突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點(diǎn)，并不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高后續(xù)預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抵抗、處置和解決各類(lèi)突發(fā)事件的能力水平。第二，這是公立醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，維護(hù)和保障醫(yī)院檔案信息的安全完整性，則要求做好相關(guān)檔案管理工作。第三，需要進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的模式和方式，以便為未來(lái)醫(yī)院防控工作的實(shí)施，以及獲取和查閱、借鑒和利用相關(guān)檔案資料信息提供支撐和保障。

二、公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

第一，突發(fā)性。這是醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案最突發(fā)的一個(gè)特點(diǎn)，一定程度上增加了檔案資料信息收集和整理的難度，一般都沒(méi)有給檔案管理人員留出足夠的收集檔案資料的時(shí)間，容易出現(xiàn)檔案資料信息不全面、不系統(tǒng)等問(wèn)題。而且，很多情況下在新的問(wèn)題和事件發(fā)生的時(shí)候，以往采用的檔案資料收集、整理、存儲(chǔ)、歸檔和利用的模式和方法可能出現(xiàn)不合理、不完全適用的情況，檔案管理的體制機(jī)制等也可能需要重新改進(jìn)和優(yōu)化完善，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率與檔案資料信息的安全性。第二，復(fù)雜性。醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案所涉及的內(nèi)容比較多，管理起來(lái)也比較的復(fù)雜，如在預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抵抗、處置和解決各類(lèi)突發(fā)事件過(guò)程中所形成的監(jiān)測(cè)報(bào)告、應(yīng)對(duì)預(yù)案和解決對(duì)策等，且檔案資料的存儲(chǔ)類(lèi)型和載體也比較多，如照片、聲像、紙質(zhì)檔案、數(shù)據(jù)資料和電子文件等。此外，在檔案管理中除了要做好檔案資料的收集、整理工作，還需要采取科學(xué)的手段，提高檔案資料的共享和利用效率，這給檔案資料管理提出了更高的要求。第三，專(zhuān)業(yè)性。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要求由專(zhuān)業(yè)化的人員全面負(fù)責(zé)做好檔案資料的記錄反映工作，收集和整理歸檔的檔案信息要能夠從專(zhuān)業(yè)化的角度去系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映突發(fā)公共衛(wèi)生事件的類(lèi)型、內(nèi)容以及采取的解決和處置的方案和措施、程序等，真實(shí)記錄全過(guò)程的內(nèi)容，并分類(lèi)進(jìn)行管理，建立防治救治公共衛(wèi)生事件防控專(zhuān)題檔案。第四，利用范圍的規(guī)定性。因?yàn)檫@些檔案資料信息當(dāng)中包含的有很多機(jī)密性的文件資料，在利用這些檔案的過(guò)程中我國(guó)的相關(guān)法律規(guī)范對(duì)不同利用者的利用范圍、級(jí)別等有比較明確的規(guī)定，未經(jīng)允許不能輕易地披露，這對(duì)于檔案安全管理、保密和利用等提出了更高的要求。

三、加強(qiáng)公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理關(guān)鍵要素

1.夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

加強(qiáng)公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理，首先需要確保各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的規(guī)范有序性和高效性，認(rèn)真地做好檔案資料信息的收集、管理、規(guī)范和利用等環(huán)節(jié)的工作，以提高檔案管理的整體水平和效率[2]。一是，做好檔案收集工作。在檔案管理中需要轉(zhuǎn)變以往在突發(fā)衛(wèi)生事件發(fā)生之后被動(dòng)管理的模式和方式，要與醫(yī)院的發(fā)展與管理等同步進(jìn)行，堅(jiān)持做到積極主動(dòng)參與檔案管理、同步跟進(jìn)、深度介入，檔案管理人員需要全程參與預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抵抗、處置和解決各類(lèi)突發(fā)事件，以便全面真實(shí)地記錄事項(xiàng)和相關(guān)的資料信息，確保檔案資料的真實(shí)性、及時(shí)性、客觀性和完整性。這方面檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，要求相關(guān)人員規(guī)范化的收集紙質(zhì)檔案、電子文件材料、數(shù)字化媒體檔案資料等，并做好這些檔案資料的規(guī)范化管理和存儲(chǔ)工作。此外，要實(shí)施追蹤收集，隨時(shí)收集、更新和完善檔案資料信息，并針對(duì)不同檔案的特性和特定等，針對(duì)性地采取檔案收集的方法，確保各項(xiàng)方法的靈活性和有效性，以有效規(guī)避檔案資料漏錯(cuò)事項(xiàng)和問(wèn)題。二是，做好檔案保管工作。具體實(shí)施中強(qiáng)調(diào)檔案管理人員強(qiáng)化安全防范意識(shí)，高度重視保密管理和檔案安全管理方面的工作，如設(shè)置關(guān)門(mén)的檔案資料柜，并最好庫(kù)房的防災(zāi)、防潮、防盜等工作，針對(duì)電子檔案和數(shù)字化檔案則需要科學(xué)的設(shè)置權(quán)限和防火墻，并做好檔案資料的備份管理工作，必要的情況下還可以實(shí)施異地備份，以有效地規(guī)避檔案信息失密、丟失、泄露等造成的影響和損失。還需要對(duì)所有的檔案資料信息進(jìn)行分類(lèi)歸檔管理，對(duì)重點(diǎn)檔案、珍貴檔案實(shí)施追蹤管理和監(jiān)督控制，確保檔案資料的存儲(chǔ)、獲取、利用等規(guī)范有序。此外，檔案管理工作需要嚴(yán)格依照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做好檔案的移交等工作，盡可能地規(guī)范檔案管理工作，降低檔案保管過(guò)程中的一系列問(wèn)題和偏差。

2.實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理

公立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開(kāi)展和實(shí)施需要有效地服務(wù)于未來(lái)公共衛(wèi)生事件防控工作的開(kāi)展，根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的需要，設(shè)立健全的防治救治公共衛(wèi)生事件防控專(zhuān)題，并實(shí)現(xiàn)突發(fā)衛(wèi)生事件專(zhuān)題檔案的綜合利用，方便檔案資料信息的查閱、借鑒和利用。這要求檔案管理人員科學(xué)地創(chuàng)新檔案管理的方式，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。首先，需要對(duì)公共衛(wèi)生檔案管理進(jìn)行整體謀劃，構(gòu)建完善的檔案資料管理體系，明確檔案收集范圍及歸檔要求，并有效地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和整體能力水平。其次，要重視加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，醫(yī)院內(nèi)部需要進(jìn)一步地夯實(shí)突發(fā)衛(wèi)生事件檔案管理的基礎(chǔ)，優(yōu)化和完善內(nèi)部職能部門(mén)的設(shè)置，并積極引導(dǎo)其他相關(guān)單位和部分配合檔案管理工作的開(kāi)展和實(shí)施，通過(guò)構(gòu)建協(xié)同管理機(jī)制、健全溝通和交流機(jī)制等，提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，還強(qiáng)調(diào)做好預(yù)防和防范工作，對(duì)收集到的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的分析，從中了解和獲取醫(yī)院在解決和處理突發(fā)事件過(guò)程中采取的策略、方案和措施，把握突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以作為醫(yī)院未來(lái)解決和處理突發(fā)事件的重要參考和依據(jù)，提高后續(xù)預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抵抗、處置和解決各類(lèi)突發(fā)事件的能力水平。在檔案管理工作中還需要從專(zhuān)業(yè)化的角度去系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映突發(fā)公共衛(wèi)生事件的類(lèi)型、內(nèi)容、方案、措施、程序等，如物資后勤隊(duì)、醫(yī)療隊(duì)、工作組、援建隊(duì)、接收社會(huì)捐贈(zèng)和志愿者等組織中形成的珍貴資料，全方位了解和展示醫(yī)院的戰(zhàn)“疫”全過(guò)程，并分類(lèi)進(jìn)行管理，建立防治救治公共衛(wèi)生事件防控專(zhuān)題檔案。最后，在檔案管理工作中需要做到分級(jí)、分層、分流管理突發(fā)衛(wèi)生事件檔案資料信息，并將其與重大疾病醫(yī)療保險(xiǎn)和救助、綜合應(yīng)急機(jī)構(gòu)工作、監(jiān)測(cè)工作的開(kāi)展和實(shí)施等有效結(jié)合起來(lái)。

3.發(fā)揮重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用

加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理還需要有效地提高檔案資源信息開(kāi)發(fā)和利用的水平，進(jìn)一步拓寬檔案的利用渠道和途徑。在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的開(kāi)展和實(shí)施還需要強(qiáng)化信息化、數(shù)字化建設(shè)，依托現(xiàn)代信息技術(shù)和工具，構(gòu)建一個(gè)更加系統(tǒng)完善的檔案資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)這些資料信息的及時(shí)收集、分類(lèi)管理、快速歸檔、統(tǒng)一集中管理和綜合化利用，方便檔案資料信息的查閱、借鑒和利用。信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，極大地提高了檔案信息開(kāi)發(fā)利用的水平，進(jìn)而更好地服務(wù)于社會(huì)和突發(fā)衛(wèi)生事件的防范和預(yù)警等。具體工作的開(kāi)展和實(shí)施需要在檔案管理工作中保障檔案信息安全，做好保密工作以及符合國(guó)家利用范圍及相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，主動(dòng)地放寬服務(wù)對(duì)象和范圍，進(jìn)一步拓寬檔案資料信息查閱、借鑒和利用的途徑和形式，方便不同類(lèi)型、層次檔案信息需求者獲取和咨詢相關(guān)服務(wù)。加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)典型先進(jìn)事跡等進(jìn)行深挖，對(duì)催人淚下的“請(qǐng)戰(zhàn)書(shū)”進(jìn)行及時(shí)匯總及宣傳報(bào)道，起到鼓舞士氣，發(fā)揮檔案資政的引路人作用。公立醫(yī)院在宣傳效應(yīng)中，還可以通過(guò)電視廣播、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道進(jìn)行宣教和推廣，尤其對(duì)先鋒隊(duì)宣講團(tuán)、事跡報(bào)告會(huì)、火線入黨、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷等內(nèi)容及時(shí)報(bào)道宣傳，留下翔實(shí)可靠的影響檔案和文字檔案資料，推動(dòng)和鼓舞全院醫(yī)護(hù)人員投入其中。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是重要組成部分，需要加大這方面的重視程度和投入力度，有效提高檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的水平，更好地為社會(huì)和大眾服務(wù)。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作具有突發(fā)性、復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，要求將其作為一項(xiàng)常態(tài)化的工作推進(jìn)和實(shí)施，構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理，從而提高檔案管理和利用水平。此外，在管理工作中還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的理念和模式，采取適合的舉措拓寬檔案資料信息查閱、借鑒和利用的途徑和形式，確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理取得更理想的效果，功能和價(jià)值作用得以最大化發(fā)揮和體現(xiàn)。