楊 翠 莫英子

（錦州市中心醫(yī)院，遼寧 錦州 121000）

引言

醫(yī)院辦公室最常見、最基本的工作之一就是文書檔案管理。文書檔案管理這一過程包括文件的收集、整理、立卷、歸檔、使用和銷毀等環(huán)節(jié)在內的有序銜接行為和過程。受我國醫(yī)改的全面深化推進，醫(yī)院發(fā)展在一定程度上得到了加速。管理持續(xù)改進的要求在整個醫(yī)院體系內不斷提高[1]。文書檔案管理是一項對技術能力及業(yè)務性有著較高要求的服務型工作。在醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展過程中，其詳細記載了醫(yī)院發(fā)展過程，從而對醫(yī)院工作的改善進行記錄，并指引其發(fā)展方向，提高了醫(yī)院的存在性和導向性，文書檔案管理有著重要推動意義。其也是醫(yī)院歷史基礎的重要考察依據(jù)，所以在醫(yī)改發(fā)展的今天有必要提高醫(yī)院文檔管理能力，以確保醫(yī)院文書檔案價值得到充分實現(xiàn)，為醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展提供詳細的指導[2]。本次研究通過闡述醫(yī)院文書檔案管理的典型特征，隨后簡要介紹了醫(yī)院文書檔案管理的改進措施。

一、文書檔案管理在新時期呈現(xiàn)出的新特點及作用

1.文書檔案管理有兩個基本特征

第一是信息收集和保留；第二是其載體有著多樣性的特征。近年來在醫(yī)院工作、醫(yī)療保健和科研工作中，醫(yī)院大部分工作時間均被占用。但檔案文書管理在醫(yī)院管理未引起重視。醫(yī)院文書檔案管理有著工作支持不足、缺乏財政投資、缺乏信息化投入、設備不健全等問題。從人才角度出發(fā)，現(xiàn)階段醫(yī)院非常致力于引進高素質專業(yè)人員，但對于文書檔案管理方面缺乏人才引進力度。在部分醫(yī)院，未設立文書檔案管理部門，導致文書檔案管理效率低下，這部分因素嚴重阻礙了醫(yī)院文書檔案管理的發(fā)展。在信息化階段，尤其在大數(shù)據(jù)發(fā)展的當下，醫(yī)院文書檔案管理在為管理者提供重要決策依據(jù)方面只能變得越來越清晰。然而由于文書檔案管理方面長期停滯，其不再與醫(yī)院新階段進展相適應。

2.文書工作在文書檔案中起到的作用

文件收集包括登記申請和運輸處理、獲取加速、文件收集處理以及文件制作。制定法律文書過程設計應確保有效審查法律文書工作全部內容，對文件集合進行了總結。應將庫存安全管理、研究搜索制作、表格統(tǒng)計作為文件工作的基礎。文件資料在檔案室清理后要定期歸檔。文書檔案是一種工具，對有關單位活動具有保護使用價值。影響文書質量也是文件順利運行的重要因素包括文件編制格式、書籍透明度、材料質量等。

二、文書檔案工作問題

1.文書檔案管理缺乏基礎

判斷醫(yī)院文書檔案基礎是否扎實需要從兩個方面出發(fā)。一方面，為制度及組織保障。現(xiàn)階段大部分醫(yī)院為建立一個專門文書檔案管理科，也設立專業(yè)的辦公室及文書檔案管理員，文書檔案管理全部依附于辦公室，導致其工作基礎差。對于專業(yè)要求極高的文書檔案而言，上述管理模式欠缺財力、設施、人力投入，從而無法發(fā)揮文書檔案管理的重要作用。另一方面，為人才保障。醫(yī)院文書檔案管理不是簡單的辦公室工作，其對專業(yè)知識要求極高，需要熟悉文書檔案管理領域相關知識和法律、辦公能力要求較高，并要求人員具有一定協(xié)調溝通能力[3]。然而，由于現(xiàn)階段大部分醫(yī)院的文書檔案管理人員年齡較大，具有計算機操作水平低下，且專業(yè)知識不足、技術訣竅不足和創(chuàng)新意識不足等缺點。

2.硬件設備落后

大部分醫(yī)院均選擇使用不符合要求硬件設備來對文書檔案進行管理。然而，大部分文書檔案管理方法均停留在傳統(tǒng)方法管理中，未引進先進的信息管理應用程序，這意味著歸檔檔案不再滿足工作要求，并導致重大損失。

3.缺乏醫(yī)院文書檔案管理意識

由于對大部分醫(yī)院未意識到文書檔案管理的重要性，大部分醫(yī)院工作人員甚至部門負責人均認為對文書檔案工作認識不足，認為醫(yī)院考核的內容主要是經濟，文書檔案工作與醫(yī)院考核意義無關，所以將大部分財力及人力均放在了發(fā)展較高醫(yī)療水平上。嚴重者認為醫(yī)院應該降低文書檔案管理效率。由于部分錯誤觀念，員工在文書檔案管理上消極怠工，也有部分員工因為不認同醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀而提出了建議。此外，醫(yī)院文書檔案管理成本投入有限，因為醫(yī)院文書檔案管理需要人員、設備和資金。文書檔案管理不到位不僅對降低成本產生不利影響，而且對醫(yī)院正常醫(yī)療、科教活動開展也有一定影響。

三、文書檔案管理路徑研究

1.穩(wěn)定的管理系統(tǒng)以優(yōu)化歸檔

醫(yī)院辦公室是各類文件中心區(qū)域，承擔著文件發(fā)送和傳遞的主要責任。各個業(yè)務部門是文件的重要組成部分，除辦公室傳送文件外，業(yè)務部門是文件材料診療的地方。為此，醫(yī)院各科室需要與辦公室更緊密的合作，防止數(shù)據(jù)丟失、遺漏等。建立健全文書檔案管理制度，制定文書檔案登記標準，指定專人負責文件編制工作，優(yōu)化登記活動，確保程序完全成熟，避免數(shù)據(jù)丟失和殘存[4]。此外，要加強監(jiān)管，定期復查、清查，確保收到文件不丟失。

2.辦公自動化管理實施

為避免檔案信息歸檔延誤，醫(yī)院應盡早制定建立完整檔案時間表，將檔案目錄存放在計算機中，利用信息化進行檔案管理，優(yōu)化檔案管理。計算機為文件傳輸和開發(fā)提供了一個安全防火墻。此外，還應注意將傳統(tǒng)檔案管理轉變?yōu)槎涡畔⒐芾?，充分利用計算機網絡加工文獻，建立多種數(shù)據(jù)庫，促進醫(yī)院檔案管理穩(wěn)定健康發(fā)展。

3.提高文書檔案管理質量

建立科學檔案管理制度和健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理重要前提。加強標準化、標準化、流程優(yōu)化和指導性文件管理，充分規(guī)范醫(yī)院工作，全面獲取和管理重要文件和資料。醫(yī)院文書檔案管理是一項重要工作，包括醫(yī)院所有檔案記錄都工作人員調配，檔案管理員質量要求也相應提高，而且要做到耐心和高度負責。讓所有員工都能各司其職，增加檔案管理人員敬業(yè)精神[5]。為在管理決策基礎上論證信息資源服務化管理，負責檔案管理人員為健康、研發(fā)等提供重要信息，使醫(yī)院在經濟和精神上兩手抓。

4.做好文書工作與檔案工作的銜接

檔案前身是文件，文件質量差對文件管理進一步發(fā)展影響巨大，只有處理好文件，才能為文件管理進一步發(fā)展打下堅實基礎。尤其是醫(yī)院通過各種教育和培訓措施了解到文件在文獻工作中重要性[6]。紙張尺寸、格式、文件等要做到標準化，避免不必要的細節(jié)錯誤。不斷加強對員工持續(xù)培訓，以盡可能為員工提供更廣泛的學習和發(fā)展平臺，例如，通過輪換、進修、內部培訓等，來說明檔案管理的重要性。為了確保文件管理任務準確性和合理性，必須嚴格按照相關標準執(zhí)行管理措施，并提高文件管理員的責任意識。還必須確保文件管理任務是中心任務，并認識到文件管理的重要性。執(zhí)行文件管理任務時，為了提高管理人員保密性，未經授權不得向外部或外部組織披露內部文件數(shù)據(jù)[7]。

5.提高文書檔案管理人員綜合素質

文書檔案管理中應采用有效、科學和可比較的辦法并形成制度，使紙面文件的管理工作實現(xiàn)相互促進、合作和協(xié)助。連續(xù)文件管理是大部分基本業(yè)務和監(jiān)管系統(tǒng)基礎，需要管理人員不斷學習、交流，以保證持續(xù)發(fā)展。因此，提高檔案管理人員整體素質是實現(xiàn)檔案管理領域科技化最重要措施之一。文件管理員需要擴展其在文件數(shù)據(jù)收集、清理、歸檔等領域知識和技能，以便在實踐中不斷提高工作質量[8-9]。此外，文件管理員需要定期接受培訓，其專業(yè)知識需要不斷更新和完善，其業(yè)務知識需要提高，文檔管理需要標準化。

結語

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項結合服務、技術、業(yè)務為一體的工作，需要全面完善檔案管理制度，嚴格執(zhí)行文件管理標準，確保檔案完整性，進一步保障檔案開發(fā)利用，發(fā)揮文書檔案管理潛力。中國科學進一步發(fā)展，落后管理方式已不足以滿足相關領域新社會標準和需要，需要我國檔案管理不斷進步。傳統(tǒng)管理主要是一種手動方法，標準化和錯誤率無法得到保證，信息電子技術進一步發(fā)展可提高儀器程序標準化，降低錯誤率。為了做到這一點，文書檔案管理中信息化管理是必不可少的，這樣文書檔案管理工作才能更加專業(yè)，才能更好地服務于醫(yī)院醫(yī)療工作。