張阿敏

（楊凌職業(yè)技術(shù)學院，陜西楊凌 712100）

高職院校內(nèi)部檔案信息是高職建設(shè)及發(fā)展的關(guān)鍵性資源，亦是高職院校教育規(guī)律整理歸納、發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定等工作實施的主要依據(jù)。如今，高職院校飛速發(fā)展以及改革的不斷推進，檔案信息在科學研究、教育活動及管理工作中發(fā)揮的作用越發(fā)顯著。電子信息化以及辦公自動化的引進，推動著檔案信息化管理的建設(shè)步伐，傳統(tǒng)檔案管理體系顯然已經(jīng)無法順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代檔案信息化建設(shè)訴求。因此，在實際管理當中，相關(guān)工作者需融合高職院?，F(xiàn)狀，借助信息化技術(shù)手段與現(xiàn)代化管理形式，促進學校檔案信息化管理及建設(shè)水準提高。

一、高職院校檔案信息化管理必要性

（一）有助于提升檔案信息嚴密性

以前檔案信息保存通常以紙質(zhì)形式為主，但是伴隨時間推移，漸漸呈現(xiàn)出紙質(zhì)頁面泛黃現(xiàn)象，致使檔案信息字跡模糊，從而造成多數(shù)珍貴檔案信息難以得到良好儲存，甚至會發(fā)生檔案文件丟失的問題，對檔案管理工作水準與質(zhì)量提升帶來反向影響。究其原因，檔案管理工作具有繁瑣的特點，難以迅速核對，然而借助信息技術(shù)手段，可使檔案管理者在實施檔案管理工作時應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，不但便于管理者查找檔案信息，而且還可快速調(diào)取檔案信息，利用密碼設(shè)置加強檔案信息安全性和保密性，若想調(diào)取相應(yīng)檔案信息必須輸入正確密碼，否則無法得到所需檔案信息，此種方式不但可切實提升高職檔案信息嚴密性，也能有效規(guī)避檔案信息被盜取和篡改的現(xiàn)象發(fā)生，[1]同時，高職檔案管理者在開展檔案管理工作時更為輕松。

（二）有助于檔案信息檢索與儲存

一般情況下，在開展檔案管理工作時，往往需要針對檔案內(nèi)容展開信息分類，便于使用者查找和檢索。因此，高職院校與檔案管理者必須明確學校內(nèi)部檔案信息內(nèi)容、檔案種類與檔案總量，然后借助信息技術(shù)展開檔案內(nèi)容檢索，其根本目的在于便于進行檔案信息查找及儲存。而在具體進行檔案內(nèi)容檢索過程中，使用者僅需輸入關(guān)鍵詞和時間便可迅速查詢檔案內(nèi)容，與此同時，計算機可有效解決儲存不足等問題，切實縮小檔案信息內(nèi)存，把檔案文件進行壓縮，并存于相應(yīng)文檔當中，從而自動儲存檔案信息，此過程快速有效且可以節(jié)約大量時間，改善檔案管理工作質(zhì)效。另外，利用信息技術(shù)還可通過二維碼儲存檔案信息，便于使用者檢索檔案內(nèi)容。

（三）有助于加快檔案信息的傳播

在高職院校內(nèi)部檔案管理工作中引進信息技術(shù)，在一定限度上可加快檔案信息的傳播。以三億字文檔為例，若以紙質(zhì)檔案保存，則需通過車輛搬運這些文檔資料，而利用信息技術(shù)則可將其存為電子檔案，僅需通過網(wǎng)絡(luò)或者U 盤等工具便可進行檔案信息的傳播和應(yīng)用，兩者差距十分明顯，并且后者可以切實提高檔案信息安全性及傳播速度。在高職學校中，各部門與教職工均會時常應(yīng)用檔案信息，如學生群體畢業(yè)證書發(fā)放、學生檔案查詢調(diào)取等，若運用紙質(zhì)檔案，只能通過逐一查找與郵寄等形式，但此種檔案應(yīng)用方式較易發(fā)生檔案文件丟失問題，從而對檔案管理帶來嚴重影響。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施脫離信息化要求

高職院校教改不斷深化與發(fā)展進程中，檔案管理的信息化建設(shè)已在逐步推進，然而在具體建設(shè)及發(fā)展過程中，普遍運用打印機與計算機等設(shè)備設(shè)施，針對以往檔案實施目錄編制等基礎(chǔ)工作，高職檔案管理尚處在信息化建設(shè)發(fā)展初期。部分高職院校盡管已經(jīng)購置先進性設(shè)施設(shè)備，檔案信息化管理正在漸漸推進，但欠缺校內(nèi)校外聯(lián)動發(fā)展，導(dǎo)致其檔案信息化管理發(fā)展水平偏低。基于整體視角而言，高職院校在檔案管理和信息化管理尚存有一定差距，且檔案服務(wù)功能亟需深度開發(fā)，檔案信息共享也有待進一步發(fā)展。

（二）檔案信息化建設(shè)以及利用程度偏低

互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的更新?lián)Q代，促使高職院校正面臨檔案信息化建設(shè)及發(fā)展的新挑戰(zhàn)。但在此環(huán)境下，高職檔案信息化建設(shè)及利用程度存在部分問題。首先，高職院校在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)層面尚未完善，信息化技術(shù)利用程度偏低，對電子檔案數(shù)據(jù)采集、信息整合與分析帶來不利影響。在進行檔案信息系統(tǒng)的錄入時，欠缺信息內(nèi)容詳細、嚴謹?shù)暮藢Γ瑢笃谛畔?shù)據(jù)的修改缺少完整記錄，給檔案信息利用質(zhì)量和效率帶來影響。其次，高職院校在檔案網(wǎng)站建設(shè)層面忽略有關(guān)網(wǎng)站和系統(tǒng)的建設(shè)工作，盡管部分學校已經(jīng)開發(fā)、建立有關(guān)網(wǎng)站和系統(tǒng)，但也局限在網(wǎng)頁制作與校園內(nèi)網(wǎng)層面，缺乏豐富的檔案資源，欠缺校內(nèi)校外的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動。

（三）檔案信息化管理者綜合素養(yǎng)待提升

伴隨高職院校教改工作的深化，學校內(nèi)部檔案信息化發(fā)展和建設(shè)過程中需以專業(yè)人才為根本保障和支撐。在新時代環(huán)境下，高職院校檔案信息化管理和建設(shè)的專業(yè)人才必須擁有夯實的管理基礎(chǔ)知識，熟練把握信息化管理所有流程與具體手段，同時還可嫻熟應(yīng)用先進設(shè)備與信息技術(shù)手段，明確實踐操作程序。[2]但是，就如今高職院校內(nèi)部檔案信息化管理及建設(shè)人才團隊實際狀況而言，與高職信息化檔案建設(shè)尚存在較大差距，學校內(nèi)專業(yè)技術(shù)人才短缺，檔案信息化管理者綜合素養(yǎng)亟待提高。另外，高職檔案信息管理者對于先進設(shè)備設(shè)施及技術(shù)手段利用程度需進一步加強。這些問題的存在，給高職院校整個檔案信息管理質(zhì)量、效率均帶來了不利影響。

三、高職院校檔案信息化管理的對策

（一）完善檔案信息化設(shè)施建設(shè)

若想有效開展檔案信息化管理，需以基礎(chǔ)設(shè)施完善建設(shè)為基準，針對現(xiàn)階段高職院校在檔案管理工作的薄弱之處，優(yōu)化檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施，并在實施管理工作時加強檔案信息化建設(shè)投入力度，借助此種方式為檔案信息化管理提供必要支撐，同時基于硬件及軟件兩個層面協(xié)同展開檔案信息化管理設(shè)施的完善建設(shè)。首先，基于硬件層面，應(yīng)采購打印機和激光掃描儀等信息化檔案管理必備的輸出性設(shè)備設(shè)施，以此來落實檔案管理信息化。[3]其次，基于軟件層面，應(yīng)構(gòu)建檔案管理的數(shù)字化平臺，促進檔案管理趨于信息化發(fā)展，同時還應(yīng)搭建專業(yè)且完善的局域網(wǎng)，亦或構(gòu)建專業(yè)化檔案管理平臺，利用軟件設(shè)施設(shè)備建設(shè)有效加快檔案管理信息化進度。在高職院校實施檔案管理信息化工作，還應(yīng)構(gòu)建配套的數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫和紙質(zhì)檔案文件進行充分對接。數(shù)據(jù)庫內(nèi)所有文檔均可對應(yīng)紙質(zhì)檔案儲存位置。唯有構(gòu)建科學完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，才可確保檔案檢索的有效性及快捷性。

（二）構(gòu)建科學的檔案管理體系

應(yīng)注重構(gòu)建完善且科學的高職院校檔案管理信息化管理體系，充分掌握檔案管理工作制度與工作手段，把規(guī)范化建設(shè)視作根本目標，切實統(tǒng)一電子文件與信息傳播模式，保證校園網(wǎng)絡(luò)與有關(guān)檔案信息系統(tǒng)高效銜接、聯(lián)動。另外，還應(yīng)構(gòu)建信息安全防護與信息應(yīng)用制度體系，為檔案管理信息化建設(shè)提供安全保障，在信息資源開發(fā)過程必須高度重視隱私權(quán)保護，規(guī)避重要檔案內(nèi)容泄露問題出現(xiàn)，積極建設(shè)科學的檔案管理形式與體系，有效落實檔案信息共享。

（三）提升檔案管理者綜合素養(yǎng)

針對檔案管理者綜合素養(yǎng)較低的問題，應(yīng)采取多元化方法提高檔案管理者綜合素養(yǎng)，從而滿足高職院校檔案管理信息化發(fā)展要求。一方面，提升檔案管理者專業(yè)化培訓(xùn)、教育力度。比如，學校可借助定期組織校園主題講座，或者面向教職工群體展開定期入職教育和培訓(xùn)，以此提升高職院校內(nèi)部檔案管理者專業(yè)技術(shù)水平。另一方面，學?？烧袖浾莆招畔⒓夹g(shù)，且具有檔案管理能力的人才從事該項工作?，F(xiàn)階段，高職院校檔案及文件管理工作均隸屬文職崗位，因此，在文職工作者招錄過程中，應(yīng)招錄專注于計算機技術(shù)和信息技術(shù)領(lǐng)域的人才。除此之外，學?？砂崖毠n案信息管理水平視作其工作評價的重要指標，同時針對職工所具有的信息技術(shù)水平和實踐應(yīng)用能力實施薪酬待遇調(diào)節(jié)，以此激發(fā)檔案管理者工作自覺性及積極性，進而優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量與管理水平。

信息技術(shù)迅速發(fā)展，可切實推動社會各領(lǐng)域轉(zhuǎn)型升級，在高職院校中及時引進信息技術(shù)有助于推動檔案管理趨于信息化方向發(fā)展。高職院校內(nèi)部檔案信息作為學校運行的基礎(chǔ)資源信息，在具體建設(shè)及發(fā)展進程中，應(yīng)注重檔案管理信息化重要價值，基于目前發(fā)展現(xiàn)狀，制定信息化管理對策，促進高職院校內(nèi)部檔案管理信息化發(fā)展。