王茜

摘要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，大數(shù)據時代帶給人們的不僅僅有便利性，隨之而來的還有激烈的行業(yè)競爭和對以往傳統(tǒng)理念的不斷變革。檔案數(shù)字化的管理打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，在當前這個大數(shù)據時代之下，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利性，但是也為檔案工作人員的管理帶來了不小的考驗，鑒于此，本文將對以數(shù)字化促進檔案管理優(yōu)化工作進行深入探討，以供參考。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;優(yōu)化

引言

現(xiàn)如今，社會信息化進程速度越來越快，檔案數(shù)字化管理也成為大勢所趨。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有顯著的優(yōu)勢，可以打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多不足并加以有效彌補，讓企業(yè)檔案管理部門不再是封閉的狀態(tài)，能夠對檔案信息進行采集和管理并具有信息服務的職能，達到檔案信息資源共享的目的，有效提高檔案管理的工作效率等。

一、數(shù)字化檔案的基本特點

數(shù)字化檔案是按照檔案管理規(guī)范，有目的地加工、保存起來的具有參考憑證價值的電子文件，通過計算機磁盤等設備將紙質文檔使用掃描形式錄入電腦，進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，應具備相應的軟件支持、參數(shù)和其他相關數(shù)據。就目前全球數(shù)字化的概念而言，紙質檔案已經很難滿足用戶需求，因此，原本的紙質檔案，現(xiàn)在都逐漸開始往數(shù)字化檔案的方向走。數(shù)字化檔案是以先進的計算機技術為依托的，在檔案存儲和歸檔工作上，數(shù)字化檔案極大地提高了統(tǒng)計、分析、歸檔等的速度，避免了人工抄錄錯誤的幾率，有很大的優(yōu)勢，數(shù)字化檔案管理由于使用電腦作為處理器，進而時效性較強，周期較短，以數(shù)字化方式對檔案進行整理和查閱等，對于信息的處理上更加方便，簡化檔案管理環(huán)節(jié)，縮短了檔案管理的周期，實現(xiàn)了信息的高效利用。由于數(shù)字化檔案形式具有實時性和網絡化特征，通過網絡技術和數(shù)字技術的有效利用，促進檔案資源的有效共享，有效地提高了數(shù)字化檔案傳輸和通訊的便捷性。

二、檔案管理工作發(fā)展面臨的困境

（一）檔案整理不夠系統(tǒng)化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企業(yè)的檔案管理部門都更像是一間倉庫，堆滿了很多資料，長久不見天日，檔案分類混亂，想要查找自己所需要的文字或者影像資料十分困難。而管理工作人員大多由很多年紀較大的人擔任，他們缺乏對現(xiàn)代化檔案管理的認識，堅持沿用傳統(tǒng)的老一套方法，導致檔案管理的效率非常低。到了需要進行盤點總結工作的時候，往往是部門所有人齊上陣，也仍舊費時費力，難以快速整合分析。

（二）檔案管理設備老舊，無法應對時代需求

在幾乎人均一部手機的大數(shù)據時代，越年輕的群體越習慣在線上處理問題。網絡世界四通八達，讓距離不再是距離，人與人之間的溝通也更加有效和及時。然而在檔案管理部門，企業(yè)卻很少有配備先進的設備，用于管理工作使用。管理工作人員始終采用紙質記錄的方式，這種方式很容易出現(xiàn)漏洞，導致檔案丟失后找不到源頭和線索。很多高等學校的圖書館也是在近兩年才取消了讀書卡，轉而采用線上預約借還的新方式。

三、應用數(shù)字化優(yōu)化檔案管理工作的具體方法

（一）強化信息技術的應用

關于檔案資源智慧收集平臺，其主要構成部分為：數(shù)據采集管理平臺、一體化電子文件接收與管理平臺，前者的主要作用是對企業(yè)內部業(yè)務信息數(shù)據進行智能收集并能夠自動整理和存儲企業(yè)的檔案信息，后者的主要作用在于對數(shù)字檔案進行智能管理;在檔案資源智慧收集平臺的建立中，企業(yè)必須高度重視規(guī)范化管理的實施，通過強化檔案制度建設，來確保檔案元數(shù)據收集的規(guī)范性，確保錄入數(shù)據的正確性;同時，需借助相一致的題名與分類號來確保檔案信息檢索的查全率、查準率，通過強化相關技術規(guī)范來統(tǒng)一管理一系列企業(yè)文件，進而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有效性。

（二）制度化建設保證信息管理規(guī)范

數(shù)字化檔案管理工作依靠應用計算機技術，需要極高的保密性，建立全面、規(guī)范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。首先需要對數(shù)字化檔案工作的模式進行更好地規(guī)劃，各檔案管理單位應根據數(shù)字化檔案管理規(guī)范，并根據實際需求逐步構建相對完善的規(guī)章制度，加強監(jiān)管力度對數(shù)字化檔案管理工作形成規(guī)范，規(guī)范電子文件的形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證數(shù)字化檔案信息的全面性、完整性和安全性。

（三）推陳出新完善設備

為優(yōu)化提供堅實保障好的開始是成功的一半。想要改善檔案管理工作，就必須提前準備好專業(yè)的最新的設備。企業(yè)需要改變觀念，意識到這項工作的重要性，在資源分配的選擇上，更多地支持檔案管理部門設備的采買。我們要把這份工作從線下轉移到線上，就要用專業(yè)的數(shù)字化設備來完成。每一份檔案都要經過掃描以后上傳保存，增加其安全性，實現(xiàn)雙重保障，避免紙質版本丟失。掃描機器，電腦組建，高功能攝像機，這些必不可少。只有數(shù)字化設備到位，環(huán)境適宜，我們才有討論后續(xù)管理工作的基礎。

（四）提升數(shù)字化檔案管理人員業(yè)務能力

目前很多單位對檔案工作不重視，所以檔案管理人員配置較弱。檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度，這就需要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓，數(shù)字化檔案屬于系統(tǒng)技術工作，負責數(shù)字化檔案工作人員不但要學會一般檔案管理的基本要求和常識，同時，還要具備計算機應用及網絡安全等方面知識。這就需要逐步提升檔案管理人員業(yè)務能力，以集中培訓、日常學習、引進人才等方式提升管理人員綜合素質和技術水平。建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代數(shù)字化檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

結束語：

總而言之，在信息時代，企業(yè)要想具備較強的市場競爭能力，必須重視檔案數(shù)字化工作。在檔案數(shù)字化工作中，企業(yè)必須進一步強化信息技術的應用，確定檔案數(shù)字化管理的標準，做好前期工作，健全檔案數(shù)字化管理制度，提高相關人員的綜合素質，并積極建設檔案數(shù)字化的保密性及數(shù)字化檔案信息數(shù)據庫，以此來確保企業(yè)檔案數(shù)字化工作高效高質地開展。

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中國石化集團江漢石油管理局有限公司職工培訓中心王 茜