武晉梅 國(guó)家廣播電視總局七二五臺(tái)

本文闡述了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也分析了檔案管理存在的主要問(wèn)題，如管理模式落后、缺乏完整的管理體系、認(rèn)識(shí)偏差等。并針對(duì)具體問(wèn)題提出了規(guī)范化管理的具體對(duì)策，以加強(qiáng)檔案管理的優(yōu)化和完善形象管理系統(tǒng)，明確檔案管理職責(zé)，引導(dǎo)各部門(mén)員工提高檔案設(shè)計(jì)意識(shí)，同時(shí)對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便改進(jìn)不足。加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)管理體系，提高檔案管理的效率和效果。

眾所周知,檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部管理過(guò)程中是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在具體的檔案工作中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，尊重檔案的保密性，同時(shí)充分尊重其公共任務(wù)。特別是鑒于現(xiàn)行管理體制的適應(yīng)，對(duì)檔案管理提出了更嚴(yán)格的要求，以促進(jìn)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定發(fā)展和檔案管理的統(tǒng)一。

當(dāng)前公共行政管理中的特殊問(wèn)題，如缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)、缺乏管理制度、工作人員技術(shù)不規(guī)范等，同時(shí)鑒于加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，明確檔案管理和信息系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)要求，對(duì)不同問(wèn)題實(shí)施細(xì)化管理方式，利于機(jī)關(guān)及其相關(guān)的檔案管理一致化。

數(shù)字化檔案的基本概述

傳統(tǒng)的檔案可以通過(guò)掃描、攝影、多媒體等方式進(jìn)行高效保存，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息交換和管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案館。數(shù)字檔案通常由適合咨詢和呼叫員工的專業(yè)軟件設(shè)備進(jìn)行管理，通常需要儲(chǔ)存在其相應(yīng)有序的信息庫(kù)中，以便有效地提高檔案管理的效率。

數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

(一)提高自動(dòng)化辦公水平，減少資源的浪費(fèi)

在事業(yè)單位的檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法是有限的。要通過(guò)不斷增加員工數(shù)量，定期更新管理的軟硬件，不但提高了行政的處理成本，也降低了檔案的管理效率。在數(shù)字文件管理的模式下，文件將擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的形式，以方便運(yùn)用隨時(shí)存取和使用的數(shù)字化方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上。它可以節(jié)省大量的時(shí)間和空間，同時(shí)也降低了行政成本和提高了工作效率。

(二)確保文件得到充分的利用，資源始終得到開(kāi)放

數(shù)字檔案經(jīng)過(guò)先進(jìn)技術(shù)處理后可以及時(shí)地提交和存儲(chǔ)信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用檔案是很常見(jiàn)的，許多部門(mén)需要使用和查閱相關(guān)檔案。數(shù)字檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理的特出性還表現(xiàn)為檔案應(yīng)用、存儲(chǔ)和管理等不受時(shí)空的局限，用戶可以在自身有需要的時(shí)候隨時(shí)應(yīng)用檔案，更加的方便快捷。

(三)提高檔案管理的水平,提高工作人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字文檔管理可以有效地提高文檔管理水平。檔案的管理要求使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，如果說(shuō)檔案管理人員的綜合素質(zhì)低下，思維模式傳統(tǒng)固化，那么檔案管理的質(zhì)量效果必然無(wú)法達(dá)到預(yù)期，管理工作的實(shí)施將會(huì)因此而停滯不前。所以說(shuō)，在數(shù)字化檔案管理期間，還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，幫助其掌握新的管理技術(shù)與方法。

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的具體問(wèn)題

在政府機(jī)構(gòu)檔案管理的過(guò)程中，對(duì)問(wèn)題的具體分析有助于促進(jìn)問(wèn)題的解決，制定完善的對(duì)策。

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式較為落后

在當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部管理過(guò)程中，要重視檔案管理，通過(guò)新的檔案管理方法, 提高檔案的有效利用率。在實(shí)際調(diào)查過(guò)程中,一些機(jī)構(gòu)和機(jī)關(guān)仍存在集中存放紙質(zhì)文件的現(xiàn)象，這些文件存放在檔案室，然而，檔案館的作用并不大。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理。特別是目前工作內(nèi)容逐步細(xì)化，檔案數(shù)量逐步增加，紙質(zhì)檔案管理方式將增加檔案管理部門(mén)的工作量，影響整體的工作效率。要重視網(wǎng)絡(luò)檔案管理的發(fā)展，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的整體效率。

（二）缺乏完善的檔案管理體系

在檔案管理方面，各機(jī)構(gòu)必須組織專業(yè)人員和部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行有意義的收集、分析、儲(chǔ)存和利用等工作。然而，由于缺乏完善的檔案管理體系，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作效率低下，一些無(wú)序的信息被錄入，同時(shí)由于國(guó)家機(jī)關(guān)檔案管理制度缺失,檔案不能按規(guī)定及時(shí)保存且有序。此外,部分員工在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

（三）缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)

在一些事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，沒(méi)有意識(shí)到無(wú)形資產(chǎn)等檔案是事業(yè)單位發(fā)展的資源，同時(shí)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，缺乏規(guī)范化運(yùn)作體系。導(dǎo)致事業(yè)單位具體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展方向不明確,政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息建設(shè)力度不夠。

（四）檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，需提高工作人員的專業(yè)水平和素質(zhì)。因此檔案管理在規(guī)范過(guò)程中應(yīng)注重提高其專業(yè)技術(shù)水平，否則會(huì)出現(xiàn)一些機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理人員變動(dòng)頻繁，工作交接不準(zhǔn)確，不熟悉工作流程，缺乏專業(yè)技術(shù)等問(wèn)題，對(duì)檔案管理影響較大。

促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效果提升的具體 應(yīng)用方法

在檔案管理中,事業(yè)單位應(yīng)提出有效的策略,促進(jìn)規(guī)范化管理措施的實(shí)施。

（一）根據(jù)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高其管理意識(shí)

在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中,要解決規(guī)范化的具體問(wèn)題,樹(shù)立正確的檔案管理觀念。要認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用,檔案不僅僅是特定于檔案的記錄,同時(shí)在文件管理過(guò)程中,也起到實(shí)時(shí)監(jiān)控各部門(mén)具體工作情況,規(guī)范檔案管理,加強(qiáng)各連接與文件數(shù)據(jù)的有效對(duì)接作用。在提取文件的過(guò)程中要考慮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作用的同時(shí)從規(guī)范化的角度談事業(yè)單位檔案管理的安全意識(shí)，在文件配置過(guò)程應(yīng)該提高員工檔案的保密性,結(jié)合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展,樹(shù)立正確的檔案管理思想,從觀念上提高檔案管理的有效性。

（二）形成完善檔案管理機(jī)制的構(gòu)建

一是完善檔案管理體制,管理制度創(chuàng)新能有效發(fā)揮文件管理的作用,明確文件管理的職責(zé)。第二,在整合文檔系統(tǒng)的過(guò)程中,可以提高文檔管理專業(yè)化水平,建立規(guī)范化管理模式,將信息技術(shù)應(yīng)用到文檔管理過(guò)程中,更有效地管理文件。最后要明確文件管理人員的職責(zé)。

（三）從規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化角度提高檔案管理人員專業(yè)水平

在當(dāng)前單位文件管理發(fā)展的過(guò)程中,首先要從規(guī)范化的角度進(jìn)行文件管理,充分尊重員工的作用,定期教育員工,切實(shí)發(fā)揮文件管理的技術(shù)價(jià)值。其次,加強(qiáng)培養(yǎng)文件管理的技術(shù)能力和管理人員的業(yè)務(wù)能力,提高工作人員管理意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到維護(hù)文件管理的重要性,使文件必須具備安全管理的有效能力。最后,從事業(yè)單位對(duì)文件管理人員的培訓(xùn)中,從文件管理的實(shí)際情況出發(fā),對(duì)日常工作中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的考察,以案例的形式進(jìn)行介紹,提出具體的教育措施,滿足員工教育的需要，解決文件管理人員的技術(shù)問(wèn)題。除此之外,還要聘請(qǐng)社會(huì)專業(yè)的文件管理方面的專家,論述目前事業(yè)單位文件管理中存在的問(wèn)題,結(jié)合市場(chǎng)化的文件管理模式,將現(xiàn)有的文件管理模式優(yōu)化。

（四）促進(jìn)檔案改革,優(yōu)化管理方式

在新時(shí)期檔案檢查工作中,要認(rèn)真進(jìn)行檔案改革,做好檔案管理工作,突出檔案的優(yōu)化特點(diǎn)。首先采用現(xiàn)代化的文件管理方法,及時(shí)查閱以前的資料,改善對(duì)環(huán)境的有效監(jiān)測(cè)。在實(shí)際管理過(guò)程中,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員必須定期維護(hù)檔案,加大對(duì)病毒的檢測(cè)和殺滅力度,重要信息檔案的數(shù)字化掃描與安全管理?？s短檔案管理時(shí)間，提高檔案管理效率。

總之,在事業(yè)單位快速發(fā)展的過(guò)程中,文件資源是事業(yè)單位發(fā)展的基本前提。另一方面,文件管理作為業(yè)務(wù)的重要組成部分,占有重要的地位。文件管理的規(guī)范化不僅有效地提高了單位文件管理的整體質(zhì)量和效率,還關(guān)系到文件管理工作的順利開(kāi)展。在這一背景下,有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人和管理人員必對(duì)文件管理工作應(yīng)制定完善的管理制度,從而促進(jìn)文件管理在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域的發(fā)展。