費(fèi)躍 楊陽(yáng)

摘 要：新時(shí)期發(fā)展形勢(shì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨多重考驗(yàn)和發(fā)展壓力，選擇合適的優(yōu)化管理策略，采取科學(xué)合理的優(yōu)化措施，能夠在充分適應(yīng)新形勢(shì)背景的過(guò)程中，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作水平和工作質(zhì)量。本文就當(dāng)前新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作遇到的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題為導(dǎo)向，深入分析和研究有效優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的策略措施，期望在不斷強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量水平的同時(shí)，也能夠促進(jìn)事業(yè)單位的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化策略

前言：檔案管理工作是企業(yè)與單位管理工作中的重要組成部分，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作重要性更為突出，在當(dāng)前新形勢(shì)背景下，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化潮流與管理發(fā)展理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作觀念和想法，都能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。下面，就事業(yè)單位檔案管理期間遇到的問(wèn)題和工作困境進(jìn)行分析，期望能夠在不斷明確檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，探尋出適合事業(yè)單位檔案管理與工作優(yōu)化的策略措施。

1、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性意義

互聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)帶來(lái)了眾多便利，同時(shí)，在事業(yè)單位中檔案管理工作的重要性也被進(jìn)一步凸顯，作為人力資源與事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，它和單位中所有成員發(fā)展都密不可分且息息相關(guān)[1]。適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化形勢(shì)，強(qiáng)化檔案管理工作的優(yōu)化，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理水平的提升，也能夠進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位整體管理和發(fā)展水平的進(jìn)步。

2、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀反思

新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要優(yōu)化的方面較多，首先，對(duì)于檔案管理工作形式的優(yōu)化升級(jí)。信息化技術(shù)的應(yīng)用改變了以往檔案管理工作的內(nèi)容與形式，員工的所有檔案信息都會(huì)被轉(zhuǎn)化為電子檔案，從安全角度出發(fā)，如何有效保證所需檔案收集和儲(chǔ)存的安全性，都是需要重點(diǎn)研究和完善的管理內(nèi)容;其次，紙質(zhì)化和電子版檔案信息的管理都需要專門的工作人員進(jìn)行處理，對(duì)于一些當(dāng)前存在的檔案不完整或儲(chǔ)存管理不規(guī)范等情況的解決，也是影響單位內(nèi)部工作流程銜接流暢性的重要管理因素[2]。另外，由于檔案管理部門工作屬性的特殊性，在很多情況下都屬于單位內(nèi)部的邊緣化部門，影響力和責(zé)任劃分制度等方面細(xì)節(jié)的不完善，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作流程的不清晰，或者部分檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不足、工作敷衍了事等錯(cuò)誤工作行為和心理狀態(tài);最后，檔案管理工作缺乏創(chuàng)新意識(shí)和改革積極性，也是影響事業(yè)單位整體管理水平提升和檔案管理工作有效性發(fā)揮的重要限制因素。落后的檔案管理方法和工作流程，不僅會(huì)影響當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量效率，也會(huì)由于檔案管理工作效率不足等問(wèn)題進(jìn)一步影響事業(yè)單位內(nèi)部的高效性管理和發(fā)展進(jìn)步，限制事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展和整體管理水平的提升。

3、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1分析現(xiàn)有形勢(shì)變化，改革完善檔案管理制度

明確檔案管理工作發(fā)展目標(biāo)，分析現(xiàn)有形勢(shì)變化方向，通過(guò)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位整體發(fā)展管理需求的分析和研究，制定更加完善的檔案管理制度體系，能夠在方便相關(guān)工作人員執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)的基礎(chǔ)上，改革和優(yōu)化完善現(xiàn)有工作內(nèi)容。

首先，宏觀統(tǒng)籌事業(yè)單位整體管理發(fā)展需求，通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理部門未來(lái)發(fā)展需求的定位，調(diào)整和健全檔案管理制度體系內(nèi)容，對(duì)于人員方面的管理，可以配合同步執(zhí)行，確保相關(guān)檔案管理層人員和基層工作人員都能夠清晰了解未來(lái)的工作發(fā)展目標(biāo)與檔案管理工作要求;

其次，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍。通過(guò)強(qiáng)化培訓(xùn)管理與人才招聘等方式，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員職業(yè)技術(shù)能力和信息化技術(shù)素養(yǎng)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)、新形勢(shì)和新政策發(fā)展環(huán)境，積極引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理工作模式和信息化管理技術(shù)，不斷提升和保障事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的有效性和高效性[3]。另外，也可以針對(duì)性地處理當(dāng)前單位內(nèi)部檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的處理和研究，進(jìn)一步創(chuàng)新和改革檔案管理工作模式和檔案管理方法;

最后，強(qiáng)化安全管理和監(jiān)督審核管理。事業(yè)單位很多檔案文件都是比較機(jī)密的信息資料，對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部成員來(lái)說(shuō)可能是日常辦公期間會(huì)常常接觸的，但是一旦發(fā)生信息泄露或者被惡意組織、人員攻擊數(shù)據(jù)系統(tǒng)庫(kù)都會(huì)造成不可挽回的嚴(yán)重?fù)p失。為此，強(qiáng)化信息安全管理的監(jiān)督和審核管理，提升事業(yè)單位內(nèi)部成員的信息安全防范意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)，能夠提升員工的工作意識(shí)、責(zé)任感以及職業(yè)素養(yǎng)水平。對(duì)于一些借閱制度和借閱流程的優(yōu)化，也可以通過(guò)加強(qiáng)借閱管理和監(jiān)督等方式，強(qiáng)化檔案管理工作人員以及單位員工的責(zé)任意識(shí)。另外，也可以積極鼓勵(lì)檔案信息工作處理人員，通過(guò)一些合理的意見反饋通道，主動(dòng)提出一些想法和工作優(yōu)化、改進(jìn)建議，全方位營(yíng)造良好內(nèi)部工作環(huán)境氛圍，保障檔案管理工作的多方位優(yōu)化和管理質(zhì)量的提升。

3.2確定責(zé)任管理制度，強(qiáng)化信息化技術(shù)應(yīng)用

清晰明確的責(zé)任管理制度能夠讓檔案管理人員明確自身的工作任務(wù)與目標(biāo)，進(jìn)而提升工作質(zhì)量效果，進(jìn)一步提升和保障檔案管理工作質(zhì)量與效率。期間，在不斷更新管理策略、彌補(bǔ)管理漏洞，制定規(guī)范檔案管理工作流程的過(guò)程中，也可以結(jié)合信息化技術(shù)的應(yīng)用和一體化檔案管理的思路，進(jìn)一步劃分事業(yè)單位內(nèi)部成員的不同級(jí)別和信息查閱權(quán)限。通過(guò)整體發(fā)展思路和總體規(guī)劃的調(diào)配，進(jìn)一步打通各部門之間存在的溝通障礙問(wèn)題，同時(shí)，針對(duì)現(xiàn)有的管理問(wèn)題和現(xiàn)狀進(jìn)行深入發(fā)掘與研究，制定更加有效的管理策略與處理措施。

比如：建設(shè)一體化檔案系統(tǒng)的過(guò)程，很多冗雜的信息需要被集中化的處理和壓縮，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)這些都是需要存檔的信息數(shù)據(jù)，以備后續(xù)的不時(shí)之需，但是大量的信息資料需要占據(jù)的空間和工作處理精力，想要最大程度提升檔案信息管理效率，就需要建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的管理計(jì)劃和檔案管理工作服務(wù)體系。為此，爭(zhēng)取單位內(nèi)部其他部門的工作支持，并強(qiáng)化內(nèi)部的溝通和管理效率，簡(jiǎn)化檔案管理工作流程和操作方式，能夠在節(jié)省管理成本、擴(kuò)大管理空間、提升數(shù)據(jù)信息處理效率的同時(shí)，利用各部門之間的互動(dòng)交流強(qiáng)化檔案信息的更新與數(shù)據(jù)內(nèi)容轉(zhuǎn)化管理效果。

結(jié)束語(yǔ)

綜上，在新形勢(shì)發(fā)展背景環(huán)境之下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要探尋更多的發(fā)展與升級(jí)優(yōu)化出路，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段與管理思路優(yōu)化升級(jí)檔案管理工作流程與內(nèi)容，能夠在不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量效率的同時(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位整體實(shí)力與管理水平的不斷提升與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄭玉巖. 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J]. 黑龍江檔案， 2020（4）：1.

[2] 馮翀. 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].? 2020.

[3] 郭秋菊. 新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].? 2020.