□文/劉芷君

（西安石油大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 陜西·西安）

［提要］在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的科技時代，全面預(yù)算管理在企業(yè)中迎來前所未有的發(fā)展優(yōu)勢。尤其是在以財務(wù)共享為平臺的基礎(chǔ)上，便捷的數(shù)據(jù)支持和流程化的高效應(yīng)用分析，更為預(yù)算管理在企業(yè)中的全面應(yīng)用提供基礎(chǔ)保障。本文分別從財務(wù)共享平臺、全面預(yù)算管理的理論概括和實(shí)踐使用進(jìn)行闡述，描述目前財務(wù)共享背景下預(yù)算管理現(xiàn)狀，并提出優(yōu)化方向。

全面預(yù)算管理是企業(yè)管理層對各類資源合理管控的重要手段之一，也是企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施的警戒線，它將宏觀戰(zhàn)略目標(biāo)精細(xì)化并劃分到微觀層面的階段性業(yè)務(wù)，將各類資源按需分配。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行財務(wù)預(yù)算編制，并對未來能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行預(yù)測。財務(wù)共享平臺一方面對于全面預(yù)算管理進(jìn)行有力的數(shù)據(jù)支撐；另一方面推進(jìn)的過程中問題也是必然存在的。鑒于此，建立一套合理高效化的現(xiàn)代管理體系，自上而下地實(shí)行全面預(yù)算管理，針對企業(yè)財務(wù)共享下全面預(yù)算管理應(yīng)用的分析是十分必要的。

一、財務(wù)共享平臺與全面預(yù)算管理

（一）財務(wù)共享平臺的作用。財務(wù)共享平臺的運(yùn)用可以對企業(yè)的會計工作重新分配，一個崗位專人負(fù)責(zé)的工作方式，不僅能夠提升企業(yè)的工作效率還保障了工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，幫助改善運(yùn)營效益；另一方面從財務(wù)部門工作方面考慮，不僅減少基礎(chǔ)性工作的較多耗時，也能將更多的財務(wù)人員轉(zhuǎn)型至核心業(yè)務(wù)與決策分析中來。

建設(shè)財務(wù)共享平臺可以從及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)管理漏洞和全面掌握財務(wù)信息情況兩個方面來對企業(yè)自身資源進(jìn)行合理的應(yīng)用。在隨時調(diào)取會計所需數(shù)據(jù)、高效統(tǒng)計資源信息協(xié)同性以及對財務(wù)信息準(zhǔn)確性的洞察等方面，財務(wù)共享中心作為數(shù)據(jù)服務(wù)平臺發(fā)揮著舉足輕重的作用。共享平臺的建設(shè)，表明不僅實(shí)現(xiàn)了零散信息的集中管理，而且提高了編制報表的精確性。

（二）全面預(yù)算管理相關(guān)理論。全面預(yù)算是用貨幣對企業(yè)未來的全部經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行預(yù)測，規(guī)劃并控制的過程，但絕不僅僅停留在數(shù)字上，現(xiàn)代企業(yè)中各部門往往為紙上的數(shù)字好看而爭奪資源據(jù)理力爭，卻忽視了全面管理最基本的特點(diǎn)。

1、全面性。全面性包括全員、全面、全程。全員：一是預(yù)算目標(biāo)分解成單元，責(zé)任到人；二是各部門協(xié)同參與。全面：全面預(yù)算包括的范圍廣泛，不拘泥于企業(yè)的業(yè)務(wù)預(yù)算，包括資本支出、財務(wù)預(yù)算等，能夠?qū)崟r反映各項業(yè)務(wù)的進(jìn)展以及資金使用情況。全程：指的是包含編制、匯總、下達(dá)、實(shí)施、調(diào)控、考核評價，發(fā)揮全面預(yù)算管理的指導(dǎo)作用。

2、預(yù)期性。預(yù)算顧名思義，企業(yè)一般在新的會計年度開始時，收集未來計劃，回顧歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)而對本會計年度的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測。

3、戰(zhàn)略性。全面預(yù)算管理的本質(zhì)是配合戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行的預(yù)測，預(yù)算的合理化使用建立在符合戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的推進(jìn)提供有效支持，體現(xiàn)人力、物力、財力的價值所在，從這個角度上講，側(cè)面反映了預(yù)算的有效性。

主要內(nèi)容：全面預(yù)算管理的實(shí)質(zhì)是通過預(yù)算的形式對財務(wù)資源或非財務(wù)資源進(jìn)行分配、控制、考核，以便高效地組織企業(yè)的經(jīng)營管理活動，推動企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它區(qū)別于傳統(tǒng)意義上的財務(wù)模式，要求企業(yè)縱向覆蓋過程，橫向覆蓋業(yè)務(wù)，整體覆蓋全員，主要分為經(jīng)營預(yù)算、財務(wù)預(yù)算、專門決策預(yù)算等。

（三）全面預(yù)算管理信息化。早在2002年，外國學(xué)者就提出通過對企業(yè)中預(yù)算編制人員和會計人員進(jìn)行了深刻的分析，表明通過將ERP系統(tǒng)和預(yù)算管理工作結(jié)合在一起，可以節(jié)約會計人員預(yù)算編制的工作效率，節(jié)約工作時間，專注于財務(wù)管理和分析決策中來，而不是把精力浪費(fèi)在常規(guī)的工作中。

大部分的學(xué)者及普通民眾，對于建立預(yù)算管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識停留在可以克服預(yù)算管理手工編制工作量繁多的問題；另外，可以及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算在執(zhí)行當(dāng)中的問題，并進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，可以增加此種手段對于企業(yè)經(jīng)營管理的價值。

基于全面預(yù)算管理的全面性，其對預(yù)算事前、事中、事后的一體化管理的特點(diǎn)，不止于預(yù)算管理的信息管理系統(tǒng)，要結(jié)合其他模塊比如費(fèi)用報銷，在財務(wù)共享平臺的基礎(chǔ)上，推進(jìn)全面預(yù)算的高效管理體系。

二、財務(wù)共享下全面預(yù)算管理的應(yīng)用

（一）應(yīng)用現(xiàn)狀。隨著大型企業(yè)集團(tuán)的經(jīng)營范圍逐漸擴(kuò)大，涉及產(chǎn)品類型和生產(chǎn)線多樣化，同時市場份額大幅增長，分散在各個區(qū)域內(nèi)，建立財務(wù)共享服務(wù)的新型管理模式是企業(yè)高度發(fā)展的最優(yōu)路徑。這就要求一方面要對所涉及的重復(fù)性工作和各部門共同需求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，以提高財務(wù)團(tuán)隊內(nèi)部的運(yùn)行效率；另一方面要結(jié)合各業(yè)務(wù)部門的實(shí)際費(fèi)用支出情況和上報的預(yù)算數(shù)據(jù)，及時公布預(yù)算進(jìn)度，為業(yè)務(wù)部門提供有效數(shù)據(jù)，方便進(jìn)行下一期預(yù)算的合理規(guī)劃，控制企業(yè)預(yù)算。目前，大多數(shù)企業(yè)財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)集中在傳統(tǒng)的財務(wù)核算業(yè)務(wù)，按照每個行業(yè)的特殊性，企業(yè)選擇建設(shè)財務(wù)共享中心的前提是利用業(yè)務(wù)流程再造實(shí)現(xiàn)利益最大化。

（二）存在的問題

1、預(yù)算編制工作量不減，動態(tài)調(diào)整不及時體現(xiàn)。據(jù)2018年財務(wù)共享調(diào)研報告統(tǒng)計，共享服務(wù)中實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理模塊的占比平均僅為14.22%，說明財務(wù)共享下的預(yù)算管理模塊的重視程度較低。有的企業(yè)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享，但是僅停留在Excel表收集編制再上傳數(shù)據(jù)獲得審批，進(jìn)而在系統(tǒng)公布各個部門或區(qū)域的具體預(yù)算數(shù)，而指標(biāo)的動態(tài)變化和調(diào)整在期間并無法即時了解，這不僅對各區(qū)域的資金預(yù)算分配產(chǎn)生影響，還引發(fā)了很多重復(fù)溝通降低各部門的效率，對下一期的預(yù)測數(shù)據(jù)產(chǎn)生偏差的可能性增加。

2、預(yù)算執(zhí)行階段平臺支持度不佳，事中控制重視度低。在財務(wù)共享的初級階段，還沒有完全實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，費(fèi)用管控體系還不健全，缺少對預(yù)算預(yù)警的機(jī)制，容易出現(xiàn)未查閱預(yù)算狀態(tài)就下達(dá)項目執(zhí)行的狀況。很多企業(yè)出現(xiàn)了預(yù)算編制和考核高度緊張、預(yù)算執(zhí)行控制疲軟狀態(tài)。這樣不僅可能會錯過最佳調(diào)整時機(jī)，長此以往，還增加了各項業(yè)務(wù)的經(jīng)營風(fēng)險。

3、預(yù)算分析有效性低，考核指標(biāo)單一。全面預(yù)算管理是一個閉環(huán)的流程，某一環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確會影響預(yù)算分析的可信度。雖然處在財務(wù)共享建立初期的企業(yè)可以正常提供專業(yè)分析報告，但是大多是人工編制，難免出現(xiàn)紕漏，缺乏智能化的標(biāo)準(zhǔn)流程，正如財務(wù)共享的本質(zhì)一樣，把業(yè)務(wù)流程再造，以標(biāo)準(zhǔn)化流程來達(dá)到效率的提升。另一個不足則是缺乏將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于預(yù)算管理模塊，綜合行業(yè)內(nèi)競品橫縱向的對比分析。

以H公司為例，H公司目前是世界前500強(qiáng)某跨國公司在華的一家醫(yī)藥有限公司，負(fù)責(zé)中國市場的仿制藥品和成熟藥品業(yè)務(wù)部分，總部位于上海，各地設(shè)立分支機(jī)構(gòu)，分為五個區(qū)域，亞太地區(qū)財務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)在大連，體系建立已有10年有余，處于較為成熟階段。前后更換了不少ERP系統(tǒng)作為支持，現(xiàn)行的體系是基于Face、Ariba、PTE等ERP系統(tǒng)所建立，分別適用于不同費(fèi)用的申請、付款、報銷。但是，其傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理體系與財務(wù)共享平臺配合不佳，標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程未完全滲透到財務(wù)共享平臺，大體上還是Excel手工匯總。

在建立財務(wù)共享中心的背景下，預(yù)算控制方面仍然出現(xiàn)費(fèi)用報銷與預(yù)算管理模塊不協(xié)同，導(dǎo)致滾動預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用報告出入較大；預(yù)算編制方面，由于財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員存在學(xué)科壁壘，財務(wù)的命名規(guī)則不被業(yè)務(wù)人員知曉，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高，滾動預(yù)算基礎(chǔ)薄弱；預(yù)算執(zhí)行方面，事中的預(yù)算狀態(tài)更新不及時，導(dǎo)致各區(qū)域經(jīng)理對預(yù)算把控不準(zhǔn)確，影響后期決策；預(yù)算考核方面，預(yù)算完成率指標(biāo)的考核只在于經(jīng)理，一線專員和同事的積極性不高。另外，系統(tǒng)中能查看的費(fèi)用只包括一部分，總體需要各區(qū)域手工記賬等問題。

以申請企業(yè)基金為例，即公司贊助各醫(yī)學(xué)相關(guān)機(jī)構(gòu)開展會議或邀請嘉賓學(xué)者開展學(xué)術(shù)會議，為醫(yī)生、院長們提供學(xué)習(xí)交流平臺。每個大區(qū)每個季度平均申請10～15場會議，而每項會議的申請周期要根據(jù)財務(wù)審批的速度決定。整個流程分為三個部分：第一，進(jìn)入Ariba系統(tǒng)提交會議基本信息表并上傳相關(guān)紅頭文件，等待審批流完成。第二，打印協(xié)議，找學(xué)會簽字蓋章，上傳系統(tǒng)申請epay付款。第三，會議結(jié)束后填寫項目跟蹤表，并將會議現(xiàn)場照片上傳。在此過程中，所需要的資料若出現(xiàn)不合規(guī)的地方，財務(wù)團(tuán)隊會直接退回重新修改直到審批通過為止。之后再經(jīng)過各級審批，協(xié)議蓋章完成后才能申請epay即付款流程，平均需要15～20個工作日。而有些會議緊急召開只能會后付款，或者其他突發(fā)狀況的產(chǎn)生都會更改預(yù)算計劃，財務(wù)部門的預(yù)算團(tuán)隊是通過每季度申請會議的總金額來核算會議部分的使用資金。

（三）優(yōu)化方向

1、從數(shù)據(jù)來源角度建立全面預(yù)算管理框架。數(shù)據(jù)的來源無非分為內(nèi)部和外部。就內(nèi)部數(shù)據(jù)而言，是一個縱向?qū)Ρ鹊倪^程，按期進(jìn)行預(yù)算與費(fèi)用之間的差值的比較，以及結(jié)合業(yè)務(wù)拓展和跨部門溝通。就外部數(shù)據(jù)而言，在當(dāng)今時代背景下，不僅僅要關(guān)注企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)，更要通過了解行業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行本公司目標(biāo)的調(diào)整，這是宏觀的戰(zhàn)略部署，落實(shí)到全面預(yù)算管理框架上，通過對外部信息數(shù)據(jù)的處理，集合在統(tǒng)一平臺，能夠?yàn)槠髽I(yè)預(yù)算分析提供合理依據(jù)，對企業(yè)優(yōu)化資源，提高資源利用率是十分重要的。

2、財務(wù)共享是全面預(yù)算管理的運(yùn)行環(huán)境，預(yù)算數(shù)據(jù)的獲取與傳遞渠道是后期分析決策的重要保障。數(shù)據(jù)抓取決定著分析報告的準(zhǔn)確性，以及下一季度的預(yù)算分配和本季度的預(yù)算考核，各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口尤為重要，對于財務(wù)部門而言，需要將各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一集成于全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)中，通過計算按總數(shù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)；對于其他業(yè)務(wù)部門，需要從其他系統(tǒng)中了解明細(xì)，建立財務(wù)共享中心的企業(yè)大多業(yè)務(wù)涉及范圍廣，每天海量的數(shù)據(jù)流對系統(tǒng)接口產(chǎn)生極高的要求。

3、降低部門員工與財務(wù)人員的費(fèi)用分類差異化。出于專業(yè)性，會計人員使用規(guī)范的會計準(zhǔn)則及科目分類，進(jìn)而制定財務(wù)報表分析企業(yè)經(jīng)營行為的優(yōu)劣勢，幫助高層管理者做出決策。在“上傳”方面考慮周全，細(xì)心解讀每個數(shù)據(jù)背后的價值，而在“下達(dá)”方面卻不盡如人意。沒有會計基礎(chǔ)知識的同事，會對財務(wù)公布的數(shù)據(jù)產(chǎn)生質(zhì)疑，比如會議費(fèi)用，在核算時按費(fèi)用部門性質(zhì)計入管理費(fèi)用或銷售費(fèi)用，此時銷售同事并不能直接把財務(wù)報告中的銷售費(fèi)用拿來作為滾動預(yù)算的基礎(chǔ)，因?yàn)榘鳛殇N售部門費(fèi)用使用的其他金額，不單單指會議費(fèi)用，管理費(fèi)用也同理可得。

財務(wù)報告的數(shù)據(jù)對于區(qū)域的預(yù)算制定作用微乎其微，助理只能通過手工記賬的方式來精細(xì)化管理。盡管會計中存在二級科目等，但對非財會人員而言，需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，或制定明確的目錄有章可循。這樣不僅能降低部門員工與財務(wù)人員的費(fèi)用分類差異化，又能減少相關(guān)部門之間的矛盾，大大提高雙方的工作效率。

4、結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整人才發(fā)展戰(zhàn)略和人員結(jié)構(gòu)。財務(wù)人員分散成不同的團(tuán)隊處理不同的工單，其他部門員工只需要在系統(tǒng)里提交工單即可，但實(shí)際上割裂了財務(wù)與業(yè)務(wù)高效溝通的關(guān)系。財務(wù)人員跟業(yè)務(wù)人員溝通僅僅通過系統(tǒng)對話框或者郵件的方式，效率無法得到保障，疏通溝通渠道或許可以真正地提高財務(wù)審批效率。

應(yīng)對溝通效率低下的方案可以從事前、事中、事后三個方面著手：首先，財務(wù)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，實(shí)操演練；其次，事中控制，財務(wù)部門可統(tǒng)一建立專項解答通道；最后，事后回顧，每月或季度總結(jié)問題梳理成報告，公示給業(yè)務(wù)部門。

另外，財務(wù)團(tuán)隊內(nèi)部需要進(jìn)行輪崗制考核，人員的精細(xì)化管理在提高效率的同時也縮窄了財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展，只精通于負(fù)責(zé)的模塊可能導(dǎo)致發(fā)展空間小、人員流失率高等問題。此時，不僅要進(jìn)行人才培養(yǎng)學(xué)習(xí)機(jī)制，還要設(shè)置合理的晉升路徑，可以劃分為管理崗和業(yè)務(wù)崗，分別負(fù)責(zé)財務(wù)共享中心的運(yùn)營架構(gòu)管理和財務(wù)各分支業(yè)務(wù)優(yōu)化。

三、結(jié)論

綜上所述，在2021年數(shù)字化經(jīng)濟(jì)高歌猛進(jìn)的背景下，財務(wù)共享中心的建設(shè)呈爆發(fā)式發(fā)展態(tài)勢。盡管目前很多大型集團(tuán)已經(jīng)引入財務(wù)共享平臺，但模塊設(shè)置尚不完善，最大的困難是僅停留在解放人工編制的困境和基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程，要想把財務(wù)共享平臺作為全面預(yù)算管理的有效工具，提升公司整體決策的可靠水平，需要從數(shù)據(jù)更新的及時性、數(shù)據(jù)抓取的準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)化流程的高效性等方面入手，讓預(yù)算目標(biāo)的制定有所保障，縮短預(yù)算編制的周期，增強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行的可控性。除此之外，還需要提升員工的業(yè)財融合能力，完善事后預(yù)算考核激勵機(jī)制，形成一體化預(yù)算管理機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。