彭蘭

摘要：事業(yè)單位文書檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，事業(yè)單位文書檔案管理效率的高低直接會(huì)影響事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展。因此，事業(yè)單位有必要給予文書檔案管理足夠的重視，進(jìn)一步明確文書檔案管理的特殊性和重要性。同時(shí)要結(jié)合影響事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的制約因素，制定切實(shí)可行的文書檔案管理制度機(jī)制，對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行梳理，通過(guò)文書檔案管理手段、方式創(chuàng)新，進(jìn)一步提升事業(yè)單位文書檔案管理效率，更好地服務(wù)社會(huì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位，文書檔案，特殊性，提升路徑

事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的原始記錄，是事業(yè)單位其他工作開展的重要依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了深刻變化，為了更好地滿足事業(yè)單位文書檔案管理需求。有必要結(jié)合事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，制定切實(shí)可行的文書檔案管理措施，讓事業(yè)單位文書檔案管理具有鮮明的時(shí)代性[1]。

一、事業(yè)單位文書檔案管理的特殊作用

事業(yè)單位文書檔案是事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中所形成的各類有價(jià)值的信息資源。包含事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)開展的記錄材料、會(huì)議材料、文書報(bào)告、工作計(jì)劃等等。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位文書檔案的管理和檔案信息資源的挖掘，能夠?yàn)槲臅鴻n案未來(lái)決策提供檔案依據(jù)。

首先，文書檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心。事業(yè)單位所形成的文書檔案是事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重中之重。事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成大量文書檔案，這些文書檔案由事業(yè)單位各個(gè)部門生成，最終交由檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行整理管理。一方面，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)按照文書檔案管理要求對(duì)各類文書檔案進(jìn)行分類、排列、編目，在整理過(guò)程中對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，提升文書檔案管理質(zhì)量。另一方面，文書檔案占整個(gè)檔案業(yè)務(wù)的絕大部分，需要檔案管理工作人員拿出足夠的時(shí)間和精力，對(duì)文書檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面梳理，并圍繞事業(yè)單位中心工作進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)和利用。

其次，文書檔案具有重要參考價(jià)值。事業(yè)單位通過(guò)有效的文書檔案管理能夠使重要的文書檔案長(zhǎng)久保存，確保重要的文件檔案能夠得到重復(fù)利用，為后續(xù)的檔案信息資源開發(fā)提供必要條件。如果事業(yè)單位在文書檔案管理過(guò)程中沒有投入足夠的人力、物力和財(cái)力，就會(huì)使文書檔案資料呈現(xiàn)零散狀態(tài)，很難對(duì)重要資料信息進(jìn)行查詢和利用，也勢(shì)必會(huì)影響事業(yè)單位發(fā)展和決策，因此新時(shí)期必須充分認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要參考價(jià)值，并給予文書檔案管理足夠的重視。

最后，文書檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)提供檢索服務(wù)。當(dāng)前事業(yè)單位公共服務(wù)職能越來(lái)越多元化，為了更好地為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)，事業(yè)單位有必要對(duì)文書檔案資料進(jìn)行集中管理，并結(jié)合社會(huì)公眾的檔案信息需求提供多元化的檔案檢索服務(wù)。事業(yè)單位作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在其發(fā)展過(guò)程中所形成的業(yè)務(wù)檔案與經(jīng)濟(jì)發(fā)展息息相關(guān)。因此，在文書檔案管理過(guò)程中不能僅局限于服務(wù)事業(yè)單位內(nèi)部，而應(yīng)該擴(kuò)大文書檔案服務(wù)范疇，盡量滿足社會(huì)公眾對(duì)于文書檔案的信息需求，更好地發(fā)揮事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)功能。

二、事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的制約因素

事業(yè)單位經(jīng)過(guò)多年發(fā)展會(huì)形成大量復(fù)雜的文書檔案，而要想對(duì)這些文書檔案進(jìn)行合理的開發(fā)利用，更好地推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展，就需要對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，不斷地提升文書檔案管理效率。但當(dāng)前部分事業(yè)單位對(duì)于文書檔案重視程度不足，沒有形成相應(yīng)的管理機(jī)制和科學(xué)的管理辦法，影響了事業(yè)單位文書檔案管理效率。

首先，文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足。事業(yè)單位文書檔案管理具有非常強(qiáng)的系統(tǒng)性和綜合性，在文書檔案管理過(guò)程中需要對(duì)各類文書檔案進(jìn)行分類管理，才能做到快速檢索，并對(duì)相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行合理利用。但當(dāng)前部分事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理重視程度不足，在管理過(guò)程中仍然沿用傳統(tǒng)理念，并沒有嚴(yán)格按照文書檔案的特征進(jìn)行分類管理，很多文書檔案混雜在一起，部分文書檔案內(nèi)容并沒有按照文書檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行書寫和歸類，難以形成有效的檔案信息資源[2]。

其次，文書檔案管理與實(shí)際需求相脫節(jié)。當(dāng)前越來(lái)越多事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的價(jià)值和作用，并針對(duì)事業(yè)單位中心工作提出了很多檔案開發(fā)課題。但由于沒有為檔案管理部門安排足夠的人手，導(dǎo)致事業(yè)單位在文書檔案管理過(guò)程中很多檔案管理人員只能完成前期的文檔收集、整理和歸檔工作，難以圍繞事業(yè)單位發(fā)展以及中心工作開展有針對(duì)性的檔案信息課題研究。加之，部分檔案管理人員能力素質(zhì)偏低，無(wú)法運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合開發(fā)和利用，無(wú)法服務(wù)事業(yè)單位中心工作，在一定程度上影響了文書檔案管理效果。

最后，事業(yè)單位文書檔案管理技術(shù)落后。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)文書檔案管理工作提出了新的要求。但當(dāng)前部分事業(yè)單位在文書檔案管理過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，并沒有安排專項(xiàng)資金推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。部分事業(yè)單位在文書檔案管理過(guò)程中仍然采取手工處理方式，難以對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行快速的收集整理分析，給事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了極大阻力。加之事業(yè)單位自身能夠獲得的財(cái)政支持有限，難以拿出足夠的資金用于技術(shù)更新，因此在檔案信息服務(wù)方面能力相對(duì)較弱，難以滿足社會(huì)公眾對(duì)于文書檔案的多元化需求。

三、事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的路徑

新時(shí)期，事業(yè)單位在文書檔案管理過(guò)程中，一方面，要注重文書檔案信息化建設(shè)，主動(dòng)地引進(jìn)現(xiàn)代的技術(shù)設(shè)備和管理系統(tǒng)，為文書檔案管理效率提升奠定堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。另一方面，要對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)文書檔案的管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，滿足事業(yè)單位文書檔案管理效率提升的現(xiàn)實(shí)訴求。

首先，構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)。事業(yè)單位應(yīng)將文書檔案管理信息系統(tǒng)作為檔案信息化建設(shè)的重要方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，為檔案管理部門引進(jìn)必要的軟硬件設(shè)備，完善相應(yīng)的管理機(jī)制，并加大對(duì)文書檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升文書檔案，管理人員信息素養(yǎng)，能夠主動(dòng)地運(yùn)用文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案紙質(zhì)資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過(guò)大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)的運(yùn)用，圍繞事業(yè)單位中心工作，開展有價(jià)值的課題研究，更好地發(fā)揮事業(yè)單位文書檔案的價(jià)值和作用。

其次，要對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善。事業(yè)單位文書檔案管理工作并不是孤立的工作，與事業(yè)單位各個(gè)部門的工作都息息相關(guān)，要想提升事業(yè)單位文書檔案管理效率，就需要加強(qiáng)與其他部門的溝通和互動(dòng)，取得其他部門和工作人員的支持和理解。為此，一方面，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)廣泛地聽取其他部門工作人員的意見建議，對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行細(xì)化，對(duì)不合理的地方要進(jìn)行修正。另一方面，要主動(dòng)地借鑒其他單位的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和好的做法，并將這些經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行創(chuàng)造吸收，應(yīng)用于文書檔案管理流程之中，盡量在文書檔案管理過(guò)程中少走彎路，為后續(xù)檔案信息資源利用開發(fā)創(chuàng)造有利條件[3]。

最后，要對(duì)文書檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展以及事業(yè)單位和社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息的多樣化訴求，事業(yè)單位文書檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，既要在思想觀念上更新，也要在管理方式、方法上進(jìn)行創(chuàng)新，要主動(dòng)地樹立大數(shù)據(jù)思維，將收集上來(lái)的數(shù)字檔案信息資源納入到文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為事業(yè)單位和社會(huì)公眾提供遠(yuǎn)程的檔案多樣化信息服務(wù)。同時(shí)要注重對(duì)事業(yè)單位信息技術(shù)的更新，確保事業(yè)單位信息技術(shù)符合時(shí)代發(fā)展訴求，更好的服務(wù)事業(yè)單位和社會(huì)公眾。 PR

參考文獻(xiàn)：

[1]王殿利.提升事業(yè)單位檔案管理核心競(jìng)爭(zhēng)力的路徑研究[J].城建檔案， 2020，（02）：81-82.

[2]單石.基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)學(xué)， 2021， （1）：14-15.

[3]黃珊珊.探索事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].人力資源， 2020， （08）：24-25.

（責(zé)任編輯：李雪威）