陳哲 張明珍 煙臺市套子灣污水處理有限公司

人事檔案是人事管理活動的重要組成部分，記錄了個人在各個方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現(xiàn)，也是單位培養(yǎng)選擇人才的重要依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，目前在檔案的管理和事業(yè)單位中存在的問題也逐步顯現(xiàn)。本文對存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施。

一、人事檔案管理網(wǎng)絡信息化的意義

1）有助于提升人事檔案的使用價值。人事檔案是每一位員工的成長縮影，是企業(yè)和單位選拔人才匹配工作崗位的根據(jù)。人事檔案運用網(wǎng)絡信息化的管理模式，可以使信息之間建立起關聯(lián)，有助于人事檔案信息資源實現(xiàn)共享，從而使企業(yè)或者單位更好更快地了解員工過往的真實經(jīng)歷，分析出員工的特點及所長，選拔出更匹配企業(yè)自身發(fā)展的優(yōu)秀人才。人事檔案網(wǎng)絡信息化使企業(yè)和單位選拔人才更快捷、更精準，提升了人事檔案的使用價值。2）有助于保障人事檔案信息的時效性和安全性。隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡在人們的生活中占據(jù)著越來越重要的地位，不論是作為企業(yè)招聘人才和開展業(yè)務的渠道，還是作為企業(yè)內部管理的重要手段，都對企業(yè)的發(fā)展產生了巨大的影響。人事檔案的網(wǎng)絡信息化可以使人事檔案信息借助網(wǎng)絡的力量快速傳遞，從而實現(xiàn)人事檔案信息在網(wǎng)絡平臺上的即時更新，保證了人事檔案信息的時效性。

二、信息化時代人事檔案的風險管理

（一）建立規(guī)范的管理機制，用嚴格的制度去約束管理

例如，制定《人事檔案信息化管理人員崗位職責》《人事檔案信息化場地管理辦法》《人事檔案出入庫交接辦法》《人事檔案信息化保密協(xié)議》《人事檔案信息化應急預案》《外包人員保密承諾書》等適應信息化建設的相關管理制度。

（二）積極引進先進的技術設備

人事檔案管理網(wǎng)絡信息化的實現(xiàn)依賴于高效的網(wǎng)絡平臺和先進的信息化技術，這就對檔案管理的硬件設施提出了較高的要求，想要實現(xiàn)高效率的檔案信息化管理，必須構建完善的網(wǎng)絡信息服務平臺，積極引進先進的設施設備以及網(wǎng)絡信息技術人才。根據(jù)企業(yè)自身人事檔案管理要求，對管理系統(tǒng)的功能和結構進行完善，只有這樣才能保證檔案信息的傳輸功能和共享水平，保證檔案信息管理工作有效開展。

（三）推行管理工作的信息化數(shù)據(jù)庫

應該大力推行信息化建設，努力將人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化，在配備計算機等信息化設備的前提下，加大對操作人員計算機技能的培訓，盡量防止使用手工操作的手段進行管理，讓管理者可以及時掌握最新設備的使用技能，從而提高認識檔案管控的水平和工作效率。信息數(shù)據(jù)必須規(guī)范，若沒有統(tǒng)一的格式及標準，便不能實現(xiàn)地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)及國家的人力資源信息共享的目的，在數(shù)據(jù)信息設置中可以增設一條有關單位、部門特征的項目。信息分類數(shù)據(jù)庫設立的內容通常有身份證號、姓名、性別、工作單位、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、畢業(yè)學校等信息。這是人事檔案管理的基礎，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎數(shù)據(jù)，不但可以重復使用，提升利用率，還能消除重復數(shù)據(jù)收集存儲，使結構合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫，可時刻為組織、人事的業(yè)務管理者提供多種功能、深層次的信息服務。

（四）加強制度建設，提升網(wǎng)絡安全防范意識

制度的建設以及安全防范意識的樹立，直接地關乎各項管理工作與應急措施的有效執(zhí)行，不管是從人事檔案管理風險的階段中，還是完善制度都是防范安全事故出現(xiàn)的有效手段。突出對人事檔案的信息管理安全事件發(fā)生頻率，提升各個環(huán)節(jié)的安全管理工作開展效率，例如在人事檔案的共享、利用等工作環(huán)節(jié)中，重點突出對存在風險較多的環(huán)節(jié)加以安全管理等。針對管理人員講，可通過學術講座、業(yè)務培訓等方式，不斷地提升檔案管理人員自身的信息素養(yǎng)，加強其對人事檔案管理存在價值的認識。并對工作的流程進行優(yōu)化、對人事檔案的經(jīng)手人員進行登記，保障可有效的追溯。通過提升全體員工網(wǎng)絡安全防范意識，加以對檔案工作開展宣傳，提升人們對人事檔案工作泄露的危害性認識、提升員工對秘鑰的管理，以及日常生活中信息安全意識，能自覺地重視對個人信息的保護。

（五）完善人事檔案的系統(tǒng)架構設計

人事檔案想要由傳統(tǒng)的管理形式轉化為網(wǎng)絡信息化的管理形式，首先要根據(jù)企業(yè)的實際情況對人事檔案進行系統(tǒng)架構設計，在計算機系統(tǒng)中實現(xiàn)模塊化的管理。首先，不同的模塊要能分別實現(xiàn)檔案的錄入、輸出、變更、瀏覽、查詢、統(tǒng)計等功能，同時也要能滿足自定義操作的需要。系統(tǒng)在操作的過程中要能滿足人事檔案的相關需求，比如檔案的輸入功能要盡可能詳盡的體現(xiàn)出職工的過往經(jīng)歷，包括職工的姓名、年齡、性別、籍貫、學歷、出生日期、政治面貌、參加工作時間、工作經(jīng)歷、職稱情況以及獲獎經(jīng)歷等；查詢和統(tǒng)計功能要設置一定的查詢條件，讓查詢檔案者可以根據(jù)自己的需要進行篩選；輸出功能要根據(jù)不同部門的需要可以針對性的以報表的形式呈現(xiàn)；變更功能可以實現(xiàn)對檔案的刪減、信息的修改等。

三、結語

總的來說，人事檔案信息化建設利大于弊，應及時跟進中央對干部人事檔案管理的要求，順應人事檔案信息化的大趨勢。面對檔案信息化存在的問題，應積極思考如何采取措施去解決，而不是回避。要堅決打贏人事檔案信息化建設“持久戰(zhàn)”，充分利用好檔案信息與其他資源的整合，讓檔案各項功能與干部數(shù)據(jù)庫實時聯(lián)動，實現(xiàn)檔案信息利用最大化。