摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生了一定的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的社會(huì)需求。近年來(lái)，各機(jī)構(gòu)也在不斷提高檔案管理質(zhì)量，并取得了良好的效果。許多機(jī)構(gòu)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到互聯(lián)技術(shù)在檔案管理中的重要作用，但這些變化還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，創(chuàng)新檔案管理，構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案管理體系，有必要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，了解數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，以便為公共機(jī)構(gòu)的決策提供寶貴的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;電子檔案管理;創(chuàng)新

檔案具有客觀性、邏輯性、實(shí)用性和歷史性的特點(diǎn)，有永久和定期兩種保管期限。在計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的長(zhǎng)期發(fā)展中，將會(huì)產(chǎn)生多種檔案，因此，為了保證人們的工作效率，我們需要及時(shí)地收集和歸檔文件和檔案。由于其復(fù)雜性，文件在排序、收集和歸檔等過(guò)程中容易出現(xiàn)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)在一定程度上改善了傳統(tǒng)檔案管理的弊端。電子檔案的出現(xiàn)可謂劃時(shí)代的革命，它極大地提高了檔案工作者的工作效率，同時(shí)也降低了傳統(tǒng)檔案的毀損率。但電子檔案仍存在一些緊迫的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的影響

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)的工作都離不開(kāi)大數(shù)據(jù)的使用，檔案管理工作也離不開(kāi)大數(shù)據(jù)技術(shù)的處理。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了技術(shù)水平的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了檔案管理方式的創(chuàng)新，使人們感受到了大數(shù)據(jù)帶來(lái)的便利。眾所周知，公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展離不開(kāi)管理的改善，管理的最重要內(nèi)容之一是管理人力資源檔案。為此，各機(jī)構(gòu)需要建立一個(gè)科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)確保檔案的管理計(jì)劃清晰、靈活，以便隨時(shí)更新檔案中的信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理有了新的維護(hù)方式，可以全面有效地維護(hù)人們的智力勞動(dòng)，從而確保相關(guān)人員的權(quán)益得到有效維護(hù)。當(dāng)前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，機(jī)構(gòu)在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案時(shí)，需要調(diào)動(dòng)員工的積極性，改變傳統(tǒng)管理方式，突出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。在使用大型數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行記錄管理方面，最顯著的變化之一是生產(chǎn)率顯著提高，工作人員比以往任何時(shí)候都更加細(xì)心。然而，一些因素繼續(xù)干擾檔案的管理，主要是缺乏資源，包括人力和財(cái)政資源。這些問(wèn)題需要根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的措施加以解決，只有解決這些干擾因素，檔案管理才能邁上信息化的道路，工作效率才能逐步提高。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案的必要性

電子檔案包含多種類型，無(wú)論是公司檔案還是學(xué)校人事檔案等等，都是非常重要的。當(dāng)一項(xiàng)偉大的技術(shù)到來(lái)時(shí)，是張開(kāi)雙臂擁抱它，還是躲在角落里，這是每個(gè)檔案工作者都要思考的問(wèn)題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和檔案類型和數(shù)量的激增，迫切需要電子網(wǎng)絡(luò)分擔(dān)負(fù)擔(dān)。我們以計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案為例，來(lái)闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案的必要性：

（一）不注意收集和歸檔辦公室記錄

許多單位對(duì)檔案的管理不重視，很少計(jì)劃生育協(xié)會(huì)愿意聘用專門從事檔案分類收集和歸檔的工作人員。一般而言，為了節(jié)省工作成本，需要一名在其他部門工作的工作人員。因此，即使現(xiàn)有檔案對(duì)事業(yè)單位和協(xié)會(huì)的運(yùn)作非常重要，但由于高層領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案重視不夠，工作人員不夠?qū)I(yè)，不知道如何收集和歸檔，很難找到、保存和移交現(xiàn)有檔案。此外，兼職工作人員或一些工作人員沒(méi)有足夠的責(zé)任心來(lái)處理這種單調(diào)乏味的工作，很可能會(huì)容忍、任意編排、保存不當(dāng)、損壞甚至丟失檔案。

（二）計(jì)劃生育協(xié)會(huì)職工檔案、資料不夠全面

建立檔案不是一個(gè)一次性的過(guò)程，它需要在各個(gè)階段不斷地補(bǔ)充檔案。但是，在計(jì)劃生育協(xié)會(huì)，員工的檔案總是不很詳細(xì)。有些人認(rèn)為職工的檔案并不特別重要。因此就會(huì)導(dǎo)致協(xié)會(huì)中的個(gè)人信息不夠全面，存在許多差距。隨著職工以往由于工作時(shí)的檔案信息不完整，帶來(lái)了許多不可避免的麻煩，給今后的事業(yè)帶來(lái)一定的阻礙，影響個(gè)人的職業(yè)發(fā)展。

（三）文件檔案容易受損

首先要明確的是，現(xiàn)在人們使用的大多數(shù)文件都是紙質(zhì)文件，如果保存不當(dāng)，這些文件可能會(huì)丟失。由于大雨，辦公室里水漫金山，或者沒(méi)有采取步驟使文件被像蟲(chóng)子或老鼠吃掉?；蛘呤寝k公室突然起火導(dǎo)致文件燒毀。目前，天災(zāi)人禍難以預(yù)料，許多意想不到的因素可能造成檔案問(wèn)題。就計(jì)劃生育協(xié)會(huì)而言，檔案的救濟(jì)是很麻煩的，需要所有努力工作的用人單位一起合作都不一定使檔案完整準(zhǔn)確，如果管理人員不采取預(yù)防措施，并且由于檔案本身的材料，沒(méi)有辦法保存，將遭受巨大損失。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的可行性策略

（一）促進(jìn)檔案資料的有序開(kāi)發(fā)和管理

計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的檔案管理工作應(yīng)與當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展保持同步。因此，在實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)和管理中，要有一定的創(chuàng)新意識(shí)，能夠融匯一些創(chuàng)新思維，樹(shù)立開(kāi)放服務(wù)的檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)以往檔案管理開(kāi)發(fā)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機(jī)統(tǒng)一，確保檔案數(shù)據(jù)的快速檢索。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)仍然是一種信息技術(shù)，因此檔案管理也可以向信息化的道路邁進(jìn)。檔案管理向信息化方向發(fā)展是歷史的必然，但不能將其強(qiáng)加給其他行業(yè)的信息化管理路徑，而應(yīng)根據(jù)自身存在的實(shí)際問(wèn)題，建立有針對(duì)性的信息管理系統(tǒng)。這需要按照機(jī)構(gòu)本身的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行，以確保檔案管理工作不違反機(jī)構(gòu)的總體目標(biāo)，并確保檔案管理工作的方向與計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的發(fā)展方向相一致。

（二）建立大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全管理系統(tǒng)

在任何時(shí)候，文件數(shù)據(jù)的安全性都是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的安全管理越來(lái)越困難，信息披露的可能性越來(lái)越大，檔案管理的安全問(wèn)題也越來(lái)越受到人們的關(guān)注。因此，公共機(jī)構(gòu)的工作人員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的分配受到很大的阻礙，導(dǎo)致檔案人才在計(jì)劃生育協(xié)會(huì)內(nèi)部的分配非常不合理。由于計(jì)劃生育協(xié)會(huì)文件管理存在各種類型，不同類型的文件信息因其特點(diǎn)而有相應(yīng)的工作流程，每個(gè)工作流程或多或少都有一些不同。由于缺乏技術(shù)管理人才和公司內(nèi)部分布不均，容易造成單位管理水平的差異，使計(jì)劃生育協(xié)會(huì)不能完全整合信息更新系統(tǒng)。而強(qiáng)化檔案管理集中檔案人才，有利于計(jì)劃生育協(xié)會(huì)對(duì)人才的布局、合理配置，提升計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案管理水平。

（三）檔案信息資源整合

目前，計(jì)劃生育協(xié)會(huì)應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)一般都是分類管理系統(tǒng)，不利于檔案信息的整合。在此系統(tǒng)下，文件借閱程序變得更加復(fù)雜。為了使各部門更方便地查詢和利用檔案信息，會(huì)造成檔案的重復(fù)，即同一文件被存放在計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的多個(gè)檔案室中，不僅造成紙張的浪費(fèi)，而且浪費(fèi)檔案的存儲(chǔ)空間。此外，這種管理系統(tǒng)不利于檔案信息數(shù)據(jù)的集成。檔案的編制與管理是計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案數(shù)據(jù)綜合化的過(guò)程，是信息數(shù)據(jù)整合的重要工作。檔案研究必須與自身實(shí)際相結(jié)合，而目前由于計(jì)劃生育協(xié)會(huì)具有編輯和研究能力的人員較少，難以集中和整合計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的復(fù)雜信息，造成了編輯和研究工作的壓力，使計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的編輯和研究成果不理想。檔案集約化管理使計(jì)劃生育協(xié)會(huì)檔案成為計(jì)劃生育協(xié)會(huì)的資源，消除了重復(fù)的檔案，提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)為計(jì)劃生育協(xié)會(huì)決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持。此外，檔案管理的深入細(xì)致，可以有效促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，方便人們的查閱和利用。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案的重要性是不言而喻的。海量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，電子檔案普及的興起解決了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，但由于網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，電子檔案的管理也面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。為了使檔案的管理更加嚴(yán)格，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)更加重視，端正態(tài)度，并采取有效措施加以避免。

參考文獻(xiàn)：

[1]王穎，于曉宇.大數(shù)據(jù)背景下空巢老人健康電子信息檔案管理研究[J].中國(guó)煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志，2017（5）.

[2]賈秋芳.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案價(jià)值及其開(kāi)發(fā)利用探究[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018，537（04）：113-114.

作者簡(jiǎn)介：臧芬芬（1983-），女，山東濟(jì)寧人，濟(jì)寧市任城區(qū)計(jì)劃生育協(xié)會(huì)，研究方向：檔案管理。