石 慧張 鵬鄂新元

（1.內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市中醫(yī)醫(yī)院 內(nèi)蒙古·鄂爾多斯 017010；2.內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市蒙醫(yī)醫(yī)院 內(nèi)蒙古·鄂爾多斯 017010；3.內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市康巴什區(qū)財(cái)政局 內(nèi)蒙古·鄂爾多斯 017010）

財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為依托，難免存在部分漏洞，因而對(duì)檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案而言，安全性和有序性是電子會(huì)計(jì)檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，由于電子會(huì)計(jì)檔案管理主要依托于信息技術(shù)的支持，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行安全有效的管理，為企業(yè)發(fā)展決策提供可靠支持。

1 財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案潛在的風(fēng)險(xiǎn)

1.1 存在徇私舞弊行為

財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為依托，由財(cái)務(wù)中心采用信息技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，管理中的漏洞不可避免，而企業(yè)中的利益相關(guān)者通常會(huì)利用這些漏洞謀取私利。利益相關(guān)者大多為企業(yè)管理人員，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況與其切身利益息息相關(guān)，一旦出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)狀況不佳或業(yè)績(jī)不達(dá)標(biāo)的情況，部分利益受損的管理人員會(huì)為了自身利益鋌而走險(xiǎn)，利用信息系統(tǒng)管理中的漏洞，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行作假，以便將這些不利于自身利益的因素遮掩過(guò)去，最終達(dá)到獲利的目的。當(dāng)然除了管理人員，企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的人員也有可能存在徇私舞弊的行為。企業(yè)為了壯大自身實(shí)力，勢(shì)必會(huì)在發(fā)展過(guò)程中不斷擴(kuò)大自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模，從而設(shè)置一些子公司或分公司，為了準(zhǔn)確無(wú)誤的核對(duì)這些子公司的賬目，需要財(cái)務(wù)共享中心人員前往企業(yè)子公司或分公司，這就涉及到了差旅費(fèi)問(wèn)題[1]。部分員工會(huì)利用這次出差機(jī)會(huì)，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行造假，以此增加自己的額外收入。另外，賄賂也是財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理中普遍存在的問(wèn)題。企業(yè)總部在進(jìn)行年度總賬目核對(duì)時(shí)，通常會(huì)派遣財(cái)務(wù)中心人員前往實(shí)地子公司進(jìn)行賬目核對(duì)，在此過(guò)程中，子公司管理人員為了隱瞞會(huì)計(jì)賬目不正確的事實(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)中心人員進(jìn)行賄賂，要求財(cái)務(wù)中心人員配合，利用信息技術(shù)對(duì)電子會(huì)計(jì)賬目進(jìn)行偽造，以此遮掩子公司賬目不正確的事實(shí)，從而達(dá)到謀取不正當(dāng)利益的目的。由此可見(jiàn)，財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理，雖然在檔案管理效率和質(zhì)量方面獲得了顯著提升，但是信息管理系統(tǒng)存在的漏洞卻是企業(yè)不容忽視的大問(wèn)題。

1.2 管理制度尚未健全

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者本身具備超強(qiáng)的帶頭作用，其管理思想和理念在很大程度上決定了企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向。根據(jù)當(dāng)前電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的開(kāi)展?fàn)顩r來(lái)看，檔案管理工作水平遲遲得不到有效提升的原因，很大一部分在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者管理理念較為落后，未能正確認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用與價(jià)值，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不太重視，以至于未能及時(shí)完善或優(yōu)化電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作資源的安排也不合理，不論是人力還是財(cái)力，均缺乏足夠的支持。殊不知，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接影響了基層人員的思想，使得會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作并不重要，以至于并未對(duì)自身行為進(jìn)行嚴(yán)格約束，甚至認(rèn)為私自更改會(huì)計(jì)電子檔案并不會(huì)造成任何影響，也未能清晰的意識(shí)到私自偽造會(huì)計(jì)電子檔案會(huì)產(chǎn)生怎樣的惡劣后果?？茖W(xué)健全的檔案管理制度是保障電子會(huì)計(jì)檔案管理工作高效開(kāi)展的重要前提，管理制度不健全，容易使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作中的漏洞越來(lái)越多，讓部分不法人員謀取私利有了更多的可乘之機(jī)。不僅如此，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作存在漏洞，也會(huì)使檔案數(shù)據(jù)失去了真實(shí)性，不能為企業(yè)決策提供可靠參考[2]。

1.3 電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)是每個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都要面對(duì)的問(wèn)題，在此過(guò)程中，部分企業(yè)為了提高自身在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不惜利用非法手段，如病毒破壞、截收信息、黑客攻擊等不正當(dāng)手段，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行損毀，讓對(duì)手企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，自己從中獲利。此外，由于財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理主要依靠信息技術(shù)，生存于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，一旦遭受突發(fā)性的自然災(zāi)害，如雷電、地震、暴雨等不可抗力的災(zāi)害，很有可能丟失一部分會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，使得電子會(huì)計(jì)檔案資料失去了完整性，其參考價(jià)值也因此而降低。當(dāng)然遭受自然災(zāi)害的概率非常小，但是造成的損失也是無(wú)法估量的，因此，具備前瞻性的電子會(huì)計(jì)檔案管理理念至關(guān)重要。

1.4 電子會(huì)計(jì)檔案歸檔管理缺乏規(guī)范性

電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息量會(huì)隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不斷發(fā)展而逐漸增加，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔管理便成為了重要管理內(nèi)容，電子會(huì)計(jì)檔案歸檔管理即是指，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范代碼對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，在日后工作中，如果需要對(duì)某一會(huì)計(jì)電子檔案借閱時(shí)，便可以快速、準(zhǔn)確的查找出來(lái)，大大提升了檔案借閱效率。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)歸檔管理通常以紙質(zhì)形式進(jìn)行傳輸和保存，將裝訂好的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類和保存，在此過(guò)程中，難免出現(xiàn)人為失誤問(wèn)題并且不容易被發(fā)現(xiàn)。而電子會(huì)計(jì)檔案管理則不同，利用信息管理系統(tǒng)便可完成傳輸和保存，將歸檔好的電子會(huì)計(jì)檔案直接上傳給財(cái)務(wù)中心，即便存在人為失誤，也可以快速改正。然而根據(jù)目前企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理狀況來(lái)看，財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在一些較為突出的問(wèn)題，歸根結(jié)底在于大多企業(yè)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理并不是很重視，這樣一來(lái)，大多檔案管理人員為了檔案管理的簡(jiǎn)便化，不會(huì)刻意按照規(guī)范管理流程對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，再加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的嚴(yán)重忽視，始終未必能完成規(guī)范檔案管理制度的完善工作，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)并未進(jìn)行專門(mén)的分類于核對(duì)，一旦急需查找某個(gè)電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，則需要在繁多的電子檔案中逐個(gè)找尋，大大降低了電子會(huì)計(jì)檔案的查閱效率[3]。

2 財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案管理有效策略

2.1 構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系

相較于企業(yè)以往單一模式的內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)目前財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，想要增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理的高效性和安全性，需要一套科學(xué)完善的管理體系作后盾，以此保障電子會(huì)計(jì)檔案管理工作高效穩(wěn)定的運(yùn)行。目前，我國(guó)大多企業(yè)內(nèi)部針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度尚不健全，以至于電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)仍存在一些安全漏洞，再加上檔案管理人員不具備較強(qiáng)的管理意識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制需要承擔(dān)更高的風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)以及實(shí)際需求，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)完善的內(nèi)部控制管理體系，并加以完善，內(nèi)部控制管理體系包括電子會(huì)計(jì)檔案管理制度、系統(tǒng)操作權(quán)限、內(nèi)部審計(jì)制度、網(wǎng)絡(luò)安全與制度等方面，在這一系列的安全性風(fēng)險(xiǎn)控制措施下，全面保障電子會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率[4]。在實(shí)際管理工作中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，利用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)各種檔案進(jìn)行科學(xué)歸類與整理，有一點(diǎn)需要注意，在對(duì)檔案分類時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的客觀規(guī)律及熱點(diǎn)，保障檔案資料之間保持密切的關(guān)聯(lián)性，以此形成科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體系，為電子會(huì)計(jì)檔案管理工作持續(xù)性、高效性的開(kāi)展做良好鋪墊。構(gòu)建管理體系的目的是為了保障電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效性，為了充分發(fā)揮管理體系的職能作用，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，深刻的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，在內(nèi)部設(shè)立一個(gè)專門(mén)的電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量監(jiān)督小組，進(jìn)一步促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

2.2 構(gòu)建信息處理系統(tǒng)

基于財(cái)務(wù)共享模式下，電子會(huì)計(jì)檔案的安全性和有序性是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，由于電子會(huì)計(jì)檔案管理主要依托于信息技術(shù)的支持，因此，企業(yè)有必要搭建信息處理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行安全有效的管理。搭建信息處理系統(tǒng)需要注意以下幾點(diǎn)[5]：（1）聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員參與企業(yè)信息處理系統(tǒng)的構(gòu)建工作，在技術(shù)人員全程專業(yè)性的指導(dǎo)下，保證信息處理系統(tǒng)的科學(xué)性和可靠性；（2）企業(yè)規(guī)模會(huì)隨其不斷發(fā)展而逐步擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部人員的流動(dòng)性也會(huì)隨之增大，無(wú)形中加大了檔案管理的工作量，需要處理的數(shù)據(jù)信息也隨之越來(lái)越多。這時(shí)企業(yè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)，對(duì)信息系統(tǒng)不斷完善與優(yōu)化，以此增強(qiáng)信息處理系統(tǒng)的信息處理能力，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平和效率；（3）加強(qiáng)日常信息處理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，防止電子會(huì)計(jì)檔案資料被外來(lái)危險(xiǎn)因素竊取，如病毒、木馬等，進(jìn)一步增強(qiáng)信息處理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

2.3 加大電子檔案數(shù)據(jù)的更新力度

眾所周知，會(huì)計(jì)檔案資料和數(shù)據(jù)可以為企業(yè)高層決策提供可靠參考，以此保障企業(yè)高層決策措施的科學(xué)性和可行性。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案通常以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案不僅查閱困難，而且更新速度緩慢，不具備數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，難以為企業(yè)了解自身現(xiàn)階段的發(fā)展情況提供準(zhǔn)確性、及時(shí)性的數(shù)據(jù)分析，在很大程度上影響了企業(yè)高層的決策。財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案很好的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的不足，通過(guò)電子掃描功能，對(duì)新數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描，以此更新數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的資料和數(shù)據(jù)，保障電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，為企業(yè)高層決策提供實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。因此，檔案管理人員應(yīng)加大對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的更新力度，定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)，提高電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為主要執(zhí)行者，在電子會(huì)計(jì)檔案管理工作起著重要作用，其綜合素質(zhì)水平對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作效率的高低有著很大影響。因此，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員參加相關(guān)專業(yè)知識(shí)和管理技能的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)自身行為進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，在日常工作中嚴(yán)格遵循保密性原則。同時(shí)懂得利用現(xiàn)代化管理手段，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的管理，從而促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量與效率的提升，充分發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的參考價(jià)值[6]。

2.5 加強(qiáng)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)防范

財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理需要面臨多方面的風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，電子會(huì)計(jì)檔案的存在需要充分依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境潛存著諸多惡意行為，如黑客入侵、病毒感染、木馬攻擊等，這些惡意行為均會(huì)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用平臺(tái)系統(tǒng)造成破壞，甚至使系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，最終導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案被不法分子更改；第二，不排除人為因素造成的系統(tǒng)損毀。由于檔案管理人員的專業(yè)水平及專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊，難免會(huì)出現(xiàn)因人為操作不當(dāng)，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔子管理系統(tǒng)受到損毀，致使部分檔案數(shù)據(jù)信息缺失。從而給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行全面的認(rèn)知和了解，加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的管理與維護(hù)，以此提高檔案管理質(zhì)量，將各種潛在風(fēng)險(xiǎn)加以規(guī)避。財(cái)務(wù)共享模式下，信息資源對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性及價(jià)值不言而喻，保障信息資源的安全性和準(zhǔn)確性是檔案信息管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)決策工作而言，一旦信息資源的準(zhǔn)確性缺乏保障，那么決策策略也就不具備任何意義和價(jià)值，這樣看來(lái)，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范十分有必要。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范可以從以下幾點(diǎn)著手[7]：（1）正確認(rèn)識(shí)檔案管理，以整體角度看待電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)信息和錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)過(guò)濾：加強(qiáng)防讀寫(xiě)技術(shù)，在根源上防止電子會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)被篡改；加強(qiáng)信息加密技術(shù)，設(shè)置多層審核、審批程序，最大限度地降低檔案信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)信息確認(rèn)技術(shù)，如數(shù)字認(rèn)證機(jī)制、數(shù)字簽名技術(shù)等，對(duì)電子原文件設(shè)置一層防護(hù)屏障，從而更好的保護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案中的各類信息數(shù)據(jù)；提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要求檔案人員既要具備扎實(shí)的財(cái)務(wù)管理知識(shí)，又能熟練掌握信息技術(shù)，只有這樣才能在面對(duì)問(wèn)題時(shí)，通過(guò)冷靜分析問(wèn)題的原因，從而尋找最佳的解決方法，將各類信息管理風(fēng)險(xiǎn)如數(shù)規(guī)避。（2）制定科學(xué)完善的風(fēng)險(xiǎn)防范制度和法規(guī)，結(jié)合不同風(fēng)險(xiǎn)類型，制定針對(duì)性的處理措施。同時(shí)還應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況和緊急情況進(jìn)行綜合考慮，制定出與之相符的應(yīng)對(duì)措施，以此提高信息處理系統(tǒng)面對(duì)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力，保障電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，相較于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的多種弊端，財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理具有高效性、便捷性、及時(shí)性的特點(diǎn)，為企業(yè)高層決策提供了眾多可靠參考數(shù)據(jù)，以此保障企業(yè)決策策略的科學(xué)性和可行性。電子會(huì)計(jì)檔案信息會(huì)隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展逐漸增加，檔案管理人員作為主要執(zhí)行者，應(yīng)深刻的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，充分利用信息技術(shù)手段，提高電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率，將管理中潛藏的風(fēng)險(xiǎn)加以規(guī)避。