黃以炫

（南開大學(xué) 天津 300071）

院辦公室在學(xué)院日常運(yùn)作的過程中發(fā)揮著非常重要的作用，它的主要職能是要求辦公室管理人員全面圍繞學(xué)院中心工作，做好信息溝通、公文處理、重要活動組織、組織協(xié)調(diào)、督促檢查、信訪接待、機(jī)要保密、對外聯(lián)絡(luò)、綜合管理服務(wù)和院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，以成為學(xué)院的信息樞紐和領(lǐng)導(dǎo)班子的參謀助手，從而全面落實(shí)辦公室的綜合協(xié)調(diào)、管理和建議、監(jiān)督檢查等職能，這樣才能促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)事務(wù)得到及時(shí)有效的處理，并推動學(xué)院教育管理朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。但是，在實(shí)際的管理工作中，受多方面因素的影響，我國不少學(xué)院辦公室管理仍存在較多的問題，尤其是從教育管理學(xué)視角來看，學(xué)院辦公室管理更是存在較多的管理缺陷問題，這些問題不僅會導(dǎo)致辦公室各項(xiàng)管理職能難以得到充分的發(fā)揮，同時(shí)也會制約學(xué)院的健康和可持續(xù)發(fā)展，因此，就需要各學(xué)院不斷加強(qiáng)辦公室管理工作，才能使自身獲得良好的發(fā)展。

1 教育管理學(xué)視角下學(xué)院辦公室管理存在的若干問題分析

學(xué)院辦公室管理是學(xué)院管理工作的重要組成部分之一，原因在于學(xué)院辦公室不僅是處理學(xué)院各類事物的核心部門和連接學(xué)院內(nèi)外的主要橋梁，同時(shí)其還承擔(dān)著學(xué)院各種教學(xué)資源的調(diào)配、協(xié)調(diào)等服務(wù)工作，因此，只有全面做好學(xué)院辦公室管理，才能促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)活動正常運(yùn)作。然而，從教育管理學(xué)視角來看，目前我國大部分學(xué)院辦公室管理現(xiàn)狀并不樂觀，存在較多的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)不高

辦公室管理涉及的內(nèi)容眾多，且專業(yè)性較強(qiáng)，因此，其對辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)均具有較高的要求，然而，當(dāng)前有不少學(xué)院辦公室管理人員專業(yè)能力并不高，不具備統(tǒng)籌調(diào)配和管理學(xué)院各類事物的能力，從而導(dǎo)致學(xué)院辦公室管理存在較多的問題。其次，從我國當(dāng)前學(xué)院辦公室管理人員的綜合素質(zhì)來看，不少學(xué)院辦公室管理人員的思想覺悟和政治素質(zhì)并不高，這一現(xiàn)象不僅會導(dǎo)致其難以全面落實(shí)和貫徹黨的教育方針，同時(shí)也會導(dǎo)致其在日常管理工作中出現(xiàn)較多的政策性錯誤，從而會降低其管理工作質(zhì)量。

1.2 對辦公室管理職能認(rèn)識不清

當(dāng)前，不少學(xué)院辦公室管理人員對辦公室管理職能認(rèn)識不清，認(rèn)為辦公室管理只是簡單處理學(xué)校相關(guān)的各類校務(wù)瑣事，這種忽視辦公室管理職能及其重要作用的思想，不僅會導(dǎo)致辦公室管理人員對自身的工作價(jià)值存疑，同時(shí)也難以促進(jìn)其真正和全面發(fā)揮自身在教育管理中的作用。

1.3 缺乏健全的辦公室管理制度

學(xué)院辦公室管理的業(yè)務(wù)范圍十分廣泛，且管理內(nèi)容十分多，要全面管理和處理這些事務(wù)，就需要辦公室建立健全的管理制度，利用管理制度對管理人員進(jìn)行指導(dǎo)和約束，才能促進(jìn)其按照管理制度的要求規(guī)范開各項(xiàng)管理活動，然而，當(dāng)前，不少學(xué)院辦公室領(lǐng)導(dǎo)對辦公室管理重要性認(rèn)識不清，也未意識到辦公室管理工作與教育管理學(xué)有效結(jié)合的重要性，從而也未建立健全的辦公室管理制度，這樣便導(dǎo)致辦公室日常管理工作的隨意性較強(qiáng)，而這一現(xiàn)象，不僅會影響辦公室管理工作質(zhì)量和效率，同時(shí)還可能導(dǎo)致學(xué)院重大的事務(wù)被延誤，從而會制約學(xué)院的健康發(fā)展。

1.4 辦公室管理手段單一、落后

當(dāng)前，不少學(xué)院辦公室仍沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，不僅需耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，且難以保證管理工作和效率，且這種單一、落后的管理模式還會增加辦公室管理工作人員的工作量，長此以往，便會導(dǎo)致其產(chǎn)生職業(yè)倦怠或不堪管理重負(fù)而選擇辭職，從而導(dǎo)致辦公室管理崗位工作人員大量流失，進(jìn)而也難以順利管理和處理各項(xiàng)事務(wù)。

2 教育管理學(xué)視角下提升學(xué)院辦公室管理質(zhì)量的對策

2.1 加強(qiáng)辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)

辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的高低對其管理工作質(zhì)量具有直接的影響，因此，就需要不斷加強(qiáng)辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，在專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)方面，不僅要引導(dǎo)辦公室管理人員學(xué)習(xí)教育管理理論、文秘知識、檔案管理知識、法律知識及校園管理知識等，同時(shí)還需要求其全面了解學(xué)院的教職工結(jié)構(gòu)、學(xué)生整體情況、專業(yè)設(shè)置和學(xué)科建設(shè)等情況，只有這樣，其才能順利和高效地開展各項(xiàng)管理工作。在綜合素質(zhì)培養(yǎng)方面，需要加強(qiáng)對辦公室管理人員的思想政治教育，幫助其樹立正確的政治思想和教育觀念，使其認(rèn)識到自身擔(dān)負(fù)著育人的重大責(zé)任，只有認(rèn)識到自身的責(zé)任，其才能轉(zhuǎn)變自身的管理思維，科學(xué)規(guī)范地對校內(nèi)外事務(wù)及各項(xiàng)教育資源調(diào)配工作進(jìn)行處理，并深入將相關(guān)的教育管理理念滲透到各項(xiàng)日常管理工作中，從而才能全面提高其管理工作質(zhì)量和效率。

2.2 明確辦公室管理職能

為全面提升學(xué)院辦公室管理質(zhì)量，還需要辦公室管理人員明確自身的管理職能，一般來說，學(xué)院辦公室管理職能主要包含以下三點(diǎn)內(nèi)容：（1）綜合協(xié)調(diào)職能，近年來，隨著我國高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)院辦公室管理人員所需管理的事物和內(nèi)容也越來越多，在管理過程中，受各種主觀或客觀因素的影響，必然會導(dǎo)致學(xué)院內(nèi)部出現(xiàn)各種各樣的矛盾性問題，因此，就需要學(xué)院辦公室管理人員充分發(fā)揮自身綜合協(xié)調(diào)職能，通過協(xié)調(diào)各部門之間的互通和聯(lián)系、協(xié)調(diào)校園內(nèi)部各項(xiàng)人力、物力及財(cái)力的使用、協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)管理活動、協(xié)調(diào)師生之間的關(guān)系和協(xié)調(diào)校內(nèi)外教學(xué)資源等，這樣不僅能有效解決學(xué)院出現(xiàn)的各類矛盾性問題，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)學(xué)院的統(tǒng)一化管理。（2）管理和建議職能，辦公室屬于學(xué)院的綜合性管理部門，因此，辦公室管理人員可全面接觸到學(xué)院相關(guān)的信息，在接觸這些信息后，辦公室管理人員應(yīng)發(fā)揮自身管理和建議職能，也即要根據(jù)這些信息全面分析學(xué)院當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r、存在的問題，然后提出合理的建議和管理策略，這樣可推動學(xué)院朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。（3）監(jiān)督檢査職能，在學(xué)院教育管理過程中，常常有不少教育管理人員或教師為追求自身的利益，難以全面落實(shí)上級部門下達(dá)的各類教育批示或決策，從而不利于學(xué)院教育管理活動規(guī)范開展，針對這種情況，就需要辦公室管理人員充分發(fā)揮自身的監(jiān)督檢査職能，也即定期開展教育管理檢查，以便能準(zhǔn)確把握學(xué)院教育管理中可能出現(xiàn)的問題，并及時(shí)對其進(jìn)行糾正，才能落實(shí)和規(guī)范各項(xiàng)教育管理活動。且通過監(jiān)督檢查，還能促進(jìn)辦公室管理人員收集更加精準(zhǔn)的信息，利用這些數(shù)據(jù)信息可促進(jìn)學(xué)院管理決策的科學(xué)化水平進(jìn)一步提升。

2.3 建立健全的辦公室管理制度

為全面提升學(xué)院辦公室管理的科學(xué)化水平，還需要根據(jù)辦公室管理工作的實(shí)際情況建立健全的辦公室管理制度，如建立辦公室日常管理制度、崗位責(zé)任制，在日常管理制度中需明確規(guī)定辦公室管理人員的工作職能、范圍和流程，以促進(jìn)其在后續(xù)管理工作能按照這些制度有序、規(guī)范開展各項(xiàng)管理工作，并且，還需將各項(xiàng)管理工作落實(shí)到個(gè)人，避免其出現(xiàn)相互推諉等現(xiàn)象。為激發(fā)辦公室管理人員的工作積極性，還需要建立合理的獎懲制度，也即對取得良好管理成效的管理人員，需給其提供一定的物質(zhì)獎勵或職位晉升，對于管理成效不足的管理人員，需給予一定的處罰，以促進(jìn)其在后續(xù)管理工作能再接再厲，并且，還需幫助其找出管理成效不足的原因和找出有效的解決方法，才能促進(jìn)學(xué)院辦公室管理朝著健康和科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.4 建立合理的辦公室管理結(jié)構(gòu)

建立合理的辦公室管理結(jié)構(gòu)也是提升學(xué)院辦公室管理科學(xué)化水平的重要途徑，因此，就需要辦公室合理優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，多引進(jìn)專業(yè)的管理人員，才能提高辦公室管理的專業(yè)化水平。其次，還需對辦公室布局和結(jié)構(gòu)關(guān)系進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)管理人員優(yōu)勢的不同對其進(jìn)行合理分工，這樣不僅能促進(jìn)每個(gè)管理人員的長處得到充分發(fā)揮，同時(shí)還能避免傳統(tǒng)的扎堆管理現(xiàn)象，從而有助于提高辦公室管理質(zhì)量。

2.5 構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室管理平臺

為適應(yīng)現(xiàn)代教育管理要求和提高辦公室管理效率，還需要學(xué)院辦公室管理人員積極將計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)融入到日常管理工作中，積極構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室管理平臺，如自主研發(fā)辦公室信息化管理平臺，并及時(shí)將日常收集的各項(xiàng)管理信息分類錄入到管理平臺中，這樣能促進(jìn)管理人員在后續(xù)工作中快速查詢和調(diào)用這些信息，從而能提高其管理工作質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

在學(xué)院管理工作中，辦公室管理占據(jù)著非常重要的地位，其管理質(zhì)量的好壞不僅決定了學(xué)院各項(xiàng)活動能否正常運(yùn)作，同時(shí)還會影響學(xué)院的健康和可持續(xù)發(fā)展，然而，從教育管理學(xué)視角來看，當(dāng)前我國不少學(xué)院辦公室管理均存在較多的問題，如辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)不高、對辦公室管理職能認(rèn)識不清、缺乏健全的辦公室管理制度、辦公室管理手段單一、落后，這些問題將會嚴(yán)重限制學(xué)院辦公室各項(xiàng)管理職能的發(fā)揮，同時(shí)也會對學(xué)院發(fā)展產(chǎn)生不利影響，因此，就需要各學(xué)院積極探索提升學(xué)院辦公室管理質(zhì)量的對策，如加強(qiáng)辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)、明確辦公室管理職能、建立健全的辦公室管理制度、建立合理的辦公室管理結(jié)構(gòu)以及構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室管理平臺，只有這樣，才能全面提升學(xué)院辦公室管理工作質(zhì)量和效率，從而能促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)活動正常和順利運(yùn)行，并且還能為學(xué)院經(jīng)營發(fā)展提供可靠的依據(jù)，進(jìn)而能推動學(xué)院獲得健康和長遠(yuǎn)的發(fā)展。