張琳琳

[摘要] 長期以來，我國部分醫(yī)院缺乏完善的耗材采購管理機制，導(dǎo)致這些醫(yī)院在耗材采購過程中存在一些不規(guī)范、不合理的現(xiàn)象，給醫(yī)院利益造成了嚴重損害，也使得醫(yī)院管理出現(xiàn)較大漏洞?；诖耍撐脑陉U述醫(yī)院耗材采購一般流程的基礎(chǔ)上，分別從醫(yī)院耗材采購的請購、采購、驗收、付款4個環(huán)節(jié)對醫(yī)院耗材采購流程的內(nèi)部控制策略進行了詳細論述，希望能為提升我國醫(yī)院耗材采購的內(nèi)部控制水平提供一些有益的借鑒。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院耗材;采購流程;內(nèi)部控制;請購環(huán)節(jié);驗收環(huán)節(jié)

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（c）-0089-03

[Abstract] For a long time， some hospitals in our country lack a perfect consumables procurement management mechanism， which leads to some irregular and unreasonable phenomena in the consumables procurement process of these hospitals， which has caused serious damage to the interests of the hospitals and made the hospital management more loopholes. Based on this， on the basis of explaining the general process of hospital consumables procurement， this article discusses the internal control strategy of hospital consumables procurement process in detail from the four links of hospital consumable procurement， purchase， acceptance， and payment， hoping to improve the internal control level of hospital consumables procurement in our country and to provide some useful references.

[Key words] Hospital consumables; Procurement process; Internal control; Requisition link; Acceptance link

在我國，醫(yī)院是一個非常重要的單位，事關(guān)國計民生，對人民生活穩(wěn)定和經(jīng)濟發(fā)展都有著很大的影響。為有效發(fā)揮醫(yī)院職能，提高醫(yī)院的社會價值和經(jīng)濟價值，醫(yī)院必須高度重視內(nèi)部控制工作，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，不斷提升醫(yī)院醫(yī)療水平，控制醫(yī)院采購成本，為醫(yī)院健康有序發(fā)展提供不竭動力。作為醫(yī)院開支的大頭，耗材采購向來是內(nèi)部控制的重點環(huán)節(jié)，強化對醫(yī)院耗材采購流程的內(nèi)部控制，對于構(gòu)建醫(yī)院耗材陽光采購機制、堵塞醫(yī)院耗材采購管理漏洞、促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的作用。因此，研究分析針對醫(yī)院耗材采購流程的內(nèi)部控制策略非常必要。醫(yī)院耗材采購的流程一般包括請購、采購、驗收和付款4個環(huán)節(jié)。

1? 醫(yī)院耗材采購的一般流程

①請購。醫(yī)院有關(guān)部門應(yīng)在耗材使用量不足之前提出耗材采購申請，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報醫(yī)院管理人員，經(jīng)管理人員簽字后，把申請耗材數(shù)量交給招標采購中心進行采購。②采購。按照耗材采購審批表的內(nèi)容，采購部門到市場上進行采購。為確保采購活動的合理性和科學(xué)性，醫(yī)院應(yīng)建立健全職能分離制度，保證不相容職位間的獨立性，有效提高耗材采購質(zhì)量。③驗收。耗材采購?fù)旰螅挥舍t(yī)院專門人員對耗材質(zhì)量進行驗收，采購耗材的質(zhì)量必須完全符合醫(yī)院采購標準，耗材質(zhì)量不符合要求的應(yīng)辦理退貨手續(xù)。④付款。醫(yī)院財務(wù)部門按照財務(wù)政策規(guī)定，在耗材驗收入庫以后進行付款。付款前，財務(wù)部門應(yīng)仔細核對被采購企業(yè)的簽字情況和采購發(fā)票情況，在所有手續(xù)齊全、有效、達標的情況可以付款。付款環(huán)節(jié)應(yīng)重點完善不相容職務(wù)分離制度，復(fù)核付款金額，確保采購耗材與付款金額相匹配，避免給醫(yī)院造成不必要的損失。

2? 醫(yī)院耗材采購流程的風(fēng)險分析

醫(yī)院耗材采購涉及的資金數(shù)額大、耗材類型多，采購環(huán)節(jié)也較多，這導(dǎo)致風(fēng)險可以出現(xiàn)在多個節(jié)點。例如，在請購環(huán)節(jié)中，單價不高的耗材的采購審核較為寬松，引進后存在一定的使用風(fēng)險。采購部門的計劃編制是基于以前的采購記錄和對未來病人需求的預(yù)測，但這也可能面臨供給與需求矛盾的風(fēng)險;又如，在選擇供應(yīng)商時，若供應(yīng)商選擇失當(dāng)，就可能面臨交貨延期、貨物質(zhì)量不高、不能提供發(fā)票等風(fēng)險;又如，在驗收時，可能存在驗收工作缺少依據(jù)、出現(xiàn)無效驗收等風(fēng)險。

針對醫(yī)院耗材采購風(fēng)險點多面廣的現(xiàn)狀，采購人員必須從各個環(huán)節(jié)著手，強化全過程內(nèi)部控制，確保采購質(zhì)量，嚴防采購風(fēng)險。

3? 醫(yī)院耗材采購流程的內(nèi)部控制策略

3.1? 請購環(huán)節(jié)

①明確科室權(quán)限。目前，在決定采購耗材的規(guī)格方面，醫(yī)院科室主任的權(quán)力過大，甚至能夠指定耗材的供應(yīng)商，嚴重影響了對耗材采購的管理。所以，需要對醫(yī)院科室請購的范圍和權(quán)力進行詳細規(guī)定，明確科室請購的權(quán)限，且以制度的形式固定下來。另外，請購單需對采購耗材的類別、規(guī)格、質(zhì)量等級、數(shù)量、到貨時間、有關(guān)標準和要求等事項進行明確說明。

②明確審批職責(zé)。因科室部門間的運作是獨立的，不同部門同時請購?fù)鶗霈F(xiàn)重復(fù)審批的情況。另外，為防止出現(xiàn)不合理或過量采購，避免資源浪費，提升科室部門利用資源的效率，需對審批部門的職責(zé)和權(quán)限進行明確。審批部門應(yīng)根據(jù)預(yù)算計劃及相關(guān)規(guī)定，考慮合理性、必要性和適當(dāng)性，對科室提出的請購給予審批。審批的基本原則是在保證科室合理需求的基礎(chǔ)上，有效避免和控制不必要的采購。審批流程為：科室部門按照權(quán)限申請耗材采購，將請購表提報設(shè)備處、招標采購中心對規(guī)定權(quán)限內(nèi)和年度預(yù)算內(nèi)的申請予以審批，對于超出該范圍的申請，交由分管副院長進行審批。

③請購審批分離。審批和請購是互不相容的兩個職務(wù)，假如這兩個職務(wù)由同一個部門或同一個人負責(zé)，不但容易出現(xiàn)錯誤行為，而且可能出現(xiàn)掩蓋舞弊事實的行為。把審批和請購業(yè)務(wù)分別交由不同的人員和部門來管理，可有效實現(xiàn)內(nèi)部的相互牽制，大大減少采購過程中舞弊風(fēng)險發(fā)生的可能性。一般來說，應(yīng)由需求科室提出請購申請，經(jīng)由設(shè)備處、分管副院長審批之后，招標采購中心的采購流程才可繼續(xù)。

④緊急請購或臨時采購的處理。緊急請購或臨時采購屬于預(yù)算外采購，應(yīng)當(dāng)特事特辦，開辟采購綠色通道。比如面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，如果再按常規(guī)審批流程操作，往往會對工作造成一定程度的影響。因此，在特殊時期醫(yī)院耗材采購應(yīng)遵循以下3個方面的原則：第一，構(gòu)建采購綠色通道;第二，提高效率，保證時效;第三，全程留痕，存檔備查。

3.2? 采購環(huán)節(jié)

①招標文件的編寫。招標文件一般由商務(wù)條款和技術(shù)條款兩部分組成。商務(wù)條款主要決定采購的價格、供貨時間以及付款方式等，商務(wù)條款不合理會對醫(yī)院日常運營造成很大影響，導(dǎo)致醫(yī)院出現(xiàn)資金方面的壓力。技術(shù)條款主要決定采購耗材的質(zhì)量，一般根據(jù)需求科室提報的技術(shù)規(guī)格說明書進行制定。所以，醫(yī)院招標采購中心需要與設(shè)備處、財務(wù)部門以及其他部門加強協(xié)作，結(jié)合醫(yī)院具體實際編寫耗材招標文件。

②對供應(yīng)商評價系統(tǒng)的完善。招標采購中最為關(guān)鍵的一環(huán)就是對供應(yīng)商的確定，只有確定好供應(yīng)商，才可有效減少采購策劃成本、確保采購耗材的質(zhì)量。所以，醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的供應(yīng)商評價指標體系，從組織運用情況、產(chǎn)品情況、信息溝通交流情況等多個方面構(gòu)建對供應(yīng)商的全面評價指標。另外，對這些評價指標要最大限度地進行量化，特別是一些關(guān)鍵性的指標，例如：準時交貨率、價格優(yōu)勢、退貨處理時間、批次退貨率等。

③招標文件與評標文件分離。編制評標文件和招標文件為兩個不相容的職務(wù)工作，應(yīng)當(dāng)由不相關(guān)的部門或人員擔(dān)任，從而有效減少內(nèi)部舞弊帶來的風(fēng)險，降低出現(xiàn)采購回扣的概率。另外，明確分工可大大提升招標的效率，減少決策的失誤。一般情況下由招標采購中心負責(zé)編制醫(yī)院耗材招標文件，并設(shè)立單獨的評審委員會來評審各招標文件。為提高評價過程的準確性、全面性，通常評審委員會要由財務(wù)處、設(shè)備處、審計處、需求科室等涉及采購的各部門代表組成。護理、臨床等方面的人員參加比例要在2/3以上，評標人員數(shù)量應(yīng)為單數(shù)，一般為5～11人，應(yīng)隨機從專家備選庫中抽選以上人員，必要的情況下可從院外聘請相關(guān)專家參加評審工作。

另外，對于特殊時期的耗材采購應(yīng)有特殊規(guī)定，例如在疫情防控期間，醫(yī)院耗材緊急采購可實施采購項目電子化操作，最好在線提供采購文件、在線提交投標文件，并實行電子評審、電子開標等。

3.3? 驗收環(huán)節(jié)

①入庫登記。庫管員在耗材到貨后，應(yīng)按照隨貨憑證認真檢查貨物的外形和數(shù)量，經(jīng)檢查無誤后，全面登記耗材的情況，并給驗收小組、設(shè)備處出具入庫通知單，給供貨商出具供貨單。

②貨物檢驗。醫(yī)院各部門派出聯(lián)合驗收小組，按照耗材驗收入庫制度的相關(guān)規(guī)定，認真對照經(jīng)批準的耗材請購單、訂購單的相關(guān)內(nèi)容，對耗材的規(guī)格、品種、質(zhì)量、數(shù)量以及其他有關(guān)內(nèi)容及時進行審核驗收，經(jīng)驗收合格后，出具驗收報告。另外，根據(jù)收到的耗材訂購單編制驗收單，一式三聯(lián)，醫(yī)院設(shè)備處、財務(wù)處、招標采購中心各留存一份。

3.4? 付款環(huán)節(jié)

①編制付款憑單。為確保順利開展采購的后續(xù)工作，醫(yī)院設(shè)備處應(yīng)在收到貨物驗收單以后及時付款給供應(yīng)商。另外，為有效防止采購員發(fā)生徇私舞弊行為，應(yīng)對有關(guān)申請付款文件進行嚴格要求。設(shè)備處應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的發(fā)票以及有關(guān)的訂購單、驗收單、采購合同、請購單等進行獨立的審核，在對這些單據(jù)的合法性、真實性、完整性和合規(guī)性確認無誤的基礎(chǔ)上，填寫預(yù)先編好的付款憑單，同時要對付款憑單數(shù)額、單據(jù)填寫的正確性進行仔細核對檢查，然后把以上文件交給審計處進行審核，由審計處確認無誤后，再向財務(wù)處申請付款。

②審核發(fā)票。財務(wù)處應(yīng)重點對訂購單、驗收單、合同協(xié)議、請購單等有關(guān)憑證進行審核，主要審核驗收單上是否有設(shè)備處保管人員和驗收人員的簽字，請購單上是否有設(shè)備處保管人員和相關(guān)科室人員的簽字，訂購單上是否有設(shè)備處采購人員的簽字;發(fā)票上的耗材名稱是否與請購單、驗收單、訂購單上的耗材名稱相一致;應(yīng)進行集中招標采購的耗材，是否有合同協(xié)議;有關(guān)支付款項是否經(jīng)過了集體簽字或經(jīng)具備審批權(quán)限的人員簽字同意等。經(jīng)財務(wù)處審核通過后，方可進行貨物付款，同時財務(wù)處要對耗材采購事項進行會計記賬，財務(wù)處與需求科室每月要對耗材采購賬目進行核對，以確保賬實相符。

與此同時，為加強對耗材采購各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立獨立的內(nèi)部審計部門，通過紀委和審計部門定期或不定期地對醫(yī)院各耗材采購環(huán)節(jié)進行檢查，監(jiān)督耗材采購各環(huán)節(jié)的行為是否合法合規(guī)，防止出現(xiàn)徇私舞弊、弄虛作假、收受回扣等不法行為，最大限度地發(fā)揮紀委和審計部門的監(jiān)督職能，確保醫(yī)院耗材采購各環(huán)節(jié)中會計信息的合法性和真實性，保證醫(yī)院采購耗材的質(zhì)量，有效控制醫(yī)院的成本費用。在審計過程中，一旦發(fā)現(xiàn)違紀違法行為，要嚴肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，做到違法必究。對于審計人員在工作中存在不恪盡職守、不遵守審計原則等行為的，要及時將其調(diào)離審計崗位，確保審計工作的真實性和有效性，從而不斷完善醫(yī)院內(nèi)部控制制度及內(nèi)部監(jiān)督體系，切實發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計部門的監(jiān)督職能。

4? 醫(yī)院耗材采購內(nèi)部控制的保障措施

4.1? 優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

醫(yī)院應(yīng)建立耗材采購管理小組，由財務(wù)部、采購部、物資供應(yīng)維護部、監(jiān)察審計部等部門共同組成物資采購小組，負責(zé)對耗材采購進行組織領(lǐng)導(dǎo)，提出質(zhì)疑和建議。同時，還應(yīng)明確各個部門在執(zhí)行、監(jiān)督方面的職責(zé)，分解業(yè)務(wù)流程，把責(zé)任落實到具體人和科室。見表1。

4.2? 加強采購人員管理

醫(yī)院應(yīng)加強對采購人員的技能培訓(xùn)，強化其內(nèi)部控制意識，督促采購人員熟練掌握好采購的制度與紀律?？赏ㄟ^邀請專業(yè)人士授課的方式提升采購人員的法制觀念，并通過執(zhí)業(yè)許可制度激勵員工參與繼續(xù)教育，提升自身專業(yè)技術(shù)水平。其次，醫(yī)院應(yīng)建立耗材采購內(nèi)控評價機制，評價采購產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，以采購時間、采購質(zhì)量和采購效果3個指標衡量采購人員的績效，通過目標績效考核來增強采購人員的內(nèi)生動力。

4.3? 建立風(fēng)險評估體系

醫(yī)院應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)風(fēng)險評估小組，小組要涵蓋采購部、物資供應(yīng)維護部、監(jiān)察審計部等部門，還可以邀請外部專家學(xué)者，小組應(yīng)持續(xù)關(guān)注耗材采購的可持續(xù)性，通過流程圖分析、問卷調(diào)查、研討會等方式識別采購風(fēng)險，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，分析可能出現(xiàn)的風(fēng)險和可能引起的后果，提出針對性的風(fēng)險防范策略。

5? 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院只有高度重視內(nèi)部控制體系建設(shè)，才可有效提高對耗材采購的管理水平，采取針對性措施對耗材采購過程中的突出問題實施有效管理。因此，醫(yī)院應(yīng)從耗材采購的請購、采購、驗收、付款等各個環(huán)節(jié)入手，加強內(nèi)部控制，確保耗材采購的質(zhì)量，有效控制耗材采購成本，更好地促進醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標。

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（收稿日期：2020-06-26）