陳彥宏

摘 要：隨著信息技術發(fā)展，已經被應用于各個領域，并且取得了顯著成效。從目前情況來看，網絡技術已經成為了檔案信息管理的主要途徑，改變了傳統(tǒng)管理方式，具有高效、快捷的特點。但網絡是一個開放的環(huán)境，容易遭受非法入侵導致信息泄露，因此要做好保密工作。文章先分析網絡環(huán)境下檔案信息安全管理存在的問題，再論述安全管理措施和保密技術。

關鍵詞：網絡環(huán)境;高校檔案信息安全管理;保密技術

引言

檔案信息管理是一項重要工作，關系到企事業(yè)單位的利益，因此要提高重視程度。在高校檔案管理中，教學檔案數量大、保密性高，提高教學檔案管理的安全性，是對教師和學生的信息安全必不可少的措施。目前，網絡技術已經被普遍應用到檔案信息管理中，大大提升了工作效率，但是也存在一定弊端，網絡環(huán)境具有開放性的特點，容易受到侵害，無法保障檔案信息的安全。為了解決面臨的問題，要加強保密技術的研究，不斷提升檔案信息管理安全等級。如今，高校在不斷的擴大招生，學生人數不斷增多，高校教學檔案信息安全管理問題逐漸加劇，所以高校教學檔案信息安全管理需要不斷強化。

一、網絡環(huán)境下高校檔案信息安全管理特點

高校信息管理包括很多方面，教學檔案管理是其中的重要組成部分，能充分體現(xiàn)一所高校的歷史沿革和師生的教學活動，可以反映老師和學生的真實在校情況。隱私性、周期性、保密性和專業(yè)性和是高校教學檔案的信息安全管理幾個特點。在高校，每年都要迎接新的學生、送走畢業(yè)的學生，學生的人數是動態(tài)平衡的，高校教學檔案真實反映了學生的學習和生活狀態(tài)，雖然每屆學生都不一樣，每個學生都存在個體差異，但每一屆學生的整體檔案信息是有規(guī)律的，檔案管理人員應該實時發(fā)現(xiàn)其中蘊藏的規(guī)律，由此制定出更加有利于學生發(fā)展的培養(yǎng)方案。另外，隨著高校成立時間越來越長，積累的教學檔案數據逐漸增多，學生、家長、教師個人信息和教學信息、科研信息以及歷年試題信息具有很高的保密性和隱私性。在檔案管理的實際工作中，工作人員要全面的注意到這些特點，根據學校的實際情況，確定出適合高校的管理措施。

二、網絡環(huán)境下高校教學檔案信息安全管理的必要性

高校檔案信息的安全至關重要，影響著全體師生的切身利益，并且對學校的發(fā)展有深遠的影響，需要高度重視。它是高校教育教學工作真實情況的記錄，是高校檔案管理的重要構成部分，肩負的責任十分重大。高校教學檔案信息安全管理不應該被看作是存于計算機和紙質檔案中的無足輕重的資料，它是在學校整個發(fā)展過程中逐漸形成的龐大的信息數據庫。通過教學檔案，可以看出學校的歷史沿革、教育成果，以此來制定出更為有利于學校發(fā)展的方針政策以及學校與社會發(fā)展相結合的培養(yǎng)方案。

三、網絡環(huán)境下的檔案信息安全管理存在的問題

1.重視程度不夠

從現(xiàn)階段情況來看，檔案管理已經基本實現(xiàn)了信息化，除了個人檔案外，還有很多國家級別的安全信息問題，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露問題，就會威脅到國家安全，造成不可挽回的經濟損失。雖然檔案管理采用了安全技術，但是依然會出現(xiàn)泄露的情況，主要原因是網絡環(huán)境中存在著漏洞和缺陷，成為嚴重影響因素。近幾年出現(xiàn)了很多檔案信息泄密的事件，不僅造成惡劣社會影響，而且會帶來巨大損失。但是檔案管理人員并沒有意識到這一點，日常工作就是對檔案進行維護，忽視了安全管理的重要性。在網絡環(huán)境下，很多危險因素不易被察覺，管理人員容易掉以輕心，導致了檔案信息泄密事件發(fā)生。即使沒有出現(xiàn)檔案信息問題，也要保持警惕心，建立完善的安全保障體系，減少不確定因素影響。只有思想上引起重視，才能在實際管理中做出改變，保證檔案信息管理的安全性。

2. 管理人員配置不足

在教學檔案信息安全管理中，相關管理人員配置不足，在職的工作人員的業(yè)務能力也無法有效地支撐教學檔案信息安全管理工作。

3.計算機硬件、軟件問題

計算機硬件系統(tǒng)在檔案信息管理中發(fā)揮著重要作用，由于存在電磁波輻射，會對計算機數據信息處理產生影響。為了避免影響，要選用專業(yè)的電磁波接收器，可以接受主機和電子設備的電磁波輻射，這樣就可以提升檔案信息的安全性。檔案信息會保存在計算機的存儲設備中，如果出現(xiàn)問題就會出現(xiàn)泄密的情況。計算機軟件系統(tǒng)最大特點就是開放性，讓檔案信息處理速度得到了提升，在整個過程中，可能會遭受惡意攻擊，導致信息安全性降低，很有可能會出現(xiàn)泄密情況。為了保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定性，計算機都安裝了相關程序來修復漏洞，如果漏洞過多，檔案信息處理就會遭受病毒侵害，檔案信息出現(xiàn)泄露的情況。從檔案信息管理安全角度出發(fā)，不斷完善系統(tǒng)，保證安全、高效運行，為檔案信息管理提供支持。

4.學生檔案管理的內容沒有顯現(xiàn)出其作用

由于大多數高校學生的教學檔案只是一張成績單或幾張證書，無法體現(xiàn)出學生的綜合素質，因此無法滿足社會對人才多方面的考核需求。在高校的教學檔案信息安全管理工作中，管理制度缺失，教師和學生查閱困難，檔案館只是作為檔案管理部門存在，基本從未為學生和老師提供服務，師生也不知道檔案館里有什么、可以干什么。

5. 加強培養(yǎng)檔案管理工作人員的綜合素質

教學檔案信息管理有部分工作關系到師生的個人隱私信息、教師科研工作項目以及專利申報等活動，因此還需要加強培養(yǎng)檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)精神，提高其綜合素質。

6.網絡安全問題

檔案是非常重要的資料資源，管理目的主要是為了便于人們應用。在這種情況下，檔案信息需要進行傳播，存儲設備發(fā)生了改變。檔案在整個傳送過程中需要經歷多個環(huán)節(jié)，增加了不確定性，對檔案信息安全帶來影響。網絡黑客和病毒是檔案信息安全管理的主要威脅因素，當計算機防護體系比較弱，就非常容易遭受黑客或者病毒的侵害，出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。檔案信息涉及范圍比較廣，處于不斷增加之中，這對檔案管理人員提出了更高的要求。部分人員自身能力有限，在檔案信息管理方面存在漏洞，降低信息的安全性。檔案信息管理業(yè)務量增加，需要更多數量的工作人員，為了滿足工作需求，很多人員沒有經過專業(yè)培訓，檔案信息管理隊伍整體水平層次不齊，無法適應發(fā)展需求，成為了限制性因素。

四、網絡環(huán)境下的檔案信息安全管理及其保密技術

1.構建完善的防護體系

運用計算機開展檔案管理工作時，為了保證安全性，最直接的方式就是構建防護體系。雖然計算機都安裝了防護體系，但是不夠全面，依然存在著漏洞，會出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。如果防護措施不到位，就會給病毒可乘之機，讓計算機系統(tǒng)遭受破壞，無法正常運行。通過對檔案信息管理安全問題分析，發(fā)現(xiàn)往往是因為一個漏洞導致系統(tǒng)崩潰，遭受巨大損失，所以在檔案信息管理系統(tǒng)中建立綜合性防護體系是非常必要的，可以提升計算機系統(tǒng)的安全等級，防止黑客或者病毒的入侵。要加強防護體系的建設，從體系的各個方面去完善，提升整體防護水平，建立一套完善的防護體系，為檔案信息管理提供可靠保障。

2.提升高校檔案信息管理人員的專業(yè)性

首先，高校需要在相關老師道德素養(yǎng)和敬業(yè)精神方面更進一步的加大培訓力度，制定對檔案工作人員定期信息安全法律考試制度，嚴格落實考核管理，促進相關工作人員全面學習檔案管理知識，建成一支具有一定專業(yè)水準的檔案信息安全管理隊伍，保障學校的教學活動順利開展，促使學校向著更好的方向不斷前進。

其次，任何工作人員的專業(yè)能力都是及其重要的，在高校教學檔案信息安全管理中尤其如此。隨著互聯(lián)網信息技術的無孔不入，檔案管理的形式也越來越多樣化，檔案管理的安全性也要求越來越高，這就要求檔案管理人員要掌握更多更新的檔案管理知識。然而，在實際的工作中，高校檔案信息管理人員大多是非本專業(yè)教師，這些老師很多在檔案管理方面的專業(yè)知識和管理經驗為空白，學校也沒有對其開展系統(tǒng)的業(yè)務培訓。在實際的檔案管理工作中，很多老師面臨著想干好卻又專業(yè)能力缺乏的困境。

3.建立健全法律法規(guī)

為了保證網絡環(huán)境的綠色性、健康性，需要健全法律法規(guī)作為保障，這是非常重要的。目前，關于網絡環(huán)境下檔案信息管理的法律法規(guī)比較缺失，當出現(xiàn)安全事件時，找不到解決的法律依據，那么情況會變得越來越糟，嚴重威脅到檔案信息管理的安全性。為了保證檔案信息安全性，法律法規(guī)是必不可少的，可以發(fā)揮出規(guī)范的作用，提升檔案信息管理的安全等級，避免受到不利影響。對于致使檔案信息泄露的不法分子要加大處罰力度，可以起到警示作用，創(chuàng)建出綠色健康的網絡環(huán)境。加強對檔案信息安全管理重要性的宣傳，不斷增強網民的法律法規(guī)意識，上網必須符合相關要求，才能創(chuàng)建出健康的網絡環(huán)境。在檔案信息安全管理中會不斷遇到新問題，所以要建立健全法律法規(guī)，保證檔案信息安全管理工作順利開展。不斷增強法律法規(guī)的執(zhí)行力，包含檔案信息管理的各個方面，將具體效果落到實處，提升檔案信息管理的權威性。

4.加大檔案安全重要性的宣傳

當前學校大多數師生對教學檔案信息安全管理工作的重視程度普遍較差，并沒有完全意識到檔案信息管理對師生的重要意義。這也造成學生對檔案信息安全管理的主動性較弱，對檔案的具體內容、對自己工作生活的影響以及傳遞的方式了解甚少。學生在畢業(yè)離開學校之后，結業(yè)、未就業(yè)等各種不同原因導致檔案信息很長一段時間是滯留在在學校檔案館的，給學校增加了很多不必要的檔案管理工作。更加嚴重的是，學生在就業(yè)、升職等情況下需要檔案時，卻對自己的檔案身在何處、檔案內容包括什么一問三不知，給畢業(yè)后續(xù)的工作生活造成了許多的麻煩，甚至影響工作就業(yè)。所以，高校需要注重檔案信息管理的宣傳工作，讓學生認識到檔案管理的重要性，明確清楚自己檔案的內容、意義以及畢業(yè)工作后的流轉途徑，以確保個人檔案的安全，防止出現(xiàn)個人檔案信息的丟失。

5.做好檔案保密工作

檔案信息事關重大，因此保密工作是非常關鍵的，避免檔案信息出現(xiàn)泄露的情況。網絡環(huán)境具有開放性，人們在上網過程中可以瀏覽一些檔案信息，其中部分檔案是可以供大眾瀏覽的，如人事檔案、個人簡歷等，但是有的檔案信息是不能任意下載的，如重大工程或者國家的案例，其中含有重要的信息資料，沒有經過批準是不能公開的。根據我國《保密法》的相關要求，在開展檔案管理工作時，可以分為保密檔案和非保密檔案，所以要區(qū)別對待，采用不同保密方式。有些檔案是有保密年限的，到了時間后就可以解密，供人們?yōu)g覽。對檔案保密要劃分不同等級、不同類型檔案采取相應的保密措施，保證檔案保密工作有序開展。這就要求人員具備較強專業(yè)素養(yǎng)和責任心，檔案保密不能有半點馬虎，一定要足夠細致，才能保證檔案信息的安全性。

6.提高安全防護技術水平

計算機技術發(fā)展為人們帶來便利的同時，也給非法入侵者帶來了可乘之機，如果不提升安全防護技術水平，肯定會威脅到檔案信息的安全性。為了適應發(fā)展需求，要加強網絡安全防護技術的研究，和實際工作情況聯(lián)系在一起，確保達到良好效果。只有具備較高等級的安全防護技術，才能為檔案信息安全提供可靠保障，抵御病毒的入侵。意識到檔案信息安全管理的重要性，檔案信息管理和社會經濟發(fā)展有著直接關系，加強管理對于促進檔案事業(yè)發(fā)展具有重要意義。創(chuàng)新檔案管理工作模式，對于不同檔案信息要區(qū)別對待，設置嚴密的安全等級，提高檔案信息保密的規(guī)范標準，對非法入侵者要加大懲罰力度，可以起到震懾的作用。每個檔案管理單位情況有所差異，所以要從實際出發(fā)制定科學合理的管理方式，解決工作中遇到問題，提升檔案信息管理水平。

7.保密技術

一是防火墻技術。這是比較常見的計算機安全防護技術，惡意軟件和病毒是無法進入到系統(tǒng)中，為計算機系統(tǒng)運行提供保障。防火墻技術主要包括兩種技術手段，分別是分組過濾技術和代理技術，為了提升安全防護水平，要將過濾技術和代理技術結合在一起，有利于提升檔案信息系統(tǒng)的安全水平。二是數字簽名技術。通過加快處理來提高信息資料傳送過程中的安全性和保密性，避免信息資料在各個傳送節(jié)點出現(xiàn)漏洞或者受其他因素的影響，確保信息資料傳送每個環(huán)節(jié)安全性。三是電子文件認證技術。這項技術和數字加密技術是一樣的，需要通過計算和運算來完成。電子文件認證技術是通過比較運算來獲得驗證碼，通過摘要來鑒別電子文件的真實性。但是電子文件認證技術也存在弊端，文件在發(fā)送過程中不具備保密性。除此之外，要提高檔案信息安全管理人員綜合素質，積極學習先進技術，應用到工作中來。增強自身安全意識，處理好檔案信息管理每個環(huán)節(jié)，保證具有安全性。

五、結語

綜上所述，檔案信息安全管理是一項非常重要的工作，尤其是在網絡環(huán)境下，存在著很多危險因素，對檔案信息安全會造成威脅。為了防止出現(xiàn)信息泄露或者丟失的情況，要加強保密技術的研究，為檔案信息安全提供可靠保障。在信息技術快速發(fā)展的今天，會面臨更加復雜的情況，因此創(chuàng)新保密技術，更好的應用在工作中，推動檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

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（作者單位：西北民族大學電氣工程學院）