杜坤 王俊鶴 楊蕭

【摘? 要】在大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術(shù)快速發(fā)展，中小企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已逐漸落后。論文通過闡述人事檔案信息化管理存在的問題，提出合理對應(yīng)的解決方案，以便人事檔案信息化管理進程的順利推進，為中小企業(yè)的發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

【Abstract】Under the background of big data， with the rapid development of informatization technology， the traditional paper archives management mode of small and medium-sized enterprises has gradually lagged behind. Through the elaboration of the problems existing in the informatization management of personnel archives， the paper proposes reasonable corresponding solutions， so as to smoothly advance the informatization management process of personnel archives and provide more efficient services for the development of small and medium-sized enterprises.

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化管理;大數(shù)據(jù)

【Keywords】personnel archives; informatization management; big data

【中圖分類號】G271;F276.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）11-0001-02

1 大數(shù)據(jù)背景下中小企業(yè)人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)背景下，信息科技迅猛發(fā)展，中小企業(yè)也卷入時代的洪流，在邁向信息化的進程中中小企業(yè)人事檔案信息化管理水平參差不齊，暴露出各種問題。大部分中小企業(yè)缺乏對這一方面的重視，導(dǎo)致人事檔案信息化管理的工作質(zhì)量和效率低下，無法展現(xiàn)與大數(shù)據(jù)結(jié)合的優(yōu)勢。中小企業(yè)人事檔案信息化管理進程緩慢和信息環(huán)境十分薄弱，這更是阻礙人事檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 當(dāng)前中小企業(yè)人事檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化管理意識薄弱，重視程度不足

縱觀中小企業(yè)的人事檔案工作，大部分中小企業(yè)人事檔案信息化管理經(jīng)驗相對匱乏并且不受領(lǐng)導(dǎo)管理層的器重，無法做到真正的識人、知人、用人，使得人事檔案管理步伐落后于企業(yè)的發(fā)展速度，也未滿足企業(yè)的發(fā)展要求。源于中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理層的信息化管理意識淡薄，直接導(dǎo)致：企業(yè)的人事檔案工作停留在最初階段，僅僅是查閱、傳遞、不丟失、不泄露等;人事檔案信息化的基礎(chǔ)電子設(shè)備設(shè)施貧乏和信息化平臺建設(shè)不足，檔案管理人才團隊建設(shè)落后;檔案工作者的積極主動性不夠，缺乏熱情，管理觀念陳舊，缺乏時代創(chuàng)新性;中小企業(yè)無法從中受益，更不能在海量的人事檔案信息資料中進行有效整理和提取，難以挖掘有深度和有用的信息。

2.2 信息化管理存在模式問題、制度弊端

現(xiàn)代大部分中小企業(yè)人事檔案管理模式與制度依然存有漏洞。一是模式問題。人事檔案信息化管理工作仍處于手工或半手工半信息化整理階段，手工操作對于信息記錄以及后續(xù)處理都存在一定難度，工作時間、精力、強度均具有壓力，始終沒有與電子信息化手段結(jié)合。而半手工半信息化整理階段，前者占比依舊比后者大，傳統(tǒng)人事檔案管理模式與現(xiàn)代人事檔案信息化管理模式銜接問題突出，未將管理制度與工作方法等完全融合，不能體現(xiàn)出信息化優(yōu)勢。二是制度弊端。人事檔案信息化管理制度體系不健全，中小企業(yè)所制定的工作規(guī)章制度和責(zé)任體系落后于檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案的記錄、管理、移交與更新等方面都沒有完善的要求，在執(zhí)行和落實時就存在嚴重弊端。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)化水平有待提高

從事人事檔案信息化管理的人員存在專業(yè)素養(yǎng)低下和缺乏創(chuàng)新兩方面問題。一是專業(yè)素養(yǎng)低下，由于中小企業(yè)對人事檔案信息化管理重視不足，所以招聘人才要求低，缺乏一定的專業(yè)知識和從業(yè)經(jīng)驗，面對信息化的數(shù)字系統(tǒng)，中小企業(yè)的設(shè)備投入及技術(shù)使用培訓(xùn)不足，致使檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足以支撐檔案信息化管理要求。若是招聘人才專業(yè)知識過硬，但同樣由于重視不足迫使檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致工作重心偏移和業(yè)務(wù)上無法精進。二是缺乏創(chuàng)新，由于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高和專業(yè)基礎(chǔ)知識不扎實，實際信息化操作少就難有創(chuàng)新思維去創(chuàng)新新思路、新方法、新技術(shù)。

2.4 信息化基礎(chǔ)環(huán)境薄弱

如今正處于4G向5G邁進的信息化時代，而大多數(shù)中小企業(yè)的人事檔案信息化仍處于表面階段。一是由于檔案管理人員的水平低以及人工操作比重大，使得人事檔案資料的記錄、篩選以及審核都可能出現(xiàn)紕漏，使得檔案資料缺乏準(zhǔn)確性、完整性及客觀性;二是人事檔案資源具備隱蔽性，因此，人事檔案信息的運用始終是最初級的，難以實現(xiàn)共享功能和無法合理配置資源、挖掘員工潛能，不利于人才流動和信息交流，大量的人事檔案信息資源被動落后不能最大限度地利用;三是由于人事檔案信息化建設(shè)起步晚又開展速度迅猛，許多中小企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)滯后，電子設(shè)備投入不足以及軟硬件設(shè)備配置不齊，無法有效操縱大數(shù)據(jù)、云儲存等功能;四是信息化安全性有待提升，當(dāng)前數(shù)據(jù)安全是重心，信息的丟失、泄露都會產(chǎn)生不可估量的損失。

3 大數(shù)據(jù)背景下中小企業(yè)人事檔案信息化管理的對策

3.1 增強信息化管理意識，提高重視程度

中小企業(yè)是由領(lǐng)導(dǎo)管理層進行工作規(guī)劃和指導(dǎo)，通常領(lǐng)導(dǎo)管理層的人事檔案信息化管理意識直接決定和間接影響企業(yè)今后人事檔案的信息化程度。只有提升領(lǐng)導(dǎo)管理層對人事檔案信息化管理的重視程度，才能加大人力、物力和財力的投入，從而提出宏觀上人事檔案信息化管理戰(zhàn)略規(guī)劃和微觀上人事檔案信息化管理工作指導(dǎo)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)管理層的信息化意識與時俱進，能夠轉(zhuǎn)化管理觀念和方法，才能提高人事檔案信息化管理效率和順利開展人事檔案信息化管理工作。

3.2 優(yōu)化信息化管理模式，健全信息化管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，面對人事檔案信息化存在的模式和制度問題，要結(jié)合中小企業(yè)自身情況進行優(yōu)化和完善。在模式方面，根據(jù)中小企業(yè)的實際狀況，將手工紙質(zhì)操作通過信息技術(shù)手段進行圖文數(shù)字化處理，全面實現(xiàn)人事檔案信息化，建立起符合模式的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而提升人事檔案資料的精準(zhǔn)性和效率性。在制度方面，根據(jù)中小企業(yè)自身人事檔案信息化管理運營的情況，建立由人事檔案管理部門牽頭、各部門聯(lián)動的組織體系，結(jié)合國家相應(yīng)的法律制度健全人事檔案信息化管理制度，也可結(jié)合大數(shù)據(jù)選用合適的APP進行制度管理，真正實現(xiàn)人事檔案工作“于法有據(jù)”。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，積極創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和成熟，對于中小企業(yè)從事人事檔案信息化管理的工作人員有更高的要求，亟需創(chuàng)建一支高水平、強能力的專業(yè)化檔案人才隊伍。建立人才隊伍有以下幾點要求：一是提高檔案人員的政治素養(yǎng)和保密安全意識，能夠保證人事檔案信息的隱私安全;二是確保檔案工作人員的專業(yè)化能力，選拔具備優(yōu)秀專業(yè)知識和能力的人才，保證業(yè)務(wù)水平和工作能力，為公司開展完善、準(zhǔn)確、高效的人事檔案工作;三是保障員工熱愛本職工作以及有高度的責(zé)任心和行動力，對所管理的檔案內(nèi)容清晰，在人事檔案信息化管理的初步階段實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

3.4 營造良好的信息化基礎(chǔ)環(huán)境

要想建設(shè)完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，營造良好的信息化基礎(chǔ)環(huán)境是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是充分施展大數(shù)據(jù)、云計算在人事檔案信息化管理中的功用，建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過電子信息加工技術(shù)對搜集的信息進行處理，實現(xiàn)圖文數(shù)據(jù)化，提高工作效率，減少人工紕漏，保證信息資料的客觀性、準(zhǔn)確性及完整性。二是在利用人事檔案資源時，結(jié)合人事信息重要性來權(quán)衡利弊，對于可以公開的信息實現(xiàn)合理的資源共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。三是構(gòu)建并完善人事檔案信息化平臺，將檔案資料與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，提供更方便的檢索和閱讀方式，信息資源要及時更新保持時效性。同時，引入先進的電子信息設(shè)備和卓越的技術(shù)，并定期檢修維護設(shè)備，注重電子設(shè)備的軟硬件配置，做好備份以避免意外，常規(guī)調(diào)試及時升級保證系統(tǒng)高效運轉(zhuǎn)。四是建立相應(yīng)的安全機制，對檔案信息進行拷貝，設(shè)置信息恢復(fù)功能以及保存好紙質(zhì)資料，確保文件儲存安全。做好計算機的安全防護工作，避免資料泄露和黑客入侵等。對于檔案人員進行安全機制培訓(xùn)，增強其檔案安全意識，營造良好健康的信息環(huán)境。

4 結(jié)語

綜上所述，許多中小企業(yè)仍存在人事檔案信息化管理的短板，因此，中小企業(yè)必須適應(yīng)時代的發(fā)展和經(jīng)濟的要求補全短板，加強對人事檔案信息化管理的重視，建立健全人事檔案信息化管理的模式制度，培養(yǎng)優(yōu)秀專業(yè)的人才，共創(chuàng)良好的信息環(huán)境。

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