鐘琳

隨著現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新與新思維、新技術(shù)、新成果、新產(chǎn)品的不斷涌現(xiàn)，農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)升級與信息技術(shù)管理要求不斷提升與大數(shù)據(jù)的規(guī)模化應(yīng)用，農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子檔案管理與應(yīng)用，在我國農(nóng)業(yè)農(nóng)村呈加速趨勢。由此，建設(shè)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研電子檔案管理系統(tǒng)，以保證更有效、及時(shí)、動態(tài)完整的收集管理傳輸與應(yīng)用各類農(nóng)業(yè)科研文本資料的檔案信息，實(shí)現(xiàn)農(nóng)村科研檔案數(shù)字化、信息化管理尤為必要。

農(nóng)業(yè)農(nóng)村和農(nóng)業(yè)科技發(fā)展在新形勢下，務(wù)實(shí)地做好電子檔案管理，更有效地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研工作，值得進(jìn)一步思考和探索。

1 農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目應(yīng)用電子文件檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)意義和必要性

在農(nóng)業(yè)與科技共同發(fā)展的大好形勢下，農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目倍增，需要定期歸檔管理的科研材料呈現(xiàn)爆發(fā)式增長。由此，農(nóng)業(yè)科技?xì)w檔的檔案呈多元化、數(shù)量級增長態(tài)勢，檔案管理工作更需完善。農(nóng)村科研檔案管理機(jī)制尚不健全，傳統(tǒng)管理系統(tǒng)已無法滿足科技創(chuàng)新時(shí)代檔案管理的需求。

電子檔案管理應(yīng)用在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)中，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科技創(chuàng)新提供了科學(xué)可靠的原始信息資源，并為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目提供了科學(xué)可靠的信息基礎(chǔ)服務(wù)依據(jù)。建立農(nóng)業(yè)科研檔案電子管理模式，運(yùn)用新的方法、新的思維，適應(yīng)發(fā)展要求，以便更好的為現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科技發(fā)展提供精準(zhǔn)服務(wù)。

2 農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子文件檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與完善

2.1 加速提升對農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子文檔管理系統(tǒng)的功能認(rèn)知

現(xiàn)代農(nóng)業(yè)對信息和大數(shù)據(jù)的依賴越來越強(qiáng)，電子檔案作為數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，在實(shí)際應(yīng)用中有別于其傳統(tǒng)的檔案管理，其功能作用主要體現(xiàn)在以下方面。

通信傳輸。通信傳輸功能是電子化檔案管理系統(tǒng)中重要的功能之一，即將電子檔案系統(tǒng)在不同地區(qū)的農(nóng)業(yè)部門和科研單位之間點(diǎn)對點(diǎn)地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

復(fù)制功能。電子檔案的復(fù)制功能，有助于及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行資料信息數(shù)據(jù)的傳遞，向需求單位和個(gè)人提供真實(shí)準(zhǔn)確的資料數(shù)據(jù)以及科學(xué)報(bào)告等。

直接使用。電子檔案作為數(shù)字信息，服務(wù)于農(nóng)業(yè)科技工作者，可以在文件檔案數(shù)據(jù)庫中直接、快速、便捷地查詢所需信息。

2.2 對農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)展開系統(tǒng)性的管理工作

確保信息資源的完整性和真實(shí)性。針對需要長期存儲的農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目信息資源，能夠?qū)崿F(xiàn)分類存儲管理、分類篩選查詢。確保了信息資源數(shù)據(jù)源文件的完整性和真實(shí)。

實(shí)現(xiàn)信息資源的分類管理與數(shù)據(jù)篩選。對于重點(diǎn)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目，電子文檔管理系統(tǒng)可以對農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目分類，規(guī)范管理。農(nóng)業(yè)科技人員可以根據(jù)研究項(xiàng)目需要，查詢篩選所需源文件和數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)保護(hù)功能。在電子文檔系統(tǒng)生命周期內(nèi)，有效有序展開文檔管理工作，存儲科技項(xiàng)目管理規(guī)劃，確保每一個(gè)重點(diǎn)科研項(xiàng)目在實(shí)施環(huán)節(jié)中，存儲管理其原始的信息資源，為農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目提供必要的長效管理檔案。對于需要長期應(yīng)用與存儲的文件檔案信息，則要制定對應(yīng)的管理措施與保護(hù)預(yù)案。

2.3 農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用的不足

應(yīng)用農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子文檔管理系統(tǒng)，依據(jù)電子文檔管理工作的特點(diǎn)，可以展開針對性的管理，能夠有效提升管理水平和管理效率。

管理軟件既是電子文檔相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，又是電子文件管理活動的承擔(dān)者，它是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。目前，農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目中的電子軟件在電子檔案管理還有諸多需要加以完善的技術(shù)內(nèi)涵。如電子文件管理，尚缺乏應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范，沒有規(guī)范統(tǒng)一的電子文檔管理流程、操作指南；文本檔案分類不很明確精準(zhǔn)，查找繁瑣；檔案缺乏生命周期管理，其時(shí)效性、借閱效率差；電子檔案的元數(shù)據(jù)管理以及檔案保存的環(huán)境直接影響著檔案的安全性。在實(shí)際應(yīng)用中，需要針對性地采取相應(yīng)的防范措施，確保電子擋案管理系統(tǒng)應(yīng)用的可靠性和安全性。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子管理的人才建設(shè)

當(dāng)前，農(nóng)業(yè)農(nóng)村尤其缺乏專職農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目管理人員，農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目管理工作滯后，嚴(yán)重影響農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔效率以及相關(guān)服務(wù)質(zhì)量，無法有效提升檔案利用價(jià)值。

在工作實(shí)踐中，筆者認(rèn)為檔案人才隊(duì)伍建設(shè)落后是制約電子檔案管理系統(tǒng)加快提速應(yīng)用的主要因素之一。管理人員配備不到位、人員身兼數(shù)職、頻繁流動，既懂檔案又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才緊缺等。文檔管理一直沿襲傳統(tǒng)方式，相關(guān)管理信息系統(tǒng)的低水平重復(fù)開發(fā)應(yīng)用，限制了電子文檔歸檔和電子檔案管理的工作建設(shè)。我們不能簡單認(rèn)為凡紙質(zhì)檔案管理人員，都能適應(yīng)管理電子檔案；也不能片面認(rèn)為懂得計(jì)算機(jī)或者數(shù)字通信技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案，農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子文檔管理又有本身的特殊性。為了實(shí)現(xiàn)管理人員對農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目的電子文件管理、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效管理，必須首先從隊(duì)伍建設(shè)抓起，應(yīng)給予人才選拔以公平競爭的環(huán)境，以充分調(diào)動管理人員的主觀能動性和創(chuàng)造性。其次，在目前紙質(zhì)文檔與電子文檔管理相互交接使用過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有從事農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子文檔管理人員進(jìn)行有關(guān)的電子檔案管理相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)。

4 智慧農(nóng)業(yè)將賦予農(nóng)業(yè)科技電子檔案管理新動能

智慧農(nóng)業(yè)在大數(shù)據(jù)的驅(qū)動之下，農(nóng)業(yè)科研中的原始數(shù)據(jù)當(dāng)應(yīng)得到科學(xué)的歸檔和再次加以利用，并需對農(nóng)業(yè)專業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)歸類，加強(qiáng)對原始數(shù)據(jù)的提煉和整合；強(qiáng)化對數(shù)據(jù)的及時(shí)補(bǔ)充和更新，提高信息的準(zhǔn)確性；改變數(shù)據(jù)存儲模式，提高農(nóng)業(yè)專業(yè)數(shù)據(jù)的處理效率；充分利用信息共享系統(tǒng)，降低信息傳遞成本，是大數(shù)據(jù)時(shí)代做好農(nóng)業(yè)專業(yè)數(shù)據(jù)歸檔與利用的有效途徑。例如：農(nóng)業(yè)無人機(jī)不僅可以使用熱能，通過多光譜和高光譜技術(shù)向農(nóng)民告知土壤狀況，而且還可以檢測到雜草感染和病蟲害造成的農(nóng)田土壤狀況。進(jìn)而根據(jù)這些數(shù)據(jù)，農(nóng)民就可以準(zhǔn)確地選擇防治病蟲害的藥物。

根據(jù)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)市場的變化，可利用多種獨(dú)創(chuàng)的信息處理技術(shù)對農(nóng)業(yè)市場海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、歸檔、分析、存儲、傳遞，為農(nóng)業(yè)客戶提供信息服務(wù)。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛推動農(nóng)業(yè)發(fā)展，需要科技、涉農(nóng)企業(yè)、大數(shù)據(jù)企業(yè)和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營主體多方合力，共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)大數(shù)據(jù)的示范與推廣。要將大數(shù)據(jù)與農(nóng)業(yè)科技更好的結(jié)合，應(yīng)首先加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

電子檔案數(shù)據(jù)信息將成為農(nóng)業(yè)決策的好參謀。在農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)中，要盡可能保存各類涉農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)檔案的完整性，以供農(nóng)資企業(yè)合理調(diào)配生產(chǎn)，并針對性的制定各區(qū)域各類品種的農(nóng)資解決方案，為有關(guān)部門提供檔案資信支持，服務(wù)涉農(nóng)企業(yè)、大數(shù)據(jù)企業(yè)，構(gòu)建起以品種或以區(qū)域?yàn)橹行牡霓r(nóng)業(yè)大數(shù)據(jù)平臺。歸集在農(nóng)業(yè)上下游的農(nóng)資銷售、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)產(chǎn)品流通中的各類數(shù)據(jù)以及與農(nóng)業(yè)關(guān)聯(lián)的土地流轉(zhuǎn)、氣象、土壤、水文等多種數(shù)據(jù)，也能大規(guī)模積累相關(guān)數(shù)據(jù)。

在農(nóng)業(yè)大數(shù)據(jù)環(huán)境下，農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)文件歸檔，將從電子文件擴(kuò)展到專業(yè)數(shù)據(jù)，不僅是歸檔文件外延的擴(kuò)張，更是對電子信息檔案價(jià)值認(rèn)識的升級拓展。對于科研一線，在實(shí)踐中的數(shù)據(jù)管理，必須充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技電子檔案管理系統(tǒng)的功能，并展現(xiàn)其多重性，而智慧農(nóng)業(yè)將賦予農(nóng)業(yè)科技電子檔案管理以新動能。