摘 要：本文簡(jiǎn)要分析了油田企業(yè)檔案資料的查找在“史志”編纂工作中的重要性，并從多角度詳細(xì)討論了檔案資料查找的改進(jìn)策略。希望能為石油企業(yè)“史志”編纂工作提供一些理論參考。

關(guān)鍵詞：檔案;史志編纂;檔案資料查找

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.028

1 史志編纂工作中檔案資料查找的重要性和原則

1.1 史志編纂工作中檔案資料查找的重要性

我們企業(yè)史志編纂工作，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)中領(lǐng)導(dǎo)管理、技術(shù)、生產(chǎn)管理及效果的各項(xiàng)資料的綜合管理和處理，涉及項(xiàng)目?jī)?nèi)容尤其廣泛，往往也需要大量的證實(shí)資料作為基礎(chǔ)，工作繁雜性、嚴(yán)謹(jǐn)性正是其主要特征，所以檔案資料查找在其工作中自然會(huì)扮演著重要角色，如果查找的資料質(zhì)量不佳，對(duì)于最終的編纂質(zhì)量也會(huì)造成嚴(yán)重影響。所以石油企業(yè)更要重視檔案資料查找工作人員專業(yè)能力提升以及相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)地完善，以此提高證實(shí)資料的準(zhǔn)確性和有效性，保證史志編纂的真實(shí)性和質(zhì)量，便于企業(yè)各項(xiàng)工作或其他研究應(yīng)用的科學(xué)合理[1]。

1.2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則

因?yàn)闄n案資料影響史志的質(zhì)量查，找資料本身在后續(xù)工作中具有重要的質(zhì)量管控價(jià)值，所以更需在實(shí)際操作過程中對(duì)其相關(guān)工作原則加以界定并嚴(yán)格落實(shí)，以此保證所提供資料的質(zhì)量。

其一，真實(shí)客觀：作為工作中最基礎(chǔ)也是最關(guān)鍵的一項(xiàng)資料查找原則，應(yīng)在具體操作過程中嚴(yán)格把控。史志編纂工作中各環(huán)節(jié)都特別重視資料的準(zhǔn)確性，尤其是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)內(nèi)容，更不能存在任何一點(diǎn)虛假數(shù)據(jù)信息，因此在檔案資料查找時(shí)務(wù)必保證內(nèi)容真實(shí)，并明確其實(shí)際查證途徑，之后才能抄錄整理。其二，仔細(xì)全面：同樣是資料查找工作中的重要原則，要求相關(guān)查找工作務(wù)必在過程中對(duì)證實(shí)資料進(jìn)行全面地甄別核查，各項(xiàng)細(xì)節(jié)問題都不能放過，尤其是遺漏或重復(fù)問題，更需嚴(yán)格避免;同時(shí)，對(duì)同一證實(shí)要點(diǎn)應(yīng)多面選材，避免出現(xiàn)片面數(shù)據(jù)內(nèi)容可能導(dǎo)致的誤解情況，在對(duì)資料中各類關(guān)鍵細(xì)節(jié)加以明確之后，要附注更加完整的查詢資料，使材料內(nèi)容更加詳實(shí);如果不慎出現(xiàn)漏查狀況，需及時(shí)進(jìn)行重復(fù)核查，對(duì)于同類問題多項(xiàng)解釋者更需全面核對(duì)，盡量避免出現(xiàn)缺漏問題。其三，契合實(shí)際：主要針對(duì)部分較久遠(yuǎn)而已無法證實(shí)其真實(shí)性或資料不夠詳實(shí)準(zhǔn)確的檔案材料，應(yīng)結(jié)合當(dāng)時(shí)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r或是類似狀況下同經(jīng)緯企業(yè)的發(fā)展資料，選擇最合適的應(yīng)用方式，而不能不加規(guī)范限定即投入使用;契合實(shí)際與真實(shí)客觀有一定的相似性，都要保證檔案資料的準(zhǔn)確性，不過契合實(shí)際原則更強(qiáng)調(diào)資料本身要符合企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展實(shí)際狀況，符合現(xiàn)實(shí)邏輯，是對(duì)客觀資料的進(jìn)一步限定，保證資料的有效性。

2 史志編纂工作中檔案資料查找的措施

2.1 科學(xué)組織查找

史志編纂工作復(fù)雜的系統(tǒng)工程，具體工作各環(huán)節(jié)涉及的人員比較多，保證檔案資料組織查找合理進(jìn)行，要結(jié)合具體資料需求進(jìn)行科學(xué)的人員管理，實(shí)現(xiàn)崗位分配與能力應(yīng)用的有效性。所以在具體查找工作安排時(shí)，要先整合所有查找人員，對(duì)資料項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)分析，明確資料應(yīng)用的具體方向、類型、條目等，并對(duì)人員進(jìn)行規(guī)范分工，注意各資料的差異化要求，確保各查找人員都對(duì)各自所要查找的內(nèi)容有明確的了解;同時(shí)還要在查找過程中注意人員之間的有效溝通，檔案資料要求不清楚或是已經(jīng)確定資料真實(shí)詳備的都要及時(shí)聯(lián)系管理人員，并告知其他查找人員知曉，對(duì)查找進(jìn)度有更直觀把握，盡可能實(shí)現(xiàn)不重不漏[2]。

2.2 注重把握資料線索

史志編纂工作是一個(gè)綜合已有資料并合理補(bǔ)充未有部分的過程，以此更能實(shí)現(xiàn)史志編纂內(nèi)容的充實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性，所以在檔案資料查找中需重視各項(xiàng)資料線索的把握，以此出發(fā)使資料收集更具針對(duì)性。所以查找人員要多加留意已有的成果細(xì)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行相關(guān)資料的深入發(fā)掘整理，發(fā)現(xiàn)其中并未詳細(xì)討論的內(nèi)容，以此為關(guān)鍵點(diǎn)，著重新資料的調(diào)查與收集，為史志編纂提供更加豐富的資料內(nèi)容，使其能夠找如此的編纂角度，使研究?jī)?nèi)容更加全面。

2.3 分清先后緩急

組織檔案資料的查找收集要認(rèn)識(shí)到資料所需內(nèi)容的豐富性，如果沒有制定合理的資料查找流程，很可能導(dǎo)致各部分編纂工作都無法順利進(jìn)行，而且容易造成輕重不實(shí)的情況。所以在資料的具體查找過程中要先結(jié)合史志編纂的總體規(guī)劃對(duì)所需資料進(jìn)行有序分配，比如常用到的檔案數(shù)量及關(guān)聯(lián)查找，在對(duì)某一章節(jié)進(jìn)行編寫時(shí)，以內(nèi)容直接應(yīng)用材料的查找為主要點(diǎn)，重點(diǎn)側(cè)重這方面資料，隨后再以本章節(jié)關(guān)聯(lián)內(nèi)容所需要的資料進(jìn)行二重查找設(shè)定，而非本章節(jié)相關(guān)的內(nèi)容標(biāo)記但并不立刻查找，以此使檔案資料的查找更有序化、便捷化進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)更高效資料查找的同時(shí)也可有效控制資料漏查重查問題，使史志編纂進(jìn)程更快速推進(jìn)。

2.4 強(qiáng)化知識(shí)學(xué)習(xí)

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案資料查找提供更加便捷的方法，大大提高資料查找速度，同時(shí)也能有效維護(hù)資料的可用性，所以石油企業(yè)史志編纂工作中的查找人員需積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)技能，熟練掌握新的資料查找流程，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)資料查找質(zhì)量提升。目前各類資料檢索工具操作相對(duì)簡(jiǎn)單，而且多會(huì)設(shè)置各級(jí)類別，只需通過關(guān)鍵詞組即可獲得大量的資料信息;同時(shí)，查找人員對(duì)檔案資料的檢索方法和流程得以全面掌握之后，還要注意自身資料辨識(shí)能力提升，對(duì)于不嚴(yán)謹(jǐn)、重復(fù)、內(nèi)容缺失等資料需準(zhǔn)確辨識(shí)并排除，再結(jié)合史志編纂的具體內(nèi)容對(duì)剩余資料進(jìn)一步明確，從而使確定資料具有良好的應(yīng)用性。

2.5 實(shí)施調(diào)查訪問

在史志編纂工作中還需考慮到資料內(nèi)容的動(dòng)態(tài)變化，很可能因?yàn)殚L(zhǎng)久時(shí)間變化而出現(xiàn)部分檔案資料的不準(zhǔn)確，再加上資料本身客觀性并非絕對(duì)，更需對(duì)部分關(guān)鍵內(nèi)容多角度管控，通過實(shí)際調(diào)查訪問，對(duì)資料有效性加以明確?？梢园菰L經(jīng)歷過多項(xiàng)事件的長(zhǎng)者，曾經(jīng)的企業(yè)管理者或是企業(yè)員工對(duì)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r會(huì)有一定的了解，或者到附近的檔案管理部門收集查找企業(yè)發(fā)展過程的史料并做好記錄，通過實(shí)地考察，對(duì)檔案資料加以確定;因?yàn)檎{(diào)查資料同樣具有一定的不確定性，所以最好將多項(xiàng)收集內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比分析，仔細(xì)印證，以保證資料的準(zhǔn)確性。

3 案例分析

某石油企業(yè)在企業(yè)史志編纂項(xiàng)目中制定了嚴(yán)格的管理制度，從企業(yè)技術(shù)管理、領(lǐng)導(dǎo)管理、成效管理等方面出發(fā)進(jìn)行資料綜合整理，在檔案資料查找中即嚴(yán)格依照基本原則與規(guī)范流程開展。1）工作開始前，項(xiàng)目組組織全體參與人員對(duì)該次工作具體內(nèi)容加以明確，具體目錄內(nèi)容、核心方向、整理任務(wù)、時(shí)段安排等均一一確定，使資料查找、整理、編輯等工作都互相了解，保證資料查找順利;2）在資料查找過程中，資料查找人員以先急后緩、以點(diǎn)帶面的基本思路，聚焦于各章節(jié)核心點(diǎn)，結(jié)合各部門資料，迅速完成企業(yè)發(fā)展成效、重大革新、技術(shù)突破等檔案要點(diǎn)的規(guī)整，以此輻射相關(guān)子系檔案資料，確保關(guān)聯(lián)協(xié)動(dòng)、不留紕漏;3）各項(xiàng)資料內(nèi)容具體整理中還對(duì)其正確性、切合性進(jìn)一步討論，存在異議的資料經(jīng)多部門、多角度分析，確保不會(huì)出現(xiàn)前后矛盾、數(shù)據(jù)不符等問題，使收集資料內(nèi)容合理可用。該項(xiàng)目組檔案資料查找工作在明確制度保障、目標(biāo)指導(dǎo)下取得良好的工作成果，為后續(xù)企業(yè)史志編纂工作提供了必要的支持。

4 結(jié)語

總之，石油企業(yè)需提高檔案資料查找管理工作的重視度，認(rèn)識(shí)到其在史志編纂工作中的關(guān)鍵價(jià)值，并結(jié)合各類新時(shí)代背景下先進(jìn)管理理念與技術(shù)應(yīng)用促進(jìn)具體工作方法改進(jìn)、工作流程優(yōu)化，保障檔案資料應(yīng)用的有效性，妥善完成史志編纂工作必要的前提工作，提高企業(yè)史志內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)

[1]楊娟.淺談史志編纂工作中檔案資料查找的重要性[J].才智，2018（02）：214.

[2]周麗瑩.淺談修史編志必須重視利用檔案資料[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（13）：77.

作者簡(jiǎn)介

楊佳（1990-），女，漢族，遼寧海城人，本科，中級(jí)工程師，本科，主要從事檔案史志編輯方面的工作。