史亞娟

繼8月份生物學(xué)家被Excel逼到不得不給27個人類基因重新命名之后（只因這些基因代碼，總被Excel誤讀為日期），又個一項目被 Excel“坑”了一把。

據(jù)英媒報道，10月5日英國公共衛(wèi)生部公開承認：由于“技術(shù)故障”，他們遺漏登記了9月25日-10月2日的15841個新冠病毒確診病例，而因同樣原因遺漏的密切接觸者至少47000名！

而這個“技術(shù)故障”，竟又是Excel闖的禍：Excel行數(shù)“爆表”！

此次英國公共衛(wèi)生部統(tǒng)計時使用的是舊版Excel文件格式——XLS，每個模板最多只能容納1400例病例，當(dāng)每個模板的匯總數(shù)據(jù)達到這個數(shù)字時，多余的病例信息就會直接被軟件刪除。

就這樣，在疫情防控這樣重要的公共管理活動里，管理部門導(dǎo)入的確診病例數(shù)據(jù)和“密接”數(shù)據(jù)，都因“行數(shù)不夠”自動刪除了！

這起責(zé)任事故曝光后，許多學(xué)者指責(zé)英國公共衛(wèi)生部：“對于新冠肺炎確診病例統(tǒng)計這樣重大的項目，怎么可以用Excel這種如此底層的數(shù)據(jù)分析軟件呢？”

劍橋大學(xué)計算機實驗室通信系統(tǒng)教授 Jon Crowcroft 甚至直言：“Excel的作用，頂多是讓小公司糊弄一下少量的數(shù)據(jù)，看看大致情況……而要完成一項嚴(yán)肅任務(wù)，最好把‘老古董系統(tǒng)換成更專業(yè)的工具。

盡管在各種管理場景中被Excel“坑”過的案例不在少數(shù)，但并沒有影響它在企業(yè)中的存在感。作為一款專業(yè)的數(shù)據(jù)處理工具，Excel有著直觀的操作界面，出色的計算功能以及便捷的圖表工具，是企業(yè)日常管理中使用頻率最高的軟件之一。

看似“過氣”的底層辦公軟件，真的像數(shù)據(jù)專家說的那樣一無是處嗎？如何辯證看待數(shù)字化辦公軟件在企業(yè)管理中的正反兩方面的價值？

這次公共管理事故

怪不到Excel頭上

英國新冠病毒檢測的流程是，由商業(yè)公司雇用實驗室進行檢測，檢測結(jié)果以CSV（逗號分隔值，Comma-Separated Values）文件格式發(fā)送給英國公共衛(wèi)生部，衛(wèi)生部再將數(shù)據(jù)輸入 Excel表格，隨后這些表格就會被發(fā)送到多個政府部門共享的系統(tǒng)。

快俠科技創(chuàng)始人、清華大學(xué)品牌營銷中心主任孫巍認為：英國公共衛(wèi)生部把疫情監(jiān)測任務(wù)交給外部商業(yè)機構(gòu)來做，商業(yè)機構(gòu)獲取數(shù)據(jù)后再提交給它，這個過程勢必存在一個數(shù)據(jù)如何正確傳遞的問題。

“也就是說，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的正確傳遞，必先通過一個標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式——CSV。企業(yè)辦公中用到最多的就是微軟office系統(tǒng)，而office有兩個文件格式：Word是DOCX，Excel就是CSV。CSV以純文本形式存儲表格數(shù)據(jù)，更適應(yīng)計算機批量處理的要求?！睂O巍解釋，“不管是企業(yè)微信還是釘釘，或美國的谷歌，要想實現(xiàn)批量化數(shù)據(jù)的自動化上傳，必須使用CSV格式，因為它對所有人共享。若使用其他文件格式，不僅數(shù)據(jù)批量化上傳無法實現(xiàn)，軟件都無法正常識別?！?/p>

“所以英國公共衛(wèi)生部使用Excel作為數(shù)據(jù)統(tǒng)計工具，理論上是沒問題的?！睂O巍說，“那BUG出在哪兒呢？除了外媒報道的‘實際統(tǒng)計行數(shù)超出Excel行數(shù)上限外，也可能是商業(yè)公司提供的CSV文件標(biāo)簽結(jié)構(gòu)，與英國公共衛(wèi)生部疫情監(jiān)管平臺（中央系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)標(biāo)簽結(jié)構(gòu)不一致所致。只有兩者的數(shù)據(jù)標(biāo)簽結(jié)構(gòu)匹配起來，才能得出一一對應(yīng)的結(jié)果?！?/p>

杭州明威投資管理有限公司創(chuàng)始合伙人汪俊認為：這次事故很大一部分原因是工具使用不當(dāng)造成的，純屬人為失誤，跟“Excel過不過時”沒有必然關(guān)系。

“這次事故是怪不到Excel頭上的，工具只是手段，問題的核心在于工具背后的人怎樣有效使用它，以及能不能在使用過程中建立一套質(zhì)量審核機制，進而避免類似情況的再次發(fā)生?！蓖艨±^續(xù)說，“同時，這次出現(xiàn)的問題也不是重新開發(fā)一個新系統(tǒng)就能解決的，任何新系統(tǒng)在投入使用后的很長一段時間內(nèi)，都會發(fā)生這樣或那樣的失誤，這是正常的，只有使用中不斷磨合的系統(tǒng)，才能逐漸完善?！?/p>

暴露西方國家管理軟件

服務(wù)領(lǐng)域的短板

事件發(fā)生后，錯誤被手動修復(fù)——由于英國公共衛(wèi)生部新的統(tǒng)計系統(tǒng)還在開發(fā)中，當(dāng)下的解決辦法只能是：手動把統(tǒng)計表拆分成更多的 Excel 表格，以擴大總的數(shù)據(jù)統(tǒng)計上限。

但英國數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域的“學(xué)院派”對此并不買賬。

英國謝菲爾德大學(xué)搜索和分析教授 Paul Clough 教授的評論是：“這是個糟糕的補救工作，并未從根本上解決問題——現(xiàn)在的問題是缺乏一個穩(wěn)固的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)?！薄拔覀兩钤谝粋€大數(shù)據(jù)的世界，人工智能和機器學(xué)習(xí)正在影響我們生活的方方面面……但英國公共衛(wèi)生部卻還在用Excel 作為處理大量敏感信息的媒介。這就是問題?！盤aul Clough如是說。

堂堂一個英國政府管理機構(gòu)，卻執(zhí)著于一個被部分專家視為“過氣”的底層軟件，難免讓人心生好奇。

復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院教授劉杰認為：Excel推向市場已經(jīng)快30年，職場人用得都比較熟。尤其是歐美國家用Excel的時間更久，突然讓他們更換工具，要改變很多習(xí)慣，他們或許從內(nèi)心就是抗拒的。

“我認為不是Excel夠不夠先進的問題，而是中西方對于辦公軟件的使用習(xí)慣和文化不同?！睂O巍解釋，“在中國，Excel主要用于個人辦公，在西方則廣泛應(yīng)用于各機構(gòu)管理中。西方國家移動互聯(lián)網(wǎng)不如中國發(fā)達，缺少提供專業(yè)服務(wù)的高科技企業(yè)，他們只能傾向于信賴微軟的辦公體系。”

“或許有人問：‘英國公共衛(wèi)生部難道沒有自己的疫情監(jiān)測管理平臺？我相信是有的，只是礙于數(shù)據(jù)隱私顧慮，才不得不把疫情數(shù)據(jù)監(jiān)測外包給第三方。所以，英國政府部門一線員工使用Excel是沒問題的，只是來自底層各端口的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，最終要匯總到大的數(shù)據(jù)管理平臺上，這個平臺是政府管理職能的一部分?！睂O巍說。

汪俊表示：即便到了大數(shù)據(jù)時代，Excel也是有價值的，企業(yè)管理中的大部分工作，都可以用Excel完成，沒必要再去開發(fā)一套系統(tǒng)。因為從IT的角度，若現(xiàn)有的軟件還能相對簡單地解決多數(shù)問題，那就沒必要花大量成本去開發(fā)替代品。

當(dāng)然，若是面對疫情排查這樣重要且復(fù)雜的管理項目，還是用更專業(yè)的軟件為好。英國政府這次正是吃了一大教訓(xùn)。

使用辦公軟件，最不能

缺少的是質(zhì)量管控意識

窺一斑而知全豹。企業(yè)管理中底層軟件處理上的“坑”還有很多，中國企業(yè)要善于從這次事件中汲取經(jīng)驗教訓(xùn)——辦公軟件應(yīng)用中一定要建立多層級質(zhì)量控制體系，這與工業(yè)企業(yè)做好質(zhì)量管控是一樣的道理。

對此汪俊表示贊同。在他看來，辦公軟件的數(shù)據(jù)出錯，盡管不可能避免，但如果能在信息發(fā)布前就建立交叉審核機制，就可以大幅降低數(shù)據(jù)出錯的概率。

“也就是說，在完成一批信息統(tǒng)計任務(wù)后，企業(yè)內(nèi)各部門最好都參與數(shù)據(jù)的交叉審查。除了直屬上級對下級的數(shù)據(jù)統(tǒng)計要把好關(guān)以外，平級之間也要交叉審查。同時，建立‘事后追責(zé)機制，一旦發(fā)生事故，第一時間追查事故的原因和相關(guān)責(zé)任人?！?/p>

除此之外，質(zhì)量管控的成效，也不是與工具的先進性成正比的。

汪俊表示：管理者需要辯證看待數(shù)字化辦公軟件在企業(yè)管理中的價值——工具無所謂好壞，不能寄希望于工具解決所有的問題，每個辦公軟件都各有長處，也各有短板。企業(yè)管理中使用什么工具不是最主要的，也無所謂前沿和過時，哪個工具用起來適合企業(yè)的現(xiàn)狀和未來需求就用哪個。

“更何況，管理者要想在質(zhì)量管控環(huán)節(jié)提高成效，并不是工具越先進，品質(zhì)就越高。就像很多制造企業(yè)，不是說機床或設(shè)備越先進，最后生產(chǎn)產(chǎn)品的品質(zhì)就越高。有些制造業(yè)企業(yè)采用的設(shè)備盡管很先進，但往往因為太過于相信機器的先進性，而在物料采購、供應(yīng)鏈審核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)疏忽懈怠，導(dǎo)致質(zhì)量管理過程中的漏洞百出。相反，有些企業(yè)盡管用的設(shè)備不是很先進，但因為狠抓質(zhì)量管控，員工敬業(yè)度又高，質(zhì)量管理的成效反而要更高?！蓖艨∵M一步舉例道。

一個重要提醒：現(xiàn)在就要為

將來排除“數(shù)據(jù)斷層”隱患

孫巍強調(diào)：這次事件給廣大企業(yè)提了一個醒：在選擇一款辦公軟件之前，要首先明確有朝一日軟件棄用時，會不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)“斷層”。這點很關(guān)鍵。

什么是“數(shù)據(jù)斷層”？

孫巍做了一個通俗的解釋：比如企業(yè)采用一款新軟件，兩三年后就不用了，但平臺上的數(shù)據(jù)很可能就導(dǎo)不出來了，或數(shù)據(jù)導(dǎo)出后的格式和標(biāo)簽，不能在新應(yīng)用中打開和瀏覽。而商家的“貓膩”就在這兒，它們不會永遠給企業(yè)免費，它們深知平臺上的數(shù)據(jù)對企業(yè)最有價值，所以企業(yè)就不敢輕易更換平臺，只能付費繼續(xù)使用下去，最終和平臺形成一種“捆綁”關(guān)系。

所以，對企業(yè)而言，選對一個平臺至關(guān)重要。為什么微軟這種古老軟件一直沒有退出市場？就是因為微軟的各項應(yīng)用都非常成熟。比如制作一個表格，很多時候需要和過去5年或10年的數(shù)據(jù)做關(guān)聯(lián)，只需要微軟系統(tǒng)中存儲數(shù)據(jù)的格式相一致，數(shù)據(jù)就可以實現(xiàn)互通。

另外，數(shù)據(jù)的核心，其實是“表格式管理“，所有的CRM軟件和其他辦公協(xié)同軟件，最終都要形成Excel表格的形式。

“更直白地說，表格格式中最底層的應(yīng)用，就是和微軟系統(tǒng)進行捆綁，況且很多電腦系統(tǒng)本身就是微軟的，所有云端操作也都是在微軟系統(tǒng)里“跑”的。這意味著，即便最后上“云”了，底層的很多數(shù)據(jù)格式，也依然是CSV文本格式……這些都是沒毛病的，微軟早已壟斷市場，再搞出一個‘新表格的可能性不大?！睂O巍這樣向《中外管理》闡釋。

責(zé)任編輯：李靖