◎鄭裕紅

對于公積金這項(xiàng)業(yè)務(wù)而言，主要是國家為購房者作出考慮，為員工長期做出繳存性的資金，這項(xiàng)制度執(zhí)行時能夠保證人民群眾獲得足夠的生活保障。在企業(yè)開展公積金繳存業(yè)務(wù)時會產(chǎn)生各種檔案，對于檔案的管理工作特別重要，如何對這些檔案作出有效管理工作是管理者需要切實(shí)做出考慮的問題。

一、住房公積金檔案管理的特點(diǎn)和意義

（一）公積金檔案所具備的基本特點(diǎn)

公積金檔案管理工作與其他的人事等檔案存在一定的差距，主要是其具有的專業(yè)性以及不確定性。專業(yè)性主要是指公積金檔案管理歸屬于專業(yè)部門，主要是指在公積金辦理過程中產(chǎn)生的各種紙質(zhì)和電子記錄。公積金屬于專屬部門權(quán)力，其余部門在這一過程中沒有代辦權(quán)，產(chǎn)生的結(jié)果便是檔案管理工作具備非常強(qiáng)的專業(yè)性。公積金在使用時能夠準(zhǔn)確記錄購房者的權(quán)利、購房面積、在開展貸款業(yè)務(wù)時貸款數(shù)額以及貸款年限。公積金檔案形成以后與其他檔案之間的不同點(diǎn)便是各種信息不斷發(fā)生變化，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因便是貸款人的房屋信息會不斷變化，這也就導(dǎo)致公積金檔案存在不確定性，這樣的檔案管理工作才更加具有意義。

（二）住房公積金檔案管理的意義

隨著國內(nèi)各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步，人們的法律意識逐漸增加，對于自身的權(quán)益關(guān)注度也在不斷增加，這也間接地促進(jìn)企業(yè)對公積金開始繳存工作持續(xù)推進(jìn)。這也就造成公積金業(yè)務(wù)數(shù)量持續(xù)增加，間接地促進(jìn)公積金檔案管理工作需要適時地做出優(yōu)化。公積金管理政策在執(zhí)行的過程中關(guān)系到每個繳存人員的自身利益，這個過程所需要的資料數(shù)量相對較多，目的是避免在日后發(fā)展中出現(xiàn)法律糾紛。

二、住房公積金檔案管理信息化所帶來的改變與影響

國內(nèi)法律對于檔案的管理有明確規(guī)定，建立檔案時必須依法執(zhí)行，常見的辦理過程中的紙質(zhì)合同以及電子憑證均需要按照要求作出保存工作，特別是住房公積金這項(xiàng)業(yè)務(wù)在開展時關(guān)系到每個公民的個人權(quán)益。在公積金檔案建立中要按照法律標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，長久地做出信息保存工作，不得損壞或者丟失情況出現(xiàn)。在公積金檔案管理工作中，需要適應(yīng)時代發(fā)展需求，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案作出有效結(jié)合保證公積金管理和使用更加規(guī)范。在辦理公積金貸款完成以后各種紙質(zhì)信息以及電子化信息要形成有效的憑證，存放至專業(yè)的檔案管理室中。

現(xiàn)在運(yùn)用的信息化技術(shù)能夠?qū)n案管理工作順利執(zhí)行下去，對各種不同的信息資源作出有效的整合工作，整個操作過程更加便捷。對于已經(jīng)完成公積金繳存的個人可以使用專業(yè)的APP查詢繳存狀態(tài)，適時地對自己賬戶做出了解。國內(nèi)各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步的過程中，導(dǎo)致公積金辦理的業(yè)務(wù)逐漸的增加，對于檔案管理人員所造成的壓力也在隨之增加。對于檔案管理主要是分為三部分，首先便是公積金繳費(fèi)檔案的建立，其次運(yùn)用公積金貸款后形成的檔案，最后便是各種公積金的支取所形成的檔案，數(shù)量逐漸增加的過程中給管理工作帶來一定的困難。運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)對檔案開展管理工作整個成本支出會降低很多，對于各種信息的保存也會比紙質(zhì)檔案更加安全。

三、住房公積金檔案管理信息化應(yīng)注意的事項(xiàng)

為保證電子檔案管理工作更加規(guī)范，國家管理部門已經(jīng)根據(jù)實(shí)際情況出臺相應(yīng)的法律，促使電子檔案更加規(guī)范。然而，公積金檔案所具備的專業(yè)性對電子檔案管理提出更多要求，需要檔案管理部門制定專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證信息化檔案被更好地執(zhí)行下去。對原有的統(tǒng)一檔案管理模式作出更新，將細(xì)節(jié)作出全面考慮，實(shí)現(xiàn)分層管理工作，帶來的好處便是能夠使電子信息檔案更加規(guī)范合理，清晰可見。

培養(yǎng)掌握信息數(shù)字化及公積金檔案歸檔的復(fù)合型人才，在公積金檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，需要管理部門做好專業(yè)人才培訓(xùn)工作，在開展工作時既要懂得信息技術(shù)的運(yùn)用也要熟知公積金檔案管理工作。主要是這一工作不僅僅要求具備本專業(yè)的知識點(diǎn)也要掌握其他行業(yè)一定的技能要求。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著繳存公積金的單位數(shù)量越來越多，造成公積金管理單位中所存放的檔案數(shù)量越來越多，造成檔案管理工作越來越困難，需要公積金管理部門要與時俱進(jìn)運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。在信息化技術(shù)快速推行的過程中能夠讓各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更加清晰準(zhǔn)確，避免差錯的出現(xiàn)，信息也更加透明。