◎黃鏵

一、PDCA循環(huán)內(nèi)容

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，它是質(zhì)量管理活動的一套科學(xué)程序，由Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查） 和 Action（處理）四個英文首字母構(gòu)成，包含“計劃——實施——檢查——改進(jìn)”四個階段循環(huán)的管理模式。計劃（P）就是對管理工作現(xiàn)狀調(diào)查分析，確立質(zhì)量目標(biāo)，制訂達(dá)成目標(biāo)的工作計劃；執(zhí)行（D）就是具體實施計劃規(guī)定的內(nèi)容；檢查（C）主要是在計劃執(zhí)行過程中或執(zhí)行之后，檢查執(zhí)行情況，看是否符合計劃的預(yù)期效果結(jié)果；處理 （A） 主要是根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，固化好的做法經(jīng)驗形成標(biāo)準(zhǔn)化，運用到下一階段的工作，遺留的問題則轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)解決。這四個階段循環(huán)不是運行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始地進(jìn)行，并且在每一個階段里又包含“計劃——實施——檢查——改進(jìn)”的小PDCA循環(huán)。從一個循環(huán)完了，解決了一部分的問題，可能還有其他問題尚未解決，或者又出現(xiàn)了新的問題，再進(jìn)行下一次循環(huán)解決，實現(xiàn)爬樓梯上升（或稱螺旋式上升）的循環(huán)，每轉(zhuǎn)動一圈，質(zhì)量就提高一步。PDCA循環(huán)不僅在質(zhì)量管理體系中運用，也已廣泛應(yīng)用于各行業(yè)的質(zhì)量管理方法，實踐證明對提升各行業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率有良好效果。

二、PDCA循環(huán)在船舶檢驗技術(shù)檔案管理的應(yīng)用分析

船舶檢驗技術(shù)檔案（以下簡稱“船檢檔案”）是指船舶檢驗機(jī)構(gòu)及驗船人員在船舶、海上設(shè)施和船用產(chǎn)品（含船運貨物集裝箱，以下同）法定檢驗活動及其相關(guān)活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的技術(shù)文件材料，包括船舶檢驗技術(shù)資料、船舶圖紙檔案、工廠認(rèn)可和型式認(rèn)可、焊工考試機(jī)構(gòu)認(rèn)可、檢修檢測服務(wù)機(jī)構(gòu)、船檢檔案交接憑證等類別檔案。

（一）計劃階段（Plan）

分析船檢檔案的管理現(xiàn)狀和存在的問題，問題產(chǎn)生的原因和關(guān)鍵制約因素要點，并制訂相應(yīng)的工作計劃。①船檢檔案管理現(xiàn)狀和原因分析。以我中心為例，所檢驗的每一艘船舶從圖紙設(shè)計、開工建造、到完工投入營運，整個周期涉及船舶檢驗機(jī)構(gòu)、設(shè)計方、造船廠、第三方檢測機(jī)構(gòu)等，所要歸檔船檢檔案種類多、數(shù)量大、涉及部門人員多、時間跨度長，目前仍存在檔案管理思想上不夠重視，檔案工作崗位匹配專業(yè)工作人員緊缺，執(zhí)行歸檔制度力度不夠，歸檔資料收集不完整，簽署填寫不準(zhǔn)確，資料收集遺漏、移交和歸檔不及時等船檢檔案管理不夠規(guī)范問題，降低了船檢工作效率，影響船檢工作質(zhì)量。②制訂年度或一定周期船檢檔案工作計劃，明確工作目標(biāo)和相應(yīng)的實施方法措施，盡量明確細(xì)化，具可操作性；同時作為單位年度績效考核工作指標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同落實、同檢查，將檔案管理工作與績效掛鉤，利用績效考評機(jī)制促使相關(guān)人員從思想上對檔案工作給予重視，激發(fā)做好檔案工作的積極性。③計劃具體化，責(zé)任到人。船檢檔案管理負(fù)責(zé)人科學(xué)評測年度船檢檔案業(yè)務(wù)工作量，預(yù)計各類船檢檔案的歸檔數(shù)量，明確各相關(guān)人員收集和移交、歸檔各類檢驗資料的時間和任務(wù)，即計劃指標(biāo)能夠用數(shù)量來表示的盡可能量化，并有時限性。如我中心規(guī)定船舶檢驗人員在船舶檢驗工作完成后，應(yīng)及時系統(tǒng)收集整理所形成的技術(shù)文件材料，一般營運檢驗不晚于10個工作日、建造檢驗不晚于20個工作日內(nèi)應(yīng)將經(jīng)審查合格的完整檢驗資料提交檔案管理人員歸檔。

（二）執(zhí)行階段（Do）

具體實施船檢檔案工作計劃的內(nèi)容： ①將計劃下發(fā)至具體從事船檢檔案工作的船舶檢驗人員和檔案管理人員，讓相關(guān)人員都理解和掌握制定的計劃內(nèi)容和要求，讓每個人都知曉需要做什么，如何做；組織人員學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)章制度，熟悉現(xiàn)行有效的船檢檔案收集方法、收集范圍和歸檔要求等，避免無關(guān)資料也收集或遺留應(yīng)該收集的資料，影響檔案歸檔準(zhǔn)確性和完整性，提高質(zhì)量和效率。②調(diào)配資源保障，根據(jù)船檢檔案管理工作量，合理調(diào)配專職檔案員或配備臨時協(xié)助工作人員，增加相應(yīng)的電腦、打印機(jī)、檔案柜、檔案盒等檔案工作設(shè)備，保障計劃落實。③檔案管理負(fù)責(zé)人推進(jìn)計劃的實施過程中，應(yīng)注意加強(qiáng)具體工作的指導(dǎo)和檢查，了解相關(guān)人員工作的進(jìn)度和質(zhì)量，可定期召開業(yè)務(wù)討論會、學(xué)習(xí)交流會，通過溝通交流、培訓(xùn)、指導(dǎo)和支持相關(guān)人員完成工作，確保工作能夠按計劃進(jìn)度實施。

（三）檢查階段（Check）

對執(zhí)行計劃的進(jìn)展和工作質(zhì)量情況進(jìn)行檢查，看是否符合計劃的預(yù)期結(jié)果效果，重點找出存在的問題，使問題在產(chǎn)生初期被發(fā)現(xiàn)，被解決。船檢檔案管理負(fù)責(zé)人每季度或不定期進(jìn)行一次船檢檔案的質(zhì)量檢查，檢查盡量覆蓋所有船舶檢驗工作人員和檔案管理人員，以及時了解計劃進(jìn)展程度和發(fā)現(xiàn)存在問題，把問題消滅在萌芽階段。船檢檔案管理負(fù)責(zé)人與相關(guān)工作人員應(yīng)互相加強(qiáng)溝通和反饋，對個別性偶發(fā)性的問題要求具體責(zé)任人立即糾正；出現(xiàn)普遍性或多發(fā)性的問題，共同探討查找出影響因素，有針對性提出改進(jìn)意見，要求每個檔案相關(guān)人員舉一反三，自查自糾，避免再次發(fā)生。在此階段如果檢查結(jié)果發(fā)現(xiàn)達(dá)到計劃目標(biāo)，就對前期的工作進(jìn)行實時總結(jié)、提煉好的經(jīng)驗做法在后期的工作中借鑒運用；若達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)，就應(yīng)從多方面進(jìn)行分析目標(biāo)是否偏高或不切實際，必要時應(yīng)及時調(diào)整計劃，使計劃更符合實際，利于推進(jìn)船檢檔案管理工作。

（四）處理階段（ Action）

對上一步檢查的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，從整個計劃制訂的合理性到每個環(huán)節(jié)執(zhí)行的有效性進(jìn)行梳理，得出前面PDC三個環(huán)節(jié)中船檢檔案管理好的做法經(jīng)驗，存在的不足之處和未解決的問題?；诳偨Y(jié)分析，船檢檔案管理負(fù)責(zé)人制訂并提出下一步改進(jìn)措施計劃，并注意征求、吸收船檢檔案一線工作人員的意見和建議，既是集思廣益，也是引導(dǎo)相關(guān)檔案工作人員積極參與管理工作，提高下一階段工作計劃的科學(xué)性和可行性；同時向領(lǐng)導(dǎo)層匯報，使領(lǐng)導(dǎo)層掌握船檢檔案實際工作存在的問題，整體考慮船舶檢驗機(jī)構(gòu)下一階段的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃等，形成由下向上，再由上向下的反饋系統(tǒng)，為提高下一個階段工作質(zhì)量打好基礎(chǔ)。船檢檔案管理是一項基于制度性，側(cè)重標(biāo)準(zhǔn)化、日常性的基礎(chǔ)工作，在這一階段，對好的做法繼續(xù)發(fā)揚，將已被證明成效明顯的做法和措施標(biāo)準(zhǔn)化，形成檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)或管理制度，使今后工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，工作效率更高效。而對上階段尚未解決的遺留問題，放到下一PDCA循環(huán)里加以改進(jìn)和提高。

三、結(jié)語

綜上所述，在船舶檢驗機(jī)構(gòu)中運用PDCA循環(huán)，能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理船檢檔案管理中存在的問題，好的經(jīng)驗做法繼續(xù)得以保留和發(fā)揚，指導(dǎo)和規(guī)范后續(xù)的檔案工作，提升檔案的管理規(guī)范化和科學(xué)化水平；然后再進(jìn)入下一個循環(huán)提升周期，如此反復(fù)循環(huán)，在重復(fù)過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，尋找解決辦法，逐步解決問題，推進(jìn)檔案管理工作向科學(xué)合理方向動態(tài)發(fā)展，從而實現(xiàn)船舶檢驗機(jī)構(gòu)船檢檔案管理工作質(zhì)量不斷改善，管理水平持續(xù)提高。