文·常魯河

國有資產與產權變動企業(yè)（含關閉和停產企業(yè)，即所謂“僵尸企業(yè)”，以下簡稱“變動企業(yè)”）檔案的合規(guī)性處置意義重大，既能維護企業(yè)和職工的合法權益，也能對社會穩(wěn)定發(fā)揮重要作用，一些社會穩(wěn)定事件大多有缺少檔案因素，也有一些社會穩(wěn)定事件，因為有完整的檔案而得到順利解決。自2004年至今，青島市檔案館共接收全市40余家國有破產企業(yè)檔案近20萬卷，另有200余家“變動企業(yè)”約60余萬卷檔案現存在各自的托管中心內等待進館，青島市檔案館原業(yè)務處的工作人員對此進行了大量且有益地探索工作。

一、檔案處置制度遵循的初步探索

（一）處置規(guī)范化的制度遵循

一是出臺地方性規(guī)章及規(guī)范性文件。根據1998年國家檔案局等四委、局出臺的《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，青島市2000年以人民政府令（第110號）的形式公布《青島市國有企業(yè)產權變動檔案管理辦法》，青島市檔案館于2007年制定《青島市破產企業(yè)檔案移交檔案館整理標準》，2013年根據國家檔案局9號令，與市人力資源社會保障局聯合下發(fā)《關于接收國有企業(yè)事業(yè)單位檔案的實施意見》，2015年重新修訂并下發(fā)《青島市國有企業(yè)事業(yè)單位進館檔案整理規(guī)范》，2016年結合青島市檔案館工商分館的職能，印發(fā)《青島市檔案館工商分館檔案接收方案》。上述規(guī)章及規(guī)范性文件的出臺對青島市“變動企業(yè)”檔案管理及進館起到了很好的指導和規(guī)范作用

二是對會計類檔案的處置。在前期調研過程中發(fā)現，“變動企業(yè)”現存的檔案近70%是會計檔案，而會計檔案中的會計憑證等其他會計材料更是占絕大部分；《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號令）出臺之前，會計憑證的保管期限為短期，青島市的地方性規(guī)章及規(guī)范性文件對其進館無明確規(guī)定。79號令出臺后，依據《中華人民共和國企業(yè)破產法》“第二十四條 管理人可以由有關部門、機構的人員組成的清算組……擔任；第二十五條 管理人履行下列職責：（一）接管債務人的財產、印章和賬簿、文書等資料；”《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第（三）款“會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執(zhí)行；”等規(guī)定，“變動企業(yè)”的所有會計檔案均應進館。

（二）具體措施規(guī)范化的初步探索

一是分級負責，責任到人。市、區(qū)（市）檔案行政主管部門應主動加強與同級國有資產監(jiān)管部門的溝通協調，分別負責對所屬“變動企業(yè)”檔案處置的監(jiān)督、指導工作；企業(yè)托管中心在有關部門的監(jiān)督指導下，負責所轄范圍內“變動企業(yè)”檔案處置的組織協調與監(jiān)督指導工作；國有資產受托運營機構，負責所屬“變動企業(yè)”檔案的組織協調工作，并協同檔案行政管理部門和國有資產監(jiān)管部門，做好對所屬“變動企業(yè)”檔案處置工作；國有企業(yè)在有關部門的監(jiān)督指導下，負責本企業(yè)檔案的處置工作，并對所屬企業(yè)進行監(jiān)督指導。為切實做好“變動企業(yè)”的檔案處置工作，各有關企業(yè)在資產與產權變動前應落實專人，具體負責檔案處置工作，在檔案處置工作結束前，不得將檔案管理人員調離崗位，檔案庫房、設施及必需的辦公設備不得挪作它用。

二是明確歸屬，分類處置。實施屬地化管理，“變動企業(yè)”保管期限為永久和定期（30年）的管理類檔案，原則上經鑒定整理后移交同級國家綜合檔案館保存；基本建設、設備儀器檔案隨其實體確定歸屬；涉及企業(yè)專利、商標、專有技術等以無形資產的形式有償轉讓的檔案，由交接雙方約定確定歸屬；管理、會計、聲像和實物等檔案以及資產與產權變動過程中形成的檔案，向資產受托運營機構移交，或由資產受托運營機構指定相關企業(yè)代為保管；企業(yè)職工檔案隨其人員流向確定歸屬，其中英模人物和已故職工檔案向當地綜合檔案館移交。國有企業(yè)改制為非國有企業(yè)或國有參股企業(yè)的，改制前企業(yè)形成的有關企業(yè)管理、會計、聲像和實物等方面的檔案，按原隸屬關系移交資產受托運營機構，或者由資產受托運營機構指定有關企業(yè)代為保管；改制后的企業(yè)需在較長一段時間內繼續(xù)利用改制前企業(yè)檔案的，由改制后的企業(yè)向原資產受托運營機構或檔案行政管理部門提出檔案代管申請，經有關部門同意并簽署檔案代管協議后代為保管。資產受托運營機構不具備保管條件的，經向對口的企業(yè)托管中心申請，由企業(yè)托管中心負責統一接收、鑒定、整理、保管和利用。企業(yè)資產與產權變動過程中形成的檔案，由形成單位收集、整理后向其歸口部門移交。

三是納入流程，規(guī)范移交。國有資產受托運營機構在制定（或審核）國有企業(yè)資產與產權變動方案時，應將企業(yè)檔案列入國有資產的范圍，將檔案處置工作納入方案之中。國有企業(yè)在資產與產權變動時應成立檔案處置工作小組。檔案處置工作小組由清算機構有關工作人員、國有資產受托運營機構檔案工作負責人和國有企業(yè)檔案工作分管負責人及其檔案管理機構負責人等組成，在檔案行政管理部門和國有企業(yè)資產清算組織或其他負責“變動企業(yè)”組織的領導下，負責研究、處理“變動企業(yè)”檔案的處置工作?！白儎悠髽I(yè)”檔案處置工作小組要組織人員收集、管理好已有的各門類和載體的檔案，同時做好新形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作，并按照檔案的不同流向編寫檔案移交清冊。檔案交接工作和檔案代管手續(xù)的辦理，應當在檔案行政主管部門或國有資產受托運營機構的監(jiān)督、指導下進行，交接雙方應當對檔案材料進行清點，交接與監(jiān)督各方應當分別在交接或代管檔案清冊上簽字，并分別保管檔案交接（代管）清冊。代管資產與產權變動企業(yè)檔案的單位應自覺接受檔案行政管理部門或檔案委托代管單位的監(jiān)督與指導，采取有效措施，確保檔案的完整與安全，并按國家規(guī)定做好檔案的提供利用工作。

二、檔案處置流程規(guī)范化的初步探索

自2004年起，青島市檔案館開始接收全市國有破產企業(yè)檔案，主要包含文書、科技、實物、會計、照片、錄音、錄像等7個門類，另有部分企業(yè)檔案（主要是“僵尸企業(yè)”）保存在青島市的企業(yè)托管中心和各相關企業(yè)中，這部分檔案經鑒定整理后，將于2020年底前后接收到青島市檔案館工商分館?！白儎悠髽I(yè)”檔案接收進館工作開始的幾年，市檔案館僅對進館檔案整理標準加以規(guī)范，自2016年起，我們對此項工作的規(guī)范化流程進行了一些探索，得到了上級及有關單位的認可。

一是受理申請。進館企業(yè)需提報下列文件的復印件，即有關部門對“變動企業(yè)”的批復；人民法院的判決書；本企業(yè)對所存檔案的處理意見；****集團關于處置檔案資料的申請函；“變動企業(yè)”檔案處置申請表。

二是審核并答復。市檔案局召開專家會議，審核相關材料，在一個工作日內對項目檔案驗收安排作出答復，同時確定評估時間。

三是現場評估。市檔案局組織評估小組，在一個工作日內對擬接收進館的“變動企業(yè)”檔案進行現場評估，提出整理要求。

評估小組人員由市檔案館相關處室的3至5名專家組成。評估小組開展進館前檔案的鑒定，并對處置方案進行審核，提出接收進館意見，并形成《資產與產權變動企業(yè)檔案接收進館整理方案》。

四是對進館企業(yè)下達接收進館計劃和整理方案。

五是監(jiān)督指導進館企業(yè)開展檔案進館前的整理工作。

六是預驗收。整理完畢，由評估小組按照《資產與產權變動企業(yè)檔案接收進館整理方案》用一個工作日進行預驗收。

七是進館。預驗收合格后，首先形成《檔案資料移交清冊》，進館企業(yè)組織檔案實體進館；其次由市檔案館相關處室分別對檔案進行清點和數據接收；然后在《檔案資料移交清冊》中簽署意見并蓋章，將《檔案資料移交清冊》返還移交進館企業(yè)。

三、存在的問題及建議

國家檔案局2019年初印發(fā)了《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》的通知，對做好國有企業(yè)資產與產權變動中的檔案管理工作提出了很好的要求，但仍有一些具體問題需要解決。

一是代管檔案的最終流向以及鑒定銷毀權限是亟待明確的問題。據不完全統計，青島市現有“變動企業(yè)”檔案約60萬卷，如果明確這些檔案由綜合檔案館接收，應通盤考慮檔案館接收范圍、接納能力等問題；如果考慮部分接收進館，應及早明確檔案進館鑒定的指導意見。

二是在“變動企業(yè)”檔案處置過程中，仍然存在一些運行性的障礙因素。如一些政府主管部門不能將掌握的企業(yè)“變動”信息及時告知檔案行政管理機構，導致監(jiān)督和指導工作滯后，不能及時規(guī)范“變動企業(yè)”的檔案處置行為。1998年的《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》是國家檔案局與國家經濟體制改革委、國家經貿委、國家國資局聯合發(fā)文的，青島市也據此出臺了110號令，但是上述文件已出臺20年，經濟社會形勢發(fā)生了很大的變化，故建議與經信委、國資委等部委重新聯合發(fā)文。

三是“變動企業(yè)”檔案整理移交工作存在一些業(yè)務技術問題。如“變動企業(yè)”會計檔案中的大量短期保管的會計憑證如何銷毀問題，執(zhí)行79號令后如何處置館藏會計檔案問題；企業(yè)檔案鑒定和利用權限問題；企業(yè)檔案接收進館后是否開展全文數字化，如不開展數字化則上級對檔案館檢查考核中可否明確規(guī)定等，亟需頂層設計，制定措施，加以規(guī)范。